工程檔案資料管理標準及實施細則-secret可編輯

某工程檔案資料管理標準及實施細則本標準規(guī)定了XX有限公司XX工程工程檔案資料管理標準及實施細則的內(nèi)容與要求，適用于XX有限公司XX工程工程檔案管理工作。內(nèi)容與要求1.為加強XX工程檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案在工程建設、物業(yè)維護管理中的作用，根據(jù)國家建設部《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和國家建委《關于編制基本建設竣工圖的幾項暫行規(guī)定》以及《XX省建設項目(工程)竣工檔案資料驗收辦法》的有關規(guī)定特制定本辦法。2.XX工程辦公室負責公司基本建設檔案管理工作，并在公司主管檔案工作領導及項目主管領導的領導下，負責公司項目檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作，并在項目竣工驗收后向公司檔案部門移交。3.XX工程各參建單位（勘察、設計、施工、監(jiān)理等）應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的要求進行整理，認真完成各自職責范圍或合同規(guī)定的文件材料的形成、積累、鑒定、整理和移交工作，確保工程檔案的完整、準確和系統(tǒng)。4.監(jiān)理單位應負責監(jiān)督、檢查項目建設過程中文件的收集、積累、整理和完整、準確情況，嚴把竣工資料和竣工圖的審核關，向建設單位提交的所有資料須由監(jiān)理方審核、簽認，并同時提交其監(jiān)理業(yè)務范圍的有關專項報告、驗收材料及監(jiān)理文件。5.各部室對應當立卷歸檔的材料，必須按照基本建設檔案有關歸檔范圍、歸檔時間向辦公室檔案室移交檔案，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為已有。6.各部室領導、工程技術人員和兼職檔案員對本部室形成的檔案負以下責任。6.1各部室領導對檔案工作應進行定期檢查和監(jiān)督，并解決工作中存在的問題。6.2工程技術人員對形成的檔案要收集、整理、組卷，確保檔案的完整準確。6.3各部室兼積檔案員要按時立卷、歸檔，并接受XX工程檔案室的業(yè)務指導，積極向領導提合理化建議，溝通檔案室和部室之間的聯(lián)系。7.檔案的借閱：7.1本公司及項目部各部室工作人員均可借閱一般性的檔案、資料；凡借閱檔案者，都應進行檔案借閱登記。7.2外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經(jīng)項目部對口業(yè)務部室領導及辦公室主任審查批準，方可查閱。7.3要愛護檔案，借閱檔案者，除特殊辦理手續(xù)外，一律不準拍照、更不允許轉借他人或在檔案上涂改、勾畫、拆散、損壞。7.4借閱檔案應在檔案閱覽室查閱，對于永久卷與長期卷等重要檔案，一般不允許出檔案室，確屬工作需要，須經(jīng)檔案室主管領導批準，并于三日內(nèi)歸還。凡借出的檔案務必妥善保管，不得丟失或損壞，如有丟失要及時報告，視情節(jié)嚴重程度進行嚴肅處理。7.5借閱檔案，要嚴格履行登記、簽字和清退手續(xù)。對借出的檔案要及時催還，借出和歸還檔案均須當面點交清楚，由借出人、借閱人、收回人簽字、蓋章。8.檔案管理員應熟悉所藏檔案情況，及時編制“檔案目錄”，并根據(jù)所藏檔案情況和利用的需要編制《檔案案卷目錄》和《案卷卷內(nèi)文件目錄》，交流檔案信息。9.根據(jù)本規(guī)定保管期限表劃分的保管期限，定期對檔案進行鑒定。10.對過期檔案、資料及不應歸檔的文件材料的銷毀規(guī)定如下：10.1超過保管期限，經(jīng)過鑒定已無保存價值的檔案，由檔案室登記造冊，鑒定小組簽署意見，并定出銷毀理由、數(shù)量的報告，經(jīng)主管檔案的公司領導在清冊上簽字批準后，方可銷毀。10.2銷毀不需歸檔的文件材料，可采取簡便方法進行登記（如只登記收發(fā)文號或在收文薄上加蓋銷毀“戳”），未經(jīng)收發(fā)文登記的不重要的文件材料，可填定目錄，經(jīng)檔案室審閱備案后，即可銷毀。10.3銷毀帶密級的文件材料，應按有關保密制度辦理。10.4銷毀檔案或不歸檔文件，必須有指定的監(jiān)銷人，在指定地點，有二人以上參加的情況下進行，銷毀后監(jiān)銷人應在清冊上簽字。11.檔案的交接清點，必須嚴格按以下規(guī)定辦理。11.1各部室向檔案室移交文件、材料時，必須填寫清單，經(jīng)雙方清點無誤后在交接清單上簽字。清單一式三份，雙方各執(zhí)一份，另一份存檔。11.2檔案管理員有權根據(jù)規(guī)定，從交出者交出的案卷中揀出無須歸檔的文件材料，有權索要應歸檔而沒有交出的材料。雙方意見不一致時，由主管檔案工作的公司領導裁定。11.3經(jīng)檔案室正式接受的檔案，任何人不得仍以文件材料看待而索回；如需利用，應按本制度借閱辦理。11.4檔案管理人員工作調動，必須在離職前將所管檔案的數(shù)量及狀況移交清楚，并在主管領導主持下辦理正式交接手續(xù)。12.項目檔案文件材料保管期限，分為永久、長期和短期三種。具體各門類檔案的歸檔范圍及保管期限應參照《建設項目檔案資料整理驗收規(guī)范》，并結合項目建設實際情況另行制定。13.