建設工程監(jiān)理信息管理-建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理

(1)施工組織設計/(專項)施工方案報審表（B.0.1)。施工單位編制的施工組織設計、施工方案、專項施工方案經(jīng)其技術負責人審查后，需要連同《施工組織設計或(專項)施工方案報審表》一起報送項目監(jiān)理機構。先由專業(yè)監(jiān)理工程師審查后，再由總監(jiān)理工程師審核簽署意見。《施工組織設計或(專項)施工方案報審表》需要由總監(jiān)理工程師簽字并加蓋執(zhí)業(yè)印章。對于超過一定規(guī)模的危險性較大的分部分項工程專項施工方案，還需要報送建設單位審批。(2)工程開工報審表（B.0.2)。單位工程具備開工條件時，施工單位需要向項目監(jiān)理機構報送《工程開工報審表》。同時具備下列條件時，由總監(jiān)理工程師簽署審查意見，并報建設單位批準后，總監(jiān)理工程師方可簽發(fā)《工程開工令》:1)設計交底和圖紙會審已完成;2)施工組織設計已由總監(jiān)理工程師簽認;3)施工單位現(xiàn)場質量、安全生產(chǎn)管理體系已建立，管理及施工人員已到位，施工機械具備使用條件，主要工程材料已落實;4)進場道路及水、電、通信等已滿足開工要求?！豆こ涕_工報審表》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(3)工程復工報審表（B.0.3)。當導致工程暫停施工的原因消失、具備復工條件時，施工單位需要向項目監(jiān)理機構報送《工程復工報審表》。總監(jiān)理工程師簽署審查意見，并報建設單位批準后，總監(jiān)理工程師方可簽發(fā)《工程復工令》。(4)分包單位資格報審表（B.0.4)。施工單位按施工合同約定選擇分包單位時，需要向項目監(jiān)理機構報送《分包單位資格報審表》及相關證明材料?！斗职鼏挝毁Y格報審表》由專業(yè)監(jiān)理工程師提出審查意見后，由總監(jiān)理工程師審核簽認。(5)施工控制測量成果報驗表（B.0.5)。施工單位完成施工控制測量并自檢合格后，需要向項目監(jiān)理機構報送《施工控制測量成果報驗表》及施工控制測量依據(jù)和成果表。專業(yè)監(jiān)理工程師審查合格后予以簽認。(6)工程材料、構配件、設備報審表（B.0.6)。施工單位在對工程材料、構配件、設備自檢合格后，應向項目監(jiān)理機構報送《工程材料、構配件、設備報審表》及相關質量證明材料和自檢報告。專業(yè)監(jiān)理工程師審查合格后予以簽認。(7)報審、報驗表（B.0.7)。該表主要用于隱蔽工程、檢驗批、分項工程的報驗，也可用于為施工單位提供服務的試驗室的報審。專業(yè)監(jiān)理工程師審查合格后予以簽認。(8)分部工程報驗表（B.0.8)。分部工程所包含的分項工程全部自檢合格后，施工單位應向項目監(jiān)理機構報送《分部工程報驗表》及分部工程質量控制資料。在專業(yè)監(jiān)理工程師驗收的基礎上，由總監(jiān)理工程師簽署驗收意見。(9)監(jiān)理通知回復單（B.0.9)。施工單位在收到《監(jiān)理通知單》(表A.0.3)后，按要求進行整改、自查合格后，應向項目監(jiān)理機構報送《監(jiān)理通知回復單》。項目監(jiān)理機構收到施工單位報送的《監(jiān)理通知回復單》后，一般可由原發(fā)出《監(jiān)理通知單》的專業(yè)監(jiān)理工程師進行核查，認可整改結果后予以簽認。重大問題可由總監(jiān)理工程師進行核查簽認。(10)單位工程竣工驗收報審表（B.0.10)。單位(子單位)工程完成后，施工單位自檢符合竣工驗收條件后，應向項目監(jiān)理機構報送《單位工程竣工驗收報審表》及相關附件，申請竣工驗收。總監(jiān)理工程師在收到《單位工程竣工驗收報審表》及相關附件后，應組織專業(yè)監(jiān)理工程師進行審查并進行預驗收，合格后簽署預驗收意見?！秵挝煌脸炭⒐を炇請髮彵怼沸枰煽偙O(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(11)工程款支付報審表（B.0.11)。該表適用于施工單位工程預付款、工程進度款、竣工結算款等的支付申請。項目監(jiān)理機構對施工單位的申請事項進行審核并簽署意見，經(jīng)建設單位批準后方可作為總監(jiān)理工程師簽發(fā)《工程款支付證書》(表A.O.8)的依據(jù)。(12)施工進度計劃報審表（B.0.12)。該表適用于施工總進度計劃、階段性施工進度計劃的報審。施工進度計劃在專業(yè)監(jiān)理工程師審查的基礎上，由總監(jiān)理工程師審核簽認。(13)費用索賠報審表（B.0.13)。施工單位索賠工程費用時，需要向項目監(jiān)理機構報送《費用索賠報審表》。項目監(jiān)理機構對施工單位的申請事項進行審核并簽署意見，經(jīng)建設單位批準后方可作為支付索賠費用的依據(jù)?！顿M用索賠報審表》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(14)工程臨時/最終延期報審表（B.0.14)。