無紙化會議系統(tǒng)解決方案

網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)ActiveMeetingPLS解決方案北京網(wǎng)動網(wǎng)絡科技股份://iactive2013年1月目錄TOC\o"1-3"\u第1章. 北京網(wǎng)動網(wǎng)絡科技股份簡介 1第2章. 背景介紹 1第3章. 產(chǎn)品方案 23.1 需求分析 23.2 拓撲圖 43.3 方案描述 43.4 系統(tǒng)部署 63.5 設計原那么 6第4章. 網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)產(chǎn)品介紹 74.1 產(chǎn)品主界面 84.2 產(chǎn)品功能 94.2.1 管理與設置 94.2.2 資料查閱 94.2.3 會議議程 104.2.4 會議投票 104.2.5 便捷的信息傳送 114.2.6 會議存檔 124.2.7 會議效勞 12第5章. 方案優(yōu)勢 125.1 會議功能全面 125.2 高保密性管理 135.3 多平臺操作 135.4 易學易用性 135.5 綠色環(huán)保低碳 135.6 提高工作效率 13第6章. 效勞承諾 146.1 定制開發(fā) 146.2 工程實施 146.3 技術培訓 146.4 售后效勞 14北京網(wǎng)動網(wǎng)絡科技股份簡介北京網(wǎng)動網(wǎng)絡科技股份，是全球領先的云視訊解決方案及效勞提供商。公司總部位于北京中關村科技園區(qū)上地信息產(chǎn)業(yè)基地，在華南、華東、西南、東北、華中等地建立了十幾家效勞網(wǎng)點，為客戶提供及時優(yōu)質(zhì)的效勞。北京網(wǎng)動網(wǎng)絡科技股份，旗下?lián)碛袑I(yè)而完善的云視訊產(chǎn)品線，主要產(chǎn)品包括：網(wǎng)動多媒體視頻會議系統(tǒng)?〔ActiveMeeting?〕、網(wǎng)動遠程交互培訓系統(tǒng)?〔ActiveClass?〕、網(wǎng)動在線學習管理系統(tǒng)?〔Activee-Learning?〕、網(wǎng)動多媒體課件錄編系統(tǒng)?〔ActiveProducer?〕、網(wǎng)動全自動跟蹤系統(tǒng)?〔ActiveTracer?〕、網(wǎng)動全自動多媒體錄播系統(tǒng)〔ActiveRecorder?〕、網(wǎng)動統(tǒng)一通信平臺〔ActiveUC?〕、網(wǎng)動遠程視頻監(jiān)控系統(tǒng)?(ActiveEyes?)等。公司推出的LiveUC?云視訊效勞品牌，可通過互聯(lián)網(wǎng)為客戶提供統(tǒng)一通信的云計算效勞。作為專業(yè)從事云視訊解決方案及效勞提供商，我們擁有一支由高素質(zhì)專業(yè)人才組成的員工團隊。具備強大的數(shù)字化、網(wǎng)絡化視訊產(chǎn)品研發(fā)能力及專業(yè)的效勞體系，確?？蛻艚鉀Q方案從設計實施到使用的每一個細節(jié)都能體驗到最好的效勞。未來，我們將一直秉承以客戶需求為第一要務的理念，致力于創(chuàng)造出超越客戶期望的產(chǎn)品和解決方案。為能夠向客戶提供最優(yōu)質(zhì)的效勞繼續(xù)努力！背景介紹我們都知道紙是我們中國人引以為傲的四大創(chuàng)造之一，千百年來，我們享受著紙帶給我們的便捷，可是大家沒有注意到，近年來紙的浪費現(xiàn)象也十分嚴重的。在我們?nèi)粘９ぷ髦?，打印資料或文件，有局部資料，只是多打或是少打了一個字或標點，就將整份資料重新打??；有些同志習慣了單面使用打印紙；有些同志為方便閱讀或個人習慣而經(jīng)常打印文件或者未經(jīng)排版就打印等等，這些不經(jīng)意的習慣，都造成了辦公用紙的浪費。紙張是高資源消耗品，在生產(chǎn)過程中會消耗珍貴的森林、煤炭和水資源，還會排放大量的污水和有害氣體。節(jié)約紙張雖然沒有節(jié)約水、電那樣被人們重視，可如果浪費紙張，就會破壞生態(tài)環(huán)境。資料顯示，制造一噸紙，需砍伐約20棵樹齡在20年至40年的樹木。目前，全球辦公用紙正以每年4%-7%的速度增長，從1992年至2002年，全球紙張和卡紙的消耗量從2.5億噸上升到3.25億噸。另外，在文件印制過程中除了電、墨資源的消耗外，復印機還要排放有毒氣體。保護環(huán)境資源，減少使用辦公用紙已經(jīng)刻不容緩。近年來，國家按照建設節(jié)約型社會的要求，積極倡導“節(jié)約用紙、綠色低碳”的紙張消費觀，要求各政府部門，積極推進數(shù)字化辦公，減少辦公環(huán)節(jié)紙制品的消耗。辦公用紙中，會議用紙占用很大比例。政府機構作為國家信息傳遞、標準管理的重要機構，每天的工作十分繁忙，在政府機關、科研部門等機構，每年各種會議較多，會議材料用紙量較大，印制等各種費用較高，人力及時間消耗較多，不僅增加財政本錢，而且也不適應信息化時代的開展。政府機關及社會各界對保密工作日益關注，如何做好保密工作也成為各界人士普遍關注度問題。