公文的基本寫作與方法市公開課一等獎省賽課微課金獎?wù)n件

公文基本寫作與方法2008年8月13日1/49培訓(xùn)目標(biāo)：在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代今天，公文在為黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)絡(luò)事務(wù)、工作決議等，發(fā)揮著越來越主要作用，公文寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。本講經(jīng)過對公文概念，慣用公文寫作講解使大家了解公文基本特點(diǎn)和普通格式，掌握慣用公文寫作方法及其改變，提升日常公文寫作能力。2/49培訓(xùn)內(nèi)容：1、公文概念2、公文擬寫步驟與方法3、慣用公文寫作4、公文范例賞析3/49一、公文概念什么是公文？所謂公文，它是公務(wù)文書簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按要求格式制作書面材料。公文種類主要包含：命令、議案、決定、公告、通告、通報、匯報、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。在各類企業(yè)中，所指公文普通為商務(wù)公文，主要分為介紹匯報、請示、會議紀(jì)要、工作計劃關(guān)鍵點(diǎn)、企業(yè)及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性匯報、工作總結(jié)、市場調(diào)查匯報、說明等4/49二、公文擬寫步驟與方法

公文擬寫步驟與方法大致同普通文章寫作方式相同，不過因?yàn)楣脑谛再|(zhì)、作用上及其寫作要求上不一樣，擬寫時也有一些需要尤其注意問題。5/49公文擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：1、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是依據(jù)工作中實(shí)際需要來擬寫。所以，在動筆之前，首先要搞清楚發(fā)文主旨，即發(fā)文主題與目標(biāo)，包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容：6/49（1）文件中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作改進(jìn)，主要提出當(dāng)前情況怎樣？存在哪些問題，處理方式、需幫助事項(xiàng)；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)回復(fù)或處理問題等。（2）依據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采取什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題匯報還是寫情況簡報；針對工作需要或者落實(shí)上（下）級來文所反應(yīng)問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶要求性質(zhì)通知等。（3）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向相關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。（4）明確發(fā)文詳細(xì)要求。比如，是要求對方了解，還是要求對方回復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)落實(shí)執(zhí)行，還是參考執(zhí)行、研究參考、征求意見等。7/49總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，詳細(xì)要到達(dá)什么目標(biāo)，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能落筆起草。8/492、搜集相關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究發(fā)文目標(biāo)和主題明確之后，就能夠圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行一定調(diào)查研究。當(dāng)然，這也要依據(jù)詳細(xì)情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。比如，擬寫一份簡短通知、請示，普通來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就能夠提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行詳細(xì)分析和歸納；如擬訂篇幅較長文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作意見等等，往往都需要搜集相關(guān)材料和進(jìn)行深入調(diào)查研究工作。

