論文-論煙草企業(yè)采購(gòu)檔案的重要性

一、采購(gòu)檔案的含義及重要性(一)采購(gòu)檔案的含義采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄,真實(shí)、全面反映采購(gòu)全過(guò)程,其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料,是煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中形成的原始文件。(二)采購(gòu)檔案對(duì)行業(yè)的重要性煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實(shí)記錄,是行業(yè)的寶貴財(cái)富,檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作,是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正是看到這點(diǎn),才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務(wù),以服務(wù)大局為主題,以規(guī)范管理為核心,以職能建設(shè)為基礎(chǔ),促進(jìn)采購(gòu)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。采購(gòu)檔案管理工作更是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范采購(gòu)行為的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作,是行業(yè)精益采購(gòu)、陽(yáng)光采購(gòu)的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開展“三項(xiàng)檢查”(工程投資、物資采購(gòu)和宣傳促銷)以來(lái),采購(gòu)項(xiàng)目檔案就是個(gè)大專型檢查的重點(diǎn)和必查內(nèi)容,這就要求采購(gòu)項(xiàng)目檔案要具有可追溯性,采購(gòu)過(guò)程是否遵循公開、公平、公正原則,是否體現(xiàn)陽(yáng)光操作。二、采購(gòu)檔案管理工作的不足從近年來(lái)行業(yè)組織開展的檢查情況看,煙草行業(yè)的采購(gòu)工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識(shí)也明顯增強(qiáng),但在實(shí)踐過(guò)程中采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題。(一)歸檔責(zé)任主體不明確目前,煙草行業(yè)收集采購(gòu)檔案的責(zé)任主體比較多,有采購(gòu)經(jīng)辦部門、下屬單位、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等,各主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊,導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理存在極大差異。(二)采購(gòu)過(guò)程痕跡化資料不完整近年來(lái),煙草行業(yè)采購(gòu)管理工作嚴(yán)格按照“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”原則扎實(shí)推進(jìn),大多數(shù)的單位都是通過(guò)委托招標(biāo)開展采購(gòu)工作。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)只參與了招標(biāo)工作的中間環(huán)節(jié),對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、決策和合同簽訂后的履約及驗(yàn)收評(píng)價(jià)、結(jié)算等過(guò)程并無(wú)介入;采購(gòu)經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項(xiàng)目的全過(guò)程,但有些人員對(duì)采購(gòu)檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購(gòu)檔案的意識(shí)薄弱,從而造成采購(gòu)項(xiàng)目檔案過(guò)程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范,導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。(三)檔案信息化管理水平不高信息技術(shù)的發(fā)展給采購(gòu)檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。采購(gòu)檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的安全性外,同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。正是為了適應(yīng)社會(huì)信息化的要求,從2011年全國(guó)煙草行業(yè)“兩項(xiàng)工作”試點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)召開以來(lái),整個(gè)行業(yè)花費(fèi)了大量的財(cái)力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購(gòu)管理信息化系統(tǒng),但是整個(gè)行業(yè)的使用情況和利用率比較低,信息化管理水平不夠高。三、加強(qiáng)煙草行業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的完善對(duì)策(一)充分認(rèn)識(shí)行業(yè)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理的重要性目前,煙草企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識(shí)薄弱、重視程度不夠有關(guān)。部分采購(gòu)人認(rèn)為采購(gòu)工作已經(jīng)委托代理公司,招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的痕跡化資料有代理公司收集和整理,自身忽略了跟蹤和收集相關(guān)資料,而代理公司只保存了招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的相關(guān)痕跡化資料,項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同后續(xù)的驗(yàn)收、結(jié)算、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等資料未及時(shí)收集或沒(méi)有收集。為有效解決這一問(wèn)題,應(yīng)該明確檔案收集整理主體、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。(二)建立采購(gòu)檔案一項(xiàng)一卷歸檔制度針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理,于2014年年初,我們根據(jù)省公司的相關(guān)管理辦法,出臺(tái)了《宜賓市煙草專賣局(公司)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》,明確五種采購(gòu)方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購(gòu)項(xiàng)目一項(xiàng)一卷資料應(yīng)該包括采購(gòu)計(jì)劃批復(fù)、采購(gòu)立項(xiàng)審批、采購(gòu)實(shí)施過(guò)程資料、合同審批、合同、驗(yàn)收入庫(kù)資料、項(xiàng)目結(jié)算等相關(guān)痕跡化資料,整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀,按相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間邏輯順序進(jìn)行整理,并裝訂歸檔。(三)加強(qiáng)采購(gòu)人員意識(shí)培訓(xùn)在明確歸檔責(zé)任主體后,要加強(qiáng)采購(gòu)歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集歸檔意識(shí)培訓(xùn)。作為采購(gòu)項(xiàng)目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員,要樹立牢固的責(zé)任意識(shí),明確自己的工作范圍和職責(zé),掌握檔案管理工作的基本常識(shí),熟悉五種采購(gòu)方式的歸檔要求。(四)完善提高信息化管理水平2011年,宜賓作為全省采購(gòu)管理信息子系統(tǒng)的試點(diǎn)單位,可以說(shuō)在信息化建設(shè)上走在了全省行業(yè)的前列。采購(gòu)管理信息子系統(tǒng)規(guī)范了管理程序,優(yōu)化了采購(gòu)流程,做到上一環(huán)節(jié)未執(zhí)行就不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié),同時(shí)也為采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程痕跡化的電子化檔案提供了技術(shù)支撐。該系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)物資管理與信息公開平臺(tái)的有效運(yùn)行,進(jìn)一步提高我市行業(yè)物資采購(gòu)工作整體水平。在完善采購(gòu)系統(tǒng)的同時(shí),更應(yīng)加快采購(gòu)檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變,檔案管理人員的現(xiàn)