備用金及借款管理規(guī)定

備用金及借款管理規(guī)定為了防止資金流失，加強資金管理，提高工作效率，現(xiàn)就集團備用金管理規(guī)定如下：一、備用金為保證日常臨零支付而單獨儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點；臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現(xiàn)金，具有一次性、時間較短的特點；出納備用金是指因結(jié)算需要而準備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點，一般不超過規(guī)定限額。二、定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù)定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù)借支：借款人填寫《借款暫支單》申請簽名——部門主管或經(jīng)理審核——分公司總經(jīng)理（職能中心總監(jiān)）批準——財務(wù)經(jīng)理（財務(wù)總監(jiān)）審批——財務(wù)管理中心總監(jiān)（超過限額或規(guī)定范圍外）——總裁（超過限額或規(guī)定范圍外）——出納審核付款。注：A、在獨立核算單位財務(wù)部借支的，還需獨立核算單位會計審核（分公司獨立核算門店除外）。B、會計核算設(shè)置科目：“其他應(yīng)收款定額備用金部門/人”；“其他應(yīng)收款臨時備用金部門/人”。歸還：借款人歸還現(xiàn)款或以報銷費用抵沖或工資獎金中內(nèi)扣——出納收款歸還《借款暫支單》還款收據(jù)聯(lián)。注：出納收到還款后，必須在《借款暫支單》上加蓋收訖章；出納和還款人都必須在《借款暫支單》還款財務(wù)聯(lián)和還款收據(jù)聯(lián)上簽字。出納備用金的申請審批手續(xù)出納填寫《資金申請單》并簽名——結(jié)算主管審核——財務(wù)部經(jīng)理——財務(wù)管理中心總監(jiān)（集團總部出納，分公司超過規(guī)定限額）——填寫基本戶銀行支票或經(jīng)特批后至門店領(lǐng)?。ㄏ薹止竞涂偛砍黾{）。三、定額備用金定額使用備用金的對象、用途和金額限制定額使用備用金的對象用途限制金額門店收銀收銀找零周轉(zhuǎn)使用1000元/人門店財務(wù)主管臨時急需費用類支出使用3000元/店行政采購零星采購需要使用2000元/人非商業(yè)類零星材料采購零星采購需要使用2000元/人物流配件采購零星采購需要使用分公司5000元/崗位；其他分公司3000元/崗位配送部門外叫車配送中經(jīng)常性臨時外叫車分公司5000元；其他分公司3000元/集中配送區(qū)其他其他支出頻繁等原因需要備用金的人員1000元/人定額備用金申請程序部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行初審；分公司總經(jīng)理、職能中心總監(jiān)對借支必要性進行復(fù)審，并對本部門借支款進行總體監(jiān)督；財務(wù)經(jīng)理對合理性負責(zé)審核，根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析，按現(xiàn)金管理制度作出是非判斷。超出規(guī)定范圍（超過控制金額，控制金額小于2000但借支額2000元以上），必須報總部財務(wù)管理中心財務(wù)總監(jiān)審批。超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。定額備用金管理根據(jù)工作需要、管理需要原則進行辦理；備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對使用對象和用途范圍半年審定一次定額備用金實行專人借支專人負責(zé)的辦法，不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人；定額備用金作為個人借支入帳，以定額備用金形式反映；定額備用金必須借款時間最長不超過半年，每半年清理一次，如需繼續(xù)借用的，重新辦理申請審批手續(xù)。因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還二條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款，財務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。分公司財務(wù)部必須于每月月末對門店財務(wù)主管定額備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金盤點表》；門店財務(wù)主管必須定期對收銀備用金進行實地盤點，作好盤點記錄。四、臨時備用金臨時備用金范圍因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務(wù)借支等工作性質(zhì)的一次性借支款；門店臨時性活動的借支；理賠等事故性質(zhì)借支；押金等性質(zhì)借支；因生活困難而暫支款；其他經(jīng)批準的暫支款。臨時備用金支付方式包括：現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式。臨時備用金申請程序個人提出申請，必須真實詳細的注明借支事由、金額、歸還時間，出差性質(zhì)的必須注明出差事由、地點；部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行審核；職能中心總監(jiān)、分公司總經(jīng)理對本部門借支款進行總體監(jiān)督；財務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進行審核，出納對審批手續(xù)和前期借款清查審核未轉(zhuǎn)正員工控制借支；經(jīng)常性違反結(jié)算紀律的員工控制借支；根據(jù)事由控制借支金額的標準；其他財務(wù)要求。超過規(guī)定金額（2000元及以上）必須報總部財務(wù)管理中心總監(jiān)審批。超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。借支范圍內(nèi)后兩種非業(yè)務(wù)需要借支不分金額大小，均須報總部財務(wù)管理中心總監(jiān)審批。