檔案管理類制度匯編

檔案管理類制度匯編目錄TOC\o"1-1"\h\u15694財(cái)務(wù)檔案管理總則 326340合同管理制度 928688結(jié)算票據(jù)管理 122796合同專用章交接的通知 147510財(cái)務(wù)軟件安裝授權(quán)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)授權(quán)規(guī)定 1512765財(cái)務(wù)印章管理制度 1726792發(fā)票的管理制度 213340收據(jù)使用及收費(fèi)管理制度 3322250公司基本資料的歸檔要求（財(cái)務(wù)中心所需） 351057自裝空調(diào)安裝卡操作制度 37財(cái)務(wù)檔案管理總則一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容財(cái)務(wù)檔案是指投資公司及其所屬的各級(jí)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所形成的各種合同、協(xié)議、申請(qǐng)、說(shuō)明、報(bào)表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。票據(jù)是指包括各種入庫(kù)單、出庫(kù)單、銷售小票以及其他手寫(xiě)票據(jù)等，是企業(yè)進(jìn)行核算的原始依據(jù)。合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與其他單位或個(gè)人依法簽訂的、具有法律效力的各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進(jìn)行商品交易，勞務(wù)供應(yīng)的法律依據(jù)，也是財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。業(yè)務(wù)合同是指業(yè)務(wù)部門(mén)在商品交易過(guò)程中與對(duì)方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程合同和相關(guān)協(xié)議等。行政合同是指公司行政部門(mén)簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同和其他合同等。融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄密；過(guò)期的合同、協(xié)議，應(yīng)分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日，將過(guò)期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理，各地不得隨意丟棄、撕毀。二、檔案的上繳固定的財(cái)務(wù)檔案，如報(bào)表、憑證、票據(jù)等要在年度營(yíng)業(yè)結(jié)束后，上交分公司財(cái)務(wù)部檔案管理員處，具體時(shí)間為每年的6月30日以前，上交隔年的財(cái)務(wù)檔案。非固定的財(cái)務(wù)檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財(cái)務(wù)部檔案管理員處。所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過(guò)程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時(shí)間、地點(diǎn)以及冊(cè)數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。三、財(cái)務(wù)檔案的保管對(duì)應(yīng)歸檔的材料加以分類、整理，編制兩張目錄表即檔案總目錄表和明細(xì)分類目錄表，并制定分類編號(hào)，以便快速檢索。將分類以后的檔案材料裝訂成冊(cè)，編排順序號(hào)，與目錄表相對(duì)應(yīng)。每一冊(cè)檔案要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，該號(hào)碼用鉛筆寫(xiě)在每頁(yè)材料的右上角。將應(yīng)存檔的材料名稱。主要內(nèi)容、冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)等登錄上分類目錄表及總目錄表后，裝入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的案卷內(nèi)。對(duì)檔案庫(kù)要采取防火，防盜、防蛀、防強(qiáng)光、恒溫、恒濕等措施。對(duì)以上設(shè)施要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要馬上向財(cái)務(wù)部經(jīng)理報(bào)告，并協(xié)助經(jīng)理采取補(bǔ)救措施。對(duì)入庫(kù)檔案隨時(shí)進(jìn)行更改補(bǔ)充工作，每半年清點(diǎn)一次，檢查檔案是否完整。準(zhǔn)確。帳目與實(shí)物是否相符，對(duì)破損、載體及變質(zhì)的檔案及時(shí)修復(fù)和區(qū)別登記。每月一次將上月的資料用計(jì)算機(jī)軟盤(pán)做出備份，另行保管（如保險(xiǎn)柜）。該套軟盤(pán)同樣做出編號(hào)和內(nèi)容登記。四、財(cái)務(wù)檔案的保密規(guī)定：檔案管理員要盡職盡責(zé)，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密。嚴(yán)格執(zhí)行借閱、調(diào)用制度。對(duì)機(jī)密、絕密文件要嚴(yán)格借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得翻印和復(fù)制。不得在私人通信、電話中涉及企業(yè)機(jī)密，不得在公共場(chǎng)合涉及企業(yè)機(jī)密，不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)撈髽I(yè)機(jī)密。財(cái)務(wù)檔案密級(jí)分為秘密、機(jī)密、絕密，對(duì)絕密文件只限指定的人員使用。絕密文檔是指向各單位上報(bào)的報(bào)表、公司的各類有價(jià)證券、會(huì)計(jì)帳簿、記賬憑證以及系統(tǒng)電腦識(shí)別密碼。機(jī)密文檔是指公司各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告以及重大的發(fā)展戰(zhàn)略等文檔。秘密文檔是指涉及到公司開(kāi)辦、發(fā)展過(guò)程中保留的數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)點(diǎn)布局等重要資料。五、財(cái)務(wù)檔案的使用及借閱規(guī)定：各分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理級(jí)以上人員、財(cái)務(wù)部經(jīng)理調(diào)閱檔案可直接到檔案管理員處填調(diào)閱手續(xù)。部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上的人員需借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱單，財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字，可到檔案管理員處辦理手續(xù)。一般工作人員需借閱檔案時(shí)，要有經(jīng)理及經(jīng)理以上的人員批示，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后，方可借閱。閱覽應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，如需借出時(shí)，須填寫(xiě)《文件借閱登記表》。借出時(shí)間不超過(guò)三天。