印章管理新規(guī)制度范文

印章管理要求為了確保福建寶利特集團(tuán)（以下簡稱集團(tuán)）及下屬各子企業(yè)（以下簡稱子企業(yè))印章刻制、保管和使用正當(dāng)性、嚴(yán)厲性和安全性，依據(jù)集團(tuán)規(guī)范運(yùn)行、防范風(fēng)險(xiǎn)管理要求，有效地維護(hù)企業(yè)利益，特制訂本管理要求。本管理要求所指印章包含集團(tuán)及子企業(yè)公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、采購協(xié)議專用章、銷售協(xié)議專用章、人力資源部專用章、品管專用章、報(bào)關(guān)專用章等含有法律效力印章。本管理要求適適用于企業(yè)公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對外簽署協(xié)議、協(xié)議及其它須用印章文本等。印章授權(quán)管理和使用部門：（一）集團(tuán)及各子企業(yè)各類印章（含電子章）由集團(tuán)法定代表人授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷。（二）集團(tuán)及子企業(yè)各類印章（含電子章）由各企業(yè)最高管理者授權(quán)相關(guān)部門管理和使用。（三）各類印章（含電子章）授權(quán)以下部門分別管理和使用：1、集團(tuán)及子企業(yè)法定代表人印章由集團(tuán)法定代表人或其授權(quán)指定代理人負(fù)責(zé)管理和使用；2、集團(tuán)公章及其電子章由集團(tuán)行政部主管負(fù)責(zé)管理和使用，電子章僅限于集團(tuán)建設(shè)工程報(bào)建使用，各子企業(yè)公章由總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理和使用；3、集團(tuán)及子企業(yè)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心主管或其授權(quán)指定代理人負(fù)責(zé)管理和使用；4、集團(tuán)及子企業(yè)采購協(xié)議專用章及其電子章由采購管理中心主管負(fù)責(zé)管理和使用；5、集團(tuán)及子企業(yè)銷售協(xié)議專用章及其電子章由各企業(yè)銷售部主管負(fù)責(zé)管理和使用；6、集團(tuán)人力資源部專用章由人力資源管理中心主管負(fù)責(zé)管理和使用；7、集團(tuán)及子企業(yè)品管專用章由各企業(yè)品管部主管負(fù)責(zé)管理和使用；8、集團(tuán)及子企業(yè)報(bào)關(guān)專用章由責(zé)任報(bào)關(guān)員負(fù)責(zé)管理和使用；9、上述電子章僅限于要求范圍內(nèi)使用，未要求使用電子章，一律嚴(yán)禁使用電子章；10、凡因工作需要并符合本條要求配置印章或更換印章部門應(yīng)在在企業(yè)請購系統(tǒng)中提交《請購單》，注明用途、規(guī)格要求等，經(jīng)總裁審批經(jīng)過，方可配置或更換印章；11、印章刻制由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定單位刻制；印章規(guī)格、樣式由集團(tuán)行政部按相關(guān)要求辦理。12、印章刻制或作廢相關(guān)批文和文件資料，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)整理匯總，立即送交集團(tuán)檔案處存檔。13、電子章制作、維護(hù)及作廢由網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)，印章專管人員提交申請，經(jīng)集團(tuán)法定代表人審批后，方可制作或作廢。印章管理（一）企業(yè)全部印章，均由集團(tuán)檔案處負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡稱為印章專管人員）。印章啟用時(shí)由集團(tuán)行政部下發(fā)《相關(guān)企業(yè)啟用相關(guān)____專用章通知》（詳見本管理要求附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位/部門和使用范圍和啟用印模。（二）集團(tuán)檔案處向印章專管人員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫《企業(yè)印章留樣立案表》（詳見本管理要求附件二）。（三）因?yàn)橛≌履p而更換領(lǐng)用印章，仍需在集團(tuán)檔案處登記、留樣。（四）因企業(yè)名稱變動、部門撤銷或重組、印章使用損壞等情形，原部門相關(guān)印章應(yīng)由印章專管人員立即交回集團(tuán)檔案處，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)申明作廢。（五）嚴(yán)禁印章專管人員將印章轉(zhuǎn)借她人。（六）印章丟失或被盜時(shí)，印章專管人員應(yīng)立即以書面形式通知集團(tuán)行政部，集團(tuán)行政部主管應(yīng)立即采取相關(guān)補(bǔ)救方法，包含但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責(zé)任人進(jìn)行處罰等。（七）企業(yè)決定需要停用印章或電子章，由董事長簽字同意后由集團(tuán)行政部下發(fā)《相關(guān)企業(yè)停用相關(guān)____專用章通知》（詳見本管理要求附件三）將停用原因、時(shí)間通知企業(yè)各相關(guān)部門，并收回停用印章切角封存或銷毀。（八）各部門不得私自刻制印章或制作電子章，違反本項(xiàng)要求者屬于嚴(yán)重違反企業(yè)規(guī)章制度，給無條件除名處理，所以造成全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向企業(yè)負(fù)擔(dān)全額賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重追求其法律責(zé)任。