清華大學(xué)-管理秘書實(shí)務(wù)5-1

清華大學(xué)-管理秘書實(shí)務(wù)5-1張梅是綠野農(nóng)機(jī)有限公司新來的辦公室秘書，這幾天她特別忙碌，因?yàn)榻?jīng)理交代張梅負(fù)責(zé)即將召開的重要客戶接待會(huì)，張梅發(fā)現(xiàn)雖然只是開個(gè)會(huì)，可要做的準(zhǔn)備很多，……經(jīng)理對(duì)張梅的努力給予了肯定，同時(shí)提醒她說：“會(huì)議工作很重要，有時(shí)一場會(huì)議就是一個(gè)機(jī)遇，關(guān)系著公司的發(fā)展。會(huì)議能否開好，還要看我們工作做的是不是夠細(xì)致、夠扎實(shí)呀！”情景導(dǎo)入：

情境解析：

會(huì)議管理是一個(gè)綜合性極強(qiáng)的工作，會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求秘書人員有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、細(xì)致周密的工作能力和機(jī)敏靈活的應(yīng)變能力，是一項(xiàng)看似簡單，實(shí)則有著很高要求的工作。知識(shí)點(diǎn)一：會(huì)議秘書人員的素質(zhì)

及會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置（一）會(huì)議工作對(duì)秘書的基本要求1、較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。2、正確認(rèn)識(shí)自己在會(huì)議的角色，擺正位置，提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3、工作要細(xì)致周密。4、要注意保密。

（二）會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配規(guī)模較大的會(huì)議，單靠幾個(gè)人很難組織好，一般都成立會(huì)議秘書處，由專人負(fù)責(zé)。秘書處下設(shè)幾個(gè)組，秘書組：負(fù)責(zé)值班、組織協(xié)調(diào)、印發(fā)文件；會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)場的布置、管理、服務(wù)；宣傳組：負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道和對(duì)記者的組織管理；翻譯組：負(fù)責(zé)翻譯成幾種文字；保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)安全警衛(wèi)；總務(wù)組：負(fù)責(zé)接送、食宿、文娛活動(dòng)、醫(yī)療保健等。如果會(huì)議規(guī)模小，可以由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排。知識(shí)點(diǎn)二：會(huì)議工作的基本流程一、會(huì)前的準(zhǔn)備：會(huì)議的準(zhǔn)備是否充分，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。1、擬定會(huì)議計(jì)劃書（工作方案）；會(huì)議計(jì)劃書確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)2、選定會(huì)議議題會(huì)議的議題：就是會(huì)議需要研究解決的問題，準(zhǔn)備工作要圍繞議題來進(jìn)行。3、擬定會(huì)議議程、日程（1）會(huì)議議程：會(huì)議解決問題的大致安排即會(huì)議進(jìn)行的程序，討論哪些議題，按什么順序討論，是否進(jìn)行表決等等?！痢凉灸杲K總結(jié)大會(huì)會(huì)議議程主題：表彰先進(jìn)總結(jié)過去展望未來

參加人：全所員工

時(shí)間：上午9：00——11：30

地點(diǎn)：新華大廈四樓一號(hào)報(bào)告廳

會(huì)議內(nèi)容：

一、主持人××經(jīng)理宣布會(huì)議開始，介紹來賓。二、總經(jīng)理致辭。三、管理委員會(huì)×主任宣布年度受表彰人員名單

四、頒獎(jiǎng)儀式

五、××代表受表彰人員發(fā)言。

六、××董事長總結(jié)發(fā)言。七、會(huì)議聚餐

（2）會(huì)議日程：會(huì)議進(jìn)程的具體安排，一般用日程表來表達(dá)。

會(huì)議日程博鰲亞洲論壇2010年——會(huì)議日程（節(jié)選）4月8日（星期四）07:00-22:00注冊(cè)（?？诿捞m機(jī)場）16:00-17:30博鰲亞洲論壇理事會(huì)會(huì)議（國際會(huì)議中心一層孔雀4廳）18:00-19:00博鰲亞洲論壇會(huì)員大會(huì)（國際會(huì)議中心一層?xùn)|嶼宴會(huì)大廳A)19:30-21:00博鰲亞洲論壇會(huì)員和贊助商歡迎晚宴（索菲特酒店一層中餐廳4、準(zhǔn)備會(huì)議文件領(lǐng)導(dǎo)講話稿的寫作：領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖：為什么要講？要講什么？想怎樣講？把握受眾心理我能知道什么？與我有什么關(guān)系？下一步該怎么辦？5、確定出席、列席會(huì)議人員：6、與會(huì)人員編組；