對(duì)絕密檔案的借閱，要公司總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可。檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。借閱及退還時(shí)，要當(dāng)面清點(diǎn)，退還時(shí)辦理注銷登記。各職能管理中心需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案的，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。公司監(jiān)察審計(jì)、財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。財(cái)務(wù)檔案管理員的職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)與保管。依據(jù)制度，負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)檔案使用、借閱服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)的全面管理。管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼和使用資料。財(cái)務(wù)檔案的移交:財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)交時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽章。財(cái)務(wù)檔案的保管年限檔案名稱保管期限一、會(huì)計(jì)憑證類1、原始憑證、記帳憑證15年其中：涉及外來(lái)的會(huì)計(jì)憑證永久2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)賬簿類1、日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年2、明細(xì)賬、總賬、輔助賬15年3、涉及外來(lái)對(duì)私發(fā)行的會(huì)計(jì)賬簿永久三、會(huì)計(jì)報(bào)表類1、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年未盤(pán)點(diǎn)表。3年2、月、季會(huì)計(jì)報(bào)表15年3、年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久四、其他類1、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)25年2、財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃3年3、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文本、合同、協(xié)議永久請(qǐng)各財(cái)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格按照本檔案管理制度執(zhí)行，保證公司各類文件檔案的保密性、完整性。合同管理制度目前我公司分全國(guó)合同和地方合同兩種，其分發(fā)和存檔流程規(guī)定如下：一、全國(guó)合同大盤(pán)合同：營(yíng)銷管理中心各營(yíng)銷部長(zhǎng)簽訂后3日內(nèi)交營(yíng)銷管理中心合同管理員，合同管理員留存合同復(fù)印件，同時(shí)在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交各分公司營(yíng)銷部合同管理員和各分公司財(cái)務(wù)部返利結(jié)算員，將合同原件交財(cái)務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員存檔。分銷合同：各分公司營(yíng)銷部依據(jù)大盤(pán)合同簽訂分銷合同后3日內(nèi)交本分公司營(yíng)銷部合同管理員，合同管理員留存合同復(fù)印件，同時(shí)在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交營(yíng)銷管理中心合同管理員和財(cái)務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員備案，將合同原件交各分公司財(cái)務(wù)部返利結(jié)算員存檔。二、地方合同各分公司營(yíng)銷部簽訂地方合同后3日內(nèi)交本分公司營(yíng)銷部合同管理員，合同管理員留存合同復(fù)印件，同時(shí)在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交營(yíng)銷管理中心合同管理員備案，將合同原件交各分公司財(cái)務(wù)部返利結(jié)算員存檔。合同到期后營(yíng)銷部門(mén)應(yīng)于合同到期后三個(gè)月內(nèi)簽訂新合同，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)未收到新合同的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕付貨款。三、合同的簽定與付款對(duì)新增供應(yīng)商、商品種類，凡未簽訂新一年度公司統(tǒng)一制訂供貨合同的，分公司財(cái)務(wù)部一律停止付款。對(duì)前一年度已簽訂，次年度未簽訂的，可由供應(yīng)商出具證明，可進(jìn)行正常結(jié)算工作；財(cái)務(wù)部應(yīng)加緊對(duì)前一年度返利、費(fèi)用進(jìn)行核對(duì)清收工作。對(duì)前一年度到目前為止未簽訂合同的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部一律停止貨款結(jié)算工作，應(yīng)責(zé)令營(yíng)銷部業(yè)務(wù)人員補(bǔ)簽合同后方可恢復(fù)結(jié)算。各分公司財(cái)務(wù)部在結(jié)算時(shí)，必須由（合同保管）返利費(fèi)用結(jié)算人員確認(rèn)后，方可付款。對(duì)違規(guī)操作的人員一律作除名處理。四、非家電零售產(chǎn)業(yè)的合同上交要求為加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控力度，保證公司收入的完整及時(shí)，成本費(fèi)用的預(yù)算體制，要求下列部門(mén)新簽定的合同復(fù)印件在簽定后三日內(nèi)上交分公司財(cái)務(wù)部，如不及時(shí)上交，將按財(cái)務(wù)內(nèi)控細(xì)則處罰。對(duì)于成本費(fèi)用支出類未簽訂合同或合同未上交財(cái)務(wù)部的，財(cái)務(wù)一律停止付款。直供批發(fā)部：主機(jī)銷售合同，工程安裝合同，外發(fā)安裝合同，主機(jī)采購(gòu)合同，材料采購(gòu)合同，各種追加合同、臨時(shí)性協(xié)議，各類成本費(fèi)用支出協(xié)議。技術(shù)服務(wù)部：安裝卡結(jié)算合同（與供應(yīng)商簽訂），委托安裝協(xié)議，安裝工計(jì)件結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)（自裝），與供應(yīng)商簽訂的維修合同，以及其他協(xié)議。手機(jī)維修中心：與廠方簽訂的維修協(xié)議，代理鑒定服務(wù)協(xié)議。房產(chǎn)分公司：外包施工協(xié)議，購(gòu)置土地協(xié)議，臨時(shí)用電等各類成本費(fèi)用支出協(xié)議。物流部：配送協(xié)議（包括門(mén)店踏頭和外叫車協(xié)議），倉(cāng)租協(xié)議，以及其他成本費(fèi)用支出協(xié)議和收入?yún)f(xié)議。連鎖中心工程部：委托制作協(xié)議，委托施工協(xié)議，內(nèi)部委托施工制作協(xié)議（與分公司簽訂），各類項(xiàng)目預(yù)算表，制作協(xié)議（對(duì)外業(yè)務(wù)），以及委托協(xié)議。