《公寓規(guī)章管理制度》

一、管理制度1.人事制度(1)員工考勤管理制度(2)員工離職程序(3)員工加班規(guī)定(4)管理處員工上下班規(guī)定(5)員工著裝管理2.行政制度(6)車隊管理制度(7)文件流轉(zhuǎn)及文檔資料管理的規(guī)定(8)固定資產(chǎn)調(diào)用規(guī)定(9)公章、介紹信使用規(guī)定(10)宴請制度(11)經(jīng)濟合同管理方法(12)通訊器材管理(13)印刷品管理(14)電腦管理3.工程管理制度(15)維修單操作程序(16)高壓電工安全操作規(guī)程(17)水泵房管理制度(18)關(guān)于客戶投修項目質(zhì)量把關(guān)的規(guī)定(19)維修工工具領(lǐng)用/借用制度(20)工程主管每日工作指引(21)關(guān)于“來訪卡”的使用(22)大廈電梯報修及人員進出電梯機房規(guī)定(23)公用部位空調(diào)的管理辦法(24)客戶單元維修操作程序4.物業(yè)管理制度(25)抄表程序(26)交樓程序(27)公共地方施、備驗(28)住客投訴處理(29)防汛措施(30)送貨人控制(31)裝修控制(32)公共部位清潔工作要求(33)大廈小業(yè)主廢棄物處理(34)空置房屋管理(35)住戶突發(fā)急病事件處理(36)盜竊事件處理程序(37)電梯故障緊急處理(38)火警處理程序(39)損毀事件處理程序(40)報刊、信件收發(fā)程序(41)代業(yè)主訂閱報刊操作流程(42)照相機使用規(guī)定及管理(43)加強各樓寓監(jiān)控室管理的若干規(guī)定(44)管理費、水電費、有償服務(wù)費的操作程序(45)各大廈小業(yè)主單元裝修動火程序(46)關(guān)于在大廈范圍內(nèi)拍照、攝像、采訪等規(guī)定(47)管理處投幣電話管理(48)二次供水水箱衛(wèi)生管理辦法(49)大廈鑰匙管理規(guī)定(50)義務(wù)消防隊(51)各樓盤保險范圍及索賠(52)拜訪業(yè)主住戶制度(53)小業(yè)主電話申辦程序(54)物業(yè)經(jīng)理考核辦法(55)物業(yè)經(jīng)理管理權(quán)限二、員工崗位職責(zé)1、總經(jīng)理工作職責(zé)2.工程部工作職責(zé)(1)經(jīng)理崗位責(zé)任制(2)工程主管崗位責(zé)任制(3)維修人員崗位責(zé)任制(4)高壓值班工崗位責(zé)任制3.行政人事部工作職責(zé)(1)行政人事部經(jīng)理工作職責(zé)(2)行政人事部文員工作職責(zé)(3)人事主管工作職責(zé)4.物業(yè)管理部工作職責(zé)物業(yè)管理部經(jīng)理職責(zé)園藝領(lǐng)班崗位職責(zé)物業(yè)經(jīng)理工作職責(zé)物業(yè)主管工作職責(zé)物業(yè)助理工作職責(zé)(6)物業(yè)主管、助理崗位職責(zé)細則(10)保安員工作職責(zé)(11)清潔領(lǐng)班工作職責(zé)(12)清潔工工作職責(zé)5.財務(wù)部工作職責(zé)(1)財務(wù)部負責(zé)人工作職責(zé)(2)會計主管崗位職責(zé)(3)總出納崗位職責(zé)(4)物資核算崗位職責(zé)1、本規(guī)章制度重新匯編是對2001年以前公司文件的整改、刪改。2、從本匯編生效之日起，2001年以前文件同時取消。匯編之外所定文件繼續(xù)延用。3、今后各部門制定規(guī)章制度，請參閱本匯編，避免重復(fù)和矛盾。如需更新，須注明“新規(guī)定頒布后，01-3-X0號文同時廢止。4、本匯編自2001年4月1(1)員工考勤管理制度1)各部門、各管理處每月二十八日將上月二十六日至本月二十五日的月考勤匯總表交人事部經(jīng)理審核匯總，在本月工資中執(zhí)行。