X省高速公路建設項目檔案管理實施細則

頁附件7:福建省高速公路建設相關項目聲像檔案收集與編制要求福建省高速公路建設相關項目各參建單位負責本單位在相關項目建設中所產(chǎn)生具有保存價值的聲像檔案收集、整理、歸檔工作。對屬于收集范圍的聲像檔案，應指定專人收集，并定期向本單位檔案部門移交，集中管理管控，任何單位或個人不得據(jù)為己有，包括照片、錄音、錄像、光盤等。其中照片形式包括采用銀鹽感光材料形成的紙質照片和使用數(shù)字設備形成的數(shù)字照片。一、收集范圍（一）反映高速公路工程建設初期到工程竣工全過程的聲像材料。（二）反映高速公路建設科技成果的聲像材料，包括：科研成果、科技發(fā)明，應用新工藝、新材料、新技術的成果與情況，技術改造和技術引進等。（三）國家、省、市、行業(yè)主管部門領導人和著名人物（國內(nèi)外著名專家、學者、知名人士）視察、檢查高速公路工程建設活動的聲像材料。（四）與高速公路工程建設相關的重要外事活動的聲像材料。（五）在高速公路建設過程中發(fā)生的重要活動、重要會議、重大事件、重大事故、自然災害及異?，F(xiàn)象的聲像材料。（六）其他與該工程建設有密切聯(lián)系的聲像材料。二、照片收集要求（一）紙質照片1、對反映同一合適的內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。2、底片、照片、說明應齊全。3、底片與照片影像應一致。4、對歸檔的照片無底片時應制作翻拍底片或制成光盤標識清楚，對歸檔的底片無照片的應制作照片。5、使用感光膠片拍攝的照片，如工作需要轉換成數(shù)字照片的，應按標準掃描后將數(shù)字照片、紙質照片、底片一并歸檔。

歸檔的紙質照片、數(shù)字照片、底片影像應一致。（二）數(shù)字照片1、歸檔的數(shù)字照片格式為TIFF、JPEG格式。2、對于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片收集時應在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF或JPEG格式，并在備注欄中記載。3、用數(shù)碼相機直接拍攝的數(shù)字照片，其像數(shù)應在500萬以上，用掃描儀對紙質照片掃描形成的數(shù)字照片，其掃描光學分辨率應不低于600dpi；用底片掃描儀對感光膠片進行掃描時，其掃描的分辨率應達到1200~2400dpi。4、對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存。如使用彩色噴墨打印機輸出數(shù)字照片，應選用質量好的顏料型墨水和照片打印紙。三、照片檔案的整理與編目（一）紙質照片的整理與編目1、單張照片的說明，合適的內(nèi)容包括：（1）題名：應簡明概括、準確反映照片的基本合適的內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。（2）照片號、底片號：采用分別編號法，格式為：保管期限—冊號—張?zhí)枴Ｈ粽掌瑸閿?shù)碼像機拍攝的，拍攝后應將制成光盤，底片號則注明對應光盤的檔號及照片號，冊號即案卷流水號。冊號、照片號、底片號由各立卷單位先用鉛筆編制，待相關項目業(yè)主匯總后，統(tǒng)一用碳素鋼筆著錄。照片號如：Y—6—5第6冊（相關項目業(yè)主統(tǒng)一編制）保管期限代號（永久為“Y”，長期為“C”）（3）參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。（4）時間：照片拍攝時間，用8位阿拉伯數(shù)字表示（如2008年5月8日表示為20080508）。（5）攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。（6）文字說明：對題名未及合適的內(nèi)容作出補充，如主要人物要補充說明姓名、職務、在照片中所處的位置。2、大幅照片的說明對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。3、組合照片說明，合適的內(nèi)容包括（1）一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可從簡。（2）組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息合適的內(nèi)容及其他需要說明的事項。（3）應在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。（4）同組中的每一張照片號均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“=1\*GB3①”、“=2\*GB3②”、“=3\*GB3③”……組聯(lián)符號不宜越冊，每冊照片獨立編制組聯(lián)符號。如冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時，組聯(lián)符號采用“=1\*GB3①”。（5）組合照片說明可放在本組第一張照片的上方。4、照片的排列開工、交工、竣工、領導視察工地等管理管控過程照片按事由的時間順序或重要程度排列。施工過程中的照片按單位工程結合路線走向、施工工序順序排列，反映同一事由的一組照片，按其形成時間順序排列。5、照片的檔案編目（1）照片檔案以冊為檔案保管單位，包括照片檔案冊內(nèi)目錄、照片、底片、照片檔案說明和備考表。照片檔案的檔號由相關項目名稱、照片代碼—案卷號（冊號）組成。同一相關項目照片檔案先排完照片冊，再排底片冊。如：三福高速公路福州段照片檔案SF1·ZP—5第5冊照片（由相關項目業(yè)主編制）照片代號三福高速公路福州段（2）以照片自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。以一組照片為單位著錄，照片號、底片號、頁號均著錄起止號，時間為起止時間。（3）題名應簡明概括，準確反映照片的基本合適的內(nèi)容。6、底片的整理與編目（1）底片按照歸檔照片排列順序對應排序整理，其編號格式為：保管期限—張?zhí)枺繌埖灼幰粋€流水號。同一保管期限內(nèi)的底片的排列從“1”開始順序編號。底片號如：Y—5第5張底片（立卷單位用鉛筆編制）永久（2）底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，再按底片號順序將底片袋插入底片冊。對翻拍底片，應在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方標明“K”字樣。（3）大幅底片的放置：對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋和檔案盒中，按底片號順序排列。照片檔案歸檔應符合國家標準GB/T11821-2002《照片檔案管理管控規(guī)范》（二）數(shù)字照片的整理1、數(shù)字照片應按問題（事由）結合時間順序排列。不同問題（事由）的照片按時間順序排列，同一問題（事由）的數(shù)字照片應按時間或重要程度排列在一起。2、

