費用管理制度規(guī)定

5/5費用管理規(guī)定V1.0（2015年4月預(yù)定版）第一章序則一、目的：為加強公司費用管理，規(guī)范報銷審批流程，嚴格控制費用支出，特制訂該規(guī)定。二、費用報銷規(guī)范要求：1.費用報銷人必須按費用支出類型填寫費用報銷單，書寫字跡清楚、無涂改痕跡，所發(fā)生費用要開具正規(guī)發(fā)票及相關(guān)附件背后必須簽字，并按填寫順序附后。2.每周五報銷一次，特殊情況除外。三、各部門審核職責(zé)：1.部門領(lǐng)導(dǎo)審核：主要審核費用發(fā)生的合理性、真實性、是否需要支付；2.財務(wù)審核：主要審核金額填寫是否正確，是否超過公司規(guī)定標準，金額與所附單據(jù)內(nèi)容是否相符；3.總經(jīng)理審核：審核費用發(fā)生的合理性、必要性。四、借款標準及流程1.員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其1個月工資總額，超過時須有公司擔(dān)保人（未特別指明擔(dān)保人時，現(xiàn)金借款單上的部門負責(zé)人為默認的擔(dān)保人，借款人未能償還借款，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還款責(zé)任）；2.試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由部門主管擔(dān)保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，部門主管應(yīng)負連帶責(zé)任；3.員工因公需要借款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準后到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金或確認轉(zhuǎn)賬(原則上以轉(zhuǎn)賬為主)；手續(xù)或未還清欠款的不得再借；4.員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資是扣回；5.單筆借支或報銷金額超過5000元，需要提前一天通知出納備款。6.流程財務(wù)部主管審核部門主管審批財務(wù)部主管審核部門主管審批借款人填寫借款單 借款人領(lǐng)款簽字出納審核并付款總經(jīng)理審批借款人領(lǐng)款簽字出納審核并付款總經(jīng)理審批 五、費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求為規(guī)范報銷程序，提高工作效率，報銷人員要做好單據(jù)填制。1.自覺把關(guān)：費用要確實為公司利益而發(fā)生，并取得有關(guān)原始單據(jù)的證明。對原始單據(jù)要嚴格把關(guān)，盡一切可能取得正規(guī)發(fā)票（打印發(fā)票）。票據(jù)要有章，內(nèi)容填寫要齊全，包括時間、地點、項目、金額大小寫等有關(guān)內(nèi)容。對模糊不清或填寫內(nèi)容不齊全，或有涂改跡象的票據(jù)一律不予報銷；2.填單：填寫要有費用發(fā)生的時間、費用內(nèi)容、填單人、填單時間四項基本內(nèi)容，對填寫不規(guī)范或內(nèi)容不齊全的票據(jù)一律退回；3.流水：按照票據(jù)的類別和根據(jù)時間發(fā)生的順序，由后向前，由右向左依次粘貼，以保證查閱時由前向后閱覽的流水順序；4.粘貼：粘貼要平整，不露上邊線和右邊線，從右向左稍微攤開依次粘貼，粘貼要統(tǒng)一規(guī)范，攤開的距離在貼完該類票據(jù)正好達到左邊線，并整齊規(guī)整，靠近左邊線左上角部分可厚一點，從左邊線左上角向右邊線右下角依次遞展。5.費用報銷流程財務(wù)部主管審批經(jīng)辦人填寫報銷單財務(wù)部主管審批經(jīng)辦人填寫報銷單部門主管簽字 總經(jīng)理審批經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款或收款出納審核并付款 總經(jīng)理審批經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款或收款出納審核并付款 第二章差旅費管理一、定義差旅費：因公出差發(fā)生的各種費用性支出，包括住宿費、餐費、交通費（含同城、異地）。出差：指當(dāng)天無法返回的因公出差。二、職責(zé)報銷人：出差申請?zhí)岢?、差旅費報銷單據(jù)填寫、原始票據(jù)的粘貼，提請審批；報銷部門主管：出差及報銷單據(jù)的審批；財務(wù)部：報銷單據(jù)的審核、差旅費的賬務(wù)處理、費用支出款項核銷。三、內(nèi)容1.出差申請程序因工作需要出差，無論是否借款，出差均應(yīng)填寫《出差申請單》，明確出差任務(wù)、出行路線、出差時間等相關(guān)事宜，《出差申請單》應(yīng)由部門負責(zé)人或授權(quán)人代理審核簽字。若同次出差任務(wù)涉及多部門員工的，應(yīng)按部門分別填制《出差申請單》。未經(jīng)過審批的，不予借支和報銷差旅費。2.