家居分公司：租賃協(xié)議，與家電的費(fèi)用分?jǐn)倕f(xié)議，購(gòu)銷合同（自營(yíng)），租金和代收費(fèi)協(xié)議（商鋪），以及其他成本收入、成本費(fèi)用協(xié)議。地區(qū)由各財(cái)務(wù)組長(zhǎng)收集歸檔，并作為本項(xiàng)工作的第一負(fù)責(zé)人。外省分公司由分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理指定專人進(jìn)行合同管理歸檔列表工作，并每月的3日前將合同列表清單交財(cái)務(wù)管理中心。結(jié)算票據(jù)管理為加強(qiáng)公司內(nèi)部監(jiān)控、保證公司收到和支付資金的安全性，現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算票據(jù)的收支作如下規(guī)定：一、管理規(guī)定支票由出納統(tǒng)一保管、開(kāi)具，每日核對(duì)已開(kāi)支票存根號(hào)碼與空白支票的號(hào)碼的連續(xù)性，防止支票的遺失。支票簽發(fā)必須注明收款人，寫(xiě)明金額，不得簽發(fā)空白支票，并加蓋“不得轉(zhuǎn)讓”；特殊費(fèi)用支付無(wú)法確定金額的，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，按估計(jì)金額在小寫(xiě)中相關(guān)格子中填寫(xiě)￥。如：估計(jì)支付在1萬(wàn)元內(nèi)，則在支票“萬(wàn)”一格中填寫(xiě)￥。支付票據(jù)必須由領(lǐng)款人在票據(jù)存根上簽字。財(cái)務(wù)印鑒必須二人保管，財(cái)務(wù)經(jīng)理保管法人章，出納保管財(cái)務(wù)章，出納開(kāi)具票據(jù)后必須交會(huì)計(jì)審核蓋章后方可支付，必須嚴(yán)格保管財(cái)務(wù)印鑒。詳見(jiàn)第十二章第四節(jié)《財(cái)務(wù)印章管理制度》收到的即期票據(jù)，包括支票、本票、銀行匯票在一天內(nèi)解繳銀行，不得積壓。二、處罰規(guī)定印鑒不實(shí)行分管制度的，對(duì)會(huì)計(jì)和出納各處100元罰款。未經(jīng)批準(zhǔn)簽發(fā)空白支票的，對(duì)出納處200元罰款。支付票據(jù)無(wú)收款人簽字的，每發(fā)現(xiàn)一處對(duì)出納處50元罰款。發(fā)生支票遺失的，對(duì)出納處100元以上的罰款；如造成公司損失的，還需按損失金額進(jìn)行賠償。合同專用章交接的通知營(yíng)銷合同審批及管理規(guī)定，合同專用章應(yīng)該由分公司財(cái)務(wù)部返利主管保管，請(qǐng)各分公司在4月20日前把合同專用章交接給分公司財(cái)務(wù)部返利主管，嚴(yán)格按照公司制度實(shí)行審批流程。財(cái)務(wù)中心審核全國(guó)性合同后，由分公司財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。相關(guān)要求：臨時(shí)協(xié)議必須加蓋合同專用章，否則財(cái)務(wù)部一概不承認(rèn)該協(xié)議的有效性。不管是合同正規(guī)文本還是補(bǔ)充協(xié)議必須交同一審核人進(jìn)行審批才能有效，杜絕補(bǔ)充協(xié)議不審批就蓋章的情況出現(xiàn)。財(cái)務(wù)部必須每周催促合同的簽定進(jìn)度，對(duì)于全國(guó)性合同請(qǐng)營(yíng)銷中心合同專管員復(fù)印后交給財(cái)務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員，由應(yīng)收返利專員每月定期郵寄到分公司財(cái)務(wù)部返利主管。重申：5月1日后沒(méi)有正規(guī)營(yíng)銷合同的供應(yīng)商，分公司財(cái)務(wù)部不得付款。財(cái)務(wù)軟件安裝授權(quán)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)授權(quán)規(guī)定為保證公司財(cái)務(wù)信息的安全性，現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)軟件及財(cái)務(wù)系統(tǒng)授權(quán)作如下規(guī)定，望信息管理中心及分公司系統(tǒng)部遵照?qǐng)?zhí)行。一、財(cái)務(wù)軟件范圍財(cái)務(wù)軟件、賬務(wù)系統(tǒng)。二、授權(quán)財(cái)務(wù)部人員范圍：財(cái)務(wù)部人員指在分公司財(cái)務(wù)部辦公的人員及獨(dú)立門(mén)店會(huì)計(jì)、出納人員，非獨(dú)立門(mén)店的門(mén)店財(cái)務(wù)主管、臺(tái)賬、收銀的不屬此范圍安裝及授權(quán)審批：分公司財(cái)務(wù)部：申請(qǐng)人——部門(mén)主管——分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理——系統(tǒng)部。獨(dú)立門(mén)店：申請(qǐng)人——獨(dú)立門(mén)店主辦會(huì)計(jì)——系統(tǒng)部最終審批人必須對(duì)申請(qǐng)權(quán)限進(jìn)行核定，必須根據(jù)申請(qǐng)人的崗位工作要求授權(quán)，部分崗位無(wú)需進(jìn)行賬務(wù)處理的，設(shè)置統(tǒng)一操作員“查詢”。非財(cái)務(wù)部人員凡非財(cái)務(wù)人員需安裝財(cái)務(wù)軟件或增加授權(quán)的，必須經(jīng)總裁或副總裁的審批后，系統(tǒng)部才能進(jìn)行安裝。申請(qǐng)人——部門(mén)經(jīng)理——分公司總經(jīng)理（中心總監(jiān)）——（副）總裁——財(cái)務(wù)部經(jīng)理（財(cái)務(wù)中心總監(jiān)）——系統(tǒng)部。對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的授權(quán)，各分公司指定專人（系統(tǒng)部專人或財(cái)務(wù)部專人）進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件的授權(quán)工作，授權(quán)人必須根據(jù)批準(zhǔn)的操作權(quán)限進(jìn)行授權(quán)工作。凡未經(jīng)審批，私自安裝財(cái)務(wù)系統(tǒng)的人員，一律按除名處理。財(cái)務(wù)印章管理制度一、印章的基本管理制度印章的代理印制部門(mén)，必須登記各類財(cái)務(wù)印章的使用部門(mén)。所有印章必須妥善保管，不得隨意擺放，不能擅自將自己保管的印章交由他人使用，也不能私自接受他人保管使用的印章。配有印章人員發(fā)生人事變動(dòng)，必須做到“人走章收”，由財(cái)務(wù)直屬的上級(jí)人員進(jìn)行監(jiān)交或收回。二、印章種類及使用規(guī)范、制度印鑒。定義：專指財(cái)務(wù)專用章和法人代表章，共二枚，并在結(jié)算銀行預(yù)留式樣。用途：主要用于各類結(jié)算票據(jù)的支付、收款。主要付款結(jié)算票據(jù)有：支票、本票申請(qǐng)書(shū)、匯票申請(qǐng)書(shū)、商票承兌和付款、貸記憑證、電匯單等；收款或背書(shū)轉(zhuǎn)讓時(shí)在背書(shū)人欄中蓋章。使用規(guī)范：結(jié)算票據(jù)中必須同時(shí)加蓋二枚印章，并保證清晰；印鑒蓋章必須使用大紅色，不使用得以其他顏色，否則支出或收入的票據(jù)無(wú)效。管理制度：二枚印章必須由分處分專人保管，不可一人同時(shí)保管使用，一般情況，法人章由會(huì)計(jì)保管，印鑒及相關(guān)票據(jù)由出納保管，出納付出結(jié)算票據(jù)，必須由會(huì)計(jì)審核后加蓋法人章。