整理數(shù)字照片檔案時要注意與已輸出的紙質照片檔案編號相關聯(lián)。3、永久歸檔保存的數(shù)碼照片應備份，備份載體一式3套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。載體上應作防寫處理，不得擦劃，觸摸記錄層。4、應采用CD—R或DVD—R不可擦除型刻錄光盤作為數(shù)字照片的保存載體。5、同一相關項目的數(shù)碼照片按問題，結合單位工程進行分類，一個單位工程建立一個文件夾，每個文件夾要有一個文件名，且文件名必須具有唯一性，如：福泉高速公路福州段烏龍江特大橋。在文件夾內(nèi)添加“文本文檔”和數(shù)字照片目錄（參照紙質照片目錄格式），在“文本文檔”內(nèi)填寫本文件夾照片檔案總說明。6、光盤封面的填寫：（1）存儲數(shù)碼照片檔案的光盤盤面及包裝盒應包括：相關項目名稱、光盤號、套別、形成時間、張數(shù)、制作單位、制作人、制作日期、審核人、保管期限、光盤種類等。套別：用大寫英文字母A、B、C表示。A表示查閱利用，B表示封存保管，C表示異地保存。形成時間：起止年月，第1~4位表示年，第5~6位表示月，起始年月和終止年月中間用“-”分隔。如200701-200712。制作時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示。光盤種類：如CD-R、DVD-R等。（2）光盤封面合適的內(nèi)容與盤內(nèi)合適的內(nèi)容應保持一致。每張光盤的根目錄下應有說明文件、數(shù)碼照片子目錄。數(shù)字照片光盤應具有如下信息組織結構：說明文件文件名：README.TXT文件合適的內(nèi)容：有關本存儲載體的各種信息。應包括年度、保管期限、盤號、相關項目名稱、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等。文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明合適的內(nèi)容，中間用冒號分開。

（2）數(shù)碼照片子目錄

目錄名：DATA

目錄合適的內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。三、錄音、錄像、光盤的整理與編目（一）錄音、錄像、光盤要收集齊全，做到文字材料與音像材料相符。（二）歸檔的錄音、錄像、光盤要經(jīng)過系統(tǒng)整理，每盤音像要工整確切地標明：檔號、合適的內(nèi)容（題名）、責任者（單位名稱）、錄制（攝制）時間、地點、保管期限、攝制人等相關項目。（三）每種類型的音像材料要按材料的形成時間順序排列整理，以盤為單位貼上標簽。

（四）編目要求：例：1、三福高速公路福州段錄音檔案SF1·LY—5第5盒（由相關項目業(yè)主編制）錄音代號三福高速公路福州段2、三福高速公路福州段錄像檔案SF1·LX—5第5盒（由相關項目業(yè)主編制）錄像代號三福高速公路福州段3、三福高速公路福州段光盤檔案SF1·GP—5第5盤（由相關項目業(yè)主編制）光盤代號三福高速公路福州段

