淺析采購業(yè)務(wù)內(nèi)控與審計方法的結(jié)合

隨著經(jīng)濟快速發(fā)展，采購業(yè)務(wù)在企業(yè)日常經(jīng)營活動中的重要性逐漸凸顯，越來越受到企業(yè)管理層和治理層的重視和關(guān)注。然而，采購流程中內(nèi)控制度的不規(guī)范、不健全；內(nèi)控流程在采購中運行不合理、不嚴密；不能滿足現(xiàn)代企業(yè)采購管理的需求。因采購業(yè)務(wù)缺乏應(yīng)有的透明度，可能導(dǎo)致索取回扣、以權(quán)牟私等腐敗現(xiàn)象，不僅讓企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失，還會給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來潛在風(fēng)險。就如何規(guī)范采購業(yè)務(wù)、加強流程管理，如何通過內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)并解決內(nèi)控中的薄弱環(huán)節(jié)，已逐漸成為公司管理領(lǐng)域的焦點。一、采購活動中的內(nèi)部控制(一)內(nèi)部控制的重要性企業(yè)采購活動是指企業(yè)為獲得需要的物品(如原材料、半成品、辦公用品等)或勞務(wù)而進行的一系列的經(jīng)濟和商業(yè)活動的總稱。在市場經(jīng)濟的大背景下，理性的企業(yè)一般會把非主營業(yè)務(wù)外包給第三方，以實現(xiàn)企業(yè)自身價值最大化的目標。為了維持企業(yè)正常的生產(chǎn)或銷售行為，采購是必不可少的經(jīng)濟活動之一，也是企業(yè)一系列經(jīng)濟活動當中最常見最頻繁的一種。又因采購業(yè)務(wù)缺乏先天性的透明度，流程中部分內(nèi)控失效將會導(dǎo)致相關(guān)人員以權(quán)謀私、暗箱操作、收受回扣等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，企業(yè)需要建立健全一套合理、完善、可行的采購內(nèi)控制度，在源頭上保證有制可循，使相關(guān)業(yè)務(wù)得到控制和監(jiān)督，降低相關(guān)采購成本，確保企業(yè)利益的實現(xiàn)。(二)管理層面的整體控制目前來看，大多數(shù)企業(yè)采購流程中存在著控制缺陷和制度的不規(guī)范。為了防止與采購有關(guān)的人員利用這些內(nèi)控缺陷謀取私利損害企業(yè)利益，采取相應(yīng)的內(nèi)控措施：一是企業(yè)在保證采購質(zhì)量以及成本可控的基礎(chǔ)上，要定期輪換供應(yīng)商并分派不同采購人員，對滿足要求的多個供應(yīng)商進行橫縱向比較和分析篩選，從而挑選最優(yōu)的供應(yīng)商。二是當企業(yè)需要進行大宗、大額采購時，應(yīng)當由招投標管理委員會對采購活動監(jiān)督和決策。管理委員會由采購、財務(wù)、生產(chǎn)、銷售等部門抽調(diào)員工組成其中采購部門負責主要事務(wù)處理，其他部門負責協(xié)調(diào)和監(jiān)督。這樣能有效提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量。三是充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計作用，賦予內(nèi)審人員更多的權(quán)限監(jiān)督企業(yè)的采購活動，發(fā)現(xiàn)問題后及時反饋給管理部門讓其做出相應(yīng)處理。上述措施形成具有采購內(nèi)部控制規(guī)范，依靠內(nèi)部審計監(jiān)督檢查，問題反饋真實準確，處理問題及時有效的控制體系與審計方法的結(jié)合，這也是本文研究和探討的內(nèi)容。(三)活動中的制度控制在整個采購活動中，運用以單據(jù)和憑證為載體的內(nèi)控手段，加強對采購活動關(guān)鍵節(jié)點的控制，對采購決策環(huán)節(jié)和審批環(huán)節(jié)實施相互制約和監(jiān)督的機制。