上班時(shí)間，印鑒必須放在帶鎖的抽屜中，休息或離開(kāi)位置時(shí)必須上鎖；下班時(shí)印鑒必須放入保險(xiǎn)柜中，不得隨意擺放。印鑒外借必須進(jìn)行登記，注明用途。印鑒必須由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可刻制。財(cái)務(wù)專用章（圓形）用途：作為同往來(lái)單位對(duì)帳及其他與財(cái)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的證明，適用于獨(dú)立核算子公司。管理制度：必須由專人保管，對(duì)于各類對(duì)帳結(jié)果和財(cái)務(wù)證明必須經(jīng)相關(guān)部門(mén)或人員審核后才能加蓋。銀行帳號(hào)章定義：開(kāi)戶名稱和開(kāi)戶銀行的身份標(biāo)識(shí)。用途：用于與開(kāi)戶銀行進(jìn)行結(jié)算往來(lái)，加蓋于付款結(jié)算票據(jù)（同上）及現(xiàn)金收款解款單、票據(jù)收款進(jìn)帳單。使用規(guī)范：印章顏色根據(jù)不同票據(jù)、票據(jù)和銀行要求而宜，但收款結(jié)算票據(jù)背面的“收款人”欄中必須同印鑒一樣，使用大紅色。對(duì)于多個(gè)開(kāi)戶銀行的，必須正確加蓋帳號(hào)章，不可串號(hào)。管理制度：帳號(hào)章專人保管專人使用（一般為出納），防止發(fā)生遺失現(xiàn)象。借用帳號(hào)章必須及時(shí)歸還。委托收款章定義：委托開(kāi)戶銀行向付款人進(jìn)行收款的證明。用途：向開(kāi)戶銀行解入收款的結(jié)算票據(jù)時(shí)，必須在結(jié)算票據(jù)背面的“收款人”欄加蓋“委托收款”，否則會(huì)造成退票。使用規(guī)范：使用大紅色印油。管理制度：一般由出納保管，防止發(fā)生遺失現(xiàn)象?，F(xiàn)金付訖章用途：出納報(bào)銷付出現(xiàn)金后必須在自填報(bào)銷憑證和原始發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。管理制度：由出納保管，防止發(fā)生遺失現(xiàn)象。現(xiàn)金收訖章、支票收訖章用途：出納或收銀收到現(xiàn)金或支票時(shí)在相關(guān)收款單據(jù)（收據(jù)、發(fā)票等）上加蓋，作為收款證明。管理制度：為明確責(zé)任，必須專人專用，不得擅自借出，特別是門(mén)店收銀臺(tái)，對(duì)于固定收銀員必須保證人手一份收訖章；收訖章必須與收款單據(jù)分開(kāi)存放，以免發(fā)生；上班時(shí)間休息或離開(kāi)位置及下班后時(shí)必須將收訖章鎖入抽屜中，不得隨意擺放。發(fā)票的管理制度發(fā)票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據(jù)，在購(gòu)銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一，為保證公司資產(chǎn)的完整，避免產(chǎn)生不必要的損失，必須加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、保管的管理，現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理制度，望相關(guān)部門(mén)和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。費(fèi)用發(fā)票的管理定義。費(fèi)用發(fā)票指因購(gòu)入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)而取提的發(fā)票。管理規(guī)定。凡購(gòu)入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報(bào)銷憑證后。對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、計(jì)算有誤的發(fā)票，應(yīng)將其退回經(jīng)辦人，由其負(fù)責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報(bào)支。收到真實(shí)、合法、合理的發(fā)票，但發(fā)票金額小于報(bào)支金額的，按發(fā)票實(shí)際金額報(bào)支。收到不真實(shí)、不合法的發(fā)票，財(cái)務(wù)必須拒絕報(bào)支。財(cái)務(wù)將費(fèi)用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件，與記帳憑證裝訂成冊(cè)，按規(guī)定年限保管。禁止條例。對(duì)于無(wú)法提供合法正確的原始發(fā)票的費(fèi)用，不得報(bào)銷；對(duì)于無(wú)法取得發(fā)票的，必須經(jīng)主管部門(mén)經(jīng)理證明，財(cái)務(wù)管理中心審核后方可報(bào)支。對(duì)于無(wú)原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進(jìn)行帳務(wù)處理，即不得虛列支出。處罰條例。費(fèi)用申報(bào)人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的，除全額補(bǔ)償公司損失外，另處損失金額30%且不低于100元的罰款。現(xiàn)金出納不嚴(yán)格保管原始發(fā)票，使費(fèi)用申報(bào)人無(wú)法進(jìn)行報(bào)銷的，由出納承擔(dān)該筆費(fèi)用。進(jìn)貨發(fā)票的管理定義。指購(gòu)進(jìn)商品用于銷售而獲取的發(fā)票（一律為增值稅發(fā)票），包括進(jìn)貨退貨獲取的紅字發(fā)票，在我公司商業(yè)類公司進(jìn)貨必須獲得增值稅發(fā)票（手機(jī)卡除外）。管理規(guī)定。收到進(jìn)貨發(fā)票必須辦理簽收手續(xù)，公司內(nèi)部業(yè)務(wù)員與臺(tái)帳或結(jié)算員間轉(zhuǎn)讓進(jìn)貨發(fā)票也必須嚴(yán)格進(jìn)行簽收，以明確責(zé)任。代為收取的進(jìn)貨發(fā)票應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，并辦理簽收手續(xù)。收到進(jìn)貨發(fā)票必須進(jìn)行審核發(fā)票的真?zhèn)?，開(kāi)具的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)的一致性，對(duì)于有疑問(wèn)的發(fā)票應(yīng)詢問(wèn)財(cái)務(wù)人員辯別，對(duì)收到的假發(fā)票、開(kāi)具錯(cuò)誤、開(kāi)具不規(guī)范和與進(jìn)貨不符的發(fā)票應(yīng)退回，退回發(fā)票進(jìn)也必須做好簽收手續(xù)。進(jìn)貨發(fā)票的供應(yīng)商名稱應(yīng)與進(jìn)貨、付款名稱一致，對(duì)于母子性質(zhì)的集團(tuán)供應(yīng)商必須出具相關(guān)證明文件和委托文件（加蓋母子公司公章）。收到發(fā)票必須嚴(yán)格保管，在未確認(rèn)入帳前，保證發(fā)票記帳聯(lián)和抵扣聯(lián)的完整性。進(jìn)貨發(fā)票是商品所有權(quán)轉(zhuǎn)讓的證明，是付款的重要依據(jù)，進(jìn)貨發(fā)票必須及時(shí)處理，自開(kāi)票日起超過(guò)三個(gè)月的增值稅發(fā)票自動(dòng)作廢。財(cái)務(wù)入帳后，增值稅發(fā)票的記帳聯(lián)必須作為相應(yīng)的記帳憑證附件，一并裝訂成冊(cè)，按規(guī)定年限保管。增值稅發(fā)票入帳后，抵扣聯(lián)抽下另外整理安全存放，定期交稅務(wù)專員（或其他指定人員）進(jìn)行抵扣聯(lián)錄入，每月月末結(jié)帳后，稅務(wù)專員必須核對(duì)帳務(wù)科目“應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅”本月發(fā)生額與抵扣聯(lián)總額是否一致，如有差異，必須找出原因，防止發(fā)生抵扣聯(lián)遺失現(xiàn)象。