附件：8福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限一工程憑證類（一）相關項目審批1預可委托書及預可行性研究報告、合同合約（協(xié)議）、評審及報批文件，相關項目建議書永久2工可委托書及工程可行性研究報告、合同合約（協(xié)議）、評審及報批文件，可行性研究報告永久3環(huán)境影響報告書委托書、合同合約（協(xié)議）、評審及報批文件永久4水土保持合適的方案報告書委托書、合同合約（協(xié)議）、評審及報批文件永久5（1）地震安全性評價報告委托書、合同合約（協(xié)議）、評審及批復文件，（2）地質災害危險性評估報告委托書、合同合約（協(xié)議）、評審及備案表，（3）文物保護委托書、合同合約（協(xié)議）、評審及批復文件永久（二）土地征用1征地紅線圖（應由國土部門簽章確認的為準）、國有土地使用證及附圖永久2（1）征（撥）用地申請、批準文件；（2）建設用地預審材料、用地聽證、論證資料及用地報批材料；（3）控制性工程先行開工批準文件；（4）臨時用地批準文件及附圖；（5）各級政府征遷補償安置文件；（6）有關征遷公告、通知、紀要、報告；（7）征遷變更資料；（8）征遷補償安置信訪件；(9)征地拆遷撥付、領用的相關證明材料等永久3桿線遷移補償合同合約、協(xié)議及有關文件等永久4永久5征遷補償安置各類報表、臺帳：包括放樣清點簽認表，征遷戶領取補償款花名冊（經(jīng)本人簽章）、公示、公告等永久

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限（三）工程合同合約（包括業(yè)主、施工、監(jiān)理、設計單位）1（1）設計、施工、監(jiān)理標段劃分文件；（2）資格預審文件、審查意見、公告、評審報告；（3）通過資格預審單位的申請書；（4）資格預審過程中的來往函件永久2（1）招標公告（“三報一網(wǎng)”），招標書，招標修改文件，招標補遺、答疑文件及標底,招標文件審查意見；（2）中標單位投標書，委托授權書和投標澄清文件、修正文件；（3）抽取專家函件及抽取結果，招標通知、議程、開標簽字表，開標記錄表，評標紀律，評標人員簽字表，清標報告、評標記錄、報告及中標通知書等永久3合同合約談判紀要、合同合約審批文件、合同合約書、協(xié)議書或補充、修正材料永久4合同合約執(zhí)行、變更的來往文件永久二工程設計類（一）工程勘察1（1）勘察設計、勘察報告、地質圖；（2）鉆探化驗、試驗報告及重要土巖樣說明；（3）地形、地貌、控制點等測量定位、觀測記錄；（4）地形圖；（5）勘察設計的來往文件、委托合同合約等永久2水文資料，氣象、地震等資料永久（二）工程設計1初測驗收、初步設計評審及報批文件，圖（表）永久2定測驗收、施工圖設計評審及報批文件，圖（表）長期3變更設計報批文件，圖（表）長期4安全性評價、航測等委托書及相關文件長期（三）設計監(jiān)理過程產(chǎn)生的來往文件永久三工程施工類（一）土建工程（環(huán)保、交通安全設施工程參照執(zhí)行）

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限1合同合約段綜合性材料（1）總體開工令、總體開工報告、施工組織設計永久（2）工程技術要求、圖紙會審記錄長期（3）導線及水準點復測資料長期（4）原材料試驗臺帳、匯總表，共用的原材料、特殊材料、外購成品、半成品、設備試驗（含委托書、材料進場報驗單、試驗報告、試驗記錄、出廠證明）長期（5）施工日志或日記長期（6）總體交工證書、施工總結、大事記長期（7）施工過程管理管控性文件：單位、分部、分項工程劃分報批文件，安全生產(chǎn)、事故處理、廉政與文明施工、環(huán)境保護、工程保險、理賠等文件長期2各單位工程材料（1）綜合性材料①單位工程的開工報告、施工組織設計永久②單位工程的施工放樣資料長期③只針對該單位工程使用的原材料、特殊材料、外購成品、半成品、設備試驗（含委托書、材料進場報驗單、試驗報告、試驗記錄、出廠證明），配合比試驗報告及記錄長期④現(xiàn)場試驗臺帳、匯總表及評定報告長期⑤工程變更、延誤索賠相關資料永久⑥單位、分部、分項工程評定表永久（2）各分項工程材料①分項工程開工申請批復單及附件（其中原材料試驗復印件歸檔時可剔除不歸檔）永久②技術交底資料長期③檢驗申請批復單及附件（含施工放樣、施工原始記錄、現(xiàn)場試驗報告及記錄、質量檢驗報告單）長期④中間交工證書長期

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限（二）機電工程1合同合約段綜合性材料（1）總體開工令、總體開工報告、施工組織設計永久（2）施工安裝圖、圖紙會審記錄及文件長期（3）培訓教材（含光盤）、完工測試大綱長期（4）現(xiàn)場試驗臺帳、匯總表長期（5）隨工記錄長期（6）工程變更、延誤索賠相關資料永久（7）單位、分部、分項工程評定表，已完成工程量清單永久（9）完工測試申請報告、完工測試報告、完工證書永久（10）交工測試申請報告、交工測試報告、交工證書、核驗評定報告、施工總結、大事記永久（11）施工過程管理管控性文件：單位、分部、分項工程劃分報批文件，安全生產(chǎn)、事故處理、廉政與文明施工、環(huán)境保護、工程保險、理賠等文件長期2各分項工程材料（1）分項工程開工申請批復單及附件（其中原材料試驗復印件歸檔時可剔除不歸檔）永久（2）材料設備、元器件試驗臺帳，設備隨機材料（圖紙、說明書、合格證、安裝手冊、維護手冊及光盤等）、進場報驗單、試驗報告、試驗記錄、出廠證明、質量檢測報告，工廠監(jiān)造報告長期（3）隱蔽工程驗收記錄永久（4）分項工程安裝記錄、調(diào)試記錄、質量檢驗記錄等長期（5）分項工程完工自檢記錄長期（三）房建工程1合同合約段綜合性材料（1）總體開工令、施工組織設計永久（2）技術交底資料、圖紙會審紀要長期

