辦公設(shè)備管理制度

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第一章總則

一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦、打印機、復(fù)印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。

三、相關(guān)部門職責(zé)。

1、人力資源及行政管理部，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的選購申請受理、選購、保管、配發(fā)、修理保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換等事宜。

2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的狀況下，一些部門也可自行購買設(shè)備。如平安護衛(wèi)部可自行購買對講機。

3、設(shè)備使用部門，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的申購、使用、保管、修理保養(yǎng)等事宜。

第二章辦公設(shè)備日常管理

一、辦公設(shè)備的申請和購買。

1、工作人員依據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請，并填寫《辦公設(shè)備需求單》，報部門負(fù)責(zé)人、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn);購買設(shè)備金額大于2000元的需董事會批準(zhǔn)。

2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。

二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。

1、設(shè)備需求部門依據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到庫房(人力資源及行政管理部負(fù)責(zé))領(lǐng)取。

2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進行編號，以便盤點。

三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。

1、使用設(shè)備前應(yīng)具體閱讀操作手冊，嚴(yán)格根據(jù)操作規(guī)范操作使用，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和修理。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注意平常保養(yǎng)。

3、人力資源及行政管理部對辦公設(shè)備運行、保養(yǎng)狀況進行監(jiān)督檢查，對設(shè)備的修理，更換零件要進行登記備案。

四、辦公設(shè)備修理管理

1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時，設(shè)備使用人應(yīng)報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理;網(wǎng)管員無法處理的，可報院技術(shù)支持部;都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。

2、在保修期內(nèi)的設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進行修理;保修期外的設(shè)備，根據(jù)最經(jīng)濟可行的報修方案進行修理，包括托付修理商來完成任務(wù)，由部門主管根據(jù)修理的真實狀況，填寫設(shè)備修理單中的“修理記錄”。

五、建立修理檔案

1、全部設(shè)備的修理都必需建立完整的修理檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設(shè)備名稱、修理日期、故障現(xiàn)象、故障緣由、修理內(nèi)容、修理費用、修理單位等。

2、人力資源及行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計、匯總修理狀況，針對各類故障產(chǎn)生的緣由提出預(yù)防與克服的措施，通知使用部門加以防范。

六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督

1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進行不定期的檢查。

2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請懲罰的權(quán)力。

七、辦公設(shè)備的盤點及賠償

1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對公司全部辦公設(shè)備進行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。

2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人緣由造成辦公設(shè)備毀損、

丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人擔(dān)當(dāng)。

八、辦公設(shè)備的報廢處理

1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要仔細(xì)審核，確認(rèn)不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。

2、對打算報廢的辦公設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關(guān)事項。

3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨便丟棄。

第三章辦公設(shè)備分類管理

一、電腦的使用管理

(一)專人收管

1每臺電腦指定專人上機，負(fù)責(zé)日常操作，其他人員不得隨便使用。

2電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。

(二)電腦的操作規(guī)定

1嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項，嚴(yán)禁使用電腦玩嬉戲。

2不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。

3嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機密的文件資料。

(三)病毒防護

1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的狀況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。

2、對于計算機軟件的安裝(院限制安裝軟件除外)由使用部

門自主打算。

3、任何微機不得安裝嬉戲軟件。

4、軟件使用前要確保無病毒。

(四)硬件愛護

1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準(zhǔn)，任何人不得拆卸所使用

的電腦設(shè)備。

2、拆卸電腦設(shè)備時，必需實行防靜電措施。

3、硬件維護后，必需將全部設(shè)備復(fù)原。

4、各部門負(fù)責(zé)人必需仔細(xì)落實本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。

5、各部門負(fù)責(zé)人必需實行必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于干凈和良好的狀態(tài)。

6、對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以愛護電源。

(五)電腦的保養(yǎng)

1、保持電腦的清潔，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。

2、定期對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。

二、電話的使用管理

1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并掌握使用。

2、每次通話應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線、鋪張資金。

3、禁止撥打私人電話。

4、(4)電話消失故障的可報工程維保部進行修理。

三、打印機、復(fù)印機的管理

1、為確保復(fù)印機的平安運轉(zhuǎn)，每天開機的時間不宜過長。

2、打印或者復(fù)印完成后，必需準(zhǔn)時取走文件，防止失密。

3、禁止打印或復(fù)印私人資料。

四、傳真機使用管理

1、傳真機放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。

2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料，機密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、每天下班后，傳真設(shè)置成自動接收，防止遺漏重要文件。

五、投影儀使用管理

1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人申請。

2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。

六、筆記本電腦

1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。

2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。

3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。

七、對講機的使用管理

1、對講機主要用于平安護衛(wèi)部。2、在上班期間，不得用對講機談天。3、對講機專人專用，不得借給無關(guān)人員使用。八、其他辦公設(shè)備的使用管理

1、專管專用，公司全部辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他