重大接待任務(wù)預(yù)案方案

重大接待任務(wù)預(yù)案方案目的與適用范圍本預(yù)案旨在建立完善我單位重大接待任務(wù)的組織管理和保障機(jī)制，確保接待任務(wù)順利、圓滿、安全地完成。本預(yù)案適用于接待省部級及以上領(lǐng)導(dǎo)、重要外賓、大型活動等重大接待任務(wù)。組織機(jī)構(gòu)成立重大接待任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，具體負(fù)責(zé)接待任務(wù)的組織、協(xié)調(diào)、實施和保障。工作流程一、任務(wù)接收1.接到重大接待任務(wù)后，領(lǐng)導(dǎo)小組立即召開會議，研究任務(wù)要求，確定接待方案。2.指定一名負(fù)責(zé)人牽頭成立接待專班，負(fù)責(zé)制定具體的接待計劃和實施流程。二、籌備階段1.接待計劃制定：制定詳細(xì)的接待計劃，包括接待時間、地點、活動安排、人員安排、住宿安排、交通安排、安保措施等。2.場地安排：確定接待場所，布置會場、休息室、接待室等，并做好相關(guān)設(shè)施設(shè)備的檢查和維護(hù)。3.人員安排：根據(jù)接待規(guī)模和任務(wù)分工，明確接待人員分工，并做好相關(guān)培訓(xùn)和演練。4.住宿安排：協(xié)調(diào)相關(guān)酒店，預(yù)訂符合接待規(guī)格的客房，確保住宿條件達(dá)到要求。5.交通安排：制定詳細(xì)的交通計劃，安排接送車輛、路線規(guī)劃、停車位預(yù)留等。6.安保措施：做好接待場所及周邊區(qū)域的安保工作，包括人員疏導(dǎo)、交通管制、應(yīng)急處置等。三、接待階段1.迎接儀式：根據(jù)接待規(guī)格，在指定地點舉行迎接儀式，包括儀仗隊、領(lǐng)導(dǎo)致辭、合影留念等。2.會見會談：安排接待場所，做好會見會談的布置，確保會場整潔有序、設(shè)施設(shè)備正常。3.宴請安排：制定宴請菜單，選擇合適的宴請地點，做好桌位安排、菜肴準(zhǔn)備等工作。4.參觀活動：根據(jù)接待對象的需求，安排參觀考察活動，并做好行程安排、安全保障等。5.送別儀式：在指定地點舉行送別儀式，包括贈送紀(jì)念品、領(lǐng)導(dǎo)致辭、合影留念等。四、保障措施1.物資保障：提前準(zhǔn)備接待所需物資，如礦泉水、水果、茶點、文具用品等。2.醫(yī)療保障：配備必要的醫(yī)療設(shè)備和藥品，并安排醫(yī)務(wù)人員隨行。3.應(yīng)急預(yù)案：制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急措施、責(zé)任分工和處置流程。4.信息保障：建立信息溝通機(jī)制，及時傳遞接待信息，確保各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)一致。五、任務(wù)總結(jié)1.接待任務(wù)結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)小組及時召開總結(jié)會議，聽取各部門匯報，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。2.形成接待任務(wù)總結(jié)報告，上報相關(guān)上級單位。責(zé)任分工1.辦公室：負(fù)責(zé)接待計劃制定、人員安排、物資保障、信息溝通等。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)接待經(jīng)費預(yù)算、報銷審核等。3.安保部門：負(fù)責(zé)接待場所及周邊區(qū)域的安保工作。4.后勤部門：負(fù)責(zé)住宿安排、交通安排、場地布置等。5.宣傳部門：負(fù)責(zé)接待活