2)公司各部門員工上下班實行打卡考勤，每口上、下班員工必需自覺打卡，作為當(dāng)天考勤記錄。因事、因病不到者，事先必需請假，事后必需銷假。任何人不得代他人打卡或弄虛作假。2)各管理處考勤員按照人事部統(tǒng)一印制的月度考勤記錄表，逐日準確填寫每位員工的到崗、離崗時間，及時收取各類請假單，并于當(dāng)月二十八日填妥考勤匯總表，由物業(yè)經(jīng)理審核答字后報公司人事部。二、有下列情況之一者，處理辦法：1)遲到、早退超過15分鐘記遲到、早退一次，遲到超過1小時作曠工處理。計三次15分鐘以內(nèi)遲到、早退計遲到、早退一次，每次扣本人日工資的20%,月超五次者計曠工一天。2)弄虛作假或不履行考勤職責(zé)者，扣本人兩天日工資。3)曠工一天扣兩天工資、并給予速記記載，曠工兩天以上給予行政處分，直至辭日期上午下午備注日期上午下午備注日期上午下午備注上海卓越物業(yè)管理有限公司員工考勤簽到表日期上午下午備注考勒人簽名主管簽名物業(yè)/部門經(jīng)理簽名上海卓越物業(yè)管理有限公司員工考勤匯總表部門/管理處填報序號出勤天數(shù)事假(小時)病假曠工早退(次數(shù))加班(小時)休息日加班(小時)國定假日加班(小時)123456789考勤員部門/物業(yè)經(jīng)理人事部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理說明：1)匯總表于每月28日下午5:30前報人事部，上報時必須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理和部門經(jīng)理先審核簽字(公司各部門由總辦匯總，總辦主任簽字)。2)上報匯總表時，隨附考勤表(考勤卡)、加班單、假期申請表、病假附上區(qū)(縣)級以上3)本表和上述有關(guān)資料由人事部存檔備查。上海卓越物業(yè)管理有限公司員工假期申請表管理處姓名用工性質(zhì)入職日期假期類別假期小時/天數(shù)事雷物業(yè)經(jīng)理意見部門經(jīng)理意見人事部經(jīng)理意見總經(jīng)理/副總意見上海卓越物業(yè)管理有限公司員工加班審批單部門/管理處加班人姓名職(崗)位由簽發(fā)人填寫加班時間時間類別平時加班休息日加班國定假日加班加班事由補償種類調(diào)休補休工資替代簽發(fā)人部門經(jīng)理意見人事部經(jīng)理意見總經(jīng)理審定意見(2)員工離職程序1.員工提出離職，由本人向本部門經(jīng)理提出請求，并填寫“員工離職審批表”,部門經(jīng)理及時通知人事部，辦理移交15天。2.部門經(jīng)理認為員工不適合公司之指定崗位，必須提出理由報人事部，經(jīng)1.由本人提前一個月向部門經(jīng)理提出辭職請求，并交辭職報告、填寫“員工離職審批表”至人事部，經(jīng)批準后方可辦理手續(xù)。2.部門經(jīng)理希望辭退其員工時，須列出充分的理由交人事部，經(jīng)人事部確1)員工嚴重違反公司規(guī)章制度及勞動紀律的，嚴重失職、營私舞弊，對公司利益造成重大損害的，公司將予以除名或開除。2)員工經(jīng)考察不能勝任工作的，經(jīng)過培訓(xùn)和調(diào)整工作崗位仍不能勝任的，公司作出正式辭退員工的決定后，由人事部通知員工本人，以書面形式提前一個月通知或以一個月實發(fā)工資代替事先通知。三、由各有關(guān)部門根據(jù)各自工作職責(zé)檢查該員工的工作交接和其它需要辦妥交接的工作，確認該員工所領(lǐng)公司物品、資料已歸還，并按“離職人員物品歸還表”填妥意見。人事部填妥“員工離職結(jié)算單”,與員工辦理解除合同手續(xù)，并通知財務(wù)部結(jié)算工資。