外貿(mào)英語函電書信格式

關于外貿(mào)英語函電書信格式

Unit1IntroductiontoBusinessLetterThebusinessletteristheprincipalmeansusedbyabusinessfirmtokeepintouchwithitscustomers.Englishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.Thepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage.

第2頁,共54頁，2024年2月25日，星期天Ⅰ.FormandStructureofBusinessLetter(商業(yè)信件的格式與結構)一、信函格式1.齊頭式每行都從左邊邊線開始。便于打印，但布局不美觀2.混合式寄信人的地址在信紙的中上部位，而收信人的地址是從左邊邊線開始打印，結尾敬語連同簽署是從中間稍偏右處。3.改良式

除了日期、結尾敬語和簽署的排列與混合式相同外，其余部分是從左邊邊線開始4.簡化式

類似齊頭式，省略了稱呼語和結尾敬語。突出主題。第3頁,共54頁，2024年2月25日，星期天二、商業(yè)信件的結構1.信頭Heading編號Ref.No.

日期Date2.封內(nèi)地址InsideAddress3.稱呼Salutation4.事由Subjectline5.信文Bodyoftheletter6.結尾語ClosingSentence7.結尾敬語Complimentaryclose8.簽名Signature9.附件Enclosure10.抄送Carbonnotation11.附言Postscript（一）信頭（二）編號和日期（三）封內(nèi)地址（四）稱呼（五）事由（六）信的正文（七）結尾語（八）結尾禮詞（九）簽名（十）附件(十一）其他(辨認代號、副本抄送、附啟）第4頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（一）信頭（LetterHead):

信頭一般都是事先就印好的，它表示發(fā)信人公司行號名稱及地址，使收信人一看就知道發(fā)自何方、何處、核實，也便于復信時參考。包括發(fā)信人的姓名、地址、網(wǎng)址、電子信箱、電報掛號、電話號碼。有的信頭還包含公司負責人的姓名和職務職稱。(見書8)第5頁,共54頁，2024年2月25日，星期天

一般商號的信箋都印有信頭，如果沒有，也可以在信紙上端的中間，或者在信箋的右上方，如：RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700第6頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意：

1.一般說來，門牌號和街名之間不用逗號點開，但城市名和國名之間必須用逗號點開。城市名后面的字母或數(shù)字等是大城市的郵區(qū)號。注明郵區(qū)便于郵局分信。

2.有時候不寫門牌號，而是用郵箱號代替。如：P.O.BoxNo.1079London,England

第7頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（二）編號和日期1、編號（ReferenceNo.)一般當一個公司向另一個公司發(fā)函時，雙方都會給信函編號，作用是能使復信與先前發(fā)出的信函聯(lián)系起來。編號又分貴方編號（YourReferenceNo.)、我方編號（OurReferenceNo.),例如：

YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LP第8頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.日期（Date):

應據(jù)信頭右下角三至六行處。注意：

1）日期可按“日、月、年”的次序排（英國），如15Jan.,1999（國際通用）也可按“月、日、年”的次序排（美國）如，Jan.15,19992）年份應完全寫出，不能用（00）來代表（2000）

第9頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3）月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。4）月份名稱可用縮寫，如Aug.代替August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再減縮。

第10頁,共54頁，2024年2月25日，星期天5）日期可用基數(shù)詞，也可用序數(shù)詞。一般用基數(shù)詞，較少使用序數(shù)詞基數(shù)：3November,2000

（3Nov.,2000）

November3,2000(Nov.3,2000)序數(shù)：3rdNovember,2000November3rd,2000第11頁,共54頁，2024年2月25日，星期天6）月份和日期之間不要用標點點開，年份之前，必須用逗號點開.例如，Oct.1,2000(或October1,2000)30Nov.,2000(或30Novermber,2000)

日期的幾種常見寫法：

June5,2000(5thJune,2000)1stOctober,2000(1stOct.,2000或October1,2000)30Nov.,2000(30November,2000)第12頁,共54頁，2024年2月25日，星期天(三）封內(nèi)地址和行名（InsideNameandAddress):這是指收信人的行號和地址。距日期兩行，打在左邊。1.寫上封內(nèi)地址的益處：

