銀行印章管理操作作業(yè)流程

印章管理操作步驟1目標(biāo)印章管理操作意在加強(qiáng)印章管理，確保用印安全和規(guī)范。2適用范圍本文件適適用于本行黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章管理。3定義、縮寫和分類3.1定義印章：是指法人單位（含其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、分設(shè)機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)等）及其工作人員持有、管理和使用，載明本單位名稱而且對外表示本單位身份及行為，方便公開區(qū)分于其它單位身份及其行為多種印章及其印模、印鑒和電子署名印章。本文件所指印章為本行除業(yè)務(wù)印章外全部印章，具體包含黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章等。3.2縮寫無3.3分類1）黨委印章：是指用于本行黨委事務(wù)印章。2）行政印章：是指用于本行行政辦公事務(wù)印章。包含法人印章，各部門、分支機(jī)構(gòu)印章。3）法定代表人印章：是指以本行法定代表人或關(guān)鍵責(zé)任人姓名為刻制內(nèi)容并辦理立案登記手續(xù)，對外代表本行署名章或印鑒章。4）電子印章：是指以數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實(shí)物印章用于加蓋電子文件，含有和本行實(shí)物印章相同外觀、相同有效性印章。4職責(zé)和權(quán)限部門/崗位職責(zé)和權(quán)限不相容職責(zé)行長1）審批印章刻制申請；2）審批印章銷毀或停用。主管領(lǐng)導(dǎo)審批是否確需對外用印，確定事實(shí)是否清楚，理由是否充足。綜合辦公部門/主任崗1）對印章刻制和對外用印申請進(jìn)行審核，并在權(quán)限范圍內(nèi)對用印申請進(jìn)行審批；2）審核印章銷毀、作廢等處理申請；3）監(jiān)督印章銷毀、作廢等處理工作。綜合辦公部門/機(jī)要崗1）登記印章使用情況；2）按要求用印，分發(fā)印章；3）根據(jù)審批意見刻制印章；4）印章交接、保管變更管理；5）收繳各機(jī)構(gòu)作廢印章；6）報(bào)請對印章進(jìn)行銷毀或作其它處理；7）統(tǒng)一銷毀或處理印章。各部門、分支機(jī)構(gòu)1）提出印章刻制和用印申請；2）領(lǐng)取、保管印章；啟用印章；3）根據(jù)要求提交印章停用、作廢申請等。5標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)要求5.1標(biāo)準(zhǔn)1）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。綜合辦公部門是本行印章管理歸口管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門、分支機(jī)構(gòu)印章管理工作。2）專員保管標(biāo)準(zhǔn)。各部門、分支機(jī)構(gòu)印章應(yīng)指定專員負(fù)責(zé)保管，移交時(shí)應(yīng)辦理對應(yīng)交接手續(xù)。3）先審核后用印標(biāo)準(zhǔn)。使用印章應(yīng)推行必需審批手續(xù)，嚴(yán)禁私自用印。4）統(tǒng)計(jì)立案標(biāo)準(zhǔn)。印章使用應(yīng)具體登記，明確使用人、審批人等內(nèi)容。5.2基礎(chǔ)要求1）印章使用范圍a)本行黨委印章使用范圍：—以本行黨委名義制發(fā)公文；—以本行黨委名義審核各類審核表；—以本行黨委名義頒發(fā)各類獎(jiǎng)狀、證書；—其它需以本行黨委名義加蓋印章情形。b)本行法人印章使用范圍：—以本行名義發(fā)送正式公文、電函、傳真件，印發(fā)管理制度；—報(bào)送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表；—人事任免；—以本行名義出具授權(quán)委托書、簽署關(guān)鍵業(yè)務(wù)協(xié)議、協(xié)議、勞動(dòng)協(xié)議；—以本行名義授予上崗證、優(yōu)異集體和個(gè)人榮譽(yù)證書；—代表本行需要加蓋法人印章其它批件、文本、憑證、材料等。c）各部門、分支機(jī)構(gòu)印章關(guān)鍵在其授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得對外代表本行使用。d）法定代表人印章對外代表本行使用，通常和本行行政印章同時(shí)使用。任何人不得以個(gè)人名義使使用方法定代表人印章。2）印章刻制a）本行黨委印章、行政印章及電子印章由上級主管部門統(tǒng)一按相關(guān)同意文件制發(fā)。b）本行各部門、分支機(jī)構(gòu)因工作需要刻制印章，須向本行綜合辦公部門提出書面申請，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)同意后方可刻制。c)印章不能繼續(xù)使用需要重新刻制，各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)向本行綜合辦公部門提出書面申請，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)同意后方可重新刻制。