四、臨時工離職由物業(yè)經(jīng)理簽字同意，并經(jīng)分管經(jīng)理簽字同意，報人事部即可。1.員工于上半月被批準離職的，于本月20日至財務(wù)部領(lǐng)取結(jié)算工資。2.員工于下半月被批準離職的，于下月20日至財務(wù)部領(lǐng)取結(jié)算工資。上海卓越物業(yè)管理有限公司員工離職審批表部門/樓盤姓名工號離職種類最后工作日物業(yè)經(jīng)理意見部門經(jīng)理意見人事部意見總經(jīng)理/副總審定意見上海卓越物業(yè)管理有限公司員工離職結(jié)算單一、物品歸還：類別名稱數(shù)量損失扣款數(shù)有關(guān)負責(zé)人簽字工作服保安臂章員工卡物業(yè)經(jīng)理/部門經(jīng)理：員工手冊辦公用品器、文具盒、鑰匙、業(yè)務(wù)資料等辦公室主任/物業(yè)經(jīng)理：工具(維修、保安、清潔等)其它(借用)物品應(yīng)付(元)應(yīng)扣(元)工資車貼飯貼其它養(yǎng)老金公積金培訓(xùn)費其它文號01-3-2為保障勞動者的合法利益，提高勞動效率，減輕企業(yè)負擔(dān)?，F(xiàn)將員工加班有關(guān)問題規(guī)定如下：1、各級員工在法定的工作時間內(nèi)，要按時保質(zhì)、保量完成規(guī)定的工作任務(wù)，如因工作效率低或個人原因造成的超時工作，不得以加班對待，不得計發(fā)加班工資。2、確因工作需要加班，先填加班單，管理處由物業(yè)經(jīng)理同意、各部門由部門經(jīng)理同意，加班單每月隨考勤表同時報行政人事部審查核準，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3、公司部門經(jīng)理以上員工實行不定時工作制，不發(fā)加班工資。4、公司本部全體員工和各管理處管理人員雙休日和平時因加班而超時(國定假除外)由行政人事部按月統(tǒng)計，在本季度或年終累計以補作的方法給予補償。5、其他員工(保安員、清潔工、維修工)超時加班，能調(diào)作的應(yīng)盡量調(diào)體，不能調(diào)休者，按基本工時工資(其標(biāo)準己有規(guī)定)互給。6、本通知自4月1日起實施。文號01-3-4號(4)管理處員工上下班規(guī)定各物業(yè)經(jīng)理對下屬員工，除因工作需要，有部門經(jīng)理批準外，必需嚴格執(zhí)行1.各員工下班必須在15分鐘內(nèi)離開該物業(yè)范圍。2.上班不可早到超過15分鐘。3.休假或下班期間不得回到工作單位流連。4.當(dāng)值保安人員有權(quán)在員工下班離開時抽查員工所攜帶之私人物品。5.上述情況除得到物業(yè)經(jīng)理批準除外。6.部門經(jīng)理級人員不在此列。文號01-3-5號(5)員工著裝管理一、制服的發(fā)放與管理1.公司根據(jù)工作情況發(fā)給不同的工作制服，員工制服統(tǒng)一由行政人事部發(fā)放、登記造冊2.發(fā)給員工服裝，由員工本人負責(zé)保管及清洗。3.如服裝遺失原則上按原價賠償，由行政人事部提出賠償金額。特殊情況，須由4.行政部須每三個R月進行盤店，并上交盤店表。二、離職員工的制服歸還1、員工離職應(yīng)把制服清洗干凈后交還行政部(西裝、保安制服等均干洗),由行政部經(jīng)理在離職人員物品歸還表上認可(制服)簽字。2、員工如未交還制服或未清洗干凈則按價賠償，在該員工工資結(jié)算金中扣除1.凡發(fā)給制服員工上下班時必須穿著匕公司制服，佩帶員工證，不按要求著裝者作曠工處理。2.嚴禁穿著工作服下班。下班時，應(yīng)將工作服放入更衣柜內(nèi)鎖好，妥善保管，如需清洗放入提包內(nèi)帶回清洗。3.