1)發(fā)信時可與信封上地址相互對照，以免發(fā)信時發(fā)生錯誤

2)收信人讀信時可以相互對照

3)便于查閱第13頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.如需注明對方經(jīng)辦人，希望收信商號將信迅速交將經(jīng)辦人辦理，可以在收信人名稱住址下面或右邊加Attention或Attentionof

等字樣。

Biddle,Sawyer&Co.,Ltd,FitzroyStreet,London,Sw825DY,England.Attention(:)Mr.H.A.Donnan,ExportManager

或Attention

of第14頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3.寫封內(nèi)地址時對公司行名的稱呼：1)一般用公司全稱

LondonExportCorporationChinaChemicalCo.2）在公司的名稱由人的姓名組成時可以使用Messrs表示客氣

Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.第15頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3)即使公司的名稱由人名組成，也不應該加Messrs的情況，例如

a.寫給公司中某一個人的信，例如

Mr.CharlesSnowRobinson&Co.b.公司名稱中已包括其職銜

Dr.Haris&Co.c.公司名中有定冠詞theTheGraysonElectricalCo.第16頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（四)稱呼（Salutation）：

寫信人對收信人的一種稱呼，其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行，并與之平頭。其形式取決于寫信人與收信人的關系。

1.商業(yè)函件

1)用“DearSirs,”不能單獨用“Sirs,”2)美國人用“Gentlemen：”,更加普遍

(不能用單數(shù)）,單數(shù)時稱“DearSir”3)如果是女性公司，則用“DearMadams,”

第17頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.公事函件：“DearSir，”對一般機關團體負責人適用。此外公事函件還可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”第18頁,共54頁，2024年2月25日，星期天

3.半公半私函件，且給個人的信件

1）給男士，用“Mr.”或“Esq.”a)DearMr.Black,b)Esq.=Esquire。在英國，它是對一般男性的敬稱，在美國Mr.是很通用的稱呼，Esq.則是對有聲望的男性的尊稱，如法官、地方長官等。注意：用在姓之后

DearBlack,Esq.2）給女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,第19頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意：

稱呼后面的標點一般用逗號（，），不用冒號（：）或分號（；），但美國和加拿大等地的來信中，Gentlemen后面也用冒號（：）第20頁,共54頁，2024年2月25日，星期天(五）事由TheSubjectHeading或

Caption：事由的作用是讓收信人對信的主旨一目了然，寫在稱呼語下面的兩行，一般是在信箋中間的位置，可在前冠以Subject：或Re：（拉丁文：關于）的字樣。事由要簡單扼要，說明商品名稱、數(shù)量、信用證或合同號碼等即可。

Subject:AnnualStockholdersMeeting

Re:YourOrderNo.111第21頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（六）信的正文（Body)這是信的主要部分，表達發(fā)信人的意見。信的優(yōu)劣完全要看正文寫得好壞。大多數(shù)書信遵循三段的原則：（1）第一段為引導段，自我介紹或說明來信已收到。（2）第二段提供信息或說明事實。（3）第三段設計將來的打算和行動。

第22頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意事項：

1）段與段之間一般空兩行

2）如果信的本文很長，一頁紙不夠用而需兩張或數(shù)張聯(lián)頁，應在第一頁的右下端打“待續(xù)”（tobecontinued),并在聯(lián)頁上端注明收信人的名稱、日期、頁數(shù)，再繼續(xù)打正文。這是為了避免第一頁和第二頁，第三頁在發(fā)信時誤置。

第23頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3）用聯(lián)頁時不要用印有信頭的信紙，這時名稱可盡量縮寫，樣式如下：

a)TheUniversalTradingCo.,Ltd.Jan.7,2000b)Mr.T.N.L.,March10,2000P.2c)2L.A.Brizier&Co.1March,20044)正文的聯(lián)頁至少有兩、三行內(nèi)容

第24頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（七）結尾語（TheClosingSentences):