抵扣聯(lián)錄入后應(yīng)按稅務(wù)規(guī)定裝訂成冊(cè)，并編號(hào)存檔并存放指定檔案室。進(jìn)貨增值稅發(fā)票遺失，必須向分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（分管核算），并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，若為電腦打印發(fā)票可到稅務(wù)所進(jìn)行認(rèn)證手續(xù)，誰(shuí)遺失誰(shuí)負(fù)責(zé)。禁止條例。不得根據(jù)開(kāi)具錯(cuò)誤、開(kāi)具不規(guī)范、與進(jìn)貨不符的發(fā)票進(jìn)行入帳處理。不得收取三不符發(fā)票（進(jìn)貨、結(jié)算、付款供應(yīng)商名稱不一）。未收到發(fā)票不得進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理。發(fā)票未進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理前，不得將發(fā)票記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)拆分，防止出現(xiàn)遺失造成不一致現(xiàn)象。不得將發(fā)票隨意擺放，抵扣聯(lián)錄入后不得隨意散放。獎(jiǎng)懲條例。每年對(duì)臺(tái)帳或結(jié)算員的發(fā)票管理入帳工作進(jìn)行檢查，若嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，從不發(fā)生違規(guī)操作的，獎(jiǎng)勵(lì)300元。發(fā)生進(jìn)貨發(fā)票（包括抵扣聯(lián)）遺失，造成無(wú)法抵扣的，由責(zé)任人補(bǔ)償稅金，并扣罰200元。增票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。帳務(wù)科目發(fā)生額與抵扣聯(lián)金額不一致，查清原因，對(duì)責(zé)任人扣款100元；若發(fā)票管理員據(jù)實(shí)不報(bào)的，對(duì)其扣款100元。增票移交不進(jìn)行簽收手續(xù)的，每發(fā)現(xiàn)一次對(duì)移交人扣款50元。銷售發(fā)票的管理定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開(kāi)具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱增票）和普通發(fā)票（下稱小票）。向供應(yīng)商進(jìn)行退貨時(shí)，應(yīng)開(kāi)具退貨證明，由供應(yīng)商開(kāi)具紅字發(fā)票。增值稅發(fā)票的管理購(gòu)買(mǎi)。增票只能由發(fā)票管理員購(gòu)買(mǎi)，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，其他任何人員無(wú)權(quán)購(gòu)買(mǎi)。領(lǐng)用。增票的領(lǐng)用人必須限于指定的少數(shù)人，且領(lǐng)用人限臺(tái)帳、門(mén)店財(cái)務(wù)主管、主管會(huì)計(jì)和其他指定開(kāi)票員（財(cái)務(wù)人員），收銀、出納和其他非財(cái)務(wù)人員一律不得領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)必須在發(fā)票管理簿（稅務(wù)印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。領(lǐng)用人必須建立“增票領(lǐng)用歸還登記簿”。開(kāi)具。增票只能由領(lǐng)用人開(kāi)具，其他人員不得開(kāi)具，出納在獲得準(zhǔn)許時(shí)臨時(shí)代為開(kāi)具；將開(kāi)具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶或供應(yīng)商時(shí)，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。增票的開(kāi)具必須符合法律規(guī)定，不得虛開(kāi)、不得開(kāi)具與實(shí)際貨物不一致的增票，必須填寫(xiě)完整，注明開(kāi)具人姓名。保管。完全未使用的增票由發(fā)票管理員保管，且必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；領(lǐng)用后的增票由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，營(yíng)業(yè)終了后必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；增票使用完畢，按序排列，填寫(xiě)封面。使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管理員，發(fā)票管理員進(jìn)行審核增票的連續(xù)性、開(kāi)具的規(guī)范性，并在原領(lǐng)用人的“增票領(lǐng)用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記簿上勾銷登記，經(jīng)稅務(wù)局消號(hào)后，按序按號(hào)存放于指定檔案室。另：電腦打印增票必須裝訂成冊(cè)，每100份裝訂成一冊(cè)，并打印開(kāi)具匯總表，加蓋封面后一齊裝訂，此工作由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)，發(fā)票管理員監(jiān)督。存放要求同3）。增票的紅沖與作廢。因增票開(kāi)具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢”章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡(jiǎn)單用針別在一起。對(duì)于因退貨或發(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)已入帳的，必須填寫(xiě)相應(yīng)的紅字增票，將原發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開(kāi)具日期和號(hào)碼，只需撕下記帳聯(lián)即可。不管是否財(cái)務(wù)已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺一不可，否則紅字發(fā)票的開(kāi)具必須獲得對(duì)方稅務(wù)同意的“退稅證明”。換票。換票指客戶需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無(wú)法當(dāng)即開(kāi)出，或事后客戶要求換票的，先給客戶小票，等增票開(kāi)具后再換回小票的行為。對(duì)顧客要求開(kāi)具的增票，自收到日起，保管期最多為二個(gè)星期，二星期內(nèi)顧客未換取的，將增票還與開(kāi)票人，不得積壓。小票的換票期限為一個(gè)月，超過(guò)一個(gè)月的不得更換。門(mén)店應(yīng)在收銀臺(tái)顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。對(duì)于換回的小票，應(yīng)進(jìn)行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后，紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對(duì)，隨對(duì)帳單上交財(cái)務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對(duì)。