信息管理心理專家講座

第一節(jié)信息與管理一、信息在管理中作用二、信息管理基本要求信息管理心理專家講座第1頁(yè)一、信息在管理中作用中國(guó)古代兵家“知已知彼”觀點(diǎn)，能夠說(shuō)是最早信息管理思想?！秾O子兵法?謀攻篇》寫(xiě)到“知彼知已者，百戰(zhàn)不殆;不知彼而已，一勝一負(fù)；不知彼，不知已，每戰(zhàn)必殆。”它認(rèn)為了解敵我雙方情況是戰(zhàn)爭(zhēng)勝利關(guān)鍵，只有掌握環(huán)境、時(shí)機(jī)等各方面信息，才能真正地把握戰(zhàn)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)，贏得勝利。在當(dāng)代企業(yè)組織中，信息溝通與利用起來(lái)越發(fā)揮出巨大功效與效用。信息管理心理專家講座第2頁(yè)目標(biāo)管理中假如缺乏了信息，就會(huì)產(chǎn)生出不切實(shí)際目標(biāo)，結(jié)果造成失??；人力資源管理中假如沒(méi)有信息，就無(wú)法對(duì)人進(jìn)行全方面地了解，無(wú)法挖掘人潛能，也不能做到人盡其才。從中國(guó)古代對(duì)信息重視到當(dāng)代企業(yè)組織中信息利用，我們都能夠看出信息在管理系統(tǒng)中起著很主要作用。正如《大趨勢(shì)》作者斯比特所說(shuō)：“在我們新社會(huì)里，戰(zhàn)略資源是信息。它不是惟一資源，但卻是最主要資源?！毙畔⒐芾硇睦韺＜抑v座第3頁(yè)管理過(guò)程是經(jīng)過(guò)信息流實(shí)現(xiàn)，從本質(zhì)上說(shuō)，管理就是經(jīng)過(guò)信息來(lái)協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境與系統(tǒng)目標(biāo)關(guān)系，從而放大系統(tǒng)功效，放大生產(chǎn)力。管理水平高低、效果好壞與信息質(zhì)量和利用水平息息相關(guān)，沒(méi)有信息參加就無(wú)所謂管理。我們知道，管理五大主要職能是決議、計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以下從五個(gè)方面敘述管理職能與信息關(guān)系：信息管理心理專家講座第4頁(yè)（一）決議與信息決議是系統(tǒng)經(jīng)過(guò)分析研究已經(jīng)有信息，從而科學(xué)地確立目標(biāo)以及從很多可行方案中選優(yōu)過(guò)程。信息是實(shí)施決議基礎(chǔ)和前提。決議過(guò)程分為五個(gè)階段，這五個(gè)階段都與信息有一定聯(lián)絡(luò)。1、進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)有賴于信息。2、決議目標(biāo)確實(shí)定有賴于信息。3、決議方案制訂有賴于信息。4、決議方案評(píng)定選擇有賴于信息。5、決議控制實(shí)施有賴于信息。信息管理心理專家講座第5頁(yè)（二）控制與信息控制，即監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)以確保它們按計(jì)劃進(jìn)行并糾正各種主要偏差過(guò)程。普通說(shuō)來(lái)，控制實(shí)現(xiàn)過(guò)程包含三個(gè)基本步驟：一是感受機(jī)構(gòu)獲取系統(tǒng)內(nèi)和周圍環(huán)境各種信息；二是中樞控制機(jī)構(gòu)對(duì)所獲取信息進(jìn)行分析比較，作出判斷和決議，向執(zhí)行機(jī)構(gòu)發(fā)出指令（即信息）三是執(zhí)行機(jī)構(gòu)依據(jù)指令進(jìn)行對(duì)應(yīng)控制，并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況，進(jìn)行信息反饋。信息管理心理專家講座第6頁(yè)（三）組織與信息信息對(duì)組織效應(yīng)作用，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.群體中自組織效應(yīng)---最正確信息效應(yīng)群體自組織，是指在不存在任何外部信息指揮、命令壓力下，群體內(nèi)部自動(dòng)協(xié)調(diào)，依靠默契形成高度完美統(tǒng)一。