采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)

采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)2024/4/25采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)1.0目的確保採(cǎi)購(gòu)訂單從開立到請(qǐng)款作業(yè)的全過(guò)程優(yōu)質(zhì)、高效。確保採(cǎi)購(gòu)訂單的採(cǎi)購(gòu)料號(hào)、數(shù)量、交期、價(jià)格均符合公司規(guī)定或要求。2024/4/252采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)2.0範(fàn)圍大智公司原物料採(cǎi)購(gòu)訂單非原物料可作參考2024/4/253采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)3.0責(zé)任採(cǎi)購(gòu)主管負(fù)責(zé)維護(hù)和監(jiān)督本管控辦法的正確執(zhí)行，必要時(shí)提出修訂。采購(gòu)承辦人負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的開立、追蹤及結(jié)案。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)稽核付款依據(jù)之正確性和合法性。2024/4/254采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.0程序內(nèi)容2024/4/255采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.1採(cǎi)購(gòu)訂單發(fā)放

4.1.1物控依物料需求計(jì)畫（MRP)，材料之L/T，開立請(qǐng)購(gòu)單，請(qǐng)購(gòu)單上必須有材料料號(hào)、品名、需求數(shù)量、交貨日期及該請(qǐng)購(gòu)料件所屬機(jī)種。2024/4/256采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.1.2採(cǎi)購(gòu)依據(jù)請(qǐng)購(gòu)單開立採(cǎi)購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單上的內(nèi)容必須包括︰<1>供應(yīng)商<2>單價(jià)（注意︰幣別）<3>是否含稅(注明“含稅〞或“未稅〞字樣)<4>交貨數(shù)量<5>交貨地點(diǎn)<6>付款條件<7>貿(mào)易模式<8>包裝要求並確實(shí)記錄在採(cǎi)買記錄表上。2024/4/257采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.1.3採(cǎi)購(gòu)訂單處理時(shí)間規(guī)定︰急件︰一天內(nèi)完成。一般件︰二天內(nèi)完成。4.1.4採(cǎi)購(gòu)訂單開立后，為了便于追溯，務(wù)必在請(qǐng)購(gòu)單上注明所下達(dá)的採(cǎi)購(gòu)訂單號(hào)碼.。在採(cǎi)購(gòu)單上注明請(qǐng)購(gòu)單號(hào)碼（若是用ERP系統(tǒng)，采購(gòu)單會(huì)帶出請(qǐng)購(gòu)單號(hào)碼）。4.1.5向國(guó)內(nèi)採(cǎi)購(gòu)之物料，不論其報(bào)價(jià)是否含稅，在採(cǎi)買訂單上必須注明〞含稅價(jià)〞還是〞未稅價(jià)〞。2024/4/258采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.1.6向國(guó)外採(cǎi)買之物料，由於是外幣計(jì)價(jià)，所以不含17%增值稅，但其進(jìn)口關(guān)稅，報(bào)關(guān)費(fèi)，運(yùn)費(fèi)….等，皆在採(cǎi)購(gòu)與廠商談判議價(jià)時(shí)確定。4.1.7.採(cǎi)購(gòu)訂單經(jīng)主管簽核核準(zhǔn)后，發(fā)出給供應(yīng)商，並請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)交期后即時(shí)回傳。2024/4/259采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.2採(cǎi)購(gòu)訂單之確認(rèn)︰4.2.1採(cǎi)購(gòu)訂單發(fā)出給供應(yīng)商，務(wù)必請(qǐng)廠商確認(rèn)，並蓋章簽回。4.2.2採(cǎi)買訂單上之交期，因L/T關(guān)係，廠商無(wú)法如期交貨，也需請(qǐng)廠商確認(rèn)其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（業(yè)務(wù)）調(diào)整生產(chǎn)（出貨）排程。