一般用來總結本文所談的事項，提示對受信人的要求。如希望來函或電報訂貨，答復詢問或作必要的聲明等，另外也附加一些略帶客套的語氣。他在正文結束之后，另起一段。

第25頁,共54頁，2024年2月25日，星期天

1）用分詞短語開始的：

Awaitingyourgoodnews,weare,Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,

注意:句末用逗號，不用句號。2)用完整句子的：

Weawaityourgoodnews.Wehopetoreceiveyourearlyreply.Welookforwardtoyourshippingadvice.第26頁,共54頁，2024年2月25日，星期天（八）結束禮詞（TheComplementaryClose）

1）商業(yè)函件用：

Yoursfaithfully，F(xiàn)aithfullyyours，

Sincerelyyours，Sincerelyyours2）公事函件用：

Respectfullyyours，Yoursrespectfully

第27頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意：

1）結束禮詞寫在結尾語下隔一行，正中或略向右邊寫起

2）只有第一個字母大寫，后面加逗號

3）歐洲信函把Yours放前，美國則把副詞放前

4）用Yours而不用Your，與Yours連用的一定是帶-ly的副詞。5）不能將其單獨另頁打印，萬一出現(xiàn)這種情況則應重新打印全信。第28頁,共54頁，2024年2月25日，星期天第29頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意：

1)p.p.有時候有資格簽署的人不在公司，常以授權（powerofattorney)授權一負責的雇員簽署，在這情況下，則應在公司行號前寫上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。格式一般如下：

Yoursfaithful

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，

T.M.WhiteT.M.WhiteManager第30頁,共54頁，2024年2月25日，星期天(十）附件（Enclosure):

如信中有附件時，應在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫），如果附件不止一件，應注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices（發(fā)票二張）

3Encls.:1B/Lading(提單一張)1Photo(照片一張)1Certificate(證明書一張)

第31頁,共54頁，2024年2月25日，星期天(十一）其他

1.副本抄送（CarbonCopy)：如果寫信人希望信件內(nèi)容為更多人的知曉，那么再Enclosure的下方必須注明c.c.的字樣，然后打上抄送單位的名稱。c.c.可以大寫，也可以小寫，其后跟冒號

c.c.:Mr.BrucePatcoC.C.:PublicRelationDepartment第32頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.主辦人代號，又叫辨認代號Identification

以便日后查對這封信是由何人主稿，由何人速記打字。一般的寫法是把主稿人、速記員的姓名的第一個字母連續(xù)打出，兩者之間加一斜劃,或加冒號。例如一個名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘書口授一封信，他們可以縮寫成

WLR/MDWLR:MDwlr/md第33頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3.附筆（再啟）(Postscripts)

信寫完后，如果想起還有要緊的話要說，可以在信末加P.S.,然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名（本人姓名的每一個字母，如ParkDavis,只簽P.D.)。鄭重的函件一般不用P.S.，說明寫信人辦事不夠周密。第34頁,共54頁，2024年2月25日，星期天三、信封的寫法：1.信封地址的寫法與封內(nèi)地址的寫法完全一樣，可用縮行式或平頭式，最好與封內(nèi)地址采用的格式一致。(見書15頁）2.發(fā)信人的名稱地址應打在或印在信封左上角3.收信人的名稱地址應放在信封的中下偏右，郵票貼在信封正面的右上角4.郵寄指令（注釋）,兩者若只存在一樣,均可放在信封的左下角，若同時存在，郵寄指令放在收信人地址之上，注釋放在信封的左下角

第35頁,共54頁，2024年2月25日，星期天ReturnAddress(發(fā)信人地址）StampMailingDirections（郵寄指令）Address（收信人地址）Remarks（注釋）第36頁,共54頁，2024年2月25日，星期天注意：1.注釋：如系私人信件或密件，需收信人親自開啟而不要他人拆閱可在信封“Remarks”處，根據(jù)需要注明下列字樣：

Private私人信

Personal個人信

Confidential機密信

第37頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.郵寄指令：如需說明信或郵件的類別，可根據(jù)需要在信封“MailingDirections”處，注明下列字樣：