7、選定、布置會(huì)場（1）會(huì)場氣氛：（2）主席臺(tái)：主席臺(tái)要排座次、放名簽，以便對(duì)號(hào)入座。要反復(fù)核對(duì)，不要出現(xiàn)錯(cuò)字錯(cuò)位。

主席臺(tái)座次：前排高于后排、中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)8、制作會(huì)議證件9、發(fā)會(huì)議通知會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出通知，以便與會(huì)人員提前作好準(zhǔn)備，通知可以發(fā)書面通知也可以電話通知，但比較穩(wěn)妥的是二者的結(jié)合使用?！痢翉S關(guān)于召開安全生產(chǎn)會(huì)議的通知

所屬各單位：

為了總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)，研究分析存在的問題，進(jìn)一步貫徹落實(shí)省、市安全生產(chǎn)工作會(huì)議精神，做好今年的安全生產(chǎn)工作，經(jīng)研究決定召開安全生產(chǎn)工作會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、會(huì)議內(nèi)容：……

二、參加人員：……

三、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：……

四、要求：……聯(lián)系人：王××電話：139××××

××廠×年×月×日書面通知由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。標(biāo)題：會(huì)議通知或事由加文種，如“關(guān)于召開改革與發(fā)展研討會(huì)的通知”。正文：寫清楚會(huì)議的名稱、開會(huì)日期、地點(diǎn)、會(huì)期、議題、參加會(huì)議人員范圍等。要寫清楚報(bào)到地點(diǎn)，是否提供交通工具，可否帶工作人員、乘車路線等具體細(xì)節(jié)，為方便穩(wěn)妥起見，還應(yīng)留下會(huì)務(wù)聯(lián)系人電話，如需確定是否參會(huì)則應(yīng)附參會(huì)信息回執(zhí)。落款：包括發(fā)文單位和發(fā)出日期，有的要加蓋公章。

10、制定會(huì)議須知（1）作息時(shí)間表；（2）日程表；（3）分組名單；（4）會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)人員名單及房間號(hào)；（5）注意事項(xiàng)，包括保密制度、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求及其他注意事項(xiàng)。11、負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到12、申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱（內(nèi)容）會(huì)議時(shí)間年月日至月日會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議對(duì)象參加會(huì)議人數(shù)其中：工作人員人；駐地代表人。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算合計(jì)住宿伙食補(bǔ)助場租費(fèi)交通費(fèi)印刷費(fèi)公雜費(fèi)審批意見年月日備注1、各部門應(yīng)提前15天將本表報(bào)經(jīng)費(fèi)主管部門審批。2、住宿費(fèi)的人數(shù)不包括駐地代表，含部分工作人員。3、本表一式二份，經(jīng)審批單位審核后退原單位一份?！痢凉緯?huì)議費(fèi)預(yù)算表承辦單位（蓋章）13、安排好會(huì)議值班工作崗位時(shí)間2010年

月

日00：00—08：00值班情況值班人：交接班交班人：時(shí)間：接班人：時(shí)間：值班記錄表NO:

二、會(huì)中工作：

會(huì)議進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì)務(wù)工作和各項(xiàng)服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。秘書人員通常要負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和撰寫會(huì)議簡報(bào)，及會(huì)議的值班工作。1、會(huì)議記錄：

寫簡報(bào)，一是簡報(bào)要簡，突出重點(diǎn)，精練內(nèi)容；二是要快，一般當(dāng)天一定要寫出來，第二天上午要送到與會(huì)人員。三是真實(shí)客觀，包括人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤，不能把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)。2、會(huì)議值班：認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)守崗位，有情況靈活處理，及時(shí)匯報(bào)。