4.2.3採(cǎi)購(gòu)訂單廠商確認(rèn)時(shí)限︰國(guó)內(nèi)廠商一天內(nèi)完成，國(guó)外廠商三天內(nèi)完成。2024/4/2510采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.3採(cǎi)買訂單之變更採(cǎi)購(gòu)訂單之變更包括︰1、數(shù)量變更2、交期變更3、價(jià)格變更4、取消2024/4/2511采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.3.1採(cǎi)購(gòu)依請(qǐng)購(gòu)變更通知單上之?dāng)?shù)量／交期變更或取消，重新發(fā)放採(cǎi)買訂單，（在MFG/PRO系統(tǒng)上，採(cǎi)買訂單有版本別來(lái)作區(qū)分），將變更后之訂單及項(xiàng)次標(biāo)示清楚，蓋上〞變更〞章后，傳真通知廠商。若廠商同意變更或取消，請(qǐng)廠商確認(rèn)簽回。2024/4/2512采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.3.2若廠商接到採(cǎi)買訂單取消或減量時(shí)，其材料已生產(chǎn)完畢待交貨或其他原因，不同意採(cǎi)購(gòu)訂單之變更，務(wù)必請(qǐng)廠商在採(cǎi)購(gòu)訂單上注明不可變更或取消之?dāng)?shù)量及原因，並將變更之採(cǎi)購(gòu)訂單回簽。2024/4/2513采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.3.3屬以下情況之一，不可讓廠商再交貨，因倉(cāng)庫(kù)不會(huì)再收料，若有特殊情況，則需先協(xié)調(diào)生物管或業(yè)務(wù)，經(jīng)其許可后，始可入料。A.採(cǎi)購(gòu)訂單數(shù)量減少B.延遲交貨C.取消訂單2024/4/2514采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.4供應(yīng)商交貨及應(yīng)注意事項(xiàng)4.4.1廠商依據(jù)採(cǎi)購(gòu)所下之ＰＯ，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。4.4.2廠商送貨時(shí)，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強(qiáng)度，或是其他特別要求。2024/4/2515采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.4.3如果箱內(nèi)還有小包包裝，需在包裝外標(biāo)識(shí)料號(hào)和數(shù)量，外箱需標(biāo)識(shí)採(cǎi)買訂單No.，料號(hào)，品名，數(shù)量。4.4.4廠商送貨時(shí)，要依訂單交期之先后來(lái)交貨且送貨單上要注明採(cǎi)購(gòu)訂單號(hào)碼，料號(hào)，品名，交貨數(shù)量，倉(cāng)庫(kù)收料則依廠商之交貨明細(xì)，確實(shí)清點(diǎn)箱數(shù)與數(shù)量，並確認(rèn)來(lái)料與單據(jù)上的料號(hào)、品名是否相符。2024/4/2516采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.4.5廠商交貨時(shí)，廠商扣該份採(cǎi)購(gòu)訂單之?dāng)?shù)量，務(wù)必與倉(cāng)庫(kù)收料一致，絕不可有廠商扣〞A〞採(cǎi)購(gòu)訂單，而倉(cāng)庫(kù)收料扣〞B〞採(cǎi)購(gòu)訂單，造成后面對(duì)帳請(qǐng)款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。4.4.6採(cǎi)購(gòu)最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統(tǒng)內(nèi)將採(cǎi)購(gòu)訂單之未結(jié)數(shù)量，傳真給廠商核對(duì)。2024/4/2517采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.5材料之跟催4.5.1廠商依照採(cǎi)購(gòu)訂單上之材料交期，並考慮其材料運(yùn)輸時(shí)間，務(wù)必準(zhǔn)時(shí)交貨。4.5.2為確保廠商如期交貨，採(cǎi)購(gòu)人員應(yīng)依生管之生產(chǎn)計(jì)畫或物控之交貨排程進(jìn)行材料跟催。2024/4/2518采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.5.3廠商如在L/T內(nèi)無(wú)法如期交貨，採(cǎi)買必須問(wèn)明原因，並與廠商確認(rèn)新的交期，且要告訴物控新的入料時(shí)間，必須以不停線為原則。