施工單位申請工程延期時，需要向項目監(jiān)理機構報送《工程臨時或最終延期報審表))。項目監(jiān)理機構對施工單位的申請事項進行審核并簽署意見，經(jīng)建設單位批準后方可延長合同工期。《工程臨時或最終延期報審表》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(1)工作聯(lián)系單(C.0.1)。該表用于項目監(jiān)理機構與工程建設有關方(包括建設、施工、監(jiān)理、勘察、設計等單位和上級主管部門)之間的日常工作聯(lián)系。有權簽發(fā)《工作聯(lián)系單》的負責人有:建設單位現(xiàn)場代表、施工單位項目經(jīng)理、工程監(jiān)理單位項目總監(jiān)理工程師、設計單位本工程設計負責人及工程項目其他參建單位的相關負責人等。(2)工程變更單(C.0.2)。施工單位、建設單位、工程監(jiān)理單位提出工程變更時，應填寫《工程變夏單》，由律設單位、設計單位、嚓碑單位和旅工單位共同簽認。(3)索賠意向通知書(C.0.3)。施工過程中發(fā)生索賠事件后，受影響的單位依據(jù)法律法規(guī)和合同約定，向對方單位聲明或告知索賠意向時，需要在合同約定的時間內報送《索賠意向通知書》。建設工程監(jiān)理在施工階段的基本表式按照《建設工程監(jiān)理規(guī)范》附錄執(zhí)行，規(guī)范中基本表式有以下3類。A類表共8個表(A.0.1～A.0.8)，為工程監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與施工單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向施工單位發(fā)出指令或批復。B類表共14個表(B.0.1～B.0.14)，為施工單位報審、報驗用表，是施工單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由施工單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復。C類表共3個表(C.0.1～C.0.3)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、施工單位、建設單位等各有關單位之間的聯(lián)系表。(1)總監(jiān)理工程師任命書（A.0.1)。建設工程監(jiān)理合同簽訂后，工程監(jiān)理單位法定代表人要委派類似建設工程監(jiān)理經(jīng)驗的注冊監(jiān)理工程師通過《總監(jiān)理工程師任命書》擔任總監(jiān)理工程師。《總監(jiān)理工程師任命書》需要由工程監(jiān)理單位法定代表人簽字，并加蓋單位公章。(2)工程開工令（A.0.2)。建設單位代表在施工單位報送的《工程開工報審表》(表B.0.2)上簽字同意開工后，總監(jiān)理工程師可簽發(fā)《工程開工令》，指令施工單位開工?！豆こ涕_工令》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章?！豆こ涕_工令》中應明確具體開工日期，并作為施工單位計算工期的起始日期。(3)監(jiān)理通知單（A.0.3)。《監(jiān)理通知單》是項目監(jiān)理機構在日常監(jiān)理工作中常見的指令性文件。項目監(jiān)理機構在建設工程監(jiān)理合同約定的權限范圍內，針對施工單位出現(xiàn)的各種問題所發(fā)出的指令、提出的要求等，除另有規(guī)定外，均應采用《監(jiān)理通知單》。監(jiān)理工程師現(xiàn)場發(fā)出的口頭指令及要求，也應采用《監(jiān)理通知單》予以確認。施工單位發(fā)生下列情況時，項目監(jiān)理機構應發(fā)出監(jiān)理通知:1)在施工過程中出現(xiàn)不符合設計要求、工程建設標準、合同約定;2)使用不合格的工程材料、構配件和設備;3)在工程質量、造價、進度等方面存在違規(guī)等行為?！侗O(jiān)理通知單》可由總監(jiān)理工程師或專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā)，對于一般問題可由專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā)，對于重大問題應由總監(jiān)理工程師或經(jīng)其同意后簽發(fā)。(4)監(jiān)理報告（A.0.4)。當項自監(jiān)理機構對工程存在安全事故隱患發(fā)出《監(jiān)理通知單》、《工程暫停令》而施工單位拒不整改或不停止施工時，項目監(jiān)理機構應及時向有關主管部門報送《監(jiān)理報告》。項目監(jiān)理機構報送《監(jiān)理報告》時，應附相應《監(jiān)理通知單或《工程暫停令》等證明監(jiān)理人員履行安全生產(chǎn)管理職責的相關文件資料。(5)工程暫停令（A.0.5)。建設工程施工過程中出現(xiàn)《建設工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T50319-2013規(guī)定的停工情形時，總監(jiān)理工程師應簽發(fā)《工程暫停令》?！