印章專管人員職責(zé)企業(yè)全部印章專管人員應(yīng)遵守本條以下要求：（一）印章專管人員天天下班前應(yīng)檢驗(yàn)印章是否齊全，存放在安全地方并上鎖，次日上班后，應(yīng)首先檢驗(yàn)所保管印章存放處有沒有異樣，若發(fā)覺意外情況應(yīng)立即上報(bào)。（二）印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定她人代管印章，印章專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)注意事項(xiàng)。印章代管期間，代管人員對印章管理和使用負(fù)擔(dān)一切責(zé)任。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印起止日期，實(shí)施管印人員登記立案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接單》（詳見本管理要求附件四），登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。若遇緊急突發(fā)事件，無法立即辦理印章交接手續(xù)，印章專管人員應(yīng)經(jīng)過電話或短信等方法，交接印章，并上報(bào)總裁，返崗后補(bǔ)辦印章交接手續(xù)。（三）印章專管人員要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，遵守保密要求，嚴(yán)格照章用印。未按同意權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全，印章專管人員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專管人員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)，印章專管人員可拒絕用印并匯報(bào)總裁/總經(jīng)理處理。（四）印章專管人員用印蓋章位置要正確、合適，印跡要端正清楚，印章名稱和用印件落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（五）因印章管理不嚴(yán)、使用不妥、遺失，對印章專管人員給予嚴(yán)厲處罰；（六）印章專管人員離職時(shí)，其管理印章統(tǒng)計(jì)和檔案須作為職員離職移交工作一部分。印章專管人員離職時(shí)，應(yīng)將管理印章、《用印登記簿》等用印相關(guān)文件資料送交檔案處后方可辦理離職手續(xù)。崗位交接人員應(yīng)按印章領(lǐng)用要求立即到檔案處辦理印章領(lǐng)出手續(xù)。（七）嚴(yán)禁任何人未經(jīng)同意攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)總裁/總經(jīng)理同意并填寫《公章外出使用審批單》（詳見本要求附件五）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫《印章交接單》辦理交接手續(xù)后方可帶出。攜帶公章外出人員對公章使用后果負(fù)擔(dān)一切責(zé)任。各類印章使用要求（一）企業(yè)印章使用1、各類印章必需根據(jù)使用部門明確職能和管理范圍用章，不得超越本部門職能和管理范圍用章。2、印章專管人員在使用公章前必需認(rèn)真審核文件資料，凡所填寫內(nèi)容和擬使用公章文稿材料不符，不予用章；企業(yè)對應(yīng)管理權(quán)限主管簽署文件或授權(quán)辦理文件，審核無誤后方可蓋章，不然，出現(xiàn)事故，責(zé)任由印章專管人員負(fù)擔(dān)一切責(zé)任。3、凡需要加蓋企業(yè)印章公文、介紹信、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文同意書、業(yè)務(wù)報(bào)表、邀請函等關(guān)鍵文件，均須填寫《____企業(yè)用印審批統(tǒng)計(jì)單》，（詳見本管理要求附件六）經(jīng)相關(guān)部門主管審批簽字后，方可使用企業(yè)印章。4、企業(yè)印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章及企業(yè)其它印章（協(xié)議專用章除外）所用印文件、資料、附件資料及《____企業(yè)用印審批統(tǒng)計(jì)單》作為用印憑據(jù)檔案由印章專管人員留存。5、嚴(yán)禁在空白表格包含但不限于證書、信箋、協(xié)議、協(xié)議、證實(shí)等空白文件上蓋章。嚴(yán)禁在手寫文件上加蓋企業(yè)印章。如遇特殊情況，必需報(bào)經(jīng)總裁/總經(jīng)理簽字同意后，方可用章。（二）協(xié)議用印管理要求1、企業(yè)定版各類協(xié)議，如采購協(xié)議、銷售協(xié)議、勞動合相同，由印章專管人員依據(jù)本部門管理權(quán)責(zé)審核和用印，并做好用印統(tǒng)計(jì)。2、銷售/采購協(xié)議專用電子章僅用不企業(yè)定版銷售/采購協(xié)議。3、非企業(yè)定版協(xié)議，由顧問律師和相關(guān)部門主管審議，并簽署審核意見，上報(bào)企業(yè)總裁/總經(jīng)理審批，審批經(jīng)過后，經(jīng)辦人應(yīng)填寫《企業(yè)協(xié)議專用章用印審批單》（詳見本管理要求附件七），印章專管人員核查后方可用印。4、用印協(xié)議上應(yīng)該先由協(xié)議授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月以后，方可用印。5、嚴(yán)禁在手寫協(xié)議或協(xié)議內(nèi)容填寫不全協(xié)議上用印。6、對外簽署協(xié)議或協(xié)議等，須加蓋騎縫章。（三）財(cái)務(wù)人員依日常權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須辦理本條第（一）項(xiàng)審批程序。企業(yè)對外報(bào)送各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）及其它需用企業(yè)財(cái)務(wù)印章文本等，須按要求辦理用印手續(xù)。