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開，需要會議組織人員將會議的議題和內(nèi)容編輯打印，如果不在打印輸出的前一秒守在打印機旁邊，第一個看到文件的人可能就會是其他人，于是，機密會議文件就可以從打印機開始在部門間傳播；另外，會議文件的裝訂，往往需要多位工作人員來完成，裝訂一份會議文件不自覺地看到了文件的內(nèi)容，知曉文件反映的問題，必然會造成文件失密、泄密現(xiàn)象，不利于會議文件的平安和保密。源于傳統(tǒng)會議的大量用紙、各方面資源的消耗、單一的表現(xiàn)形式以及平安保密隱患等諸多問題，在倡導全民節(jié)能，有效、合理地利用能源的今天，逐漸不敷現(xiàn)代會議室使用，無紙化會議系統(tǒng)正是這種劇烈競爭環(huán)境下產(chǎn)生的新型科技成果。無紙化會議不僅能大大提高工作效率、確保會議內(nèi)容平安性，對環(huán)保節(jié)能也具有深遠的意義。從這個意義上來說，無紙化會議不僅是節(jié)約型社會的需要，更是生態(tài)的需要、環(huán)境的需要、生存的需要，歸根結底還是構建和諧社會的需要。產(chǎn)品方案需求分析在日常的政務辦公中，會議的召開，是我國各級政府機關的重要局部，特別是四套班子工作的重要局部，代表會、換屆會、常委會、培訓會、總結會等等，可謂文山會海。目前，各級組織召開的諸多會議上，通常都是將會議材料和文件發(fā)給每個參會者，與會者人手一份，這就需要復印大量的會議材料，消耗大量的紙張；同時，與會者為了傳達會議精神，又把上級部門的會議材料和文件復印后下發(fā)基層各級單位，如此反復，往往舉行一次會議，向下級部門傳達會議內(nèi)容和精神，也需要印制大量的會議材料和文件，消耗大量的物力和人力資源。綜合來說目前會議文件用紙有如下幾個特點：用紙量大。類似代表會議、換屆會議等，由于開幕式、大會報告、小組討論〔出簡報〕、大會發(fā)言、決議、閉幕式等程序，每次開會都產(chǎn)生許多文件資料。用紙浪費。印有議程、出席人員等的一些會議文件，在會后無實際作用，無故增加了用紙量。而且開會過程中分發(fā)的各種會議材料，大都單面印刷，人手一份，這些資料的印刷會消耗大量的紙張，而生產(chǎn)紙張的代價，是大量來自原始森林的木材、甚至上百年的老樹被砍伐。文件回收問題。會后許多與會者將文件丟棄在會場，帶走文件的同志也不知事后如何處理。文件回收問題得不到很好的解決。保密隱患問題。由于機關內(nèi)部在文件清退、銷毀環(huán)節(jié)存在一定疏忽，會議上下發(fā)的保密文件資料，在會議結束后沒有及時回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的最大通道。這些問題，是前進中的問題、開展中的問題，我們必須高度重視，采取有效措施切實加以解決。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)的出現(xiàn)，有效解決了傳統(tǒng)紙張會議中所遇到的問題。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)是運行在PC、平板電腦上的新一代數(shù)字化會議系統(tǒng)，本系統(tǒng)采用全新的會議模式，將政府部門傳統(tǒng)會議過程中的各個環(huán)節(jié)虛擬化、主體信息和承載介質(zhì)數(shù)字化，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部“搬”上iOS、安卓平臺，管理者在更短時間內(nèi)完成多于以往的任務。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)提供考勤管理、會議議程、會議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政府單位以及企業(yè)提供一個極為實用的會議平臺。通過這個平臺，各部門單位可進行實時的會商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題。實現(xiàn)新型會議的全程無紙化概念。本方案將重點描述平板電腦上的網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)的應用模式，為無紙化會議探索先進而便捷的應用模式，開啟Pad會議新模式，探索新途徑。拓撲圖圖3-1無紙化會議系統(tǒng)拓撲圖方案描述網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)，由效勞器系統(tǒng)、會議管理端軟件以及Pad端軟件組成。效勞器系統(tǒng)：無紙化會議效勞器負責會議室管理、用戶管理、權限管理，以及會議進行時數(shù)據(jù)等信息的轉(zhuǎn)發(fā)。會議管理端：一般由會議秘書或者會議助理操作，用于控制會議的各項功能，例如：上傳會議資料、擬寫會議議程、組織會議投票、錄制會議等。Pad端：Pad端通過加密無線網(wǎng)絡接入無紙化會議系統(tǒng)，主要供參會人員使用，參會者使用Pad進行會議簽到、瀏覽會議議程、查看會議材料，對會議進行圈點批注等操作，是代替了紙質(zhì)文件的電子化會議工具。會前準備會議開始前，由會議助理根據(jù)會議主題、與會者名單等，創(chuàng)立會議室、填寫會議主題、系統(tǒng)公告、座位排布等會議信息。會議助理使用管理端電腦上傳此次會議用到的會議資料，會議資料上傳后，會議助理可以將會議資料推送給全體參會者，參會者使用平板電腦，即可自由查看、標注會議資料。