9/49怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是搜集和閱讀相關(guān)文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。比如，要草擬本部門年度工作計劃，首先需要查閱去年工作計劃及工作總結(jié)，研究本部門今年所面臨形勢，今年中心任務(wù)、上級業(yè)務(wù)部門要求等。10/49總之，搜集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀過程，是為了掌握全方面、大量素材了解問題各個方面，然后經(jīng)過分析思索產(chǎn)生一個認(rèn)識飛躍。11/493、擬出提要，安排結(jié)構(gòu)在搜集材料基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提要。提要是所要擬寫文件內(nèi)容關(guān)鍵點(diǎn)，把它主要框架勾畫出來，方便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡可能防止中途返工。12/49提要詳略，能夠依據(jù)文件詳細(xì)情況和個人習(xí)慣、寫作熟練程度而定。篇幅不長文件，能夠大致安排一下文件結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思寫等等。篇幅較長、比較主要文件，往往需要擬出比較詳細(xì)提要，包含文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題題目和關(guān)鍵點(diǎn)及使用什么詳細(xì)材料說明等。提要文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱提要除外。13/49擬寫提要是一個很主要構(gòu)思過程，文件基本觀點(diǎn)，能夠召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提要日益完善。由兩人以上分工合寫文件，更需要共同研究寫作提要，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾現(xiàn)象。14/494、落筆起草、擬寫正文結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列次序，開宗明義、緊緊圍繞主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：15/49（1）觀點(diǎn)要鮮明，用材要得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。利用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。假如觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明觀點(diǎn)，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文意圖，尤其是情況匯報、工作匯報等等。16/49（2）語句要簡練，交代要清楚。擬寫文件既要盡可能節(jié)約用字、縮短篇幅、簡練通順，又要注意交代問題清楚明了。17/495、重復(fù)檢驗(yàn)，認(rèn)真修改初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過重復(fù)修改，寫文件也一樣，尤其是主要文件，往往要經(jīng)過幾稿才能經(jīng)過。在修改文章中需要把握幾個問題18/49（1）主題修改?？粗黝}是否明確，主題敘述是否集中，主題挖掘是否深刻。（2）于觀點(diǎn)修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表示有沒有問題。（3）關(guān)于材料修改。材料是文件基礎(chǔ)，有了正確觀點(diǎn)，還要經(jīng)過適當(dāng)材料表現(xiàn)出來。（4）關(guān)于結(jié)構(gòu)修改。修改文件結(jié)構(gòu)，包含文件總體結(jié)構(gòu)修正，使全文愈加嚴(yán)謹(jǐn)。（5）關(guān)于語言精練。主要是修改不通順語句，不規(guī)范字及標(biāo)點(diǎn)符號。修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠耐心和精益求精精神。19/49三、幾個慣用公文寫作（一）請示（二）匯報（三）會議紀(jì)要（四）總結(jié)20/49（一）請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或同意事項(xiàng)所使用呈批性公文。1、請示特點(diǎn)（1）含有針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定重大事項(xiàng)，如主要決定、主要決議、人事安排，試驗(yàn)室建設(shè)、經(jīng)費(fèi)實(shí)用，學(xué)生實(shí)習(xí)等問題，以及在工作中碰到新問題、新情況或克服不了困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或回復(fù)、同意。因而“請示”含有很強(qiáng)針對性。（2）含有呈批性。請示是有針對性上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報請示事項(xiàng)，不論同意是否，都必須給予明確“批復(fù)”回文。（3）含有單一性。請示應(yīng)一文一事，普通只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其它領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。（4）含有時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)情況和問題，求得上級單位指示、同意公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時處理。21/492、請示分類依據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)不一樣，請示分為以下三種：（1）請求指示性請示。（2）請求同意性請示。（3）請求批轉(zhuǎn)性請示。22/493、請示結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分格式、內(nèi)容和寫法以下23/49：（1）首部。主要包含標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個項(xiàng)目內(nèi)容。標(biāo)題。請示標(biāo)題普通有兩種書寫方式：一個是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。如《***系關(guān)于********請示》；另一個是由事和文種組成，如《關(guān)于*******請示》受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。（2）正文，其結(jié)構(gòu)普通由開頭、主體、結(jié)語組成。開頭。主要交代請示理由。主體。主要說明請示事項(xiàng)，它是向上級機(jī)關(guān)提出詳細(xì)請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門給予執(zhí)行”。（3）尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。24/493、請示應(yīng)注意問題（1）一文一事標(biāo)準(zhǔn)。（2）材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)同意而虛構(gòu)情況。（3）理由充分，請示事項(xiàng)明確。（4）語氣平實(shí)、懇切，以引發(fā)上級重視。25/49（二）匯報匯報是下級向上級匯報工作、反應(yīng)情況、提出意見或提議、回復(fù)問詢陳說性上行公文?！皡R報”是陳說性文體。寫作時要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表示方式.“匯報”是行政公文中上行文種，撰寫“匯報”目標(biāo)就是為了讓上級掌握本單位情況，了解本單位工作情況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決議提供依據(jù)。“下情上達(dá)”是制發(fā)匯報目標(biāo)。所以匯報內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀反應(yīng)詳細(xì)情況，不要過多采取議論和說明，表示方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。26/491、匯報特點(diǎn)：（1）匯報目標(biāo)為了向上級匯報工作、情況、提議、回復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答匯報中問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示主要區(qū)分之一。27/49（2）匯報中普通不提提議或意見。假如確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或一些部門落實(shí)匯報中提出提議或意見，可提議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到相關(guān)部門落實(shí)執(zhí)行，匯報一經(jīng)同意，便作為批轉(zhuǎn)文件附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或從屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。28/49（3）匯報在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”要求，它可在一件公文中綜合匯報幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。29/49（4）匯報廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)絡(luò)一個主要形式。向上級及時匯報工作、反應(yīng)問題、提出提議，也是下級機(jī)關(guān)必須推行一項(xiàng)工作制度。30/492、匯報種類匯報從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性匯報、回復(fù)性匯報、呈報性匯報、例行工作匯報。31/49（1）匯報寫法匯報結(jié)構(gòu)普通由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾個匯報寫法32/49匯報性匯報匯報性匯報主要是下級向上級匯報工作、反應(yīng)情況匯報，普通分為兩類：33/49綜合匯報。這種匯報是本單位工作到一定階段，就工作全方面情況向上級寫匯報性匯報。其內(nèi)容大致包含工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作意見或提議。這種匯報特點(diǎn)全方面、概括、精練。34/49專題匯報。這種匯報是針對某項(xiàng)工作中某個問題，向上級所寫匯報性匯報。35/49回復(fù)性匯報。這種匯報是針對上級或管理層所提出問題或一些要求而寫出匯報。這種匯報要求問什么答什么，不包括問詢以外問題或情況。36/49呈報性匯報。呈報性匯報主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報一個匯報。普通是一兩句話說明報送文件或物件依據(jù)或目標(biāo)以及與文件、物件相關(guān)事宜。