這樣做能有效規(guī)避采購流程中的控制風(fēng)險，確保企業(yè)利益不受侵害。制度控制有效規(guī)范采購活動的管理，減少采購流程中漏洞和缺陷，使企業(yè)采購活動流程向程序化、標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化不斷地發(fā)展。它把控采購過程中實際風(fēng)險以及防范潛在風(fēng)險，為企業(yè)采購目的的實現(xiàn)提供有效保證。采購中制度控制主要針對活動特征，結(jié)合具體的環(huán)境、目標、控制要點、控制載體等具體情況而制定出具體的制度控制體系。主要表現(xiàn)在以下幾點：(1)相關(guān)人員的職責分離：首先保證各經(jīng)辦人員各司其職。關(guān)鍵崗位做到職責分離，避免由同一個人兼任相關(guān)聯(lián)崗位，約束流程上各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員的職權(quán)范圍，降低流程中的串通舞弊風(fēng)險。(2)業(yè)務(wù)審批的權(quán)責分離：制度上規(guī)定流程上的權(quán)責，避免業(yè)務(wù)經(jīng)辦和審批由同一個人或部門完成，從而減少流程中的不合規(guī)行為。(3)能力與崗位雙掛鉤原則：相關(guān)人員應(yīng)當具備與本崗位相匹配的業(yè)務(wù)能力和道德操守。不具備專業(yè)技能以及不能勝任的人員必須先經(jīng)過培訓(xùn)和考核，通過后才能從事相關(guān)工作。(四)活動中的流程控制所謂采購流程控制，是把整個采購活動分割成幾個相互獨立的部分，這些部分又無縫銜接成完整的業(yè)務(wù)流程。每一個部分別交由不同部門負責處理，這些部門又分別由不同的主管負責，最終形成各部門和其管理者之間的相互制約。即由機構(gòu)的部門及領(lǐng)導(dǎo)提出請購要求和審核批準，采購部門搜尋合格供方名錄或開發(fā)新的供應(yīng)商，同時征詢庫管部門和財務(wù)部門關(guān)于本次采購的存儲和資金流用量，同時由財務(wù)部門核實有無供應(yīng)商前期欠款情況，確認無誤后交由采購評審文員會評選最優(yōu)供應(yīng)商，經(jīng)采購談判后簽訂購銷合同，后續(xù)收貨付款并依照合同中的需求標準組織驗收工作。(五)活動各環(huán)節(jié)銜接控制要使每個采購環(huán)節(jié)都得到很好的銜接，采購中涉及會計憑證和原始性單據(jù)要得到充分的記錄，通過內(nèi)部審計的工作來監(jiān)督和控制整個采購活動，有效地建立以單證為載體的控制體系，輔助以稽核和監(jiān)督手段。即通過對企業(yè)采購活動進行事前分析和評估、事中審批與監(jiān)督、事后驗收和檢查的銜接體系，做到控制活動貫穿于企業(yè)采購的始終，從而保證采購活動正常有序地進行。最重要的四個銜接環(huán)節(jié)：(1)請購與審批環(huán)節(jié)的銜接；(2)審批與訂貨環(huán)節(jié)的銜接；(3)訂貨與驗收環(huán)節(jié)的銜接；(4)采購與賬務(wù)處理環(huán)節(jié)的銜接。對采購進行事前分析和評估、事中審批與監(jiān)督、事后驗收和檢查的銜接體系，做到將控制貫穿于業(yè)務(wù)的始終，保證活動正常有序開展。二、采購活動中的審計方法通過對生產(chǎn)型企業(yè)采購活動一般業(yè)務(wù)流程的分析及歸納，總結(jié)出在采購過程中通常會有的七大環(huán)節(jié)以及與每個環(huán)節(jié)相對應(yīng)的審計方法。審計方法在這些環(huán)節(jié)中有效運行，能確保企業(yè)采購活動質(zhì)量和效果以及推動企業(yè)向前的發(fā)展，以下將逐一進行闡述。(一)請購環(huán)節(jié)的審計方法請購環(huán)節(jié)內(nèi)控目的是為了讓真實需求得到滿足，避免不必要的采購開支，減少因重復(fù)采購而造成存貨積壓的風(fēng)險。