制明要整潔，燙平和扣緊，領(lǐng)帶要整潔平正，衣袋和褲袋要整潔平正，皮鞋要擦亮。4.儀容要整潔，保安員工不準蓄發(fā)留胡須，帽子要戴正。5.各員工必須按管理處規(guī)定的進出口上下班，要接受當(dāng)值保安員的檢查，當(dāng)值保安員有權(quán)檢查下班員工(物業(yè)經(jīng)理以上員工例外)所帶出的物品和提包，被查者不得拒絕，如有不服從作違紀處理。6.員工如被發(fā)現(xiàn)從其他出入口進出，作違紀處理。1.帽子：要按公司規(guī)定穿戴，即帽子中間標(biāo)記，要戴在左眼中央上方，左右偏離都是不正確的，帽子不得自己清洗，不能淋雨，臟了交行政部處理。2.頭發(fā)：不得過長，要定期理發(fā)，鬢腳要短。3.胡須：要每天刮，保證不蓄胡須。4.上裝：整潔，黃帶穿在上裝第二鈕扣風(fēng)紀扣上。5.褲子：熨燙整齊，平時不得穿回家中。6.姿態(tài)：站立要在固定的位置上，兩腳分開與兩肩同寬，雙手放在背后半握拳，眼看準前方，胸要挺。8.襪子：要深色的襪子。文號01-3-6號(6)車隊管理制度車申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由行政人事部按輕重緩急安排用車。司機憑經(jīng)行政人事部經(jīng)理批準的《用車申請單》出車，并按出車單上的要求辦事。用車完畢由司機在用車申請單上記錄用車里程，統(tǒng)一交行政人事部作登記存檔。在車輛調(diào)派不出的情況下，填寫出租車申請單批準后方可乘座出租車，特殊情況需事后補單，否則一律不得報銷。3、各部門因工作需要使用公司車輛，在由用車人填寫《用車申請單》并經(jīng)部門經(jīng)理批準后，應(yīng)提前半天報行政人事部安排。若出車郊區(qū)或里程超過50公里以外，應(yīng)提前一天報行政人事部，以便統(tǒng)一安排。4、為提高用車使用率，同一方向或相近路段，將以拼車形式解決。1、車輛隸屬行政人事部統(tǒng)一管理，駕駛員應(yīng)定期檢查車輛運行的記錄。2、車輛須由公司專職駕駛員駕駛，公務(wù)車非經(jīng)總經(jīng)理許可，不得借予非本3、駕駛員必須服從領(lǐng)導(dǎo)對行駛時間、線路、地點的安排，不得擅自改變。4、司機于駕駛車輛前應(yīng)對車輛進行檢查，如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則要對由此引發(fā)的后果負責(zé)。5、駕駛員須嚴守交通規(guī)則，違章后果由司機自行負責(zé)。6、駕駛員不得擅將公務(wù)車用于私用，違者受罰。7、車輛應(yīng)停放指定位置，停車場或適當(dāng)、合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通法規(guī)、損毀、失竊，由責(zé)任人賠償損失，并予以處罰。8、駕駛員應(yīng)愛護車輛，保證車況、外觀良好，使用后應(yīng)將車輛清洗干凈。9、乘車人員須愛護車內(nèi)設(shè)備，保持車內(nèi)清潔，車內(nèi)嚴禁吸煙。1、所有機動車輛都要定期進行維修保養(yǎng)，確保車況良好、車容整潔衛(wèi)生。2、若臨時發(fā)生的問題需急修可由當(dāng)班司機或領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場采取應(yīng)急措施處理，然后報告行政人事部經(jīng)理。3、每次出車前，應(yīng)先檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油等情況，如發(fā)現(xiàn)問題要及時向行政人事部經(jīng)理反映并予處理解決。