工業(yè)企業(yè)財會信息化建設(shè)中的問題及對策

大數(shù)據(jù)，Bigdate研究機構(gòu)Gartner給出的定義是“需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應(yīng)海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)?！蔽覀兛梢院唵蔚乩斫鉃椋瑢τ谝粋€數(shù)據(jù)，順著與這個數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)探尋，能得到與之相關(guān)的幾乎所有信息，達到知其然更知其所以然的結(jié)果。這些相互關(guān)聯(lián)的信息群，就是企業(yè)的信息資產(chǎn)。信息系統(tǒng)就是幫助我們快速定位、直觀地顯示與該數(shù)據(jù)相關(guān)的信息的系統(tǒng)，是“生產(chǎn)”和壯大信息資產(chǎn)的工具。財會信息化就是建立以財會信息為關(guān)聯(lián)、其他各業(yè)務(wù)信息相輔相成的信息系統(tǒng)的過程。一、企業(yè)財會信息化建設(shè)的重要性（一）企業(yè)財會信息化建設(shè)對財務(wù)管理的重要性財務(wù)信息化是以財務(wù)管理為中心，將企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊納入信息系統(tǒng)中，各業(yè)務(wù)模塊操作人員直接輸入各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)內(nèi)部流程處理后形成財務(wù)數(shù)據(jù)，不但減少了財務(wù)人員的工作量，提升了賬務(wù)處理效率，同時因財務(wù)系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密相連，讓財務(wù)人員從宏觀上對企業(yè)的運營有更全面的認識，為財務(wù)管理工作營造了一個非常有利的數(shù)據(jù)環(huán)境。（二）企業(yè)財會信息化建設(shè)對業(yè)務(wù)管理的重要性在沒有財會信息化前，各業(yè)務(wù)部門可能基本上靠手工記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范，即使同一個部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也可能會因為不同的人記錄而顯現(xiàn)出不同的樣子，業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性基本依賴于記錄人員的素養(yǎng)，具有非常大的不確定性、不連貫性，對業(yè)務(wù)管理非常不利。通過財會信息化建設(shè)，則可以將各業(yè)務(wù)部門納入信息系統(tǒng)中來，通過制定統(tǒng)一的操作規(guī)范，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有序地錄入系統(tǒng)，加上合理的審核程序，保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性、準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)完整了，對業(yè)務(wù)分析、業(yè)務(wù)報告和績效考核有非常大的幫助。（三）企業(yè)財會信息化建設(shè)對企業(yè)管理的重要性沒有數(shù)據(jù)支撐的企業(yè)管理，難以實現(xiàn)精確管理?？拷?jīng)驗、靠直覺，難以保證都每次都做對決策。未來的戰(zhàn)略決策、經(jīng)營決策一定依靠強大的數(shù)據(jù)支撐，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)主要來源于一線。如果沒有實現(xiàn)財會信息化，很難將各種各樣的一線經(jīng)營數(shù)據(jù)有序地歸集起來，也就難以為決策及時提供完整的信息。所以說，進行財會信息化建設(shè)，既是實現(xiàn)企業(yè)愿景的需要，也是應(yīng)對商業(yè)競爭的需要。二、企業(yè)財會信息化建設(shè)存在的問題（一）內(nèi)容單一，財會信息化只有財會，難以形成企業(yè)經(jīng)營大數(shù)據(jù)傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)往往只包含了財務(wù)會計處理、報表處理，很少涉及其他業(yè)務(wù)方面的處理模塊。財務(wù)信息主要依靠財務(wù)人員手工錄入，在效率上、準(zhǔn)確性上比較差。另外因財務(wù)信息囿于獨立的財務(wù)模塊，數(shù)據(jù)分析上難以有較大的延伸。