應(yīng)急救援裝備檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理的重要性 1第二節(jié)檔案管理制度 6第三節(jié)檔案人員崗位職責(zé) 19第一節(jié)檔案管理的重要性隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存考究價(jià)值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號(hào)。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會(huì)效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。然而工作需要相應(yīng)的資料做好整、建立健全、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。一、檔案在經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用（一）行政方面的作用檔案是行政工作的工具之一，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。（二）項(xiàng)目運(yùn)營方面的作用檔案是公司活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理，項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。（三）文化方面作用檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。（四）法律方面作用檔案室當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員工、參會(huì)者合法權(quán)益不收侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。（五）培訓(xùn)方面的作用檔案是一種重要的資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高培訓(xùn)的效率和效果。二、做好檔案管理工作檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展是不可或缺的，是社會(huì)的信啟。首先，要對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行操作、檢索和維護(hù)，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時(shí)候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進(jìn)行復(fù)印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎(chǔ)上對檔案利用的水平進(jìn)行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會(huì)價(jià)值。由于檔案室是比較獨(dú)立的一個(gè)部門，檔案管理方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。三、健全制度不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)。要結(jié)合公司自身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。積極主動(dòng)、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)系，對于收集工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴(kuò)大了，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質(zhì)量。四、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。（一）加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實(shí)的檔案知識(shí)、要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度以及先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷的拓寬知識(shí)層面，不斷的提高綜合素質(zhì)，才能跟得上現(xiàn)在的檔案管理工作。（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司的情況結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，創(chuàng)新是在基本功扎實(shí)的基礎(chǔ)上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當(dāng)做天天職。按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，領(lǐng)導(dǎo)、如各部門的領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)負(fù)責(zé)人、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)量。（二）樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。（三）檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識(shí)，促進(jìn)檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。第二節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責(zé)任制（一）努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。（二）認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本項(xiàng)目有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本項(xiàng)目各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。（三）熟悉本項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作，了解本項(xiàng)目各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。（九）做好項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向公司檔案管理部門填報(bào)項(xiàng)目檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。（十）在做好本項(xiàng)目內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對項(xiàng)目內(nèi)部各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、檔案保管制度（一）收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。（二）保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（六）庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。（七）必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。（八）檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案復(fù)制制度（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。（二）復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。（三）破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。（四）對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案查借閱制度（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。（二）本公司有關(guān)部門因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過一周。（三）外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。（四）借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。（五）查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。（六）借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。五、檔案庫房管理制度為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（一）保持庫房內(nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。（三）定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。（五）遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本項(xiàng)目在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級印發(fā)需要本本項(xiàng)目長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。（二）歸檔時(shí)間1.各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)向公司檔案部移交。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給公司檔案部。3.歸檔要求（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式一份，項(xiàng)目檔案按上級要求制定份數(shù)。（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便于利用。（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。4.歸檔手續(xù)移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。七、文書材料歸檔制度（一）本本項(xiàng)目形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本公司檔案部歸檔。（二）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（三）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向公司檔案部移交。（四）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守規(guī)定及時(shí)歸檔。（五）凡記述本項(xiàng)目實(shí)際工作或應(yīng)急救援裝備采購過程中歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向公司檔案部歸檔。（六）歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。（七）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期、短期）組成（案卷）編目歸檔。（八）歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。（九）按年度歸檔的檔案（如文書、會(huì)議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年。（十）卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。（十一）卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào)。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。（十二）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。1.填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）。2.對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制。3.對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。4.會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。5.填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整。6.填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)；無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上。7.卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。8.聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。9.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。10.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。11.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。12.歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度（一）檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。（二）對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。（三）移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。九、檔案保密制度（一）檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。（二）保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。（三）檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）不該說秘密不說，不該知道的秘密不問，不該看的秘密不看，不該記錄的秘密不記錄。（五）不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀記錄秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將秘密文件、檔案、資料作為廢品出售。（六）不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。（七）定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。（八）不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。十、檔案鑒定銷毀制度（一）成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。（二）鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。（四）對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。（五）經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)部門或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。（六）銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。（七）銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場。（八）情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。十一、檔案利用制度（一）本項(xiàng)目檔案僅限于本公司及采購方利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（五）借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。（六）借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。（七）借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。（十）復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。（十一）檔案人員應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。十二、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。（二）檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。（三）檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。（四）統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。（五）及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案綜合管理部門填寫檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。（六）堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（七）檔案室要定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解本項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。十三、文件、質(zhì)量記錄和憑證管理制度（一）目的：為加強(qiáng)質(zhì)量記錄和憑證的