20140917文印管理試點實施項目匯報

文印管理試點實施工程匯報流程與IT部系統(tǒng)運維中心2024/5/12122024/5/12一、集團文印管理效勞現狀文印設備運維難度大1、文印設備智能化低，運維服務只能被動響應；2、文印設備型號、配件耗材種類繁多，維護、維修技術面廣且復雜，成本控制困難；3、配件耗材安裝與文印設備維修工作交叉。文印資源浪費明顯文印信息無法管控1、文印輸出無控制手段，點擊即打印，操作習慣、錯誤打印、惡意軟件等造成紙張及耗材浪費；2、文印無法作用戶識別，非美的員工或非授權人員也能使用文印設備；3、局部不具備網絡功能的文印設備利用率低，設備閑置浪費明顯。1、機密文件打印難以控制，缺乏審計手段；2、機密文件打印輸出至公共文印設備，容易造成信息泄露。

32024/5/12二、實施文印管理是解決現狀的最正確途徑文印區(qū)域標準化文印輸出權限控制文印輸出審計文印設備集中監(jiān)控與員工身份綁定文印輸出按工作崗位標準輸出規(guī)格現場刷卡確認輸出機密、敏感文件輸出預警文印紀錄審計文印信息留痕文印設備網絡共享文印設備主動監(jiān)控、效勞文印信息統(tǒng)計文印區(qū)域設備標準化文印設備安裝標準化文印管理系統(tǒng)主要適合辦公集中的區(qū)域，適用于標準方案打印。減少文印設備類型，降低運維難度，主動服務。有效控制文印資源浪費增加文印信息管控方法和手段文印管理系統(tǒng)改善后的效果42024/5/12三、文印管理系統(tǒng)實施目標與策略目標全集團統(tǒng)一標準的文印管理體系統(tǒng)一技術標準優(yōu)先在辦公集中的總部大樓、辦公樓及研發(fā)部門實施策略效果統(tǒng)一價格/結算統(tǒng)一效勞體系一期試點區(qū)域和單位：總部大樓、生活電器事業(yè)部文印輸出權限控制文印輸出審計文印設備集中監(jiān)控文印區(qū)域標準化52024/5/12四、文印管理實施技術方案

專業(yè)報表刷卡驗證記錄監(jiān)控輸出控制彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印InputPIN保存的打印機域服務器打印復合機池異地園區(qū)1、集中管控，分級部署：在集團總部搭建統(tǒng)一文印管理系統(tǒng)平臺〔包括集中數據存儲和報表管理系統(tǒng)〕，采用雙機熱備高可用報障。各異地園區(qū)搭建二級文印管理效勞器，降低對網絡專線的依賴，在專線異常時不影響異地文印設備正常使用。2、分級管理：可根據園區(qū)、事業(yè)部、部門進行分級授權管理，實施文印權限分級管理控制；3、用戶權限管理：對不同用戶群體可按不同的權限進行管理。62024/5/12五、文印管理實施與推廣體系需求收集/確認方案定制/實施運營/維護提升/推廣運營管理部門/IT經理用戶需求收集、實施區(qū)域梳理實施方案及目標確認組織用戶參與使用培訓，培養(yǎng)關鍵用戶。流程與IT部用戶需求分析，定制技術實施方案系統(tǒng)部署實施與切換制定用戶使用手冊，提供用戶使用培訓。流程與IT部完善統(tǒng)一效勞支持體系建立主動監(jiān)控系統(tǒng)財務部統(tǒng)一文印費用預算簡化結算標準及流程經營管理部/流程與IT部推動體系運作用戶使用效果回訪、審核。效勞質量回訪、監(jiān)控。系統(tǒng)功能完善及推廣72024/5/12用戶效勞/故障申報IT5000效勞中心〔一線支持〕效勞商駐場人員〔二線支持/現場效勞〕監(jiān)控系統(tǒng)〔設備運行狀態(tài)〕IT效勞管理系統(tǒng)〔ITSM〕七、文印管理運維效勞模式82024/5/121、新增、退還文印設備統(tǒng)一MIP流程申請流程2、用戶報障統(tǒng)一使用ITSM事件管理流程〔統(tǒng)一效勞交付考核管理〕3、統(tǒng)一費用結算流程〔全集團統(tǒng)一費用結算流程〕1、建立統(tǒng)一文印管理系統(tǒng)建設標準2、建立統(tǒng)一文印設備效勞管理標準〔包括申請、使用、維護、退還等方面〕3、制訂統(tǒng)一用戶效勞指引流程化標準化運維效勞體系1、明確統(tǒng)一用戶標準〔明確用戶守那么〕2、制定統(tǒng)一運維管理標準3、制定統(tǒng)一的費用結算標準標準化重點：建立文印管理的效勞體系，落實效勞管理責任人，制訂與之配套的管理標準和效勞流程，簡化用戶申請新增租賃設備、報障等環(huán)節(jié)，通過ITSM系統(tǒng)加強對效勞商的效勞過程管控，簡化結算過程，降低不增值的實施本錢。八、文印管理運維體系建立92024/5/12九、文印管理費用結算模式集團統(tǒng)籌簽訂文印管理效勞與結算框架，確定效勞與價格標準確定租賃效勞合同標準模板各事業(yè)部制訂事業(yè)部文印管理預算根據實際使用情況簽訂租賃效勞合同按實際發(fā)生情況向統(tǒng)一效勞商支付效勞費用完成事業(yè)部內部費用分攤結算原那么：按臺租賃，按量付費，以事業(yè)部為單位支付。102024/5/12十、需各部門支持的工作