1、有下列情形之一的而發(fā)生違反交通規(guī)則或事故，由有關(guān)責(zé)任人負責(zé)，并(1)無證駕駛。(2)未經(jīng)許可將車借予他人使用。2、違反交通規(guī)則，其罰款由司機本人負擔(dān)。3、各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，并報交警，隨后即與行政人事部經(jīng)理聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理；如屬小事故，可進行處理后向行政人事部經(jīng)理報告。4、意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛員與公5、發(fā)生交通事故后，如需向受害人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額部分由駕駛員與公司各承擔(dān)一半。1、出車時所發(fā)生的汽油費、過橋費、停車費，各駕駛員均需如實填寫，連同車單一起報行政人事部經(jīng)理及總經(jīng)理審批報銷。2、車輛維修保養(yǎng)由行政人事部經(jīng)理負責(zé)執(zhí)行，維修前先填寫申請單將有關(guān)修理項目報行政人事部審核。維修金額大于1000元以上的，需報總經(jīng)理文號01-3-7號(7)文件流轉(zhuǎn)及文檔資料管理的規(guī)定一、文件流轉(zhuǎn)程序納入此流轉(zhuǎn)程序的文件為編制文號的報告、請示、通報以及函件等，而日常件由行政人事部分類歸檔備考；部門內(nèi)流轉(zhuǎn)之文件，由各部門自行分類存放備考，于次年一月移交行政一并分類制作卷宗存檔。二、文檔資料管理各物業(yè)管理處的文檔資料框架一般分為：1)業(yè)主/住戶檔案資料；2)物業(yè)管理處日常工作資料；3)行政人事管理資料；4)保安資料；4)清納入此流轉(zhuǎn)程序的文件為編制文號的報告、請示、通報以及函件等，而日常的財務(wù)報表、票據(jù)以及部門內(nèi)流轉(zhuǎn)文件等不在此“程序”內(nèi)?！俺绦颉眱?nèi)流轉(zhuǎn)之文件由行政分類歸檔備考；部門內(nèi)流轉(zhuǎn)之文件，由各部門自行分類存放備考，于次年一月移交行政一并分類制作卷宗存檔。政府有關(guān)文件等十二大類。有的大類包含的內(nèi)容較多，再可細分幾小類。各類文檔資料都要按順序編號，便于保管、檢索和查閱。各物業(yè)管理處還可以根據(jù)各自不同的特點，增加或調(diào)整有關(guān)文檔資料和類別。另外，各管理處將嚴格執(zhí)行資料保密規(guī)定，各級員工不得泄漏管理處有關(guān)業(yè)主資料，不得私自復(fù)印內(nèi)部材料。第一類業(yè)主/住戶檔案資料業(yè)主/住戶檔案資料每戶一吊央，吊夾按幢、樓、單元分別存放在專門的文件柜內(nèi)。每一吊夾內(nèi)都要有一份業(yè)主資料的目錄，資料要用塑料夾片釘好放好，在收樓時應(yīng)逐一詳細核對，并記錄在案。資料主要包括以下幾方面：7.托管門匙責(zé)任聲明書；(8)固定資產(chǎn)調(diào)用規(guī)定1.各管理處的固定資產(chǎn)均要登記建卡及編號，凡是要調(diào)出或借用，必須先報管理部批準(請參看附頁表格)。公司其他部門凡是調(diào)用屬管理部和工程部固定資產(chǎn)時，應(yīng)先行政人事部批準以后再執(zhí)行。凡屬借用性質(zhì)，由雙方部門經(jīng)理簽字即可。2.所有固定資產(chǎn)均要妥加保管，愛護使用，發(fā)現(xiàn)缺失和損壞，要追查原因，并及3調(diào)職或離職員工，在調(diào)、離職前要交清手中的物品，否則將按價賠償，在其工4.