門(mén)店收到待換增票，需進(jìn)行登記，交付客戶時(shí)，由其在登記簿上簽收。換票工作由門(mén)店財(cái)務(wù)主管操作，門(mén)店財(cái)務(wù)主管嚴(yán)格保管增票，不得有遺失現(xiàn)象。普通發(fā)票的管理購(gòu)買(mǎi)或印制。小票只能由發(fā)票管理員購(gòu)買(mǎi)，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，其他任何人員無(wú)權(quán)購(gòu)買(mǎi)；小票的印制必須經(jīng)稅務(wù)所批準(zhǔn)后，由發(fā)票管理員辦理相關(guān)的印制手續(xù)；印制發(fā)票由發(fā)票管理員進(jìn)行驗(yàn)收、登記、保管工作。領(lǐng)用。發(fā)票管理員和門(mén)店財(cái)務(wù)主管必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。發(fā)票由發(fā)票管理員負(fù)責(zé)發(fā)放，若發(fā)票管理員不在應(yīng)授權(quán)指定人進(jìn)行發(fā)放工作。門(mén)店領(lǐng)用發(fā)票后，必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。發(fā)票應(yīng)由門(mén)店財(cái)務(wù)主管（無(wú)財(cái)務(wù)主管的，由臺(tái)賬負(fù)責(zé)，下同）進(jìn)行領(lǐng)用，填寫(xiě)“小票申領(lǐng)單”，若無(wú)法直接親自領(lǐng)用的，必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人，經(jīng)授權(quán)的人員方可進(jìn)行代為領(lǐng)用，否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨(dú)立核算門(mén)店若小票購(gòu)買(mǎi)、印制后存放于門(mén)店的，可不必填寫(xiě)“小票申領(lǐng)單”，若由分公司統(tǒng)一保管的，也需填寫(xiě)“小票申請(qǐng)單”。門(mén)店財(cái)務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫(kù)存，制定小票安全庫(kù)存量（庫(kù)存足以滿足3天以上銷售需要），對(duì)于低于安全庫(kù)存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。門(mén)店財(cái)務(wù)主管根據(jù)銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發(fā)放小票，必須由收銀在“門(mén)店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺(tái)帳根據(jù)后臺(tái)開(kāi)票需要按需領(lǐng)用，即開(kāi)具幾份領(lǐng)用幾份，辦理簽收。除收銀、臺(tái)帳外，其他人一律不得領(lǐng)用。收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”，登記領(lǐng)用日期、小票號(hào)碼、份數(shù)或本數(shù)。開(kāi)具。小票實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)開(kāi)具”，不得互相借用，收銀應(yīng)直接向門(mén)店財(cái)務(wù)主管領(lǐng)用。使用機(jī)打小票的，嚴(yán)格按操作要求進(jìn)行開(kāi)具，有贈(zèng)品的應(yīng)注明，贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示，機(jī)打小票不得手工涂改，凡涂改的發(fā)票一律無(wú)效。手工開(kāi)票的，嚴(yán)格按規(guī)定開(kāi)具，開(kāi)票內(nèi)容必須齊全，準(zhǔn)確填寫(xiě)商品ID、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、營(yíng)業(yè)員、收款人，大小寫(xiě)金額一致，有贈(zèng)品的應(yīng)注明，贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示。小票必須按真實(shí)的銷售單開(kāi)具，不得虛開(kāi)小票，對(duì)于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開(kāi)票指示，收銀必須拒絕，并向門(mén)店財(cái)務(wù)主管匯報(bào)。收銀開(kāi)具小票同時(shí)必須保證貨款全額收到，對(duì)于預(yù)收款的一律不得開(kāi)具，嚴(yán)格禁止應(yīng)收款銷售。小票的紅沖與作廢基本同增票，對(duì)于不提供原始小票的，不得開(kāi)具紅字小票。保管。發(fā)票管理員和門(mén)店財(cái)務(wù)主管必須嚴(yán)格保管未開(kāi)具的小票，并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi)，不得隨意擺放。營(yíng)業(yè)終了，對(duì)于未開(kāi)具的小票應(yīng)存放在財(cái)務(wù)室內(nèi)，不得放在收銀臺(tái)，各門(mén)店財(cái)務(wù)室應(yīng)提供帶鎖的柜子供收銀存放，門(mén)店財(cái)務(wù)主管（或臺(tái)帳）必須每天對(duì)發(fā)票進(jìn)行清對(duì)，為明確各收銀責(zé)任，對(duì)未開(kāi)具的小票應(yīng)包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應(yīng)自行進(jìn)行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時(shí)，收銀進(jìn)行檢查封口和實(shí)際數(shù)量的完整性。收銀將一批次已開(kāi)具完小票存根聯(lián)交回門(mén)店財(cái)務(wù)主管，機(jī)打小票每100份為一冊(cè)，裝訂成冊(cè)，加蓋封面；門(mén)店財(cái)務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開(kāi)票的規(guī)范性，審核無(wú)誤在收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收，同時(shí)在自身的“門(mén)店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上進(jìn)行登記工作。門(mén)店財(cái)務(wù)主管對(duì)于收回存根聯(lián)按序排列，并按月按號(hào)存放。小票存根聯(lián)在門(mén)店的保管期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發(fā)票管理員，上交小票時(shí)排列必須與領(lǐng)用時(shí)的批次一致，以便于勾銷登記。上交時(shí)間為每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票。公司發(fā)票管理員按門(mén)店按序號(hào)存放存根聯(lián)，便于以后查用。公司發(fā)票管理員和門(mén)店財(cái)務(wù)主管每日必須清點(diǎn)庫(kù)存小票與登記簿庫(kù)存是否一致，發(fā)生不一致必須查明原因，發(fā)生遺失必須立即報(bào)分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（核算）。