《秘書學(xué)實(shí)務(wù)》-第二、三章-文秘與文秘部門

1秘書學(xué)實(shí)務(wù)課程導(dǎo)入1.談?wù)勈裁词敲貢块T，你所了解的秘書部門都有哪些？以下部門〔機(jī)構(gòu)〕是秘書部門嗎？〔1〕校學(xué)生會(huì)秘書部〔2〕信訪辦公室〔3〕督查辦公室〔4〕臺(tái)灣事務(wù)辦公室2.案例分析：一、背景

于雪所在的公司是一家開發(fā)生產(chǎn)醫(yī)療麻醉設(shè)備的高科技公司，于雪是這家公司的秘書處負(fù)責(zé)人，公司正準(zhǔn)備明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份。是青海一家醫(yī)院發(fā)來的，說是本公司生產(chǎn)的麻醉機(jī)出現(xiàn)質(zhì)量問題，造成嚴(yán)重的醫(yī)療事故，病人家屬情緒很大，不僅提出巨額賠償要求，而且準(zhǔn)備向新聞界投訴，因此，院方要求公司盡快派人過去處理。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：

a、馬上與醫(yī)院聯(lián)系，了解事故發(fā)生的具體原因。

b、馬上與正在香港出差的老總通，向他匯報(bào)情況，并聽取

他的指示。

c、因?yàn)榍闆r緊急，馬上以老總的名義給對(duì)方院長(zhǎng)發(fā)，請(qǐng)

院方代表公司向病人家屬表示慰問。

d、與公司內(nèi)有關(guān)部門聯(lián)系，商量這次事件有可能對(duì)本公司的影

響而采取相應(yīng)的對(duì)策。

e、與公司技術(shù)部聯(lián)系，詢問這類醫(yī)療事件到底是設(shè)備質(zhì)量問題還

是醫(yī)務(wù)人員操作失誤。

二、問題

對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較適宜，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。

4第二章秘書部門五、秘書部門的職業(yè)特征三、公司企業(yè)的秘書部門四、秘書部門的地位

二、行政機(jī)關(guān)的秘書部門一、秘書部門的涵義六、秘書部門的職能5一、秘書部門的涵義秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的機(jī)關(guān)。6一、秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、催促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。《官場(chǎng)病》的故事：英國(guó)著名的行政學(xué)家諾斯古德·帕金森在其著作《官場(chǎng)病》中對(duì)當(dāng)時(shí)英國(guó)行政機(jī)關(guān)工作作風(fēng)做了入木三分的剖析，揭露和嘲弄了英國(guó)官場(chǎng)的種種弊病，引起當(dāng)時(shí)社會(huì)的強(qiáng)烈反響，使“帕金森定律”這個(gè)概念成了官僚主義的代名詞。官場(chǎng)通病主要有以下幾種：第一，職員人數(shù)與工作量毫不相關(guān)，不管工作量如何變化，職員人數(shù)總是成倍增加；第二，現(xiàn)代政府機(jī)構(gòu)委員會(huì)之類的組織形式日益膨脹。在委員會(huì)內(nèi)部必然出現(xiàn)非正式的核心委員會(huì)，過一段時(shí)間，這個(gè)核心組織又會(huì)擴(kuò)張起來。如此周而復(fù)始，機(jī)構(gòu)就越來越龐雜，人員越來越多，工作效率卻越來越低。第三，組織的低效、無能根源于自發(fā)的嫉妒病。機(jī)關(guān)成立的年代愈長(zhǎng)，人員的素質(zhì)就愈低。8秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置程序確定組織架構(gòu)：人數(shù)、機(jī)構(gòu)數(shù)、崗位數(shù)規(guī)定職權(quán)職責(zé)：權(quán)職相當(dāng)配備工作人員：結(jié)構(gòu)合理制定規(guī)章制度：標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化一、秘書部門的涵義9秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原那么一、效能最大化原那么〔1〕科學(xué)分工〔2〕層次合理〔3〕結(jié)構(gòu)優(yōu)化〔4〕配置合理二、適應(yīng)工作需求的原那么(1)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須以管理職能的實(shí)際工作需要為最終原那么〔2〕在機(jī)構(gòu)設(shè)置過程中應(yīng)嚴(yán)格防止隨意設(shè)置、因人設(shè)崗等腐敗現(xiàn)象一、秘書部門的涵義秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原那么三、分級(jí)管理，職、權(quán)、責(zé)清楚統(tǒng)一原那么〔1〕在其位、謀其政、行其權(quán)、負(fù)其責(zé)〔2〕既要防止權(quán)利的濫用，又要防止責(zé)任的逃避四、機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、相對(duì)穩(wěn)定的原那么〔1〕秘書機(jī)構(gòu)的名稱要統(tǒng)一，做到稱謂一致，名副其實(shí)〔2〕秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置要統(tǒng)一〔機(jī)構(gòu)的層次、人員的編制、職責(zé)的劃分要有科學(xué)合理統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)〕〔3〕秘書機(jī)構(gòu)的職能目標(biāo)要統(tǒng)一11一、秘書部門的涵義秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室〔主任、副主任〕調(diào)研科室秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機(jī)要科室12二、行政機(jī)關(guān)的秘書部門行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、局部事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。行政機(jī)關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，以下圖為各級(jí)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置〔見圖〕。13二、行政機(jī)關(guān)的秘書部門在我國(guó)，行政機(jī)關(guān)的秘書部門的級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級(jí)以下〔包括地級(jí)〕一般稱“辦公室”。秘書部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳〔室〕主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長(zhǎng)。14三、公司企業(yè)的秘書部門公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機(jī)構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合效勞職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣，大體有四種形式，如下表所示。15三、公司企業(yè)的秘書部門部門種類