請購活動是整個采購流程的開始，也是所有采購活動要實現(xiàn)的最終目標。(1)了解被審單位請購部門的需求情況，分析請購數(shù)量是否合理，是否填制了如物料需求表等并告知庫管部門；(2)檢查庫管部門是否根據(jù)現(xiàn)狀計算了需求量，編制正式請購單，經(jīng)審批后交付采購部門；(3)檢查請購單是否經(jīng)采購部門確認，并充分了解相關(guān)市場行情，據(jù)實編制采購成本預(yù)算；(4)了解財務(wù)預(yù)算是否足以應(yīng)對采購活動，請購單關(guān)于采購預(yù)算、付款期限、支付方式等信息，是否根據(jù)經(jīng)營狀況對請求進行評估；檢查訂購單審核情況，留底聯(lián)后交由下一環(huán)節(jié)訂貨。(二)訂貨環(huán)節(jié)的審計方法采購部門依據(jù)手續(xù)完備的請購單辦理訂貨業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員首先向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，待獲取報價后再集中進行比較。比較內(nèi)容主要包括各供應(yīng)商提供標的物質(zhì)量、價格、可享受折扣、交貨時間及供應(yīng)商資質(zhì)信譽等相關(guān)情況。初步確認適合的供應(yīng)商后，擇優(yōu)選取部分供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判的結(jié)果簽訂采購訂購合同，將情況及時反饋到生產(chǎn)、財務(wù)等部門，以便合理安排企業(yè)生產(chǎn)、驗收和付款等相關(guān)環(huán)節(jié)。1.供應(yīng)商選擇審計程序(1)判斷供應(yīng)商選擇標準是否包括基本標準、資信品質(zhì)標準、道德規(guī)范標準、潛在風(fēng)險評估標準；(2)供應(yīng)商選擇是否由采購部門、財務(wù)部門、價格評選委員會等部門共同決策；(3)被審單位是否按合作關(guān)系和依賴程度劃分；(4)是否以合同形式規(guī)范采購內(nèi)容；(5)進行臨時性、小規(guī)模采購時，檢查是否存在供應(yīng)商遴選、比價記錄等內(nèi)容。實施控制流程簡化如下：目標供應(yīng)商的開發(fā)→潛在供應(yīng)商的調(diào)查和分析→可行性論證分析和比較→選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.制定采購價格審計程序(1)價格標準方面，檢查是否遵循“質(zhì)量為本、價格優(yōu)先”原則，分析市場供求變化、供應(yīng)商成本構(gòu)成因素和價格制定方法等內(nèi)容，關(guān)注享受優(yōu)惠折扣等補充說明；(2)檢查是否成立價格評審委員會，成員是否具備采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、法律咨詢等相關(guān)知識，檢查組織討論及會議紀要等內(nèi)容。(3)在采購價格獲批后，檢查采購合同的簽訂以及價格是否受控。實施控制流程簡化如下：了解相關(guān)產(chǎn)品報價并進行詢價→遵循質(zhì)量為本價格優(yōu)先原則進行詢價→通過協(xié)商與參考市場價格進行招投標確定采購價格→具體執(zhí)行。(三)合同談判的審計方法(1)檢查職責分離，如合同審批責任人、采購主管、談判代表等崗位按內(nèi)控制度進行分離；(2)了解談判過程中，不同人員分配具體的任務(wù)，是否由談判代表負責整體趨勢控制以及合同內(nèi)容的溝通，避免雙方談判人員單獨私下接觸；(3)談判完成后檢查合同追責的執(zhí)行，合同額較大的是否經(jīng)內(nèi)控程序的核查。實施控制流程簡化如下：擬定談判計劃→確定授權(quán)范圍→制定明確的談判目標→采購談判→協(xié)商采購合同→法律意見參考→審批采購合同→合同監(jiān)督執(zhí)行。