對于其他對企業(yè)管理息息相關(guān)的非財會類信息如員工信息、生產(chǎn)工藝信息、產(chǎn)品BOM單信息甚至設(shè)備、存貨信息等都沒有涉及。這樣的結(jié)果是，財務(wù)報告只能機械地反映“賬面數(shù)據(jù)”，既不知其然，更不知其所以然。（二）脫離實際，配置過多不實用系統(tǒng)模塊，浪費資金和精力企業(yè)在財會信息系統(tǒng)選型和配置時，可能會因為受標(biāo)桿企業(yè)的影響，對系統(tǒng)應(yīng)用產(chǎn)生過多美好的但不適合企業(yè)現(xiàn)狀的幻想，配置不切實際的系統(tǒng)或在一個系統(tǒng)中配置過多不實用的模塊。直接后果是產(chǎn)生了較多不必要資金支出，花費不必要的精力去配置系統(tǒng)。而在系統(tǒng)應(yīng)用時，還可能因為不實用導(dǎo)致系統(tǒng)使用積極性的降低，最后影響整個的效益。（三）財會信息化建設(shè)不規(guī)范，導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用不順暢，難以給企業(yè)帶來管理效益的提升財會信息系統(tǒng)是一個結(jié)構(gòu)和邏輯性都非常嚴密的系統(tǒng)，也是一個內(nèi)部控制非常細致的系統(tǒng)，如果在建設(shè)的時候不熟悉各項基礎(chǔ)設(shè)置、各個模塊之間的邏輯關(guān)系以及相關(guān)的操作權(quán)限，很可能導(dǎo)致后期應(yīng)用無法實現(xiàn)預(yù)期目的，或者是頻繁出錯，或者是內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞，或者是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，甚至導(dǎo)致有些功能無法運行。在應(yīng)用初期，任何一個使用不順都可能讓使用者產(chǎn)生較大的負面情緒，從而降低其對信息化建設(shè)的配合度，影響企業(yè)的管理升級進度。（四）信息錄入不及時，信息檢查不及時，容易造成信息不完整、不準(zhǔn)確，影響使用者對信息系統(tǒng)的信任度財會信息系統(tǒng)在使用過程中，如果沒有相關(guān)的管理制度相配套，很可能出現(xiàn)操作員信息錄入不及時，或者是有錄入但沒檢查的情況。這種情況極易造成數(shù)據(jù)的不完整、不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確對信息使用者來說是災(zāi)難，極可能直接導(dǎo)致信息使用者決策錯誤。三、完善企業(yè)財會信息化建設(shè)的措施（一）盡量將財會信息系統(tǒng)涵蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)模塊，并且讓企業(yè)各業(yè)務(wù)操作員通過系統(tǒng)進行盡可能多的信息記錄除非企業(yè)根據(jù)戰(zhàn)略決策將某些業(yè)務(wù)割舍，否則盡量將所有業(yè)務(wù)模塊都納入財會信息化建設(shè)范圍。因為信息化猶如交通系統(tǒng)，約束越多、流程控制越嚴格的運行速度越快。沒有信息化的業(yè)務(wù)模塊，將來很可能就會成為影響企業(yè)高效發(fā)展的短板。大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)就是信息，信息量越多越完整，信息資產(chǎn)價值就越高。但是實踐中絕大部分操作員不愿意進行繁瑣的信息錄入工作，很多時候只是按要求錄入必錄的信息，將非必錄信息忽略。必錄的信息很重要，非必錄的信息也很重要。比如說，工人數(shù)量和當(dāng)天的產(chǎn)量是必錄信息，工人的性別、學(xué)歷、年齡以及各個時間點的產(chǎn)量是非必錄信息。通過必錄信息，我們可以知道人數(shù)、產(chǎn)量和平均產(chǎn)量，這個信息量其實很有限；通過必錄信息+非必錄信息，我們就可以知道什么性別的工人產(chǎn)量最高，如果數(shù)據(jù)量足夠多，我們甚至可以分析出什么年齡、性別和學(xué)歷的工人在什么時間段效率是最高的。這樣我們就可以有針對性地招聘員工，有針對性地安排生產(chǎn)。這樣的安排意味著有較大概率能夠取得較高的生產(chǎn)率。例如有一家公司，要求生產(chǎn)車間每班登記領(lǐng)用的原料、產(chǎn)生的廢料數(shù)量，一段時間后財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)某臺機器設(shè)備使用某個規(guī)格的原料生產(chǎn)產(chǎn)品時廢料率始終較高，于是立即反映給生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門經(jīng)過現(xiàn)場調(diào)查發(fā)現(xiàn)是該原料尺寸與機器規(guī)格不匹配，導(dǎo)致機器將超出設(shè)定規(guī)格的部分原料切除，造成了額外浪費。