公文處理工作課件

醫(yī)院辦公室公文的適用范圍行文種類(lèi)

學(xué)校公文種類(lèi)主要有：1.決議：用于發(fā)布經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。2.決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。包括獎(jiǎng)懲、變更或撤銷(xiāo)下級(jí)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.通知：適用于發(fā)布行政規(guī)章和措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

4.意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。5.通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話，交流重要情況。6.公告：適用于向單位內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。7.報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

8.請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。9.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。公文格式及注意事項(xiàng)

我校行政公文一般由份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、打印人、校對(duì)人和印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。

公文標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種）

主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者統(tǒng)稱(chēng)。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件的順序和名稱(chēng)。正文：公文主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注（少數(shù)可以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)）。

行文規(guī)則行文應(yīng)堅(jiān)持確實(shí)需要、慎重精簡(jiǎn)的原則，做到科學(xué)決策、意見(jiàn)成熟、文種恰當(dāng)、講求實(shí)效、注重針對(duì)性和可操作性。

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。公文擬制一般程序?yàn)椋?/p>

主辦部門(mén)起草文件→主辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核稿→有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽→兩辦文秘室核稿→兩辦主任核稿→有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽→校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文印室排版打印→主辦部門(mén)校對(duì)→文印室印制→主辦部門(mén)再次確認(rèn)無(wú)誤后將應(yīng)歸檔份數(shù)文件交兩辦文秘室機(jī)要秘書(shū)→主辦部門(mén)攜應(yīng)寄發(fā)校外單位文件到兩辦綜合室用印→主辦部門(mén)向校外發(fā)文單位寄發(fā)文件；兩辦文秘室按校內(nèi)發(fā)文范圍向校郵政部交接下發(fā)文件。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到

情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確。調(diào)研深入，論證充分，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，用詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，文字精煉。

公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。文種正確，格式規(guī)范。

使用國(guó)家法定的計(jì)量單位，人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。

公文正文一般采用小三號(hào)仿宋字體。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

需要強(qiáng)調(diào)的是：負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)親自主持和指導(dǎo)重要公文的起草。跨部門(mén)職權(quán)的公文擬制對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì)簽，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見(jiàn)時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理由和依據(jù)，提出傾向性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

部門(mén)之間征求意見(jiàn)或會(huì)簽時(shí)，除主辦部門(mén)另有時(shí)限要求的以外，協(xié)辦部門(mén)一般應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)和會(huì)簽。如因特殊情況不能按期答復(fù)和會(huì)簽，協(xié)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提前主動(dòng)與主辦部門(mén)溝通并商定會(huì)簽時(shí)限及方式，否則主辦部門(mén)可以視其為沒(méi)有不同意見(jiàn)，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關(guān)公文。

代擬公文辦理公文審核收文辦理

公文歸檔聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。

擬制、修改和簽批公文，打印、書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

公文管理主要問(wèn)題長(zhǎng)句、重復(fù)，篇幅冗長(zhǎng)表達(dá)隨意、口語(yǔ)化，互相引用，邏輯不清，語(yǔ)帶歧義責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，低級(jí)錯(cuò)誤不斷低級(jí)錯(cuò)誤類(lèi)型：錯(cuò)別字、人名錯(cuò)誤、序號(hào)錯(cuò)誤、專(zhuān)有名詞在同一個(gè)文件中不統(tǒng)一（如簡(jiǎn)稱(chēng)和全稱(chēng)混雜）、內(nèi)容前后不一致、日期錯(cuò)誤、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、單位名稱(chēng)錯(cuò)誤、修改稿或未定稿作為定稿、新文件使用舊模板（如國(guó)際會(huì)議請(qǐng)示等）、部門(mén)發(fā)文廢止學(xué)校發(fā)文等等。（學(xué)籍文件、處分文件等發(fā)文稿低級(jí)錯(cuò)誤較多，已多次指出）校對(duì)問(wèn)題：擬稿人校對(duì)的責(zé)任意識(shí)要加強(qiáng)。“文件清樣稿校對(duì)注意事項(xiàng)”已貼在文印室，希望校對(duì)人員嚴(yán)格對(duì)照，認(rèn)真校對(duì)，但校對(duì)錯(cuò)誤問(wèn)題依然存在。

其他問(wèn)題：內(nèi)部文件處理不規(guī)范，在聯(lián)網(wǎng)機(jī)上處理文件，通過(guò)郵件傳送文件。部分職能部門(mén)在發(fā)文字號(hào)的獲取上存在把關(guān)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，導(dǎo)致文件空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象發(fā)生。文件清樣稿校對(duì)注意事項(xiàng)

校對(duì)人：由文印室通知擬稿人校對(duì)清樣稿，原則上不代校。誰(shuí)校對(duì)，誰(shuí)簽名，誰(shuí)負(fù)責(zé)。校對(duì)要求：文件標(biāo)題斷行是否合適；文中修改部分是否已做修改；文號(hào)是否正確；文件落款日期是否為領(lǐng)導(dǎo)最后簽發(fā)日期；注意文號(hào)、落款日期、印發(fā)日期中的年份；專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要及需向外報(bào)出的文件中主送單位名稱(chēng)是否規(guī)范。

格式要求標(biāo)題：居中，文鼎大標(biāo)宋簡(jiǎn)小二號(hào)字體，注意合理斷行；正文：仿宋小三號(hào)字體，行間距為最合適（段前、段后均為0行），每段首行縮進(jìn)2字符；正文標(biāo)題：一級(jí)標(biāo)題為黑體（不加黑），二級(jí)及以下標(biāo)題均為仿宋體，字號(hào)均為小三。樣式為：一、二、……（數(shù)字后為頓號(hào)）（一）（二）……1.2.……（數(shù)字后為圓點(diǎn)）（1）（2）……辦會(huì)會(huì)議確認(rèn)：確認(rèn)早、要求明