自組織效應(yīng)生成，依賴群體內(nèi)信息管理體制民主化、集團(tuán)化，以及決議者行使決議權(quán)民主作風(fēng)和決議科學(xué)程度。信息管理心理專家講座第7頁(yè)自組織效應(yīng)之所以被稱為最正確信息效應(yīng)，是因?yàn)椋旱谝唬越M織效應(yīng)意味著信息傳遞時(shí)間最短，普通不會(huì)發(fā)生滯后現(xiàn)象。第二，自組織效應(yīng)意味著默契，意味著沒(méi)有發(fā)生傳輸過(guò)程中經(jīng)濟(jì)損耗和誤差，排除了信息干擾。第三，自組織效應(yīng)既然來(lái)自于自動(dòng)協(xié)調(diào)默契，這就意味著它是最經(jīng)濟(jì)信息交流。信息管理心理專家講座第8頁(yè)

2、群體組織中協(xié)同效應(yīng)---整體信息效應(yīng)所謂協(xié)同效應(yīng)，就是指功效、組成元件、規(guī)模、方式、任務(wù)、目標(biāo)各不相同子系統(tǒng)，在更高層次統(tǒng)一指揮與協(xié)調(diào)之后，形成了某種整體功效，完成了相異甚至相反部分間整體合作。信息管理心理專家講座第9頁(yè)（四）計(jì)劃與信息計(jì)劃是決議目標(biāo)詳細(xì)化，是信息綜合利用和綜合處理過(guò)程。（五）協(xié)調(diào)與信息協(xié)調(diào)以信息為基礎(chǔ)信息管理心理專家講座第10頁(yè)二、信息管理基本要求（一）準(zhǔn)確性（二）及時(shí)性（三）相關(guān)性（四）經(jīng)濟(jì)性有些管理學(xué)家還提出了信息管理幾項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)：一是信息搜集制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及信息儲(chǔ)存存檔案化。信息管理心理專家講座第11頁(yè)信息溝通第二節(jié)信息溝通類型二、信息溝通過(guò)程一、文字內(nèi)容信息溝通中個(gè)體差異三、信息溝通中障礙及其克服四、信息管理心理專家講座第12頁(yè)一、信息溝通過(guò)程信息溝通是一個(gè)過(guò)程，這一過(guò)程包含信息發(fā)送者、信息傳輸渠道和信息接收者這些要素。在溝經(jīng)過(guò)程中，個(gè)人、群體或組織將某種信息傳遞給另一個(gè)人、群體或組織。（1）編碼（2）溝通渠道（3）譯碼（4）反饋（5）干擾拉斯韋爾“五W模式”：who,saywhat,whichchannel,towhom,withwhateffect。信息管理心理專家講座第13頁(yè)二、信息溝通類型（一）言語(yǔ)溝通和非言語(yǔ)溝通1.言語(yǔ)溝通

是經(jīng)過(guò)使用語(yǔ)言來(lái)傳達(dá)和接收觀點(diǎn)過(guò)程。包含口頭和書(shū)面兩種。面對(duì)面談話和電話交談（1）、口頭書(shū)信往來(lái)、時(shí)事通訊和員工手冊(cè)（2）、書(shū)面信息管理心理專家講座第14頁(yè)例子[韓國(guó)聯(lián)合通訊社記者]:中國(guó)在六方會(huì)談上起了非常主要作用，我有一個(gè)問(wèn)題，臺(tái)灣問(wèn)題是最近非常主要問(wèn)題，中國(guó)跟美國(guó)有時(shí)候在對(duì)臺(tái)灣問(wèn)題上有統(tǒng)一意見(jiàn)，有時(shí)候有不一樣意見(jiàn)，臺(tái)灣問(wèn)題有可能會(huì)影響到六方會(huì)談嗎？謝謝。[李肇星]:你說(shuō)得很對(duì)，也很有意思。中國(guó)、美國(guó)兩個(gè)大國(guó)在有些問(wèn)題上一致，有些問(wèn)題上不一致，有時(shí)候一致，有時(shí)候又不一致。我看你是說(shuō)出了一個(gè)普遍適用道理，大約每?jī)蓚€(gè)大國(guó)，你這么說(shuō)都不會(huì)太錯(cuò)。假如兩個(gè)國(guó)家或者兩個(gè)大國(guó)，什么東西都完全一樣，一模一樣，這個(gè)世界也就太單調(diào)了，有很多記者可能也就失業(yè)了。信息管理心理專家講座第15頁(yè)2.非言語(yǔ)溝通手勢(shì)、體態(tài)、身體距離、眼神交流都表達(dá)出人與人彼此關(guān)系遠(yuǎn)近親疏。