豆こ虝和Ａ睢分袘⒚鞴こ虝和５脑?、部位和范圍、停工期間應進行的工作等。《工程暫停令》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(6)旁站記錄（A.0.6)。項目監(jiān)理機構監(jiān)理人員對關鍵部位、關鍵工序的施工質量進行現(xiàn)場跟蹤監(jiān)督時，需要填寫《旁站記錄》?！瓣P鍵部位、關鍵工序的施工情況”應記錄所旁站部位(工序)的施工作業(yè)內容、主要施工機械、材料、人員和完成的工程數(shù)量等內容及監(jiān)理人員檢查旁站部位施工質量的情況;“發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況”應說明旁站所發(fā)現(xiàn)的問題及其采取的處置措施。(7)工程復工令（A.0.7)。當導致工程暫停施工的原因消失、具備復工條件時，建設單位代表在《工程復工報審表》(表B.0.3)上簽字同意復工后，總監(jiān)理工程師應簽發(fā)《工程復工令》指令施工單位復工;或者工程具備復工條件而施工單位未提出復工申請的，總監(jiān)理工程師應根據(jù)工程實際情況直接簽發(fā)《工程復工令》指令施工單位復工?！豆こ虖凸ち睢沸枰煽偙O(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。(8)工程款支付證書（A.0.8)。項目監(jiān)理機構收到經(jīng)建設單位簽署審批意見的《工程款支付報審表》(表B.0.11)后，總監(jiān)理工程師應向施工單位簽發(fā)《工程款支付證書》，同時抄報建設單位?！豆こ炭钪Ц蹲C書》需要由總監(jiān)理工程師簽字，并加蓋執(zhí)業(yè)印章。監(jiān)理規(guī)劃應在簽訂監(jiān)理合同，收到施工合同、施工組織設計(技術方案)、設計圖紙文件后一個月內，由總監(jiān)理工程師組織完成該工程項目的監(jiān)理規(guī)劃編制工作，經(jīng)監(jiān)理公司技術負責人審核批準后，在監(jiān)理交底會前報送建設單位。監(jiān)理規(guī)劃的內容應有針對性，做到控制目標明確、措施有效、工作程序合理、工作制度健全、職責分工清楚，對監(jiān)理實踐有指導作用。監(jiān)理規(guī)劃應有時效性，在項目實施過程中，應根據(jù)情況的變化作必要的調整、修改，經(jīng)原審批程序批準后，再次報送建設單位。

對于技術復雜、專業(yè)性強的工程項目應編制“監(jiān)理實施細則”，監(jiān)理實施細則應符合監(jiān)理規(guī)劃的要求，并結合專業(yè)特點，做到詳細、具體、具有可操作性。監(jiān)理實施細則也要根據(jù)實際情況的變化進行修改、補充和完善，內容主要有專業(yè)工作特點、監(jiān)理工作流程、監(jiān)理控制要點及目標值、監(jiān)理工作方法及措施。

監(jiān)理日記由專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員書寫，監(jiān)理日記和施工日記一樣，都是反映工程施工過程的實錄。監(jiān)理日記有不同角度的記錄，項目總監(jiān)理工程師可以指定一名監(jiān)理工程師對項目每天總的情況進行記錄，通稱為項目監(jiān)理日志；專業(yè)工程監(jiān)理工程師可以從專業(yè)的角度進行記錄；監(jiān)理員可以從負責的單位工程、分部工程、分項工程的具體部位施工情況進行記錄，側重點不同，記錄的內容、范圍也不同。

監(jiān)理例會是履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題的主要協(xié)調方式。會議紀要由項目監(jiān)理部根據(jù)會議記錄整理，例會上意見不一致的重大問題，應將各方的主要觀點，特別是相互對立的意見記入“其他事項”中。會議紀要的內容應準確如實、簡明扼要，經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱，與會各方代表會簽，發(fā)至合同有關各方，并應有簽收手續(xù)。

監(jiān)理月報由項目總監(jiān)理工程師組織編寫，由總監(jiān)理工程師簽認，報送建設單位和本監(jiān)理單位，報送時間由監(jiān)理單位和建設單位協(xié)商確定，一般在收到施工單位項目經(jīng)理部報送來的工程進度，匯總了本月已完工程量和計劃完成工程量的工程量表、工程款支付申請表等相關資料后，在最短的時間內提交，為5～7天。工程竣工預驗收合格后，由總監(jiān)理工程師組織專業(yè)監(jiān)理工程師編制工程質量評估報告，編制完成后，由項目總監(jiān)理工程師及監(jiān)理單位技術負責人審核簽認并加蓋監(jiān)理單位公章后報建設單位。工程質量評估報告應在正式竣工驗收前提交給建設單位。

