單位檔案管理制度

XXX公司管理文件文件編號(hào)10版本/次A/0標(biāo)題：檔案管理制度頁碼共3頁編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期生效日期1.目的為完善公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。（檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。）2.范圍適用于公司全體員工。3.職責(zé)3.1檔案工作由公司副總統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。3.2行政人事部負(fù)責(zé)本制度實(shí)施執(zhí)行，包括接收，收集、整理、立卷、保管，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司的檔案工作。3.3公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。4.工作規(guī)定內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間段主責(zé)/組織4.1檔案管理辦法4.1.1根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，由行政人事經(jīng)理負(fù)責(zé)系統(tǒng)排列保管工作的開展。永久行政人事經(jīng)理4.1.2注意做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵等措施。永久行政人事經(jīng)理4.1.3每月對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。每月底行政人事經(jīng)理4.1.4對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。每月底行政人事經(jīng)理4.1.5銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。每月底行政人事經(jīng)理4.1.6檔案移交時(shí)接收人與移交人必須點(diǎn)清檔案數(shù)量并填寫好《檔案移交簽收單》移交檔案時(shí)移交人4.2檔案借閱辦法4.2.1借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿上登記，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)過部門總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。(詳見《員工保密管理》)違者一次贊助100元。借閱時(shí)借閱人4.2.2案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。永久借閱人4.2.3借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱時(shí)借閱人4.2.4借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。違者一次贊助100元。借閱時(shí)借閱人4.2.5借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。借閱時(shí)借閱人4.2.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)總裁比準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。違者一次贊助100元。借閱時(shí)借閱人4.2.7外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總裁同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。借閱時(shí)借閱人4.5贊助管理辦法4.5.1違反4.1條例者，一次贊助20元。行政人事經(jīng)理4.5.2違反4.2條例者，一次贊助100元。行政人事經(jīng)理4.5.3除特別注明外，情節(jié)嚴(yán)重者，處于規(guī)定贊助金額2－5倍的贊助。行政人事經(jīng)理4.5.4以上條例若有違反，則直接領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)80％的連帶責(zé)任。行政人事經(jīng)理5.附件附件一《檔案保管年限表》檔案保存年限表檔案分類檔案名稱保管期限備注組織類有關(guān)公司章程類的檔案永久由行政部保管股東會(huì)的檔案永久由行政部保管股東名冊(cè)、股東印鑒簿、出資證明書永久由行政部保管董事會(huì)檔案永久由行政部保管行政事務(wù)公司對(duì)外行政發(fā)文5年由行政部保管重要會(huì)議資料3年由行政部保管人力資源重要管理人員名冊(cè)3年由人力資源部保管重要管理人員任免決定5年由人力資源部保管員工績效考評(píng)表格3年由人力資源部保管經(jīng)營業(yè)務(wù)重要經(jīng)營計(jì)劃5年經(jīng)濟(jì)合同5年客戶檔案5年附件二《檔案借閱登記表》檔案借閱登記表歸檔部門：姓名借閱文件名稱密級(jí)借閱日期歸還日期負(fù)責(zé)人簽字附件三《檔案移交簽收單》檔案移交簽收單歸檔部門：年月日類別歸檔文件名稱份