d)本行印章（上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)除外）統(tǒng)一由綜合辦公部門到本行登記機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)辦理相關(guān)手續(xù)（無須辦理同意登記手續(xù)除外）后，在公安機(jī)關(guān)指定專營單位刻制。e)綜合辦公部門應(yīng)該登記新啟用印章名稱、模印、枚數(shù)、印章保管員等信息，未辦理啟用手續(xù)各類印章不得啟用。f)本行綜合辦公部門應(yīng)將全部已啟用各類印章印模、同意啟用相關(guān)文件立卷歸檔，永久保留。3）印章使用a)申請使用本行黨委印章、行政印章、電子印章，應(yīng)該填制《印章使用審批表》，寫明申請事項(xiàng)，經(jīng)本行綜合辦公部門審核，主管領(lǐng)導(dǎo)同意同意后方可用印。b)申請使用各部門、分支機(jī)構(gòu)印章，應(yīng)該填制《印章使用審批表》，經(jīng)部門、分支機(jī)構(gòu)責(zé)任人簽字同意后方可用印。c)本行印章標(biāo)準(zhǔn)上不準(zhǔn)帶出本機(jī)構(gòu)使用，如確因工作需要，需推行審批手續(xù)，由印章保管員攜帶印章陪同用印申請人員外出辦理。任何單位和個(gè)人不得借用印章。4）印章保管a)本行印章實(shí)施專員保管制度。本行黨委印章、行政印章、電子印章由綜合辦公部門負(fù)責(zé)保管，并指定印章保管員。各部門、分支機(jī)構(gòu)印章由各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管。各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定本機(jī)構(gòu)印章保管員，并將印章保管員名單報(bào)綜合辦公部門立案。b)各類印章在使用過程中，印章保管員如有變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)當(dāng)日通知本行綜合辦公部門。c)印章保管員因故請假，各機(jī)構(gòu)應(yīng)指定臨時(shí)保管員，并辦理交接手續(xù)。e)各類印章應(yīng)存放在專用保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由印章保管員持有；未經(jīng)同意，印章保管員不得私自將印章轉(zhuǎn)交給她人保管。f)持有印章各機(jī)構(gòu)應(yīng)該對本機(jī)構(gòu)印章使用及保管負(fù)擔(dān)全部責(zé)任。g)印章如丟失，應(yīng)立即向本行綜合辦公部門匯報(bào)，由其快速向公安部門報(bào)案，請求立案偵察，在公安部門指導(dǎo)下，刻制和原印章有所區(qū)分新印章，并在一定范圍內(nèi)申明遺失印章作廢。5）印章繳銷a)印章內(nèi)容需要變更或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)撤并時(shí)，應(yīng)停止使用相關(guān)印章。持有印章機(jī)構(gòu)應(yīng)在印章停用五日內(nèi)，由印章保管員寫明印章停用說明，經(jīng)機(jī)構(gòu)責(zé)任人簽字后報(bào)綜合辦公部門，并將印章交綜合辦公部門給予封存或銷毀。b)若出現(xiàn)印章丟失、毀損或被盜，持有印章機(jī)構(gòu)應(yīng)立即向本行綜合辦公部門匯報(bào)。c)印章丟失、被盜時(shí)，若法律法規(guī)要求辦理相關(guān)公告注銷手續(xù)，由本行綜合辦公部門負(fù)責(zé)辦理公告手續(xù)，并到公安機(jī)關(guān)及登記機(jī)關(guān)辦理注銷手續(xù)。6步驟描述和控制要求階段步驟風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6.1申請步驟名稱:用印申請適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:提出用印申請操作規(guī)范:各部門、分支機(jī)構(gòu)向上級機(jī)關(guān)和相關(guān)部門報(bào)送各類報(bào)表、專題匯報(bào)函件，以本行名義對外簽署各類協(xié)議協(xié)議，外出參與各類活動(dòng)或聯(lián)絡(luò)工作需以本行名義出具介紹信，及其它需要使用本行印章（含黨委印章、行政印章）證實(shí)、函件等，全部應(yīng)填寫《印章使用審批表》（附件二），由各部門、分支機(jī)構(gòu)責(zé)任人簽字、交綜合辦公部門主任崗審核、再報(bào)本行領(lǐng)導(dǎo)審批，方可用印。需要使用其它印章，也應(yīng)填寫印章使用審批單，逐層審批。6.2審核、審批步驟名稱:審核適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責(zé)要求:審核用印申請操作規(guī)范:1）審核各部門、分支機(jī)構(gòu)用印申請，判定是否確需對外用印，事實(shí)是否清楚，理由是否充足，并在《印章使用審批表》（附件二）上簽署審核意見。2）屬通常事務(wù)往來，不包含經(jīng)費(fèi)、財(cái)務(wù)、合相同重大事項(xiàng)用印，可由綜合辦公室主任直接審批。