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限（3）原材料試驗臺帳、匯總表，共用的原材料、特殊材料、外購成品、半成品試驗（含委托書、材料進場報驗單、試驗報告、試驗記錄、出廠證明、質量檢測報告）長期（4）施工日志或日記長期（5）工程變更、延誤索賠相關資料永久（6）報驗申請表、施工總結、大事記長期（7）施工過程管理管控性文件：單位、分部、分項工程劃分報批文件，安全生產(chǎn)、事故處理、廉政與文明施工、環(huán)境保護、工程保險、理賠等文件長期2各單位工程材料（1）綜合性材料①單位工程的開工報告、施工組織設計永久②單位工程的定位測量，施工放樣資料，沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標高、全高測量記錄、節(jié)能保溫測度記錄以及室內(nèi)環(huán)境檢測報告等長期③只針對該單位工程使用的原材料、特殊材料、外購成品、半成品、設備試驗（含委托書、材料進場報驗單、試驗報告、試驗記錄、出廠證明、質量檢測報告），材料設備隨機材料，配合比試驗報告及記錄、檢驗評定長期④現(xiàn)場試驗臺帳、匯總表及評定報告長期⑥單位、分部、分項工程質量驗收記錄，工程觀感質量檢查記錄，控制資料核查記錄，安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄等永久（2）各分項工程材料①分項工程開工申請批復單及附件（其中原材料試驗復印件歸檔時可剔除不歸檔）永久②隱蔽工程驗收記錄永久

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限③檢驗批質量驗收記錄及附件（含施工原始記錄、現(xiàn)場試驗報告及記錄等）長期④中間交工證書長期四工程監(jiān)理（一）監(jiān)理管理管控性材料1監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復；監(jiān)理資質、機構、人員任免文件長期2投資、進度、質量、環(huán)保、生產(chǎn)安全、事故處理等來往文件（歸檔針對本總監(jiān)辦及所轄合同合約段）長期3監(jiān)理總結、大事記、日記、備忘錄長期4工地例會紀要長期5上級單位到工地督查、檢查的通知及反饋長期6監(jiān)理通知及反饋永久7監(jiān)理工作指令及反饋永久8監(jiān)理旁站及巡視記錄長期（二）監(jiān)理獨立抽檢材料1導線及水準點復測抽檢資料長期2單位、分部、分項工程評定表永久3試驗臺帳長期4原材料、設備及構件試驗報告、記錄長期5現(xiàn)場試驗報告、記錄長期6質量檢驗報告單及附件長期五工程竣工類（一）路基、路面、橋梁、互通立交、隧道、環(huán)保、交通安全設施、機電、房屋建筑、線外工程竣工圖永久（二）缺陷責任期材料永久（三）竣工報告1竣工圖表永久

福建省高速公路建設相關項目文件材料歸檔范圍及保管期限表序號歸檔文件保管期限2交工驗收申請報告、各參建單位工程交工驗收總結、報告及會議形成的文件材料，質量監(jiān)督機構對工程質量的檢測意見永久3（1）機電、房建、環(huán)保工程、檔案等專項驗收文件，財務決算、工程決算報告、竣工決算審計報告；（2）竣工驗收申請報告、各參建單位竣工驗收總結、工程質量檢測鑒定報告、竣工驗收鑒定書及會議形成的文件材料；（3）相關項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書永久（四）工程后評估文件永久六工程管理管控類（一）綜合管理管控1施工許可證、質量監(jiān)督申請、消防、生產(chǎn)安全、事故處理、衛(wèi)生、工程檔案等管理管控文件永久2監(jiān)理資質審查、考核、培訓、學習、會議紀要及監(jiān)理手冊等管理管控性文件長期3施工合同合約、質量、進度、投資等管理管控性文件及省高指、相關項目業(yè)主試驗室抽檢的試驗資料長期（二）財務管理管控1總體投資相關計劃及資本金下發(fā)等管理管控性文件永久2工程保險合同合約、協(xié)議及相關文件長期3計量與支付及其它費用文件長期4工程審計文件：包括審計通知，審計報告（審計調(diào)查報告），審計意見、決定及其反饋材料；中介機構出具的工程結算審核報告