會議助理設置Pad端相應的參會者姓名，設置完成后可將全體參會者的座次顯示到大屏幕，方便參會者對號入座；同時設置攝像機預置位，使得在會議過程中，此位參會者發(fā)言時，攝像機可以準確拍攝到發(fā)言人的視頻畫面。簽到參會者進入會場后，根據(jù)大屏幕提示尋找對應座位，每個座位的Pad界面顯示此座位的參會者姓名，點擊界面中的簽到按鍵，Pad端將簽到信息發(fā)送給管理端電腦，實現(xiàn)會議簽到。會議結束后可以將簽到信息導出為excel表格。會議開始會議開始后，Pad端自動參加到對應的會議室，顯示當前會議的主題、與會人員、會議資料、議程、公告等信息，參會人員有權限查閱此會議授權的所有文檔。另外，會議助理設置某位參會者為當前發(fā)言人，發(fā)言人可以將自己對文檔的操作同步給全體人員。會議進行全體參會者可以在本地Pad界面或者是會議室大屏幕中看到當前會議資料，同時展開討論，討論時可以根據(jù)實際需要進行分組。會議過程中可以由會議助理發(fā)起投票，全體參會者通過Pad終端參與投票。同時，會議助理可以將會議中的視頻、聲音、會議議程、資料文檔、投票表決、會議考勤等全部內(nèi)容，統(tǒng)一錄制為一個文件，錄制好的文件可以作為會議資料進行存檔保管。有緊急事件需要請示領導時，可以在不中斷會議的情況下，單獨向領導發(fā)送消息，做到緊急事件及時處理，工作會議順利進行。會議結束會議結束后，會議助理的主要工作是將會議資料、考勤簽到、音視頻錄像等打包存檔，以及會議記錄、保密文件的銷毀與去除。系統(tǒng)部署無紙化會議室的搭建一般采用如下的軟硬件部署：1、平板電腦數(shù)臺：根據(jù)實際參會者人數(shù)，部署對應數(shù)量的平板電腦，供參會者使用。2、會議控制PC機一臺：會議助理使用，實現(xiàn)對會議的集中控制與管理。3、網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)軟件一套。4、系統(tǒng)效勞器：承載數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)發(fā)，可安裝于會議控制PC機上。設計原那么系統(tǒng)總體設計從節(jié)約用紙、經(jīng)濟環(huán)保及客戶切身利益和期望出發(fā)，遵循先進、易用、靈活、可擴展及平安等原那么，最大限度滿足客戶使用需求、保護客戶投資。先進性由于計算機、網(wǎng)絡、通訊等技術開展極為迅速，更新?lián)Q代頻繁，為保證系統(tǒng)具有較長的生命力，網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)方案，不僅考慮現(xiàn)在的需要，而且要充分考慮未來業(yè)務開展的需要，使該系統(tǒng)能夠在盡可能長的時期內(nèi)保證應用的需要。易用性無紙化會議的使用、管理和維護都充分考慮使用者的專業(yè)水平。設計了可視化的引導操作界面，友好、人性化，功能按鍵符合人們平常習慣，非常易于掌握和使用，用戶實現(xiàn)溝通交流只需簡單的操作。在系統(tǒng)維護和管理方面，支持網(wǎng)頁自動下載、安裝、升級客戶端，無須專業(yè)人員即可完成系統(tǒng)的維護和管理。靈活性無紙化系統(tǒng)提供專業(yè)的實時交互性能，全面滿足不同級別客戶的應用需求，用戶不僅可以開展實時會議，還可以開展全方面的各種培訓、各種講座、研討會，以及為用戶的各類客戶提供在線支持、培訓、交流。可擴展性在系統(tǒng)結合方面，該系統(tǒng)留有應用接口，可同其他標準系統(tǒng)或產(chǎn)品相結合，使系統(tǒng)的功能得到擴展和增強。平安性本系統(tǒng)既考慮對資源的保護，更注意會議信息的保護和隔離，分別針對不同的應用和不同的網(wǎng)絡通信環(huán)境，采取了不同的措施，包括系統(tǒng)平安機制、數(shù)據(jù)存取的權限控制和支持專用網(wǎng)等平安措施，能夠保證系統(tǒng)的平安可靠。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)產(chǎn)品介紹網(wǎng)動無紙化會議是用電子模式運作會議管理，以減少紙張消耗、提高會議效率的一種全新的會議模式，它將政府部門傳統(tǒng)會議過程中的各個環(huán)節(jié)虛擬化，主題信息和承載介質(zhì)數(shù)字化，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部“搬”上iOS、Android平臺，使管理者在更短的時間內(nèi)完成多于以往的任務。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)提供考勤管理、會議議程、會議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政府單位提供一個極為實用的會議平臺。通過這個平臺，政府部門可進行實時的會商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題。實現(xiàn)新型會議的全程無紙化概念，助力各政府職能部門、企業(yè)、單位推進低碳、環(huán)保、高效的信息化建設。