校園水果店經(jīng)營檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責 1一、人員配備 1二、崗位職責 2第二節(jié)檔案管理工作流程 4一、立卷歸檔 4二、借閱 4三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作 5四、鑒定銷毀 6第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范 6一、目的 6二、適用范圍 6三、工作程序 7第四節(jié)檔案管理的內(nèi)容 13一、水果店員工資料 13二、校園水果店固定資產(chǎn)資料 13三、校園水果店進貨與銷售資料 13第一節(jié)檔案管理人員及職責一、人員配備主要人員配備表職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責（一）工作人員分工分管領導：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責1.分管檔案工作領導（1）領導水果店的檔案管理工作。（2）審定水果店檔案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。（2）抓好水果店檔案建設與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能。3.檔案管理員崗位（1）對形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。（2）負責集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有關資料。（3）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（4）對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為各項工作服務。（5）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。4.兼職檔案員責任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本項目各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。（3）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。（三）檔案室工作職責1.貫徹執(zhí)行上級關于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定檔案工作的相應制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行相關法律法規(guī)的規(guī)定，認真做好檔案的安全、保密和保護工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。6.準確及時地搞好各類檔案的傳遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴格執(zhí)行檔案室有關查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關部門提供檔案的有關情況。8.負責檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強業(yè)務學習，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務質(zhì)量，完成領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。第二節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.工作人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外部人員查閱檔案查閱人持介紹信到檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.兼職檔案員（資料員）根據(jù)制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.對初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范項目文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合項目需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、工作程序1.檔案資料的收集（1）相關人員負責對日常工作中形成的文件資料進行收集，并編制部門《文件管理記錄目錄》。（2）文件資料原件需要保存的，需進行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。①歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。②檔案資料的標識項目對保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。③檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件要登記詳細信息，并編制《文件管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。④檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)負責人批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；⑤檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報負責人批準，批準后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由負責人監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2.檔案管理細則（1）檔案資料的歸檔范圍人員資料。活動策劃資料。培訓課程相關資料。培訓考核成績相關資料。成本等項目財務資料。配備設備相關資料其他有關的資料。（2）檔案資料的歸檔時間①即時歸檔認為需要即時歸檔的資料。②定期歸檔應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室；（3）檔案保管①檔案編號檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由綜合管理部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。文件管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送的人接收人備注12345678移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)備注移交單位移交人收件單位收件人注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見接收人：移交人：經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人：經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人檔案負責人使用目