前臺文秘職位說明指導書

前臺文秘職位說明書崗位名稱：前臺文秘崗位編號：所在部門：人力資源＆行政組崗位定員：1直接上級：人事行政主管直接下屬部門/崗位：職系：所轄人員數(shù)目：工資等級范圍：等級至等級崗位分析日期：年2月本職概述：處理企業(yè)日常事務(wù)性工作，管理企業(yè)固定資產(chǎn)、辦公用具等，維護企業(yè)日常辦公活動正常開展職責和工作任務(wù)：職責描述：負責處理日常后勤事務(wù)工作時間百分比：60工作任務(wù)負責接聽電話，收發(fā)傳真、信件接待來訪客人飲用水、水杯、茶葉管理管理企業(yè)報刊、雜志、信件、包裹、匯款收發(fā)等事務(wù)辦理訂票事宜訂制名片、定時統(tǒng)計需要印制胸卡職員，并統(tǒng)一進行辦理和發(fā)放辦理快遞費、名片費、加班餐費、出差飛機票費繳納整理企業(yè)內(nèi)部多種申請單，和相關(guān)部門溝通，確保申請單供給不定時更新通訊錄職責描述：負責管理企業(yè)圖書工作時間百分比：5工作任務(wù)登記企業(yè)每一本公用圖書，妥善管理借閱圖書登記要求購置圖書，經(jīng)過企業(yè)步驟，進行購置后登記入庫催還圖書，在歸還日期欄中登記圖書借閱情況隨時更新到企業(yè)網(wǎng)站上職責描述：負責辦公設(shè)施采購和管理、維護工作工作時間百分比：30%工作任務(wù)辦理辦公設(shè)施采購工作登記辦公設(shè)施，確保帳物相符負責企業(yè)鑰匙管理和領(lǐng)用檢驗辦公設(shè)施及設(shè)備，發(fā)覺問題立即處理職責描述：負責辦公用具和禮品訂購和管理工作時間百分比：10工作任務(wù)選擇供給商，購置適宜辦公用具確保公用辦公耗材供給和貯備定時辦理結(jié)算和統(tǒng)計庫存辦理企業(yè)禮品采購和領(lǐng)用職責描述：協(xié)調(diào)物業(yè)、保潔工作工作時間百分比：5%工作任務(wù)和物業(yè)、保潔單位溝通，聯(lián)絡(luò)相關(guān)事項定時辦理房租、物業(yè)費、水電費繳納傳輸物業(yè)通知職責描述：負責辦公環(huán)境管理工作時間百分比：5工作任務(wù)天天對十層辦公區(qū)進行檢驗檢驗完成填寫《辦公環(huán)境管理清單》監(jiān)督保潔職員作情況，有問題立即指出當發(fā)覺辦公環(huán)境中問題，立即找相關(guān)部門進行處理職責描述：負責企業(yè)車輛年檢和保養(yǎng)，辦理車位停車證和車輛保險工作時間百分比：10%工作任務(wù)辦理企業(yè)車輛年檢和保養(yǎng)辦理企業(yè)車輛車位停車證及付費辦理企業(yè)車輛保險職責描述：負責統(tǒng)計職員考勤工作時間百分比：5工作任務(wù)每個月匯總職員考勤情況，進行考勤管理統(tǒng)計職員請假、出差、遲到等情況在上級同意下，聯(lián)絡(luò)制作和發(fā)放出入門禁卡職責描述：完成上級交辦其它工作工作時間百分比：5相關(guān)權(quán)限：對辦公用具采購確定供給商選擇權(quán)和費用使用權(quán)對發(fā)送快遞、訂票、印制名片和胸卡確定供給廠商選擇權(quán)對物業(yè)衛(wèi)生工作監(jiān)督檢驗權(quán)對企業(yè)各部門辦公秩序監(jiān)督檢驗權(quán)對辦公用具領(lǐng)用調(diào)配權(quán)對企業(yè)圖書管理工作監(jiān)督權(quán)對企業(yè)固定資產(chǎn)監(jiān)督權(quán)相關(guān)每個月費用預(yù)算制訂權(quán)在權(quán)限范圍內(nèi)，有代表企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)權(quán)力；本事域（專業(yè)）獲取信息、知識工具使用權(quán)；學習、研究權(quán)和接收再教育、培訓權(quán)利；辦公工具和勞動工具使用權(quán)；相關(guān)事情知情權(quán)匯報關(guān)系：以上職責，向人事行政主管匯報工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)作部門：企業(yè)全部部門外部協(xié)作單位：辦公用具供給商、快遞企業(yè)、名片社、物業(yè)、保潔企業(yè)、方正集團、維修企業(yè)、訂票點工作環(huán)境：通常工作環(huán)境使用工具設(shè)備：通常辦公自動化設(shè)備所需統(tǒng)計文檔：職員出入登記、職員出差登記、未打卡登記、來訪客人登記、投影儀錄音筆借用登記、鑰匙和電話領(lǐng)用登記、辦公用具領(lǐng)用登記任職資格：最低學歷要求：大學?？扑杞逃龑I(yè)背景：不限，以文科為主所需工作經(jīng)驗：所需培訓科目：溝通技能行政管理所需勝任能力：團體合作；責任心；誠信；主動性；人際了解力；用戶服務(wù)導向；應(yīng)變能力；組織了解力；能按要求進行文件檔案管理，起草相關(guān)文件管理制度；獨立完成行政公文，語言表示正確，語法基礎(chǔ)無誤