主要歸檔范圍13.1上級頒發(fā)針對本公司項目建設活動的各類文件材料；13.2工程建設過程中工程審查會、工程例會、招標以及專業(yè)會議形成的各種文件材料；13.3項目管理活動中形成的文件材料；13.4項目財務、審計等業(yè)務活動中形成的文件材料；13.5在基本建設過程中產(chǎn)生的、并具有保存價值的各種錄音錄像帶、照片等音像資料；13.6項目建設過程中形成和產(chǎn)生的具有保存價值的實物。14.檔案員要樹立保密觀念。增強保密意識，嚴守公司機密，不得以任何方式隨意宣傳和泄露。檔案保密工作必須遵循既要堅持保密，又要便于提供利用的原則。對違反保密制度的人和事，要堅決抵制，并及時向有關方面反映。15.檔案密級劃分。根據(jù)《保密法》第九條規(guī)定，檔案密級劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三秘。16.屬于保密范圍的檔案，都應標明密級，不同密級的檔案，應由不同范圍的人員查閱使用，進行嚴格控制，不得擅自擴大利用范圍。17.認真做好保密檔案的利用工作。17.1利用“絕密”檔案，須經(jīng)公司主管領導批準后，方可利用。17.2利用“機密”和“秘密”檔案，須經(jīng)部門主管領導批準，方可利用。17.3利用密級檔案，一般只能在檔案部室閱覽室查閱，不能隨意帶走，如因特殊情況需要外借者，須經(jīng)辦公室主管領導批準。借閱時間一般不能超過十天。17.4利用密級檔案，一般不準摘抄、復制，如因工作特殊需要，須經(jīng)部室領導或上級有關部門批準。18.對已經(jīng)失去保密意義的檔案，應按照有關規(guī)定及時進行解密工作，并在檔案上取掉密級標記。19.項目檔案保密范圍19.1工程建設計劃及招投標計劃、投資計劃；19.2工程概預算文件及報告書;19.3設計文件及設計基礎資料；19.4財務、審計報告和預決算報告。20.檔案庫房管理的基本要求20.1各類載體檔案的庫房管理，應納入各級檔案部門的崗位責任制和經(jīng)濟責任制，切實做好檔案載體的保管。20.2各類檔案庫房要專人負責管理，其它無關人員不得進入庫內(nèi)，主管檔案領導實行全面監(jiān)督。20.3檔案庫房內(nèi)外應做到清潔、衛(wèi)生、整齊、定期進行打掃，檔案裝具、柜箱排列美觀、合理、通風好。20.4庫房內(nèi)嚴禁吸煙動火，嚴禁存放易燃、易爆物品和其它物品，要保持室內(nèi)走廊、通道暢通無阻，消防器材定期檢查。更換失效藥品，經(jīng)常保持完整好用。20.5檔案庫房要防止鼠害，檔案庫房的檔案柜內(nèi)，要放入防蟲、防霉變的藥物。新接收檔案，要經(jīng)過消毒處理，檢查沒有灰塵、蟲害、方能入庫。20.6檔案庫房要控制照明、保證窗戶嚴密、窗戶要裝設窗簾，防止光線射入檔案載體，有利于永久保管。20.7檔案庫房要做好防止檔案載體遭受暖氣漏泄引起的意外事故，注意庫上下管道的暢通，冬季要做好暖氣管道的閥門、接頭的漏泄檢查，及時處理漏泄。21.檔案庫房的日常管理21.1交接檔案時，需認真驗收清點，手續(xù)完備，檔案上架時，排列方法科學，排列有序，便于查處。21.2定期進行行檔案載體清理核對、作到帳、卡、物相符，留存有據(jù)。21.3經(jīng)常檢查清理檔案情況，發(fā)現(xiàn)毀損或異常，要查明原因，及時采取補救措施。21.4庫房的門鎖鑰匙，不準隨身帶離辦公室，備用鑰匙檔案部門負責單獨妥善保管，無特殊情況，不能動用。21.5檔案庫房的電氣設備要科學管理，定期檢查，做好維護工作和防止意外事故（火災、觸電）等的措施。22.檔案室應認真做好平時的統(tǒng)計臺帳，做到及時、準確。23.竣工圖編制23.1竣工圖是建設項目建成后的真實記載，是全部工程檔案中最重要的技術文件?？⒐D的編制必須堅持誰施工、誰編制、誰負責的原則。23.2竣工圖必須準確、清晰、完整、規(guī)范、修改到位。真實反映項目竣工驗收時的實際情況。應編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。23.3竣工圖的編制應逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章應使用不褪色紅印泥，并蓋在圖內(nèi)標題欄附近空白處，其編制人、編制日期、審核人、技術負責人、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理人必須親筆簽名（不得代簽），字跡工整，填寫齊全。23.4竣工圖編制范圍以施工圖圖紙目錄為依據(jù)。各個分部、分項工程，特別是地下設施、建構筑物、設備、管線的隱蔽部位，均應在施工過程中（不能在竣工之后）及時做好檢查記錄，整理好設計變更通知單并加強管理，做到圖物相符，確?？⒐D的質量。23.5竣工圖編制深度：凡按圖施工沒有變動的，由施工單位（包括總包和分包單位）在原施工圖上加蓋竣工章作為竣工圖；凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上用碳素墨水或藍黑墨水繪制出修改內(nèi)容，并附以設計變更通知單和施工說明，加蓋竣工章，作為竣工圖；凡結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35％的，應重新繪制更改后的竣工圖。23.6竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應督促和協(xié)助各施工單位負責檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準確或短缺要及時修改和補齊。竣工圖內(nèi)容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、