風(fēng)險(xiǎn)描述:審核不嚴(yán),用印不嚴(yán)謹(jǐn)，或遇重大事項(xiàng)用印未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批直接用印,造成財(cái)務(wù)損失或影響本行聲譽(yù)。風(fēng)險(xiǎn)等級:中等風(fēng)險(xiǎn)控制方法:加強(qiáng)崗責(zé)控制和監(jiān)督檢驗(yàn)，包含經(jīng)費(fèi)、財(cái)務(wù)、合相同重大事項(xiàng)用印，應(yīng)嚴(yán)格審核把關(guān)，動(dòng)用本行總部印章需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，對違反要求用印責(zé)任人進(jìn)行處分?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);6.2審核、審批步驟名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);職責(zé)要求:對用印申請進(jìn)行審批操作規(guī)范:審核使用印章申請，并在《印章使用審批表》（附件二）上簽署審批意見。6.3登記步驟名稱:登記適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:機(jī)要崗;職責(zé)要求:登記印章使用情況操作規(guī)范:依據(jù)用印審批意見，規(guī)范填寫《印章使用登記簿》（附件三），具體登記備查。6.4使用步驟名稱:用印適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:機(jī)要崗;職責(zé)要求:依據(jù)審批意見用印操作規(guī)范:在各類報(bào)表、函件、協(xié)議、介紹信、證實(shí)上蓋章。蓋印應(yīng)在落款日期中間偏上位置，騎年蓋月，壓住年、月、日中間四至七個(gè)字，且要蓋得端正、清楚、美觀，嚴(yán)禁錯(cuò)蓋、漏蓋。印章使用必需使用紅色印泥，要做到上不壓正文，下壓成文日期或單位名稱等文字，不能歪斜或倒印。嚴(yán)禁在空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎(jiǎng)狀和證書等上面蓋章。嚴(yán)禁印章保管人員越權(quán)用印或私自將印章轉(zhuǎn)交她人使用。風(fēng)險(xiǎn)描述:用印不嚴(yán)謹(jǐn),未經(jīng)審批直接用印，或在空白紙張、空白獎(jiǎng)狀、空白證書、空白證實(shí)、空白介紹信等空白憑證上用印,可能給本行造成損失，聲譽(yù)受到影響。風(fēng)險(xiǎn)等級:高風(fēng)險(xiǎn)控制方法:加強(qiáng)崗責(zé)控制和監(jiān)督檢驗(yàn)，杜絕私自用印可能造成風(fēng)險(xiǎn)和損失。對違反要求用印責(zé)任人進(jìn)行處分。控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;階段步驟風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6.1申請步驟名稱:申請刻制適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:責(zé)任人;責(zé)任人;職責(zé)要求:提出刻制印章申請操作規(guī)范:各部門、分支機(jī)構(gòu)需要刻制印章，依據(jù)相關(guān)文件提出書面申請，并填寫《印章刻制審批表》（附件一）報(bào)綜合辦公部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2審核、審批步驟名稱:審核適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責(zé)要求:對刻制印章申請進(jìn)行審核操作規(guī)范:審核印章刻制申請是否正當(dāng)合規(guī)、是否有相關(guān)證實(shí)文件，在《印章刻制審批表》（附件一）上簽署明確意見，并提交行長審批。6.2審核、審批步驟名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:行長;職責(zé)要求:對刻制印章申請進(jìn)行審批操作規(guī)范:對印章刻制申請作出指示，并在《印章刻制審批表》（附件一）上簽署審批意見。6.3刻制步驟名稱:刻制印章適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:機(jī)要崗;職責(zé)要求:依據(jù)審批意見刻制印章操作規(guī)范:經(jīng)審批同意，立即和印章制作定點(diǎn)機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)刻制新印章。印章刻制名稱必需和營業(yè)執(zhí)照和金融營業(yè)許可證上記載名稱一致，不得刻制簡稱或自創(chuàng)名稱。印章刻制規(guī)格、式樣、字體必需統(tǒng)一按相關(guān)要求實(shí)施。風(fēng)險(xiǎn)描述:越權(quán)行使崗位職責(zé),未經(jīng)授權(quán)私自刻制印章,可能發(fā)生內(nèi)部偷竊、欺詐案件，給本行造成財(cái)務(wù)損失和聲譽(yù)影響。風(fēng)險(xiǎn)等級:高風(fēng)險(xiǎn)控制方法:加強(qiáng)監(jiān)督檢驗(yàn)，對違反要求私自刻制印章責(zé)任人進(jìn)行處分?？