與此同時(shí)，非言語(yǔ)線索溝通方面還存在著地域與國(guó)家差異。三方面線索：（1）著裝方式與格調(diào)（2）時(shí)間使用方式（3）空間利用方式友好信息=說(shuō)話內(nèi)容7%+聲調(diào)38%+表情55%信息管理心理專家講座第16頁(yè)11月6日，國(guó)家主席胡錦濤在里斯本檢閱葡萄牙騎兵儀仗隊(duì)后，關(guān)切地上前問(wèn)詢一名被驚馬摔落在地士兵傷情，并兩次擁抱了他。信息管理心理專家講座第17頁(yè)（二）正式溝通和非正式溝通1.正式溝通是組織內(nèi)規(guī)章制度所要求溝通方式2.非正式溝通在組織中，人們往往傾向于那些與自己有共同點(diǎn)或年紀(jì)、工作年限相近人進(jìn)行溝通，因?yàn)檫@么不會(huì)令人感到拘束。非正式溝通發(fā)生在組織結(jié)構(gòu)之外。小道信息是一個(gè)非正式信息傳輸路徑。（三）組織系統(tǒng)中上行溝通、下行溝通和平行溝通信息管理心理專家講座第18頁(yè)三、信息溝通中個(gè)體差異（一）溝通中個(gè)人格調(diào)差異1.貴族型：傾向于直接說(shuō)出自己想法這類人2.蘇格拉底型：喜歡充分爭(zhēng)論觀點(diǎn)這類人3.沉思型：因?yàn)椴辉该胺杆?，所以往往什么也不說(shuō)這類人4.長(zhǎng)官型：貴族型和蘇格拉底混合5.候選型：蘇格拉底型和沉思型混合6.會(huì)議員型：在貴族型和沉思型之間搖擺不定信息管理心理專家講座第19頁(yè)（二）溝通中性別差異1.女性更喜歡用交談來(lái)建立親和感，更可能會(huì)強(qiáng)調(diào)相同之處，專心傾聽(tīng)。男性更喜歡用交談來(lái)提供資訊、展示自己才能，并維持在團(tuán)體中地位。2.女性喜歡與他人談?wù)撎幚矸桨?，且需要情感上了解，而不但僅是處理方案。男性喜歡獨(dú)自處理問(wèn)題，更可能把問(wèn)題看成是他們必須獨(dú)立面正確挑戰(zhàn)。3.男性往往說(shuō)話更直接，比較簡(jiǎn)練、粗鄙，更少道歉，而女性則比較謙恭有禮，更可能使用文雅語(yǔ)助詞，有時(shí)比較煩瑣。4.面對(duì)分歧時(shí)，女性傾向于調(diào)解，男性則變得更強(qiáng)勢(shì)。5.男性打斷談話時(shí)，更可能引入新話題或者補(bǔ)充他人話。女性打斷談話時(shí)，更可能搞清對(duì)方想法或表示支持。6.女性更關(guān)注人，喜歡談?wù)撊穗H關(guān)系，而男性會(huì)強(qiáng)調(diào)體育和其它業(yè)余活動(dòng)。信息管理心理專家講座第20頁(yè)（三）溝通中跨文化差異1.認(rèn)知模式2.語(yǔ)言原因3.行為習(xí)慣信息管理心理專家講座第21頁(yè)四、信息溝通中障礙及其克服（一）信息溝通中存在障礙1.信息過(guò)濾2.選擇性直覺(jué)3.情緒影響4.語(yǔ)言障礙5.空間距離6.組織結(jié)構(gòu)7.文化障礙8.媒介障礙信息管理心理專家講座第22頁(yè)（二）信息溝通中障礙克服1.使用簡(jiǎn)單、清楚地語(yǔ)言2.做主動(dòng)、專注聽(tīng)眾3.控制信息流動(dòng)4.給予和接收反饋5.促進(jìn)關(guān)系，做一個(gè)支持性溝通者6.使用技術(shù)來(lái)提升溝通效率7.選擇適當(dāng)時(shí)間、地點(diǎn)和方式8.認(rèn)可溝通障礙存在，重視并主動(dòng)去克服信息管理心理專家講座第23頁(yè)第三節(jié)信息與決議科學(xué)決議是建立在某種客觀規(guī)律基礎(chǔ)上決議，是在掌握了充分信息和對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行深刻地分析基礎(chǔ)上，用科學(xué)方法來(lái)研究，并評(píng)定各種方案，從中選出最優(yōu)方案，以到達(dá)最正確效果決議。信息管理心理專家講座第24頁(yè)一、決議心理過(guò)程決議有著不一樣類型。依據(jù)決議層次，能夠?qū)Q議分為三種：戰(zhàn)略性決議、戰(zhàn)術(shù)性決議和日常業(yè)務(wù)決議；依據(jù)決議條件和后果，能夠分為兩種：確定型決議和非確定決議。不論是何種類型決議，它們心理過(guò)程都能夠分為三個(gè)階段，而每一階段都與信息管理相關(guān)。