于是生產(chǎn)部門將適用于該機器的原料尺寸報給采購部門，采購部門按調(diào)整后的規(guī)格采購原料，此后該機器的廢料率果然降至合理水平。本例中，財務(wù)人員之所以能發(fā)現(xiàn)這個異常，一是會計信息系統(tǒng)中記錄了該原料詳細的尺寸、紋路、克重、供應(yīng)商、批次等信息，也有設(shè)備的相關(guān)信息；二是生產(chǎn)車間員工能夠按要求記錄每天的各種原料用量和產(chǎn)生的各種原料廢料的數(shù)量，財務(wù)人員將這些信息歸集在一起通過數(shù)據(jù)透視即發(fā)現(xiàn)了異常。本例可以再延伸一下，我們可以知道哪一班組的廢料率最低，可以開展先進經(jīng)驗的總結(jié)分享。所以，企業(yè)在應(yīng)用財會信息系統(tǒng)的時候，一要盡量將財會信息系統(tǒng)涵蓋所有業(yè)務(wù)模塊，二要制定和不斷完善各個模塊信息錄入的內(nèi)容和規(guī)范，并嚴格要求各個崗位操作人員一絲不茍地執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)的完整。（二）結(jié)合企業(yè)實際，深入分析企業(yè)財會信息化實際需求，避免引入一些華而不實的功能模塊，浪費資金和精力首先，分析企業(yè)的戰(zhàn)略、所處的環(huán)境。企業(yè)的戰(zhàn)略，基于過去和現(xiàn)在，著眼于3-5年的未來甚至更久。分析企業(yè)戰(zhàn)略，目的在于預(yù)測企業(yè)在未來幾年內(nèi)很可能需要涉及的業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)的變動、內(nèi)部控制的調(diào)整或完善，而這些都是架構(gòu)財會信息系統(tǒng)的核心內(nèi)容?；诜治龅慕Y(jié)果，使財會信息化建設(shè)能提前布局，統(tǒng)籌安排，能夠使財會信息系統(tǒng)在建設(shè)完成后較長時間內(nèi)滿足企業(yè)的管理需求，同時又可避免采購或開發(fā)不必要的系統(tǒng)模塊。分析企業(yè)所處的環(huán)境的目的在于：1.分析外部宏觀環(huán)境（比如政策、行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢）有助于企業(yè)評估戰(zhàn)略是否合理；2.分析內(nèi)部環(huán)境（如企業(yè)文化、員工素質(zhì)、業(yè)務(wù)特點）有助于確定財會信息化的模式，是自己開發(fā)還是外購，還是外購回來后再做二次開發(fā)，也有助于制定適合企業(yè)的實施計劃；3.分析IT技術(shù)環(huán)境，有助于企業(yè)評估何種財會信息系統(tǒng)更能適應(yīng)企業(yè)及市場未來的發(fā)展需要，避免選購的財會信息系統(tǒng)使用幾年后因不實用而淘汰。其次，弄清楚幾個問題：企業(yè)目前的組織架構(gòu)是什么樣的？包含哪些部門？這些會涉及哪些財會信息和非財會信息？部門之間的工作是如何銜接的？這些問題回答得越細，對我們選擇財會信息系統(tǒng)的功能模塊和構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)部操作流程就越有幫助。（三）規(guī)范財會信息系統(tǒng)實施流程，一次就把事情做對財會信息系統(tǒng)實施一般分四個步驟進行：信息梳理，基礎(chǔ)信息設(shè)置，流程設(shè)置，操作權(quán)限設(shè)置。1.信息梳理，細分我們的信息就是把企業(yè)涉及財會的各項信息整理出來。一般使用最頻繁的信息有：科目、部門、職員、成本項目/成本對象、結(jié)算方式、倉庫/倉位、物料/產(chǎn)品、計量單位、客戶、供應(yīng)商、品牌等。把每項所涉及的信息都羅列出來，比如物料/產(chǎn)品就包含了名稱、規(guī)格、類別、品牌、計量單位、供應(yīng)商、單位成本、單位售價等信息。2.基礎(chǔ)信息設(shè)置，打好基礎(chǔ)才能笑到最后基礎(chǔ)信息設(shè)置就是把梳理出來的信息錄入系統(tǒng)，將花名冊、備忘錄、賬簿等紙質(zhì)資料中的信息數(shù)字化。這個數(shù)字化的過程，一定要結(jié)合系統(tǒng)的規(guī)則，否則系統(tǒng)無法有效識別信息時，將影響信息處理和使用效率。系統(tǒng)的規(guī)則中最重要的一條，就是同一個東西只取一個名字，只在系統(tǒng)中輸入一個。比如排插，在全公司范圍內(nèi)就叫“排插”，不能這個倉管錄入時叫排插，另一個倉管錄入叫插座，第三個錄入時又叫插線板，第四個叫電源轉(zhuǎn)接器。