各管理處對固定資產(chǎn)每半年要清點一次，清點結(jié)果要報管理部、財務(wù)及行政人5.所有轉(zhuǎn)移物品必須有總經(jīng)理批準。文號01-3-9號(9)公章、介紹信使用規(guī)定-公章、介紹信的管理1.各部門如需要使用公章，必需填寫“公章使用申請單”,逐級審批后由總經(jīng)理2.對外開具介紹信等一般性便函，填寫“介紹信使用申請單”,逐級審批后由總經(jīng)理室蓋章。非特殊情況，不得開具空白介紹信。3.各部門印章、業(yè)務(wù)專用章由部門經(jīng)理負責(zé)管理，4.各管理處印章由物業(yè)經(jīng)理負責(zé)管理。5.公司所有印章不得借給他人使用，如確因業(yè)務(wù)需要，應(yīng)事先征得總經(jīng)理同意。6.行政人事那將不定期檢查各部門業(yè)務(wù)用意情況。7.公司各類業(yè)務(wù)用章的刻制、啟用、停用及銷毀，由使用部門報行政人事部，由-公章、介紹信的使用1.公司印章用于各類業(yè)務(wù)合同、以公司名義的對外聯(lián)系及公事蓋章等。2.各部門印章只適用于不發(fā)生任何經(jīng)濟責(zé)任的一般業(yè)務(wù)往來。常用證明由物業(yè)經(jīng)理審閱蓋章。每次蓋章需登記，嚴禁在合約、協(xié)議書上使用管4.管理處公布大廈公告或?qū)ν獍l(fā)函需加蓋管理處印章，并事先報管理部審閱。附：公章/介紹信使用申請單(10)宴請制度1.各部門經(jīng)理、物業(yè)經(jīng)理因業(yè)務(wù)需要宴請，應(yīng)稟持“必須、合理、控制”的原則，事先填寫《宴請費用申請表》,說明宴請理由、被請人數(shù)及對象、陪同人數(shù)、宴請日期及地點；并根據(jù)工作所需和宴請對象選擇宴請標(biāo)準，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，方可進行。2.對于即刻發(fā)生的宴請需要又未能及時請示總經(jīng)理的情況，必須先得到總經(jīng)理口頭認可后方可進行。宴請者可在200元/人標(biāo)準之內(nèi)安排宴請，但事后須在三天之內(nèi)補辦上述第一條的申請手續(xù)。3.財務(wù)憑發(fā)票、批準后的《宴請費用申請表》給予報銷。上海卓越物業(yè)管理有限公司宴請費用申請表(11)經(jīng)濟合同管理方法文號01-3-11號為規(guī)范合同的起草、校核、審核、審批、簽訂、歸檔及日常管理，確保合同的合法性、可操作性，特制定本辦法。1.簽訂合同必須由采購部統(tǒng)一填寫合同審查表(附表)附合同樣本，由部門經(jīng)理簽署意見后，連同合同文本交行政人事部進行校核、審核，然后再報行政人事部審批。待總經(jīng)理簽名授權(quán)后，才可蓋章簽訂合同。合同正本交財務(wù)部留存?zhèn)淇?，?fù)印件供經(jīng)辦部門留存履約。2.簽訂合同前，采購部及經(jīng)辦部門對對方履約能力(包括資信、資格)不明的，除要求其出示法人委托書外，還應(yīng)要求出示營業(yè)執(zhí)照副本等有關(guān)資質(zhì)證書。3.凡涉及需本公司付款的合同，經(jīng)辦部門應(yīng)于合同規(guī)定付款日前一周通知財務(wù)部，以便及時安排資金，按期付款。4.合同生效后，凡需變更、補充、修改、提前終止合同的，經(jīng)辦部門必須提出書面報告，交行政人事部、財務(wù)審核，報總經(jīng)理審批，才能執(zhí)行。終止時間等主要條款及履約情況作好記錄。經(jīng)辦部門也應(yīng)做好相應(yīng)記錄，以作備6.有關(guān)每一合同的往來信函、資質(zhì)證明等資料由行政人事部負責(zé)保管，并能根據(jù)總經(jīng)理和財務(wù)的要求提供所需材料的復(fù)印件。