小票遺失必須立即發(fā)布公告，通知相關(guān)倉(cāng)庫(kù)人員，嚴(yán)密注意遺失小票，防止虛假提貨現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的，立即通知門(mén)店經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，倉(cāng)管人員對(duì)異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的，應(yīng)及時(shí)和收銀人員核實(shí)，收款情況；如屬支票付款的，必須在財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)支票必須到帳后，方可發(fā)貨。獎(jiǎng)懲條例獎(jiǎng)勵(lì)條例每年對(duì)門(mén)店進(jìn)行發(fā)票管理檢查，門(mén)店嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，安全有序完整的保管發(fā)票，發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴(yán)密清晰，發(fā)票庫(kù)存與登記簿一致，嚴(yán)格執(zhí)行增票的調(diào)換工作，小票不缺號(hào)、填寫(xiě)準(zhǔn)確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門(mén)店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的，對(duì)門(mén)店財(cái)務(wù)主管獎(jiǎng)勵(lì)500元，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)；受獎(jiǎng)勵(lì)的門(mén)店中，若收銀、臺(tái)帳積極配合財(cái)務(wù)主管做好相關(guān)的工作的，對(duì)門(mén)店收銀和臺(tái)帳獎(jiǎng)勵(lì)100元，由門(mén)店財(cái)務(wù)主管提出申請(qǐng)，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)。發(fā)票管理員嚴(yán)格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)，并對(duì)門(mén)店加強(qiáng)監(jiān)控，存根聯(lián)保存有序、整齊，發(fā)票庫(kù)存量與登記簿一致，當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象，對(duì)發(fā)票管理員獎(jiǎng)勵(lì)500元。處罰條例不按實(shí)、完整、連續(xù)進(jìn)行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作，每發(fā)現(xiàn)一次對(duì)相關(guān)登記責(zé)任人（發(fā)票管理員、財(cái)務(wù)主管、收銀）扣罰100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。未開(kāi)具的發(fā)票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號(hào)、裝訂的，每發(fā)現(xiàn)一次，根據(jù)情節(jié)對(duì)門(mén)店財(cái)務(wù)主管扣罰50—100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。發(fā)生小票遺失的，對(duì)責(zé)任人每缺一份處100元以上罰款；造成公司損失的，必須全額賠償，情節(jié)嚴(yán)重的直接除名。虛開(kāi)發(fā)票，對(duì)開(kāi)票人和開(kāi)票指示人各處罰500元以上罰款，并除名。開(kāi)票不規(guī)范，視情況對(duì)開(kāi)票人扣款10~100元，造成損失的，除補(bǔ)償損失外，處損失金額30%以上不低于100元罰款。門(mén)店財(cái)務(wù)主管不按規(guī)定進(jìn)行增票換票工作和保管待換取的增票的，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)臺(tái)帳扣款100元。增票未經(jīng)客戶或供應(yīng)商簽字就交付的，對(duì)責(zé)任人扣款50元。適用與執(zhí)行外省分公司門(mén)店財(cái)務(wù)主管一般為主辦會(huì)計(jì)或臺(tái)賬。上述規(guī)定均以商業(yè)類核算分公司為基礎(chǔ)，其他行業(yè)分公司參照?qǐng)?zhí)行。本規(guī)定即日起執(zhí)行，請(qǐng)各財(cái)務(wù)部門(mén)作好指導(dǎo)和宣傳工作并嚴(yán)格執(zhí)行。收據(jù)使用及收費(fèi)管理制度財(cái)務(wù)中心為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理、規(guī)范各部門(mén)收費(fèi)憑證，必須使用統(tǒng)一印制的收據(jù)，不得使用自行購(gòu)置或其他格式的收據(jù)。1、對(duì)各部門(mén)的要求門(mén)店財(cái)務(wù)收款后統(tǒng)一交總部財(cái)務(wù)，總部其他部門(mén)收取費(fèi)用直接交財(cái)務(wù)部。非財(cái)務(wù)人員一律不得收款。收到的各項(xiàng)費(fèi)用必須開(kāi)具收據(jù)，收據(jù)聯(lián)由交款人保存，作為交款證明。各門(mén)店的營(yíng)業(yè)員兼促銷員、促銷員同時(shí)兼多個(gè)品牌且由廠方支付工資的，收到的廠方工資（現(xiàn)金、工資卡），必須每月上交各門(mén)店財(cái)務(wù)，工資卡由各門(mén)店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)保管，每月拉卡取款后開(kāi)具收據(jù)交商場(chǎng)經(jīng)理，收據(jù)必須寫(xiě)清交款人、促銷品牌。收據(jù)領(lǐng)用采用以舊換新制，即第二次領(lǐng)用新收據(jù)同時(shí)必須提供已開(kāi)完的收據(jù)存根聯(lián)。打印上交款項(xiàng)清單，附收據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)，并保證二者一致。門(mén)店根據(jù)總部財(cái)務(wù)要求以現(xiàn)金方式上繳的各項(xiàng)費(fèi)用收入，必須根據(jù)費(fèi)用的類別歸類，列出明細(xì)清單，清單金額與收據(jù)記帳聯(lián)、罰款單財(cái)務(wù)聯(lián)等金額必須完全一致，并經(jīng)商場(chǎng)經(jīng)理簽字確認(rèn)、門(mén)店財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)。每月月末必須把當(dāng)月現(xiàn)金收費(fèi)上交總部財(cái)務(wù)部?？偛控?cái)務(wù)收到門(mén)店現(xiàn)金、款項(xiàng)清單及收據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)后必須開(kāi)具總收據(jù)給交款人，以證明收到款項(xiàng)。費(fèi)用項(xiàng)目包括：管理費(fèi)、職工罰款、客戶賠償、商品開(kāi)箱折舊費(fèi)、家電以舊換新進(jìn)場(chǎng)費(fèi)或手續(xù)管理費(fèi)、收取的廠商好處費(fèi)、促銷員工資、離職員工工資獎(jiǎng)金，工資獎(jiǎng)金單編制失誤多列金額，營(yíng)業(yè)員服裝工號(hào)牌費(fèi)、出售紙箱的收入、收取的電話費(fèi)、根據(jù)規(guī)定要求上交的款項(xiàng)等任何涉及現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物的收款項(xiàng)目。2、財(cái)務(wù)部對(duì)收據(jù)的管理根據(jù)用量，進(jìn)行收據(jù)的印制。收到印制的收據(jù)，按本編號(hào)，并在每本收據(jù)封面記錄起訖號(hào)。門(mén)店領(lǐng)用。