結(jié)果一個東西，錄入了4次，導(dǎo)致系統(tǒng)賬簿中多了4個東西，盤點的時候就會出現(xiàn)盤虧，領(lǐng)用的時候也有可能出錯。這個問題還極有可能出現(xiàn)在客戶、供應(yīng)商的信息錄入上，一旦這個規(guī)則沒有控制好，整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)將會非?；靵y。3.做好流程設(shè)置，打通任督二脈才能使各部門業(yè)務(wù)流暢運行業(yè)務(wù)流程就是企業(yè)的任督二脈，就是企業(yè)的“七橫八縱”信息交通網(wǎng)。企業(yè)將業(yè)務(wù)流程應(yīng)用到系統(tǒng)中的時候，一定要按業(yè)務(wù)的節(jié)點分好工、排好序，以保證業(yè)務(wù)流程的順暢。此外，還要重視整個系統(tǒng)中各個業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系。實際上，成熟的財會信息系統(tǒng)本身已經(jīng)預(yù)設(shè)好各個業(yè)務(wù)的作業(yè)流程和數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系，企業(yè)可以與系統(tǒng)相互對照，結(jié)合各自的優(yōu)點，實施起來效果更佳。4.操作權(quán)限設(shè)置這是企業(yè)內(nèi)部控制措施中非常關(guān)鍵的一步，做好了操作權(quán)限設(shè)置，能夠讓企業(yè)的內(nèi)部控制工作事半功倍，既能保證信息錄入的質(zhì)量，又能夠降低信息被篡改、泄露甚至被刪除的風(fēng)險，操作員只在權(quán)限范圍內(nèi)操作，還能提升系統(tǒng)操作的專業(yè)化和效率。實踐中，比較高效的操作權(quán)限設(shè)置方式是只設(shè)置各個崗位的操作權(quán)限，而不對某個具體的操作員設(shè)置權(quán)限。將系統(tǒng)中的每個崗位設(shè)定為一個用戶組，當(dāng)一個操作員同時兼幾個崗位的操作時，只需把相應(yīng)的崗位加入這個操作員，這個操作員即獲取了相應(yīng)的操作權(quán)限。反之，當(dāng)一個操作員崗位調(diào)整后，只需調(diào)整這個操作員所屬的用戶組，即可完成對操作權(quán)限的調(diào)整。當(dāng)然，在開始實施財會信息系統(tǒng)的時候，因?qū)ο到y(tǒng)及相應(yīng)的操作權(quán)限尚不熟悉，可以先廣泛授權(quán)（但不相容職務(wù)的操作權(quán)限不可同時授權(quán)），避免因權(quán)限設(shè)置不合理導(dǎo)致正常操作受阻，影響效率。熟悉系統(tǒng)后再收回多余的操作權(quán)限。這里需要特別注意的是：系統(tǒng)維護權(quán)限只有系統(tǒng)管理員用戶組擁有，系統(tǒng)管理員不能隨意轉(zhuǎn)授權(quán)或?qū)⒂脩艏尤胂到y(tǒng)管理員用戶組，企業(yè)應(yīng)慎重選擇系統(tǒng)管理員人選。（四）制訂必要檢查制度和績效考核制度，提高信息錄入及時性和準(zhǔn)確性是人難免都會有疏忽，是人難免都會偷懶，設(shè)置必要的雙人或多人檢查，能夠大大降低因疏忽、偷懶造成的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時性問題。設(shè)置合理的績效考核指標(biāo)，對操作員進行績效考核，可以有效地激勵各崗位操作員更加盡職盡責(zé)，減少失誤。四、財會信息化建設(shè)有效性的檢驗實踐是檢驗系統(tǒng)有效性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。財會信息系統(tǒng)是否有效，看實踐過程中系統(tǒng)得出的結(jié)果是否跟實際情況一致。通常我們可以通過賬賬核對、賬實核對檢驗系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、完整性。如前所述，財會信息系統(tǒng)本身各模塊之間有非常強的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、關(guān)聯(lián)關(guān)系，我們可以核對系統(tǒng)中各個賬簿之間的數(shù)據(jù)是否一致來評估數(shù)據(jù)是否正確。如果系統(tǒng)內(nèi)部賬簿之間的數(shù)據(jù)明顯存在較大差異，則說明數(shù)據(jù)肯定有問題。如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，一般有三個原因：基礎(chǔ)信息錄入錯誤、參數(shù)設(shè)置或流程設(shè)置有問題、數(shù)據(jù)錄入錯誤。順著這三個方面去排查，一般能快速找出問題所在。系統(tǒng)內(nèi)部各賬