4 會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)計(jì)檔案管理的原則會(huì)計(jì)檔案是各單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的、記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的管理，要把會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。會(huì)計(jì)檔案工作的日常管理應(yīng)由財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)。對(duì)已形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理、立卷、登記。會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算資料。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，會(huì)計(jì)檔案還包括軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料等。會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管若沒有成立單獨(dú)的檔案管理部門，會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)設(shè)房屋存放，并配備專用檔案柜。會(huì)計(jì)電算檔案的保存期限與手寫方式完全一致。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份應(yīng)分別在于兩個(gè)以上不同的建筑物內(nèi)。財(cái)務(wù)部要指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管工作。保存會(huì)計(jì)檔案資料，要由相應(yīng)的防盜、防火、防潮、防蟲、防磁等安全措施。會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷會(huì)計(jì)檔案的分類，統(tǒng)一使用名稱分類法。會(huì)計(jì)年度終了后，將會(huì)計(jì)年度內(nèi)裝訂整理后形成的會(huì)計(jì)檔案，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、專項(xiàng)合同書等分類管理，裝入檔案盒分年度、名稱、項(xiàng)目等分別存放。會(huì)計(jì)檔案的借閱、使用要建立會(huì)計(jì)檔案借閱登記請(qǐng)冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)。外單位借閱，須持單位介紹信，經(jīng)主管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。本單位人員借閱，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱會(huì)計(jì)檔案不得隨意復(fù)印、標(biāo)畫、拆散或攜出。需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，經(jīng)單位主管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。原則上按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證保管期限：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年。會(huì)計(jì)賬簿保管期限：總賬、明細(xì)賬、備查賬15年?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬25年。會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限：永久保存。會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案保管期滿，原則上按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)如下：?jiǎn)挝粰n案機(jī)構(gòu)會(huì)同時(shí)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制賬簿檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限，銷毀時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)由檔案部門和會(huì)計(jì)部門派員監(jiān)銷。必要時(shí)會(huì)同上級(jí)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及審計(jì)人員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)賬簿前按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清單核對(duì)所銷毀的會(huì)計(jì)檔案，銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。屬于下列情況的，保管期滿也不得銷毀尚未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)