監(jiān)理工作總結有工程竣工總結、專題總結、月報總結3類。按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，3類總結在建設單位都屬于要長期保存的歸檔文件，專題總結和月報總結在監(jiān)理單位是短期保存的歸檔文件，而工程竣工總結屬于要報送城建檔案管理部門的監(jiān)理歸檔文件。監(jiān)理文件和檔案的收文與登記所有收文都應在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)，應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責收文人員簽字。監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應注意核查所填部分內容是否可追溯，如材料報審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質保證明的原件保存處等。不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關系時(如監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復單)，在分類存放的情況下，應在文件和記錄上注明相關信息的編號和存放處。資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內容填寫和記錄的真實完整，簽字認可人員應為符合相關規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。文件檔案資料以及存儲介質質量應符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫或打印生成，以符合長時間保存的要求。有關工程建設照片及聲像資料等應注明拍攝日期及所反映工程建設部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)或由其授權的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內容應在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及建設單位的工程建設指令或設計單位的技術核定單以及其他重要文件，應將復印件在項目監(jiān)理部專欄內予以公布。監(jiān)理文件檔案資料的傳閱編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定。①卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。③成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。監(jiān)理文件資料的發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應進行專項登記。如為緊急處理的文件，應在文件首頁標注“急件”字樣。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內容包括文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位(部門)名稱、發(fā)文日期(強調時效性的文件應注明發(fā)文的具體時間)。收件人收到文件后應簽名。發(fā)文應留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示，確定文件責任人和相關傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后應簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內容應在監(jiān)理日記中予以記錄。項目監(jiān)理部的信息管理人員應及時將發(fā)文原件歸入相應的資料柜(夾)中，并在目錄清單中予以記錄。監(jiān)理文件檔案資料的分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學的分類方法進行存放。這樣既可滿足項目實施過程中查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大、中型項目中應采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。文件和檔案資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。項目建設過程中文件和檔案的具體分類原則應根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)特色。監(jiān)理文件檔案資料的歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應根據(jù)現(xiàn)行《建設工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設工程行政主管部門、建設監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行