網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)是新一代數(shù)字化會議系統(tǒng)，該系統(tǒng)操作簡單易用、會議功能全面、綠色環(huán)保，可以同時支持Windows、iOS、Android平臺的終端，可以在計算機、、Pad等多種終端設備上使用。符合不斷開展的信息化建設的需求，為政府機構以及企業(yè)提供環(huán)保高效的無紙化辦公平臺。產(chǎn)品主界面圖4-1管理端界面圖4-2參會者Pad端界面產(chǎn)品功能管理與設置無紙化會議系統(tǒng)管理端擁有豐富的管理與設置功能，包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置設備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。座位編輯：用于管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息?？记诠芾恚嚎梢詫崟r查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。背景設置：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設置后，統(tǒng)一將背景發(fā)送給全體參會者。資料查閱參會者可以對現(xiàn)有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料?！仓饕ǔＳ玫膚ord、PPT等文檔〕圖4-3資料查閱會議議程會議助理可以在管理端編輯會議議程，并發(fā)布會議議程，發(fā)布會議議程后，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內(nèi)容；會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大屏幕的會議議程全部內(nèi)容。會議投票需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發(fā)起投票，投票內(nèi)容均為選擇題，由會議助理統(tǒng)一編輯投票內(nèi)容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發(fā)送至參會者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內(nèi)容和選項顯示至大屏，進行現(xiàn)場投票。投票結束后，會議助理可以將投票結果進行保存，也可以將投票結果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結果。圖4-4會議投票便捷的信息傳送會議過程中會議助理可以通過“發(fā)送消息”功能，向全體人員或者某位參會者發(fā)送消息，參會者收到消息后，可以選擇回復消息。比方開會時，有緊急事件需要領導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領導發(fā)送消息，既不影響會議正常進行，領導又可以及時處理緊急事件。圖4-5會議消息會議存檔支持會議內(nèi)容存檔，包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等，同時，會議助理可在會議結束后對保存的存檔內(nèi)容進行管理。會議效勞會議效勞功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種效勞。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議效勞選項，直接發(fā)送消息到管理端，會議助理接收到消息后，可以根據(jù)需求為參會者提供幫助。圖4-6會議效勞方案優(yōu)勢會議功能全面強大的數(shù)據(jù)處理能力和文檔共享能力，可以協(xié)同討論文件內(nèi)容并實時圈點批注，批注后的文檔可自動上傳至效勞器保存。高保密性管理網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)，會議通信采取MD5&DES加密措施，有效保障會議內(nèi)容的平安性，從根本上杜絕傳統(tǒng)會議方式下的帶來平安泄密等各種隱患。多平臺操作本系統(tǒng)可同時支持Windows、iOS、Android平臺的終端，可以在計算機、、Pad等多種終端設備上使用。易學易用性參會者可以在系統(tǒng)中對文件進行親筆圈閱、批注，從而使不同用戶可對所傳閱討論的文件發(fā)表各自的意見、相互交流并進行最終的定稿及簽署，用戶對文件進行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，操作簡單，界面友好，從而大大減少了培訓工作量。綠色環(huán)保低碳網(wǎng)動無紙化會議系統(tǒng)被認為是綠色辦公的最正確實踐者，一方面因其將日常辦公資料全部電子化，變成可永久存儲、隨時調(diào)用、無需紙質(zhì)媒介的數(shù)字化形式；另一方面其全程無紙化、低碳辦公，符合環(huán)保大趨勢。提高工作效率通過使用無紙化會議系統(tǒng)，防止了政府部門會議過程中文件的大量打印，防止了人力及時間的過多消耗，由此提高了工