交通協(xié)管員外包服務(wù)檔案管理

第一節(jié)檔案管理工作流程 1一、立卷歸檔 1二、借閱 2三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作 2四、鑒定銷毀 3第二節(jié)檔案管理制度 3一、總則 4二、檔案的管理部門 4三、檔案的分類管理? 5四、檔案的移交管理? 9五、檔案的歸檔管理? 10六、檔案的立卷管理? 10七、檔案的保管要求? 12八、檔案的借閱管理? 14九、檔案的銷毀管理? 15第一節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安。12.開展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案管理制度一、總則1.為了規(guī)范XX公司檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。2.檔案的范圍（1）公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。（2）外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。（3）下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料。二、檔案的管理部門1.檔案管理由行政管理中心及財(cái)務(wù)中心共同管理，其中行政管理中心為主管部門。2.檔案管理部門的職責(zé)（1）行政管理中心檔案管理的職責(zé)①負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。②負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。③負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。④負(fù)責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。⑤負(fù)責(zé)收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。⑥負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄。（2）財(cái)務(wù)中心檔案管理的職責(zé)?①負(fù)責(zé)配合行政管理中心編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財(cái)務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。?②負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司及子公司備案的財(cái)務(wù)類檔案。三、檔案的分類管理?（一）檔案的分類原則?公司檔案分類和分類編號由行政管理中心統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應(yīng)由需求部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政管理中心審批同意后再做調(diào)整。?（二）檔案的分類?檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。?1.按內(nèi)容進(jìn)行分類，主要有：?（1）章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。?（2）會議資料。主要包括日常會議紀(jì)要和專題會議資料等。（3）股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議、股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料等。（4）企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。?（5）經(jīng)營目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標(biāo)與總結(jié)、經(jīng)營計(jì)劃與總結(jié)等。?（6）經(jīng)濟(jì)合同。包括對外形成收款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、對外形成付款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。（7）案件資料。（8）行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基建項(xiàng)目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。?（9）人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。?（10）財(cái)務(wù)部門資料。包括財(cái)務(wù)人員管理資料、會計(jì)報(bào)表/報(bào)告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)資料、會計(jì)賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。?（11）戰(zhàn)略投資部資料?（12）工會文件?（13）登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。?（14）簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。?特殊業(yè)務(wù)資料。?2.按保存形式分類（1）紙質(zhì)形式?（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。?3.按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。?（1）絕密：處于最高保密等級，限指定人員知曉，一旦泄密會對集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成極其嚴(yán)重后果的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂；管理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團(tuán)公司的核心檔案。包括但不限于：a、總裁指定的絕密事項(xiàng)資料；?b、外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；c、公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計(jì)劃；?d、購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；?e、資金運(yùn)作計(jì)劃、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料；?f、重大項(xiàng)目的資料。?（2）機(jī)密：保密等級次于絕密，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；管理系統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：?a、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項(xiàng)資料；?b、外單位提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果；?c、集團(tuán)及控股子公司的決策性會議紀(jì)要、股東會及董事會決議；?d、關(guān)于集團(tuán)及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；?e、公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會紀(jì)要等（未公開宣布者）；?f、尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；?g、投資計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目運(yùn)作方案；?h、財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等；i、集團(tuán)公司人事檔案、工資；?j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案；?k、涉及總裁個(gè)人的收發(fā)文件。?（3）秘密：保密等級在絕密和機(jī)密之下，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團(tuán)公司帶來損害和影響，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失1萬以下；資金鏈鏈?zhǔn)艿捷p微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：?a、外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；?b、公司招投標(biāo)書，有關(guān)公司經(jīng)營的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機(jī)構(gòu)等；?c、具有國際先進(jìn)水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價(jià)值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；?d、合同，技術(shù)協(xié)議；?e、公司制度匯編原件。?（4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。?四、檔案的移交管理?1.檔案移交的基本要求?（1）資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。?（2）移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。（3）結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。?（4）原則上整理好一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。?（5）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。?2.檔案移交時(shí)移交人填寫《檔案交接登記表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)簽字。接收人核對無誤后簽字確認(rèn)。?五、檔案的歸檔管理?1.檔案的歸檔原則（1）按立檔單位分開建檔。?（2）按形成或針對的年度分開建檔。?（3）自有檔案和備案檔案分開建檔。?（4）按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。?（5）按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。?（6）按末級分類檔案登記檔案目錄。?（7）不相容職務(wù)檔案分開歸檔。?2.檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。?六、檔案的立卷管理?1.檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時(shí)，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時(shí)，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進(jìn)行列示。?對于跨年的案件資料、基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、投資項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。與單個(gè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷。比如：?（1）單個(gè)專題會議相關(guān)組合要素：?①關(guān)于召開會議的請示與批復(fù)；?②提交會議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告；預(yù)算決算；各項(xiàng)決議的草案；?③會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報(bào)告；④會議參考性資料：包括調(diào)查報(bào)告；可行性分析報(bào)告；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技術(shù)圖紙或圖表；?⑤會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團(tuán)名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；?⑥會議宣傳性資料：包括會議簡報(bào)；會議紀(jì)要；新聞報(bào)道；⑦照片、錄音、錄像等資料。?（2）單個(gè)股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素：簡歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。?（3）單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。?（4）單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。?（5）單個(gè)員工的檔案相關(guān)組合要素：員工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡（養(yǎng)老保險(xiǎn)冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護(hù)協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。?（6）單個(gè)基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、資金申報(bào)項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項(xiàng)目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合。?七、檔案的保管要求?1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保管。行政類、人事類檔案由檔案管理專員保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)人員暫為檔案管理。?2.紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求?（1）檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；?（2）檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；?（3）檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；?（4）嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；?3.電子檔案的保管的一般要求?（1）檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。?（2）電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中，必須設(shè)置密碼，注意防泄。?（3）電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防病毒等安全措施。?（4）備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。?4.密級檔案管理的特別要求?（1）嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。?（2）檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的保密規(guī)定，做到對公司的機(jī)密不說、不外傳。?（3）檔案管理員在調(diào)離或離職時(shí)，由行政管理中心總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。?（4）檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個(gè)人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟(jì)合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機(jī)密，公司將追究其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。?（5）秘密載體必須確保任何時(shí)候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時(shí)銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。?（6）秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心負(fù)責(zé)人審批，有對外發(fā)布需要時(shí)，必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。?（7）絕密、機(jī)密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心總監(jiān)、批準(zhǔn)。?（8）在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn)行管理。?（9）秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí)，按照密級資料具體分類標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識（蓋上標(biāo)識印章，標(biāo)識印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管，并建好記錄、臺帳。?八、檔案的借閱管理?1.申請借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱/復(fù)印申請單》，根據(jù)檔案密級級別向各級領(lǐng)導(dǎo)申請報(bào)批。除此外，公司外部人員借閱時(shí)還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。?2.借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/復(fù)印登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。?3.在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。?