政協(xié)××市六屆×次會(huì)議簡報(bào)（第24期）

大會(huì)秘書處2010年3月20日—————————————————————————————————今年政府應(yīng)辦幾件實(shí)事××委員說：建議市長要有相應(yīng)的任期目標(biāo)，要像×××那樣一年辦幾件實(shí)事，年終總結(jié)，有哪些完成，有哪些沒完成，為什么。改“三公開一監(jiān)督”為好×××、×××委員說：報(bào)告在談到廉政建設(shè)時(shí)，提出實(shí)行“兩公開一監(jiān)督”，我們認(rèn)為應(yīng)改為“三公開一監(jiān)督”，即再增加公開市、縣兩級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)收入，以便接受人民群眾的監(jiān)督。不能再走大投入低效益之路?！痢痢廖瘑T認(rèn)為：1998年我市社會(huì)總產(chǎn)值為180億元，國民收入為74億元，而全市的財(cái)政收入只有9.15億元，很明顯，經(jīng)濟(jì)效益是很低的。而1998年的計(jì)劃數(shù)字，基本上是按比例同步增長，經(jīng)濟(jì)效益無明顯提高。這是我市多年來生產(chǎn)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵性的問題，即大投入，低效益，致使財(cái)政拮據(jù)，入不敷出。市領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)著眼長遠(yuǎn)，從當(dāng)前入手，立足于大力提高經(jīng)濟(jì)效益和增強(qiáng)生產(chǎn)后勁（包括政策、體制、發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、環(huán)境整頓、提高管理水平、提高勞動(dòng)力的素質(zhì)、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、大力發(fā)展科技、教育等多方面綜合治理）。只有這樣，才能使我市的經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高一層次的發(fā)展，形成良性循環(huán)。這才是提高經(jīng)濟(jì)效益的真正出路。三、會(huì)后工作：1.清理文件，及時(shí)收回不能帶走的文件。整理好會(huì)議文件，及時(shí)登記歸檔。2.安排離會(huì)：熱情送客，提供票務(wù)及必要的交通服務(wù)。3.修訂文件：對(duì)會(huì)議形成的文件，有些需要會(huì)后修改定稿印發(fā)。4.撰寫紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)使用的一種行政公文，要盡可能快速完成并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核定稿下發(fā)?！痢?xí)h紀(jì)要為了……，×年×月×日召集有關(guān)單位人員召開會(huì)議，就×××一事進(jìn)行了研究討論,現(xiàn)將會(huì)議內(nèi)容紀(jì)要如下。一、二、三、四、

5、結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)。清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票并核實(shí)發(fā)票，填寫報(bào)銷單、通常將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者審核簽字后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，報(bào)銷后盡快與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。如需與會(huì)者交款，則應(yīng)將項(xiàng)目與數(shù)額詳細(xì)列出在會(huì)議通知中或預(yù)定的表格中，并注明交款的時(shí)間和方式，在會(huì)議報(bào)到時(shí)就應(yīng)做好會(huì)議收費(fèi)的相關(guān)工作，并做好發(fā)票的開具等工作。會(huì)議的付款工作則要根據(jù)預(yù)算列出明細(xì)，做好記錄，通常情況下有的費(fèi)用是要實(shí)現(xiàn)商定好，在活動(dòng)之后交付給本人××公司會(huì)議結(jié)算表（月日）會(huì)議收入由以下部分構(gòu)成房款收入房款支出房款節(jié)余餐費(fèi)收入餐費(fèi)支出餐費(fèi)節(jié)余考察A線考察人數(shù)返款數(shù)額考察B線考察人數(shù)返款數(shù)額報(bào)到人數(shù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收款總額合計(jì)會(huì)議支出由以下部分構(gòu)成發(fā)票費(fèi)用發(fā)票數(shù)量費(fèi)用總額合計(jì)經(jīng)過雙方核對(duì)，此次會(huì)議結(jié)束后，××公司支付會(huì)議款元給，簽字后即付款，簽字后視雙方此次會(huì)議費(fèi)用結(jié)算完畢。經(jīng)辦人：收款人：6、會(huì)議效果的評(píng)估。會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，積累經(jīng)驗(yàn)，明確不足。會(huì)議評(píng)估表會(huì)前效果評(píng)估會(huì)中效果評(píng)估會(huì)后效果評(píng)估◆目標(biāo)明確嗎？

◆是否有議程？

◆與會(huì)人員適當(dāng)嗎？◆會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)是否適當(dāng)

◆開會(huì)的通知時(shí)間恰當(dāng)與否

◆會(huì)議通知的內(nèi)容周詳與否

◆會(huì)議場地設(shè)備如何？

◆與會(huì)者有沒有作充