起重機械檢測服務項目檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理計劃 1一、檔案管理部門職責 1二、檔案管理人員職責 2第二節(jié)檔案管理流程 3一、立卷歸檔 3二、借閱管理 4三、收集整理 4四、鑒定銷毀 5第三節(jié)檔案管理制度 5一、查閱利用制度 5二、檔案保密制度 7三、檔案保管制度 7第一節(jié)檔案管理計劃一、檔案管理部門職責1.負責本項目各類檔案的統(tǒng)一管理，負責對本項目的技術圖書資料實行業(yè)務管理，并根據(jù)本項目管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)檔案管理制度。3.負責檢查、指導各部門檔案人員和有關人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本項目專、兼職檔案員的業(yè)務培訓和考核計劃，會同有關部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責檔案的復制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案管理人員職責1.人員職責：（1）在檔案管理部門負責人的領導下，做好本項目檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學習業(yè)務，熟悉檔案業(yè)務知識，努力為公司各項工作服務。（2）熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。（3）保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。（4）努力做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關匯編材料。（5）協(xié)助和指導各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。（6）嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內(nèi)容。（7）參加有關工程項目的竣工驗收、技術成果鑒定和設備、技術資料開箱檢驗，并做好記錄。（8）負責檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復查、審批和監(jiān)銷關。（9）積極完成領導交辦的其他工作。2.人員配置表格：職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數(shù)第二節(jié)檔案管理流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本項目人員借閱檔案：由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.其它人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理制度一、查閱利用制度1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。對突出的利用效果，要簡要填寫《檔案利用效果登記》。2.凡借閱項目檔案，需經(jīng)項目負責人批準，員工不得為外單位借閱或轉(zhuǎn)借檔案資料，若造成泄密和檔案流失者將按有關規(guī)定嚴肅處理。3.外單位人員借閱項目檔案，應持單位介紹信，經(jīng)項目負責人批準后，由業(yè)務部門借出查閱，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。4.查閱利用檔案，必須在閱覽室內(nèi)，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復制。5.摘錄和復制檔案資料需經(jīng)檔案管理人員同意，摘抄時必須保持檔案內(nèi)容的準備性，不準隨意篡改。6.借閱人員要嚴守保密制度，對所有檔案必須進行妥善保管，嚴禁涂改、勾畫、拆卷，增刪和抽頁，對經(jīng)裝訂、折疊的圖紙資料，使用后需折疊復原歸還，不得丟失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。7.項目檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。8.項目檔案管理人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等損壞現(xiàn)象，要及時向項目負責人匯報，并追究有關人員的責任。二、檔案保密制度1.檔案管理人員必須堅決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。2.凡是到檔案室查閱檔案者，必須嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則不準帶出檔案室，確需要帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料，嚴禁非檔案人員在檔案庫房滯留和翻閱檔案。4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所，不準帶回家中，要及時交還檔案管理部門。5.在對外工作中，需要提供檔案的，必須經(jīng)項目負責人批準同意，按檔案管理規(guī)定辦理手續(xù)。6.凡借（查）閱涉密檔案者，必須遵守保密制度，未經(jīng)許可，任何單位和個人不得私自抄錄，復制檔案材料和拍攝內(nèi)容，更不準將檔案中的保密內(nèi)容泄露，違者必究。7.檔案人員要經(jīng)常檢查室內(nèi)保密設施，關好、鎖好門、窗、柜架等，做好檔案安全保密工作。三、檔案保管制度1.檔案保管是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防止檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。2.按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。3.堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。4.加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。5.庫房要保持溫度在攝氏14-24℃，相對濕度在45-60％之內(nèi)，保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠無有害氣