稱謂

所在企業(yè)類型

職能

綜合性的秘書部門公司辦公室或集團(tuán)辦公室國(guó)有大中型企業(yè)、國(guó)有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)

全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作職能性的秘書部門

經(jīng)理辦公室或廠長(zhǎng)辦公室

公司企業(yè)作為行政辦公室

擔(dān)負(fù)單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時(shí)性的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之間的關(guān)系

專業(yè)性的秘書部門

文秘室或值班室

人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中

負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室

前臺(tái)

公司企業(yè)規(guī)模小不設(shè)秘書部門的單位

全時(shí)在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等16四、秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層效勞的。它處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。17四、秘書部門的地位18五、秘書部門的根本特征附屬性秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中，不同于其他權(quán)力機(jī)構(gòu)，一般不具有決策權(quán)和指揮權(quán)，屬于綜合性的輔助部門。中介性秘書機(jī)構(gòu)輔助決策、擬定方案、傳達(dá)指令、組織協(xié)調(diào)、催促檢查等，經(jīng)常起著溝通上下、聯(lián)通內(nèi)外的樞紐作用。效勞性秘書機(jī)構(gòu)相對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)效勞，也為下級(jí)組織、其他部門、全體成員效勞，效勞性是秘書部門的本質(zhì)特征。19六、秘書部門的職能20212223第三章秘書職業(yè)認(rèn)知與管理三、秘書工作的特點(diǎn)四、秘書工作的要求二、秘書工作的宗旨一、秘書的根本素質(zhì)四、秘書工作的具體實(shí)務(wù)

五、秘書工作的具體實(shí)務(wù)

24一、秘書的根本素質(zhì)良好的政治素質(zhì)良好的職業(yè)道德高度的紀(jì)律意識(shí)良好的工作態(tài)度良好的文化素質(zhì)良好的群眾根底辦公自動(dòng)化技能科學(xué)管理時(shí)間的能力251、秘書人員的重要品質(zhì)

傳統(tǒng)道德的延伸

中華民族的道德修養(yǎng)觀——修身、齊家、治國(guó)、平天下關(guān)鍵的個(gè)人品質(zhì)——有社會(huì)責(zé)任感——對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)忠心耿耿——有敬業(yè)精神——有認(rèn)真的工作態(tài)度——有任勞任怨的胸懷秘書的個(gè)人職業(yè)道德品質(zhì)修養(yǎng)

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秘書人員的職業(yè)道德忠于職守恪守信用嚴(yán)守秘密善于合作文明禮貌實(shí)事求是職業(yè)道德27美國(guó)最著名的《哈佛商業(yè)評(píng)論》評(píng)出了９條職業(yè)人應(yīng)該遵循的職業(yè)道德。