（如果會(huì)造成停線必須立即報(bào)告主管，請(qǐng)求協(xié)助。）4.5.4為確實(shí)讓採(cǎi)購(gòu)人員能對(duì)負(fù)責(zé)之材料有所掌控，尤其是重要料件，採(cǎi)購(gòu)人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採(cǎi)購(gòu)人員對(duì)物料之掌控。2024/4/2519采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.6品質(zhì)異常及不良品處理作業(yè)4.6.1若買賣雙方對(duì)採(cǎi)購(gòu)材料，有檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)上之差異時(shí)，由品保會(huì)同採(cǎi)購(gòu)單位（或其他相關(guān)單位）研討處理。若生產(chǎn)急需且在不影響產(chǎn)品品質(zhì)前提下，可依特采作業(yè)流程（MRB）處理。4.6.2當(dāng)廠商交貨發(fā)生品質(zhì)異常時(shí)，採(cǎi)購(gòu)務(wù)必盡速通知廠商來(lái)廠了解並處理。2024/4/2520采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.6.3若是生產(chǎn)線退出之不良品（不含生產(chǎn)線製造不良），須經(jīng)品管（IQC）判定責(zé)任歸屬，若是原材不良，責(zé)任歸屬為廠商，則要求廠商以直接交換或不良退貨扣款的方式處理。2024/4/2521采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.7驗(yàn)收及請(qǐng)款作業(yè)處理4.7.1廠商交貨，倉(cāng)庫(kù)收料清點(diǎn)數(shù)量，開立驗(yàn)收單，轉(zhuǎn)IQC檢驗(yàn)，檢驗(yàn)完畢后，合格物料轉(zhuǎn)良品倉(cāng)管點(diǎn)收入庫(kù)，初檢不良品及時(shí)退回廠商，然后轉(zhuǎn)出一聯(lián)驗(yàn)收單（白聯(lián)）給採(cǎi)購(gòu)執(zhí)行請(qǐng)款作業(yè)。4.7.2採(cǎi)購(gòu)人員須確認(rèn)驗(yàn)收單上有詳細(xì)列明訂單號(hào)碼，料號(hào)，品名，交貨數(shù)量，驗(yàn)收日期及驗(yàn)收合格數(shù)量，倉(cāng)管人員及品管人員之簽名。2024/4/2522采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.7.3驗(yàn)收單上之訂單號(hào)碼，料號(hào)，品名，交貨數(shù)量，不可隨意更改。4.7.4廠商請(qǐng)款時(shí)，其發(fā)票務(wù)必注明訂單號(hào)碼，以便請(qǐng)款人員之核對(duì)。4.7.5採(cǎi)購(gòu)人員在請(qǐng)款時(shí)，務(wù)必備齊驗(yàn)收單／發(fā)票／訂單三者之訂單號(hào)碼要一致。2024/4/2523采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.7.5.1請(qǐng)款時(shí)，是以驗(yàn)收合格數(shù)請(qǐng)款。4.7.5.2請(qǐng)款時(shí)，要注意幣別。4.7.5.3注意發(fā)票之有效期限。4.7.5.4請(qǐng)款時(shí)，要在訂單上注明請(qǐng)款日期／請(qǐng)款數(shù)量／收貨日期（驗(yàn)收單右上方日期），以便未來(lái)之核對(duì)與查詢。當(dāng)訂單單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí)需向廠商確認(rèn)原因，否則不予請(qǐng)款。2024/4/2524采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.7.6請(qǐng)款注意事項(xiàng)4.7.6.1請(qǐng)款作業(yè)必須在發(fā)票,驗(yàn)收單,訂單,請(qǐng)購(gòu)單都齊全的前提下才能進(jìn)行.4.7.6.2請(qǐng)款時(shí)要確定〞發(fā)票〞,〞驗(yàn)收單〞,〞訂單〞上料號(hào),數(shù)量,金額是否一致,完全一致時(shí)才能請(qǐng)款。4.7.6.3請(qǐng)款時(shí)一定要在訂單上注明請(qǐng)的是哪一項(xiàng)次，及其請(qǐng)款數(shù)量、金額.(以防廠商重複寄發(fā)票造成重複請(qǐng)款的現(xiàn)象)2024/4/2525采購(gòu)訂單管控辦法大智培訓(xùn)4.7.6.5請(qǐng)款要用複印的訂單和請(qǐng)購(gòu)單4.7.6.6請(qǐng)款完畢后支出憑單的放置順序是