信息管理心理專家講座第25頁(yè)（一）問(wèn)題識(shí)別階段這一階段主要任務(wù)是確定問(wèn)題所在，提出決議目標(biāo)，它包含確定問(wèn)題和設(shè)置目標(biāo)兩步。（二）問(wèn)題診療階段這一階段主要任務(wù)是發(fā)覺(jué)、探索和確定各種可能行動(dòng)方案，它包含搜集信息和制訂方案兩步。（三）動(dòng)作選擇階段這一階段主要任務(wù)是從各種可比喻案中選出最適當(dāng)方案，它包含方案評(píng)定、方案選擇、模擬試驗(yàn)和決議四個(gè)步驟。信息管理心理專家講座第26頁(yè)二、提升決議科學(xué)性(一)決議科學(xué)性基本要求1.決議思想科學(xué)化2.決議程序科學(xué)化3.決議方法科學(xué)化4.決議體制科學(xué)化(二)提升決議科學(xué)性主要策略1.決議目標(biāo)要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明2.決議信息要詳細(xì)、充分3.對(duì)不一樣類型決議要有不一樣選擇標(biāo)準(zhǔn)信息管理心理專家講座第27頁(yè)

三、決議中創(chuàng)新精神“不創(chuàng)新，則滅亡”，這句話日益成為當(dāng)代管理者一大呼聲。組織要成功地開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)，就必須創(chuàng)造出新產(chǎn)品或服務(wù)，并采取最先進(jìn)技術(shù)。(一)創(chuàng)新性思維特征創(chuàng)造活動(dòng)關(guān)鍵是創(chuàng)新性思維。創(chuàng)新性思維含有顯著特征，即含有獨(dú)創(chuàng)性、靈活性和風(fēng)險(xiǎn)性。(二)決議中要有創(chuàng)新精神科學(xué)地進(jìn)行決議是一個(gè)創(chuàng)造性勞動(dòng)。所謂創(chuàng)造性，就是一項(xiàng)決議作出，既要?dú)v史地向后看，使決議不隔斷過(guò)去，含有連續(xù)性和穩(wěn)定性，又不脫離現(xiàn)實(shí)，不滿足現(xiàn)實(shí)狀況，經(jīng)過(guò)預(yù)測(cè)，用發(fā)展眼光向前看；信息管理心理專家講座第28頁(yè)會(huì)議策劃二、會(huì)議作用一、文字內(nèi)容會(huì)議病透視三、第四節(jié)會(huì)議與信息管理信息管理心理專家講座第29頁(yè)一、會(huì)議作用首先，會(huì)議是創(chuàng)造精神產(chǎn)品主要形式。其次，會(huì)議還含有決議功效、分權(quán)功效、交流功效、協(xié)調(diào)功效、顯示功效和曉諭功效。另外，適當(dāng)會(huì)議對(duì)于聯(lián)絡(luò)，交流感情，促進(jìn)人際關(guān)系友好有極大作用。信息管理心理專家講座第30頁(yè)二、會(huì)議策劃

按照會(huì)議目標(biāo)，能夠大致上將會(huì)議分為以下四種：傳達(dá)會(huì)議、討論會(huì)議、情報(bào)會(huì)議、混合目標(biāo)會(huì)議。策劃一次會(huì)議，首先，要考慮會(huì)議成本。再次，要依據(jù)到會(huì)人數(shù)多少，及時(shí)布置會(huì)議場(chǎng)所。為了開(kāi)好會(huì)議，會(huì)議主席能夠按照以下程序掌握會(huì)議進(jìn)程：

(一)引導(dǎo)大家討論會(huì)議議題。(二)引導(dǎo)大家發(fā)表意見(jiàn)。(三)總結(jié)信息管理心理專家講座第31頁(yè)三、會(huì)議病透視(一)會(huì)議過(guò)多原因從領(lǐng)導(dǎo)體制上說(shuō)，因?yàn)辄h政不分、政企不分。從財(cái)務(wù)制度上講，吃大鍋飯，搞平均主義引發(fā)。從領(lǐng)導(dǎo)主體上講，許多行政人員缺乏當(dāng)代管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為會(huì)議是惟一有效管理工具。從績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)上說(shuō)，一些官僚主義作風(fēng)嚴(yán)重人，仍喜歡