RegisteredExpressOrdinaryMail掛號郵件快遞郵件平信Immediate(urgent)PrintedMatterSample急件印刷品樣品BYAIRMAIRPARAVION(法語)航空第38頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3.托人轉交：如果信件不是通過郵寄，而是托某人轉交，則信封上不寫收信人的地址，只在收信人名稱之下寫：

ByPolitenessof，Bykindnessof，ByFavorofForwardedby等

然后再加上帶信人的姓名。例如：

Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow也可以不寫帶信人的姓名，只需在收信人姓名上寫PleaseForward第39頁,共54頁，2024年2月25日，星期天4.如果信件通過郵局寄給第三者轉交給收信人，則要在收信人姓名下面寫明轉交人的姓名，其前面加c/o(=careof由…轉交），例如：

Mr.ParkDavisc/oMr.Haroldwood318DoswellAvenueFortArkinson,WisconsinTheUnitedStatesofAmerica第40頁,共54頁，2024年2月25日，星期天四、英、美書信寫法的不同之處：

1.英式的書信格式是縮行式或混合式，美國則是平頭式.2.稱呼用法。英國一般用“DearSirs，”后用逗號。美式則用“Gentlemen：”后用冒號。3.結尾語的用法。英式習慣用Yourssincerely，oursfaithfully，而美式則相反，習慣于Sincerelyyours，F(xiàn)aithfullyyours。

4.日期寫法的區(qū)別。英式是按日-月-年的順序。美式則按月-日-年的順序。而日期寫法的國際通用格式是按日-月-年的順序排列。第41頁,共54頁，2024年2月25日，星期天Ⅱ.BasicPrinciplesforBusinessLetters(商務信函的基本原則:7c)1.

courtesy（禮貌）

禮貌是書寫商務信件的基本原則，禮貌絕不是簡單的客套，它是一種真誠的對“收信人的態(tài)度”。注：為了使書信顯得禮貌，盡量避免使用那些過激、冒犯和輕蔑的語言。及時回復對方信件。第42頁,共54頁，2024年2月25日，星期天例：a)YourorderNO.85forl00,000yardsofCottonPrintsArt.NO.1002isrejected．我們拒絕了你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No.1002．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。

第43頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2.Consideration（體諒）不只是客氣，應該“putyourselfinyourreader’sshoes”,考慮對方的立場（You-attituderatherthanWe-attitude)，考慮對方的要求、需求、感受，并及時回復。

要想在信中體現(xiàn)一種體諒之情，要做到下面兩點：

第44頁,共54頁，2024年2月25日，星期天We-attitudeWeallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth.You-attitudeYouearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.1)You-attitude（收信人態(tài)度）第45頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2）Focusonthepositiveapproach(以肯定的態(tài)度為主)P:Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.N:Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.P:Perhapsnexttimewecansendyouwhatyourequire.N:Weregretourinabilitytoserveyouatthistime.第46頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3.Completeness(完整)Checkthemessagecarefullybeforeitissentout.4.Clarity(清楚)1)avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning.e.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.Bimonthly:

twiceamonth,oncetwomonths.改成：WehavetwodirectsailingeverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.第47頁,共54頁，2024年2月25日，星期天2）Payattentiontothepositionofthemodifiers.e.g.a.Weshallbeabletosupply10caseoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10caseonlyoftheitem.“only”在上面兩句中分別修飾item和10case,所以兩個句子有著不同的意思第48頁,共54頁，2024年2月25日，星期天3）Payattentiontothesentencestructuree.g.a.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.b.Yesterdaywesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25.4）paragraphcarefullyandproperlyoneparagraphforeachpoint第49頁,共54頁，2024年2月25日，星期天5.conciseness(簡潔)避免累贅冗長的表達避免不必要的重復使用簡短的詞語和淺顯的解釋靈活正確的使用“事由行”

enclosedherewithatthistimeduetothefactthatadraftintheamountof$1,000Pleasedon’thesitatetocalluponus.EnclosednowBeca