核定各門(mén)店的收據(jù)需求量，收據(jù)領(lǐng)用實(shí)行以舊換新制，領(lǐng)用新收據(jù)實(shí)行簽收制。公司基本資料的歸檔要求（財(cái)務(wù)中心所需）鑒于目前公司新設(shè)分支機(jī)構(gòu)頻繁，且資料涉及面廣泛，為保證公司基本資料的齊全和完整性，現(xiàn)對(duì)該項(xiàng)資料管理工作作如下規(guī)定：本通知所指的公司基本資料指：在工商、稅務(wù)處辦理的，屬獨(dú)立公司或分支機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)資料，包括：申辦資料：公司內(nèi)部工商申請(qǐng)（新辦、變更、注銷）表，工商、稅務(wù)、技監(jiān)局、統(tǒng)計(jì)局、銀行辦理的各類申請(qǐng)表、及其所需的其他各類表格（如：發(fā)起人名錄、法定代表人簡(jiǎn)歷等），股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、委托書(shū)（委托申辦及其他委托書(shū)）等一切需提交工商、稅務(wù)、銀行或其他機(jī)關(guān)的文件資料。報(bào)告書(shū)：驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、各類財(cái)務(wù)稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、各類年檢報(bào)告。批準(zhǔn)證書(shū)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、稅務(wù)登記證（國(guó)稅及地稅正副本）、一般納稅人認(rèn)定書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正副本）、統(tǒng)計(jì)證、銀行開(kāi)戶許可證、公司名稱核準(zhǔn)表、商標(biāo)注冊(cè)證、進(jìn)出口核準(zhǔn)證書(shū)、法人代表資格證明、銀行預(yù)留印鑒卡等各類資質(zhì)證書(shū)。借款協(xié)議、（信用、質(zhì)押、抵押）擔(dān)保協(xié)議、綜合授信協(xié)議、協(xié)定存款協(xié)議等。對(duì)于上述申辦資料和報(bào)告書(shū)，在制作填寫(xiě)時(shí)要保證完整齊全的原件，保證財(cái)務(wù)中心和分公司責(zé)任部門(mén)必須各執(zhí)一份原件；報(bào)告書(shū)必須分公司責(zé)任部門(mén)必須執(zhí)一份原件，如留存原件二份（含）以下，則提供財(cái)務(wù)中心原件；對(duì)于批準(zhǔn)證書(shū)，一般由經(jīng)辦部門(mén)留存原件，復(fù)印件交財(cái)務(wù)中心。凡提供復(fù)印件的，要求加蓋資料所屬公司的公章。交財(cái)務(wù)中心資料分別由相關(guān)的工商專員、納稅籌劃專員和銀行資料統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)，各分公司將資料寄至財(cái)務(wù)中心工商專員后，由財(cái)務(wù)中心內(nèi)部分類保管。各分公司必須在獲取上述資料后7天內(nèi)交財(cái)務(wù)中心（對(duì)于批準(zhǔn)證書(shū)所配套的申請(qǐng)資料，可在領(lǐng)取證書(shū)后7天內(nèi)一齊上交）；需辦理年檢的證書(shū)，在年檢貼花或換發(fā)后7天內(nèi)交財(cái)務(wù)中心。自裝空調(diào)安裝卡操作制度一、適用本制度適用于分公司成立安裝隊(duì)，安裝工由公司統(tǒng)一管理，統(tǒng)一派單施工。安裝卡由公司統(tǒng)一向廠方結(jié)算。門(mén)店或售后部設(shè)置專門(mén)協(xié)管人員，分管空調(diào)派單、回收安裝卡等工作。流程涉及崗位：技術(shù)服務(wù)部結(jié)算員、協(xié)管員、臺(tái)帳、門(mén)店服務(wù)臺(tái)、空調(diào)營(yíng)業(yè)員（促銷員）、門(mén)店財(cái)務(wù)主管、門(mén)店經(jīng)理。二、操作流程三、崗位職責(zé)協(xié)管工作職責(zé)：每日將工作單匯總后，按區(qū)域合理派單；按時(shí)填制表三、表四與安裝工做好交接，做到當(dāng)日派單，隔日收卡（特殊情況除外），對(duì)安裝工上交的安裝卡認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕病卡出現(xiàn)；并與協(xié)管留存聯(lián)抽單，每日將安裝卡匯總后交臺(tái)賬，并與臺(tái)賬做好交接單；超過(guò)3天未抽到的安裝單必須向安裝工及時(shí)催收。臺(tái)賬工作職責(zé)：嚴(yán)格監(jiān)控協(xié)管的派單、收卡工作，對(duì)協(xié)管工作進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的指導(dǎo)，對(duì)協(xié)管的違規(guī)操作提出處罰意見(jiàn)；每日按實(shí)際數(shù)量填制表一、表五、表六；對(duì)協(xié)管上交的安裝卡必須與臺(tái)賬留存聯(lián)抽單，對(duì)未抽到的工作單超過(guò)3天及時(shí)向協(xié)管催收。與協(xié)管做好交接單（表二）。臺(tái)賬上交安裝卡必須填制表六，并讓駕駛員簽字確認(rèn)。技術(shù)部工作職責(zé)：對(duì)臺(tái)賬上交的安裝卡數(shù)量審核，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符及時(shí)與臺(tái)賬聯(lián)系；確認(rèn)并填制表六，嚴(yán)格把好病卡關(guān)，發(fā)現(xiàn)病卡及時(shí)抽出，并交安裝科，由安裝科跟蹤、落實(shí)；對(duì)于廠方退回的病卡、死做好賬簿登記，并核實(shí)責(zé)任做處分。門(mén)店財(cái)務(wù)主管：負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)帳安裝卡的嚴(yán)格管理和規(guī)范操作，并對(duì)協(xié)管的不規(guī)范管理向門(mén)店經(jīng)理和技術(shù)服務(wù)部及時(shí)反映。門(mén)店經(jīng)理：對(duì)門(mén)店空調(diào)安裝事宜負(fù)責(zé)整體管理監(jiān)控工作。安裝卡代交人（指安裝卡從門(mén)店轉(zhuǎn)交技術(shù)服務(wù)部，一般為駕駛員）：負(fù)責(zé)安裝卡的安全及時(shí)完整轉(zhuǎn)交。四、獎(jiǎng)罰制度為了從根本上解決空調(diào)安裝卡的監(jiān)管問(wèn)題，職責(zé)分明，以確?？照{(diào)安裝卡的正確發(fā)出、足量收回、安全上交、杜絕流失，特制訂《安裝卡流程的獎(jiǎng)罰措施》：（一）獎(jiǎng)勵(lì)制度門(mén)店臺(tái)帳嚴(yán)格執(zhí)行制度，及時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)相關(guān)表格，且未出現(xiàn)安裝卡遺失等現(xiàn)象的，對(duì)臺(tái)帳獎(jiǎng)勵(lì)200元，以一年為考核期限。門(mén)店協(xié)管嚴(yán)格執(zhí)行制度，及時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)相關(guān)表格，未出現(xiàn)安裝卡遺失等現(xiàn)象的，合理派單，對(duì)安裝工進(jìn)行有效管理，對(duì)協(xié)管獎(jiǎng)勵(lì)500元，以一年為考核期限。對(duì)門(mén)店舉報(bào)嚴(yán)重違規(guī)行為的人員，經(jīng)查核屬實(shí)的，對(duì)舉報(bào)人每次獎(jiǎng)勵(lì)100元。（二）處罰制度1、未開(kāi)具的售后服務(wù)單據(jù)隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)責(zé)任