臨時備用金管理以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收，并在《借款暫支單》上注明票據(jù)號碼；理賠、押金等性質(zhì)借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，可以及時辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)；具體借支人為借支款項的責(zé)任人，轉(zhuǎn)借或其他情況而沒有辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)的，財務(wù)不予承認；部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一管理人，必須監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理相關(guān)報帳歸還手續(xù)；以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人發(fā)生的費用報銷抵沖。生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收；各分公司財務(wù)部結(jié)算科為臨時備用金的管理部門；出納必須于每月5號前清理臨時性個人備用金借款，并以文字方式通告當(dāng)事人；門店由財務(wù)主管負責(zé)協(xié)肋催收。需要臨時借款的一般在分公司財務(wù)部借支；非獨立門店一律不得從定額備用金中借支；借款人獨立核算單位的，在辦妥審批手續(xù)后，可在獨立核算財務(wù)部借支（獨立核算門店除外）。各部門員工變更或離職必須及時辦理清帳手續(xù)，人事部門有義務(wù)及時通知財務(wù)部門清帳，否則造成的損失由相關(guān)部門負責(zé)。五、出納備用金出納備用金的申領(lǐng)：出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支；如因特殊情況，需要調(diào)用門店現(xiàn)金的，由出納提出《領(lǐng)款申請單》，經(jīng)分公司財務(wù)經(jīng)理（財務(wù)總監(jiān)）批準后，以支票換現(xiàn)金形式到門店領(lǐng)用；門店財務(wù)主管必須憑手續(xù)完整的《領(lǐng)款申請單》和支票調(diào)換現(xiàn)金，《領(lǐng)款申請單》由門店財務(wù)主管歸檔備查，《領(lǐng)款申請單》上必須有領(lǐng)用日期、金額、調(diào)換支票賬號及號碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。本項只適用于分公司和集團總部；其他分公司因特殊情況需要調(diào)用的，填寫《領(lǐng)款申請單》經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。出納備用金的金額控制獨立門店出納備用金控制金額為3000元分公司及集團總部出納備用金控制金額為40000元其他分公司出納備用金控制金額為20000元出納備用金的管理出納備用金的使用者只能是財務(wù)部門出納員；出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則；保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財務(wù)管理中心申請報批后才能實行；特殊情況下的大額存放，必須及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，以便采取相應(yīng)的安全措施；出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實數(shù)據(jù)；出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，結(jié)算主管及財務(wù)經(jīng)理負管理責(zé)任。分公司財務(wù)部必須于每月月末對出納備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金盤點表》。六、罰則分公司財務(wù)部未經(jīng)批準私自擴大備用金使用范圍或定額備用金限額的，視情節(jié)輕重對分公司財務(wù)部經(jīng)理處100元以上罰款。出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴重者直接除名。出納、門店財務(wù)主管無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借款的，一律除名。到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元。各級財務(wù)部主管負責(zé)對所屬單位備用金定期盤點（一個月不少于一次），因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；對于備用金盤點損失，一律由責(zé)任人賠償；盤點盈余，交分公司財務(wù)部作掛賬處理，無法查明原因的，進行賬務(wù)處理，列入“營業(yè)外收入”科目。臨時備用金超過歸定時間不歸還，每逾期一天按3‰計息，并在歸還借款時付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)部門經(jīng)理證明，分公司總經(jīng)理或職能中心總監(jiān)批準后免于罰息。若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經(jīng)批準后，在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。人事部門必須配合做好工作，如人事部門未作扣款處理，每次處罰200元，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)。財務(wù)部對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴格控制以后借款甚至取消借款資格。借款人員發(fā)生人事異動或離職，人事部未書面通知財務(wù)部確認清賬，造成借款無法收回的，由人事部承擔(dān)借款損失。七、備用金及借款管理的補充規(guī)定為適應(yīng)公司發(fā)展速度、規(guī)模及管理的需要，現(xiàn)對永2004（財）字第004號“備用金及借款的規(guī)定”（本節(jié)前第六點內(nèi)容）作如下修改補充：1、業(yè)務(wù)所需備用