統(tǒng)一文印管理的預算及結算標準---需集團或事業(yè)部財務部支持實施前付款不統(tǒng)一，溝通本錢高：不同主體或不同部門以不同的發(fā)票抬頭獨立付款，帶來發(fā)票喪失、遺漏付款、采購單據難核實等問題。實施后確立統(tǒng)一的費用支付標準流程與標準明確各事業(yè)部財務內局部攤職責統(tǒng)一文檔標識/水印標準---需管理部支持實施前目前集團和部門事業(yè)部對公文有文檔標識要求，但各單位要求不統(tǒng)一，也未明確的文檔水印管理標準。敏感信息文檔隨意打印，復印，無審核機制，存在信息平安隱患，且無法追溯。實施后集團管理部門推動全集團統(tǒng)一文檔/水印管理標準，事業(yè)部管理部門推動本領業(yè)部的文印管理標準；制定管理策略，形成文印管理運營機制，對文印輸出文檔敏感標識和水印進行管控。112024/5/12十一、文印管理建設標準

打印區(qū)域標準化原有設備處理設備運營人員數量30~60人放置1臺實際使用量10000張/月區(qū)域面積區(qū)域小于400平米依據實際情況作優(yōu)化、調整使用未到達2年的，調整至生產車間等零散使用，或與效勞商作返租談判不適合實施文印管理的設備調配到分散辦公的區(qū)域使用。122024/5/12十二、整體實施方案時間實施范圍初步預算備注2014年12月總部大樓、生活電器事業(yè)部195萬1、一次性建設費用（50萬）：文印系統(tǒng)平臺建設，含軟件購買費用；2、框架協議租賃費用(145萬）：預計120臺設備，1100元/臺/月租賃費（含設備維護、License及設備耗材，不含紙張）試點2015年順德所有事業(yè)部345萬1、框架協議租賃費用：預計260臺設備，1100元/臺/月租賃費（含設備維護、License及設備耗材，不含紙張）推廣2016年蕪湖、合肥、無錫、武漢區(qū)域150萬1、框架協議租賃費用（130萬）：預計90臺設備，1100元/臺/月租賃費（含設備維護、License及設備耗材，不含紙張）2、異地文印系統(tǒng)異地部署費（20萬）：服務器及部署費用推廣132024/5/12十三、試點工程實施方案1、10月1日完成文印管理平臺測試2、10月20日完成方案交流與評審1、10月31日完成立項文件的準備；2、11月30日前完成工程招標及合周簽訂。15年1月1日正式推廣實施1、9月20日完成工程需求收集和確認需求階段方案選型階段供給商選型階段實施階段推廣階段1、11月10起開始試點實施2、12月30日前確定詳細推廣方案及方案。謝謝！142024/5/12152024/5/12附件：實施文印管理預期到達的效果展示黑白復印黑白打印傳真掃描彩色復印彩色打印FAX無權限經理兼職人員普通職員陌生人彩色掃描黑白復印彩色打印彩色掃描FAX文檔伺服器文檔伺服器文檔伺服器1、分級管理、權限管理162024/5/12附：實施文印管理預期到達的效果展示通過一個簡單的界面配置,管理和監(jiān)控幾千臺設備，收集和顯示任務、設備訪問、登錄和配置設備等信息。文印數量精準統(tǒng)計，可以精準到個人、部門。主動了解設備健康狀態(tài)，變被動效勞為主動效勞。文印留痕，關鍵敏感字檢索并郵件知會相關人員，保密文件限制輸出。文件掃描自動發(fā)郵件和自動存檔。張先生打印方案書彩色3頁李先生打印報價單黑白1頁王小姐復印黑白2頁2、文印行為得到平安管控172024/5/12附件：實施文印管理預期到達的效果展示3、運維體系得到簡化用戶提交申請流程流程傳閱MIP效勞商交付設備或備機，以及現場效勞。直接領導審核需求IT5000效勞中心設備報障及投訴效勞派單和反響財務審核費用++流程與IT部技術確認ITSM系統(tǒng)監(jiān)管效勞的實施過程效勞商用戶流程與IT部監(jiān)管182024/5/123、工程組織成員的分工序號成員分工1項目經理鄒傳書負責整個項目方案的制定，項目進度的把控、項目組資源的協調、項目組工作的安排、項目工作匯報，對整個項目實施效果負責。2營運小組待定負責整個項目從信息安全和規(guī)范文印的高度，在全集團推廣文印管理租賃項目。3商務小組肖鵬、曠耀衡、羅偉負責整個項目招標方案的制定、招標文件的編制和發(fā)放、招標的現場實施、招標結果的流程提交、合同的簽訂。4安全小組楊浩宇、陳明源、徐志輝負責整個項目安全策略的規(guī)劃、終端域管理的集成、文印服務器的郵箱設置、文印設備的IP地址分配、文印服務器的授權管理。5網絡小組萬恩亮負責整個項目的網絡網段的分配6運維小組袁華東、吳暉、IT5000、運維派駐、異地區(qū)域IT服務負責人負責整個項目運維服務體系的搭建、制訂租賃設備的人機配比標準、制訂服務運維標準和管理規(guī)范。7事業(yè)部項目小組事業(yè)部IT經理、事業(yè)部財務、事業(yè)部營運管理、運維派駐人員事業(yè)部IT經理負責事業(yè)部實施項目小組的組建