差旅費報銷標準2.1交通費標準職級等級標準飛機火車其他總經(jīng)理經(jīng)濟艙實報實報中層管理人員經(jīng)濟艙硬臥（座）一般辦事人員經(jīng)濟艙硬臥（座）2.1.1出差鄰近各地市于當(dāng)天往返的，其往返車船票、交通費按實報銷；2.1.2如因公出差的特殊性，經(jīng)總經(jīng)理同意可換用非本職級交通工具；2.1.3到達出差地的交通按使用要求報銷，盡量選擇折中交通工具；2.1.4不同職級人員同時出差按高級人員標準報銷；2.1.5其他2.2出差補助標準級別分類出差至京、滬、蘇、浙、粵、閩地區(qū)標準出差至京、津、滬、蘇、浙、閩、粵以外地區(qū)標準總經(jīng)理200元/人，天160元/人，天中層管理人員150元/人，天120元/人，天一般辦事人員100元/人，天80元/人，天2.2.1出差當(dāng)?shù)毓驹O(shè)有辦事處的，如有住宿條件，應(yīng)盡量選擇公司住宿，住宿盡量以公司規(guī)定的商務(wù)或連鎖快捷酒店為主，若因會議要求有統(tǒng)一安排應(yīng)提前報備；2.2.2不同職級人員同時出差按高級別人員標準報銷；2.2.3出差人員有招待費的應(yīng)扣除餐費補貼。3.附件《出差申請表》、《出差報告書》、《員工出差費用支付申請表》。第三章業(yè)務(wù)招待費管理一、范圍本標準規(guī)定了公司招待費的定義、使用管理、報銷、監(jiān)督二、定義招待費：公司為生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的需要而支付的各種接待、交際應(yīng)酬費，包括在招待地發(fā)生的用餐費、禮品費和各種娛樂費用等。三、招待費基本標準檔次基本標準適用對象審批人A≤200元/人非常重要客戶總經(jīng)理B≤150元/人重要客戶主管C≤100元/人一般客戶主管備注：除啤酒外，紅酒、白酒實行領(lǐng)取制度；宴請部門陪同人數(shù)原則上應(yīng)少于來訪人數(shù)，招待對象在10人以內(nèi)原則上陪餐人數(shù)不得超過3人，超過10人的原則上不得超過招待對象人數(shù)的三分之一。四、管理原則：1.招待費的使用應(yīng)遵循節(jié)約的原則，不鋪張浪費；2.按接待標準，禁止超標支出業(yè)務(wù)招待費；3.需要支出業(yè)務(wù)招待費的，招待人員應(yīng)事先填寫《業(yè)務(wù)招待費審批單》，經(jīng)批準后填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》特殊情況必須向?qū)徟颂崆翱陬^申請，獲批準后方可施行，回公司后必須補辦手續(xù)，未經(jīng)審批的《業(yè)務(wù)招待費申請表》財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷；4.業(yè)務(wù)招待費的使用只限于招待來賓用餐、娛樂、購買禮品，不得挪作他用。5.招待需要的煙、茶葉、酒水，統(tǒng)一由綜合部根據(jù)接待部門的申請進行安排，其他人員不得自行購買。6.招待費需開具正式發(fā)票，打收據(jù)和白條的一律拒絕報銷。7.附件《業(yè)務(wù)招待費審批單》、《業(yè)務(wù)招待費申請表》。第四章備用金管理一、范圍：為保證公司業(yè)務(wù)的合理需要，按審批權(quán)限批準后，采購人員、市場部人員以及經(jīng)常出差人員可憑借款單審批后想財務(wù)部預(yù)借一定數(shù)額的備用金（以銀行轉(zhuǎn)賬為主），最高限額為10000元，特殊情況除外；二、要求：必須提前至少一天申請；三、員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，逾期不還的，依次從工資中扣回。第五章低值易耗品管理規(guī)定一、范圍：本制度規(guī)定了低值易耗品的申購、采購、保管、領(lǐng)用和發(fā)放等內(nèi)容。二、定義：低值易耗：主要包括書寫工具、紙本系列、文具系列、會計用品、單據(jù)憑證、打印機、復(fù)印機、飲水機等等。三、職責(zé)：1.使用部門或使用人提出低值易耗使用申購需求；2.綜合部負責(zé)申購審批、報批，并在獲準后安排采購；3.綜合部物資管理員負責(zé)常規(guī)低值易耗品使用統(tǒng)計、申購、入庫、保管和發(fā)放；4.物資采購員執(zhí)行采購工作；5.財務(wù)部負責(zé)審核采購審批手續(xù)和報銷手續(xù)的完整性，同時審計采購價格。四、月度采購常規(guī)低值易耗品((辦公文具、紙張、易耗品等)由綜合部物資管理員統(tǒng)計各部門月度使用需求情況，于每月30日編制下月“常規(guī)低值易耗月度采購計劃”，報總經(jīng)理審核，經(jīng)審批后執(zhí)行采購。五、臨時采購1.各部門因臨時增加低值易耗品需求時，應(yīng)由使用部門填寫“采購申請單”，之后交由綜合部審核、報總經(jīng)理審批后執(zhí)行采購；2.臨時采購報銷時應(yīng)提供審批程序完整的“采購申請單”，同時應(yīng)有使用人的簽收確認。六、發(fā)放1.應(yīng)根據(jù)節(jié)省開支原則，結(jié)合各部門實際需要，由綜合部統(tǒng)一把關(guān)；2.領(lǐng)用時由領(lǐng)用人填寫“物品領(lǐng)用登記表或物品領(lǐng)用單”并簽名確認；3.物資管理員應(yīng)建立