〔１〕老實(shí)〔２〕正直〔３〕守信〔４〕忠誠〔５〕公平〔６〕關(guān)心他人

〔７〕尊重他人〔８〕追求卓越〔９〕承擔(dān)責(zé)任28在1985年1月召開的全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)上，中辦領(lǐng)導(dǎo)同志明確指出：“中央辦公廳工作的指導(dǎo)思想是圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好‘三效勞’，即為中央效勞，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市效勞，為人民效勞。其中直接的主要的是為黨中央領(lǐng)導(dǎo)工作效勞?！钡S著現(xiàn)代社會(huì)公共管理的開展，“三效勞”的指導(dǎo)思想難以涵蓋一切秘書工作，于是秘書工作的宗旨被提了出來。二、秘書工作的宗旨秘書工作“三效勞”的指導(dǎo)思想29秘書工作的宗旨是為領(lǐng)導(dǎo)與上司的決策和管理順暢地貫徹實(shí)施創(chuàng)造和諧的環(huán)境。30秘書工作的特點(diǎn)就是秘書作為一門職業(yè)，與其它職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點(diǎn)。三、秘書工作的特點(diǎn)31秘書工作的機(jī)要性秘書的根本素質(zhì)中，最重要的莫過于“嘴緊”了。我能把飯碗抱到今天，全靠“啞三年、聾三年、瞎三年”。這個(gè)口訣本來是韓國(guó)女性出嫁當(dāng)兒媳的訓(xùn)誡。作為秘書，即使是對(duì)一句話、一封郵件、一頁文件也不能大意，不能說的決不說，不能看的決不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘書應(yīng)該把“秘密”看得和自己的命一樣重要。---------〔韓〕金圣姬32四、秘書工作的作用33五、秘書工作的內(nèi)容秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”。以“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”為線索，可以使我們對(duì)秘書整體工作有綱舉目張的認(rèn)識(shí)。34351．文書撰寫2．文書制作3．文書處理4．檔案管理5．會(huì)議組織6．調(diào)查研究7．信息資料工作8．信訪工作結(jié)合我國(guó)具體情況，可分為15種9．接待工作10．協(xié)調(diào)工作11．督查工作12．日程安排13．日常事務(wù)14．辦公室管理15．其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。36知識(shí)點(diǎn)補(bǔ)充：秘書的角色認(rèn)知特點(diǎn)作用角色認(rèn)定職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機(jī)要性信息樞紐參謀嚴(yán)謹(jǐn)自制良好的職業(yè)作風(fēng)保守機(jī)密輔助性傅作輔助助手謙虛謹(jǐn)慎明確的職業(yè)意識(shí)不越級(jí)越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組織、公關(guān)溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度科學(xué)公正技術(shù)性高效優(yōu)化管理技術(shù)人員精益求精卓越的職業(yè)理想敬業(yè)精業(yè)37案例1：辦公室的故事某單位正在召開年終總結(jié)表彰大會(huì)，請(qǐng)來的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和單位領(lǐng)導(dǎo)正微笑著把一朵朵紅花戴在先進(jìn)工作者的胸前，在場(chǎng)群眾情緒高昂，掌聲不斷。但料想不到的是，當(dāng)單位領(lǐng)導(dǎo)把大紅花戴在倒數(shù)第五人時(shí)，花籃里的紅花只剩下三朵了，臺(tái)上還有四位先進(jìn)工作者沒有受獎(jiǎng)。要想趕制一朵紅花肯定是來不及了，為大會(huì)效勞的工作人員急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)們興致正濃，在熱烈的氣氛中給倒數(shù)第三位的先進(jìn)工作者戴花，難堪的局面馬上就要發(fā)生了……38辦公室的故事

想象看看，如果遇到這樣的情況，你會(huì)怎么做呢？39案例2：小于的難題

小于是某公司的秘書，今天她遇到了這樣一件事，該如何處理？

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上午先去經(jīng)貿(mào)部送了份材料，剛回到辦公室，姜總讓我馬上到他的辦公室去一趟。聽姜總的口氣，事情似乎挺急。心里有些緊張。

來到姜總的辦公室，姜總倒還是像平時(shí)一樣隨和，聊了幾句后，姜總問我：“小于，近來公司似乎有人在議論王總的事，你常去他的辦公室，知不知道一些這方面的情況？”

王總是公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)銷售的副總經(jīng)理，四十歲剛出頭，他的工作能力是無可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美國(guó)的原因，公司不時(shí)流傳一些他的風(fēng)流韻事。

41上個(gè)星期四下午，王總突然讓我去他的辦公室，說：“小于，我馬上要去一趟香港，麻煩你明天幫我辦一件事，你去王府井某某大廈的首飾柜臺(tái)，我剛剛已給對(duì)方打過，你只要提我的名字人家就會(huì)給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下?！闭f著，遞給我一張寫著地址和乘車路線的紙條。第二天下班后，我取了東西正準(zhǔn)備離開，柜臺(tái)里年紀(jì)像是值班經(jīng)理的人對(duì)我說：“你是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上注意一點(diǎn)。”我當(dāng)然明白，在首飾柜臺(tái)前說的貴重東西，不是幾百元甚至幾千元能買得起的。根據(jù)王總的紙條，我找到了亞運(yùn)村一座高層公寓１６層的三門。出來給我開門的是一位看上去不到三十歲的漂亮小姐；她還穿著睡衣，接過東西，她快樂得幾乎跳了起來，“啊！王哥連我的生日都還記得，真是太好了，謝謝王哥！謝謝王哥送給我的生日禮物！”

姜總問的肯定是這件事。42小于該如何答復(fù)呢