刂撇块T:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用步驟名稱:分發(fā)、登記適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:機(jī)要崗;職責(zé)要求:分發(fā)新印章并進(jìn)行登記操作規(guī)范:印章刻制完成，應(yīng)立即通知申請機(jī)構(gòu)派人領(lǐng)??；分發(fā)印章時(shí)，應(yīng)核實(shí)領(lǐng)取人身份，和領(lǐng)取人共同驗(yàn)證印章，填寫《印章刻制、啟用、銷毀登記簿》（附件四）并留存印模。6.4啟用步驟名稱:領(lǐng)取印章適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:雙人領(lǐng)取新印章操作規(guī)范:申請機(jī)構(gòu)必需派兩名工作人員領(lǐng)取新印章。因機(jī)構(gòu)更名、合并和印章磨損更換印章，應(yīng)憑舊章和單位證實(shí)領(lǐng)取新章；因工作需要不能以舊換新，應(yīng)在領(lǐng)取并啟用新章同時(shí)封存舊章，并逐層上繳到本行綜合辦公部門。凡新刻制印章均需立案后方可領(lǐng)用。本行公章、部門印章及支行公章領(lǐng)用時(shí)應(yīng)分別先由行長、部門責(zé)任人及支行行長署名領(lǐng)用，再移交專管人員保管。風(fēng)險(xiǎn)描述:未按要求領(lǐng)取新印章,未按要求驗(yàn)證領(lǐng)取人身份；領(lǐng)取新印章時(shí)舊印章未上繳,造成印章被盜領(lǐng)、舊印章繼續(xù)被使用，可能給本行造成無須要損失和聲譽(yù)影響。風(fēng)險(xiǎn)等級:高風(fēng)險(xiǎn)控制方法:做好領(lǐng)取人身份驗(yàn)證登記，確保舊印章上繳或作其它處理；加強(qiáng)審核檢驗(yàn)。對違反規(guī)章管理制度責(zé)任人進(jìn)行處分?？刂撇块T:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用步驟名稱:啟用印章適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:啟用新印章操作規(guī)范:以綜合辦公部門名義正式向相關(guān)單位、部門發(fā)文通知啟用印章。啟用新印章前必需在《印章交接登記簿》（附件五）上預(yù)留印模、登記啟用時(shí)間和保管人等信息。6.5保管使用步驟名稱:保管使用適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:保管使用印章操作規(guī)范:行政公章等印章必需由印章保管員保管，用印必需經(jīng)過審批，并在《印章使用登記簿》（附件三）上具體登記。用印機(jī)構(gòu)印章保管員辦理印章交接手續(xù)，移交人、接交人、監(jiān)交人應(yīng)在《印章交接登記簿》（附件五）上簽字確定。風(fēng)險(xiǎn)描述:未認(rèn)真推行崗位職責(zé),未妥善保管印章，使用時(shí)未經(jīng)審批或越權(quán)審批,造成印章遺失，或用印不妥，造成本行財(cái)務(wù)損失，影響本行聲譽(yù)。風(fēng)險(xiǎn)等級:極大風(fēng)險(xiǎn)控制方法:加強(qiáng)崗責(zé)控制和監(jiān)督檢驗(yàn)，杜絕違規(guī)使用和管理。控制部門:內(nèi)部審計(jì)部門;控制崗位:現(xiàn)場審計(jì)崗;6.6停用銷毀步驟名稱:申請停用銷毀適用部門:分支機(jī)構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:責(zé)任人;責(zé)任人;職責(zé)要求:申請停用銷毀印章操作規(guī)范:印章需作廢、停用，須提出書面申請，并在《印章交接登記簿》（附件五）、《印章使用登記簿》（附件三）上具體記載。6.6停用銷毀步驟名稱:審核適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責(zé)要求:審核印章停用銷毀申請操作規(guī)范:審查印章作廢、停用合規(guī)性，申請資料完整性。6.6停用銷毀步驟名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:行長;職責(zé)要求:審批印章停用和銷毀操作規(guī)范:對印章停用和銷毀申請進(jìn)行審批。6.6停用銷毀步驟名稱:統(tǒng)一收回銷毀適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:機(jī)要崗;職責(zé)要求:收繳需要銷毀或處理公章并統(tǒng)一銷毀操作規(guī)范:統(tǒng)一銷毀作廢、停用印章或作其它對應(yīng)管理，并在《印章刻制、啟用、銷毀登記簿》（附件四）上具體記載。風(fēng)險(xiǎn)描述:銷毀無人監(jiān)管或無銷毀登記,未按要求處理應(yīng)停用、銷毀印章,造成印章仍然留存使用，或被不法分子盜用，給本行造成無須要風(fēng)險(xiǎn)和損失。風(fēng)險(xiǎn)等級:中等風(fēng)險(xiǎn)控制方法:按要求處理停用作廢公章，并登記相關(guān)登記?。患訌?qiáng)內(nèi)部監(jiān)督審核。對