物業(yè)服務(wù)制度和檔案的建立與管理

物業(yè)服務(wù)制度和檔案的建立與管理目錄TOC\h\z\u第一節(jié)物業(yè)檔案資料的建立與管理制度 1第一節(jié)物業(yè)檔案資料的建立與管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。根據(jù)某物業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新方法、新手段，對(duì)小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》對(duì)物業(yè)檔案資料實(shí)行有效的管理。一、檔案資料的建立（一）檔案的建立與收集1、設(shè)立檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2、堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。3、辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類原始檔案資料的移交和收集。4、后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。（二）檔案資料的整理與分類整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。1、檔案資料的整理1）、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作；2）、各職能部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)；3）、應(yīng)該充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)；4）、檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；5）、檔案的整理必須便于保管和利用；6）、收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案，但有關(guān)公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。1）、移交資料項(xiàng)目資料名稱小區(qū)規(guī)劃資料1、批準(zhǔn)文件2、用地批準(zhǔn)文件3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖6、業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、產(chǎn)權(quán)、居住辦公位置、建筑面積清單工程技術(shù)資料1、竣工圖：總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件,工程前期基礎(chǔ)性文件3、工程合同及竣工報(bào)告4、工程預(yù)決算5、圖紙會(huì)審記錄6、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）7、隱蔽工程驗(yàn)收簽證8、沉降觀察記錄9、竣工驗(yàn)收證明書10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書12、水、電、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告14、供水、空調(diào)的試壓報(bào)告15、園林綠化圖紙和清單16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明、質(zhì)保書和保修單17、工程監(jiān)理報(bào)告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項(xiàng)目資料名稱物業(yè)管理小區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料用戶須知；用戶基本資料；物品出入登記卡裝修資料用戶裝修申請(qǐng)表；報(bào)建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責(zé)任書；裝修施工人員出入證；施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照；裝修巡查記錄；裝修驗(yàn)收記錄維修資料修繕計(jì)劃與方案；維修申報(bào)表；維修服務(wù)派工單；維修回訪記錄；公共設(shè)施維修記錄綠化養(yǎng)護(hù)資料綠化檢查記錄；綠化養(yǎng)護(hù)記錄；禮儀擺花協(xié)議清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單；保潔日檢記錄消防管理資料消防巡視記錄；消防設(shè)施檢查記錄；動(dòng)火作業(yè)審批表；消防設(shè)施運(yùn)行記錄；火災(zāi)隱患整改通知治安交通管理資料日常巡查記錄；交接班記錄；查崗記錄；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；護(hù)衛(wèi)巡邏簽到表；安全隱患整改通知；車輛進(jìn)出管理記錄設(shè)備管理資料設(shè)備臺(tái)帳；設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告；設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；設(shè)備運(yùn)行記錄；設(shè)備維修分包協(xié)議；設(shè)備檢查記錄員工管理資料員工個(gè)人資料；聘用表；員工培訓(xùn)計(jì)劃；員工培訓(xùn)記錄；員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄；員工內(nèi)務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄；用戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄；用戶投訴及處理記錄小區(qū)文化資料小區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄；小區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄；傳媒報(bào)導(dǎo)資料；文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄行政文件資料政府部門相關(guān)文件、法規(guī)、法律物業(yè)中心有關(guān)文件、通知、函件物業(yè)中心規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件物業(yè)中心接待、參觀記錄物業(yè)中心榮譽(yù)檔案附表一：建筑整體移交驗(yàn)收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗(yàn)收日期開工日期建設(shè)單位移交驗(yàn)收日期監(jiān)理單位占地面積設(shè)計(jì)單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設(shè)施工程名稱開工日期竣工驗(yàn)收日期移交驗(yàn)收日期占地面積建筑面積移交內(nèi)容建筑物公用設(shè)施、設(shè)備及公共場(chǎng)所建筑物清單份張有線電視竣工圖套張單體建筑竣工圖套張公用設(shè)備清單份張單體結(jié)構(gòu)竣工圖套張公用設(shè)施清單份張單體結(jié)構(gòu)給排水竣工圖套張電話系統(tǒng)竣工圖套張單體電氣竣工圖套張公共場(chǎng)地清單套張單體設(shè)備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數(shù)套竣工總平面圖套張其他移交負(fù)責(zé)人：接收負(fù)責(zé)人：備注：(三)檔案管理體系檔案資料管理分類檔案資料管理分類辦公區(qū)概貌綠化管理資料建筑本體資料用戶資料清潔保潔資料日常管理資料圖文介紹小區(qū)概況及基本情況附屬設(shè)施房屋資料接管驗(yàn)收資料平面圖用戶資料綠化工程資料綠化人員資料植被分布資料綠化養(yǎng)護(hù)資料清潔保潔管理資料清潔保潔資料清潔保潔人員資料安全管理、設(shè)備管理、環(huán)境管理、文檔管理、日常工作計(jì)劃數(shù)據(jù)庫(kù)備份數(shù)據(jù)庫(kù)分析數(shù)據(jù)整理秩序管理資料秩序系統(tǒng)資料秩序人員資料秩序巡查資料文件維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)管理二、檔案管理制度檔案管理制度是項(xiàng)目的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，根據(jù)國(guó)家、本市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成物業(yè)管理制度，使各管理項(xiàng)目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項(xiàng)工作