37/49例行工作匯報。例行工作匯報是下級向上級，因工作需要定時向上級所寫匯報。如教學(xué)工作匯報、學(xué)生管理工作匯報、財務(wù)匯報、費(fèi)用支出匯報等。38/49（三）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是一個記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)紀(jì)實(shí)性公文。它用于董事會、院務(wù)會、黨委會，處室系召開工作會議、座談會、研討會等主要會議。39/49會議紀(jì)要經(jīng)過記載會議基本情況、會議結(jié)果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反應(yīng)會議精神，方便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全方面如實(shí)進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作依據(jù)。同時“會議紀(jì)要”是能夠多向行文，含有上報、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流作用。40/491、會議紀(jì)要寫法會議紀(jì)要普通由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分寫作要求以下：41/49（1）首部。這部分主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有會議紀(jì)要首部還有成文時間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要標(biāo)題通常是由會議名稱和文種組成。如《中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院院務(wù)會會議紀(jì)要》（2）正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由序言、主體兩部分組成。序言。首先概括交代會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要結(jié)果。主體。它是會議機(jī)要關(guān)鍵內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議基本精神，尤其是會議形成決定、決議準(zhǔn)確表示清楚。對于會議上有爭議問題和不一樣意見，必須如實(shí)給予反應(yīng)。

（3）尾部。包含署名和成文時間兩項(xiàng)內(nèi)容。42/49三、總結(jié)總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)實(shí)踐活動作出系統(tǒng)回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認(rèn)識用以指導(dǎo)今后工作事務(wù)性文書。43/49(一)總結(jié)種類從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不一樣類型總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全方面總結(jié)，它是對某一時期各項(xiàng)工作全方面回顧和檢驗(yàn)，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項(xiàng)工作或某方面問題進(jìn)行專題總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗(yàn)為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)評定及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)性質(zhì)。44/49(二)總結(jié)寫法1、標(biāo)題(1)文件式標(biāo)題普通由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱組成。例：《中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院年度黨委工作總結(jié)》。(2)文章式標(biāo)題以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點(diǎn)，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提醒作用。例專題總結(jié)《我們是怎樣實(shí)施教學(xué)與科研相結(jié)合》。（2）雙行式標(biāo)題即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題，正標(biāo)題揭示觀點(diǎn)或概括內(nèi)容，副標(biāo)題點(diǎn)明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《著名教授上講臺教書育人放異彩——大學(xué)德育工作總結(jié)》。45/49正文（1）序言。普通介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開