(四)驗收環(huán)節(jié)的審計方法(1)了解采購貨物入庫前是否由獨立庫管部門，根據(jù)請購單對其進行查收并編制驗收單或入庫單；(2)在驗收時，檢查是否按照訂購單檢查所購物品的數(shù)量、質(zhì)量、是否與訂購單列示的相一致；(3)檢查對驗收合格的貨物是否進行分類保管，三聯(lián)式驗收單(入庫單)填制情況；入庫單的兩聯(lián)是否交付給采購及財務(wù)部門，末聯(lián)是否留底備查；(4)檢查不合格或與訂購單不一致的貨物，是否遵循控制流程進入違約或退換貨環(huán)節(jié)進行后續(xù)處理。(五)付款環(huán)節(jié)的審計方法1.建立付款管理制度付款流程控制和相應(yīng)責任條款，相關(guān)部門的職權(quán)和責任有效的結(jié)合。在付款各個環(huán)節(jié)中形成規(guī)范的作業(yè)指導(dǎo)，使得相關(guān)人員的活動得到約束和規(guī)范。2.應(yīng)付賬款專門管理檢查應(yīng)付賬款的記錄和追蹤情況以及供應(yīng)商發(fā)票、請購單、采購合同原件、訂貨單、退貨單、驗收報告等原始憑證。對應(yīng)付賬款進行重分類調(diào)整，采購折扣或罰款等情況；檢查與供應(yīng)商往來對賬情況，內(nèi)部明細分類與總賬核對；檢查應(yīng)付賬款的實時管理，確保付款核算的準確。3.付款環(huán)節(jié)相關(guān)監(jiān)督檢查除特殊情況外，現(xiàn)金在規(guī)定數(shù)額以內(nèi)支付的情況。應(yīng)付金額較大的款項是否按規(guī)定以轉(zhuǎn)賬方式進行支付，資金是否匯入收款人對公賬戶。核對收款人是否存在預(yù)付款、罰款、應(yīng)扣款項或欠款。如需預(yù)先付款，檢查履行預(yù)付款審批手續(xù)是否完備。4.商業(yè)及現(xiàn)金折扣處理供應(yīng)商所享受商業(yè)折扣，是否按扣除折扣金額后的價值確認付款。檢查已存在現(xiàn)金折扣，考慮企業(yè)現(xiàn)有資金狀況、未來需求狀況，利率水平高低、折扣額多少，合評估是否有必要提前付款。檢查支付款項時，出納人員是否再次確認付款金額有無錯誤。5.零星備用金的處理檢查備用金采購控制體系的建立。采購人員臨時借用備用金時，只適用于小額緊急的突發(fā)性采購，檢查額度是否由采購及財務(wù)部門共同商定，是否存在超額領(lǐng)用情況。檢查領(lǐng)取備用金時，是否辦理書面借款手續(xù)，未使用余額是否及時退還。檢查財務(wù)部門設(shè)置的備查賬簿，追蹤結(jié)算和還款情況。6.采購付款后續(xù)處理匯總采購流程形成的票據(jù)以及原始憑證，檢查是否及時進行賬務(wù)處理，跟蹤相關(guān)資金及物資周轉(zhuǎn)情況，相關(guān)記錄是否反饋給責任部門。(六)賬務(wù)處理環(huán)節(jié)審計方法(1)檢查采購業(yè)務(wù)憑證在財務(wù)部門留底備查，賬務(wù)處理及憑證編制，明細賬和總賬分類匯總情況；(2)在每個月月末，檢查各供應(yīng)商往來對賬單，核對應(yīng)付賬款余額與供應(yīng)商提供余額是否一致；(3)檢查結(jié)算憑證傳達、入賬等情況，經(jīng)賬務(wù)調(diào)整后再次復(fù)合余額的一致性，查明原因并予以糾正。(七)違約環(huán)節(jié)審計方法(1)了解供應(yīng)商延期交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問題和運輸途中毀損等處理情況，檢查合同的約定做出催發(fā)貨物、追索賠償、要求支付違約金、退貨換貨等后續(xù)執(zhí)行情況；(2)檢查相關(guān)追查制度的建立，追蹤對違約環(huán)節(jié)的后續(xù)處理，防止企業(yè)的利益受到侵害。(八)完成采購后審計方法在完成采購活動后，需要及時對每個活動流程進行評價與評估。根據(jù)既定戰(zhàn)略和預(yù)算標準，對采購效率和結(jié)果以及各部門的表現(xiàn)對本次采購的影響進行評估和相關(guān)性分析。如果發(fā)現(xiàn)由于流程中內(nèi)控存在缺陷影響