（四）企業(yè)各類印章實(shí)施用印登記制度，印章專管人員應(yīng)每十二個(gè)月度6月30前、12月31日前應(yīng)將該期間填寫《用印登記簿》（詳見本管理要求附件八）及用印資料檔案全部移交集團(tuán)檔案處存檔。法律責(zé)任（一）任何人員必需嚴(yán)格依據(jù)本制度要求程序使用印章，不符合本制度要求時(shí)，不得私自使用。（二）違反本制度要求使用印章或電子章，造成丟失、盜用、仿制等，給企業(yè)造成損失，要依法追究賠償責(zé)任；造成法律責(zé)任，要依法追究一切經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。附則（一）本要求附企業(yè)印章管理相關(guān)文件范本。（二）本要求自公布之時(shí)效實(shí)施。（三）本要求由集團(tuán)人力資源管理中心負(fù)責(zé)解釋。附件一：相關(guān)企業(yè)啟用相關(guān)____專用章通知__________企業(yè)各部門及分子企業(yè)：依據(jù)_____企業(yè)《企業(yè)印章管理要求》第____條要求，因?yàn)開__________________，現(xiàn)企業(yè)已啟用“___________專用章”，該印章由企業(yè)____部門管理，專管人員為_____。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我企業(yè)對內(nèi)對外管理，自_____年___月___日起，啟用本通知附件公章，原“_________專用章”印章同時(shí)廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式_____年___月___日舊印章樣式新印章樣式附件二：企業(yè)印章留樣立案表NO:____________印章名稱：___________________________章審批人：_______________________________刻制人：_______________________________啟用時(shí)間：_____________________________配置及保管部門：_______________________印章用途：_____________________________印章專管人員：_________________印章留樣本留樣印章自_________年____月_____日啟用。印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章保管及使用責(zé)任人，于____年___月___日自企業(yè)辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依據(jù)企業(yè)《印章管理制度》使用印章、登錄該印章使用統(tǒng)計(jì)、保管對應(yīng)審批文件資料；若因本人有意或過失使用本印章造成企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對企業(yè)所以造成全部經(jīng)濟(jì)損失并接收企業(yè)對應(yīng)處罰。印章專管人員：_____________________年___月___日附件三：_____企業(yè)文件司辦發(fā)〔20___〕___號相關(guān)企業(yè)停用相關(guān)____專用章通知__________企業(yè)各部門及分子企業(yè)：依據(jù)_____企業(yè)《企業(yè)印章管理要求》第____條要求，因?yàn)開__________________，現(xiàn)企業(yè)決定作廢停用原由企業(yè)____部門專管人員_____管理“___________專用章”。____年___月___日前加蓋該印章全部企業(yè)文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章樣式_____年___月___日停用印章樣式專題詞：印章停用通知抄送：______________，______________，___________，______________。_____________年___月___日印發(fā)附件四：印章交接單NO:___________部門名稱：___________________________________交接印章名稱：_______________________________交接日期：_____月____日用印注意事項(xiàng)說明：1、交接人雙方行為均應(yīng)遵守_____企業(yè)《企業(yè)印章管理要求》之要求。2、其它說明事項(xiàng)：_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3、印章留樣：留樣4、本印章自____年___月___日____時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確定后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授權(quán)人簽字確定：___________________年___月___日附件五：印章外出使用審批單NO:____________1、部門名稱：___________________________________2、外出印章名稱：_______________________________3、使用日期：_____月____日4、用印事項(xiàng)：___________________________________5、外出使用原因：______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________6、用印責(zé)任人：________________________________________印章留樣：留樣7、本印章自____年___月___日____時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章________負(fù)責(zé)。申請人：__________________________年___月___日印章授權(quán)人簽字確定：___________________年___月___日附件六：_____企業(yè)用印審批統(tǒng)計(jì)單