Topic 2-復(fù)習(xí)拓展-教學(xué)資料（英語(yǔ)書(shū)信的格式）-基礎(chǔ)

英語(yǔ)書(shū)信的格式

書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。英文書(shū)信分為兩大類：私人信件和公務(wù)信件。私人信件是指親戚朋友之間的通信。這兩類書(shū)信各有自己的格式。一般說(shuō)來(lái)，私人信件不拘形式，信文多用手寫，也可打??；公務(wù)信件是單位與單位或單位與個(gè)人之間來(lái)往的書(shū)信，可能是推薦信、求職信、入學(xué)申請(qǐng)書(shū)、邀請(qǐng)信，或詢問(wèn)、答復(fù)、反映意見(jiàn)（如投訴信）等的信件。公務(wù)信件要求比較嚴(yán)格，必須遵循一定的格式。英語(yǔ)書(shū)信的結(jié)構(gòu)：英文書(shū)信通常包括6個(gè)組成部分：信頭（heading，包括寄信人地址和日期);信內(nèi)地址（insideaddress，指收信人地址);稱呼（salutation）;正文（body）;結(jié)束語(yǔ)（complimentary）;簽名（signature）;有時(shí)候還包括附言（postscript）和附件（attachment）。

1.信頭（Heading）

信頭是指發(fā)信人的地址和日期，通常寫在第一頁(yè)的右上角。行首可以齊頭寫，也可以逐行縮進(jìn)寫。地址的書(shū)寫順序由小到大：門牌號(hào)、街道、城市、?。ㄖ荩?、郵編、國(guó)名，最后寫發(fā)信日期。私人信件一般只寫寄信日期即可。例如：

123TianheRoad

TianheDistrict

Guangzhou510620

GuangdongProvince

P.R.C.

March15,2002

發(fā)信日期的寫法：①年份應(yīng)完全寫出，不能簡(jiǎn)寫。②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但May,June,July,因?yàn)檩^短，不可縮寫。④寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，

30，31等，也可用序數(shù)詞lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31st等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。日期可有下列幾種寫法：①Oct.20,2004；②10May.,2004；③3rdJune,2004；④Sept.16th,2004。其中，①最為通用。2.信內(nèi)地址（InsideAddress）

信內(nèi)地址要寫收信人的姓名和地址。在公務(wù)信件中要寫明這一項(xiàng)，在私人信件中，這一項(xiàng)常常省略。該項(xiàng)寫在寫信日期下一行的左上角，格式與寄信人地址一樣。3.稱呼（Salutation）

稱呼是對(duì)收信人的稱謂，應(yīng)與左邊線對(duì)齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。在稱呼后，英國(guó)人常用逗號(hào)，美國(guó)人則常用冒號(hào)。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務(wù)信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：

Dear

Professor/Prof.

Bergen:

Dear

Dr.

Johnson,

對(duì)不相識(shí)的人可按性別稱呼：

Dear

Sir:

或Dear

Madam:

Dear

Ladies。

如果不知收信人的性別則可用Dear

Sir

or

Madam:3.信的正文（BodyoftheLetter）

正文是書(shū)信的主體。與中文信件不同的是，英文書(shū)信的正文的開(kāi)頭不是先寫一些問(wèn)候語(yǔ)，再闡明寫信的目的，而是直接說(shuō)明寫信人的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以必要的解釋或說(shuō)明。英文書(shū)信陳述目的時(shí)，應(yīng)該直截了當(dāng)，意思明確，層次清楚，言簡(jiǎn)意賅。書(shū)信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語(yǔ)。一般說(shuō)來(lái)，人們習(xí)慣用一些客套的寫法作為書(shū)信正文的起始，即先將對(duì)方來(lái)信的日期、主題加以簡(jiǎn)單描述，以便使對(duì)方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明自己寫信的主要目的。

正文寫作格式：

正文的寫作格式主要有英式和美式兩種。

1)英式結(jié)構(gòu)即縮進(jìn)式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu),即每一段的第一行都向里縮進(jìn)4-8個(gè)字符，且所有段落的縮進(jìn)距離必須保持一致；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。

2)美式結(jié)構(gòu)則是齊頭式結(jié)構(gòu)，其特點(diǎn)是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。

商業(yè)信函以及電子郵件最好使用齊頭式。

縮進(jìn)式：DearKate,

IwonderifyoucanlendmeyourMLAHandbookforAcademicWriting.Iamintheprocessofwritingmygraduationthesis,andneedtoconsultthebooknowandthenforstandardformatting.ThusImightneedtokeepthebookforaboutamonthandahalf,andIhopethatwouldnotbringanyinconveniencetoyou.IassureyouthatIwillmaintainthebookingoodcondition.Ifpossible,pleasegivemeacallandIwillcomebyyourhousetopickupthebook.Thanksalot.

Yours,

Judy齊頭式：DearKate,IwonderifyoucanlendmeyourMLAHandbookforAcademicWriting.Iamintheprocessofwritingmygraduationthesis,andneedtoconsultthebooknowandthenforstandardformatting.ThusImightneedtokeepthebookforaboutamonthandahalf,andIhopethatwouldnotbringanyinconveniencetoyou.IassureyouthatIwillmaintainthebookingoodcondition.Ifpossible,pleasegivemeacallandIwillcomebyyourhousetopickupthebook.Thanksalot.Yours,Judy4.結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）

公務(wù)信件的結(jié)尾禮詞包含兩部分：發(fā)信人的結(jié)尾套語(yǔ)與署名。結(jié)尾套語(yǔ)寫在簽名上面一行，第一個(gè)字母要大寫，套語(yǔ)結(jié)尾后面要加逗號(hào)。在公務(wù)信件中，發(fā)信人常用的結(jié)尾套語(yǔ)有：Truly

yours,

Yours

truly,

Respectfully

yours,

Yours

respectfully,

Faithfully

yours,

Yours

faithfully,

Sincerely

yours,

Yours

sincerely

Yourstruly,Yours等。

私人信件中，發(fā)信人常用的結(jié)尾套語(yǔ)