7.對生效且履行完畢的合同，有關(guān)經(jīng)辦部門將該合同的有關(guān)往來信函等材料8.有連續(xù)性須續(xù)簽合同，有關(guān)經(jīng)辦部門須提前3個月按上述手續(xù)重新辦理續(xù)9.對玩忽職守，違反公司規(guī)章，致使國家和公司利益遭受經(jīng)濟損失、公司形象造成不良影響的，將給予必要的處罰，直至追究法律責(zé)任。文號01-3-12號(12)通訊器材管理為加強通訊費用的控制管理，依照金馬集團有關(guān)規(guī)定精神，結(jié)合本公司實際情況，對有關(guān)人員手提電話費報銷事項作如下規(guī)定：1.公司部門經(jīng)理因公配備或私機公用的手提電話費每月在200元以下部分由公司承擔(dān)，200元以上部分由個人承擔(dān)。2.公司部門副經(jīng)理、物業(yè)經(jīng)理、工程師因公配備或私機公用的手提電話費每月在150元以下部分由公司承擔(dān)，150元以上部分由個人承擔(dān)。3.以上限額報銷手提電話費者，凡撥打私人長途電話，須按電話清單上金額向公4.公司正、副總經(jīng)理電話費報銷按金馬集團文件規(guī)定執(zhí)行。5.另所有辦公室撥打國內(nèi)、國際長途，必須有分管部門經(jīng)理或副經(jīng)理批準后始能原因、時間。電話費用繳伏前，將由行政人事部按記錄查核后，方可繳費。辦公室內(nèi)一律嚴禁撥打私人長途電話。(13)印刷品管理文號01-3-13號印刷品系指用于經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理等，由公司專門規(guī)定、設(shè)計的紙品，如信箋、信封、名片、報表、單據(jù)等。印刷品的付印、使用應(yīng)按照節(jié)約實用和內(nèi)外有別的原則。凡用于公司內(nèi)行政辦公包括公司內(nèi)業(yè)務(wù)往來的印刷品應(yīng)按一般紙質(zhì)及工藝付印，但對業(yè)主、住戶及涉外業(yè)務(wù)往來及宣傳廣告用，可參照高星級賓館印刷品為規(guī)范印刷品的設(shè)計、付印、校驗、保管、領(lǐng)用，特制定本辦法：一、印刷品的印制1.各類印刷品應(yīng)由使用部門提供設(shè)計個樣和用途說明書，交行政人事部審核并經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，由使用部門填寫清購單，統(tǒng)一由行政人事部與印刷單位聯(lián)系印制如有更改，須報總經(jīng)理審批。2,采購經(jīng)詢價、比價后連同小樣及請購單，將比價情況報財務(wù)審核，并經(jīng)總經(jīng)理審批，再實施付印。3.付印須有印刷小樣返回，供使用部門、行政人事部提出校樣意見報總經(jīng)理審批后正式付印。4.印刷品使用部門應(yīng)根據(jù)半年內(nèi)的使用量提出印制數(shù)量，防止超量積壓所造成的浪費。在將用完前，有關(guān)部門應(yīng)預(yù)先一個月提出印刷，每次提出項重新接以上手續(xù)辦理，提出時須注明余量。二、印刷品的財務(wù)處理1.印刷品到貨后由采購填制收料單，使用部門驗收質(zhì)量，清點數(shù)量后，在收料單上簽收。2.采購員將簽收后的收料單附在發(fā)票后，填寫付款賃證，按審批權(quán)限審核簽字后交財務(wù)部作會計處理。3.財務(wù)部根據(jù)印刷品使用部門及用途，將費用一次性計入成本。1.采購員將到貨的印刷品交使用部門驗收清點后，簽字的收料單一聯(lián)由收料部門保留。2.除有特別用速印刷品外，其他一般印刷品一律由辦公室保管，分批領(lǐng)用。3.保管部門和使用部門均須有收發(fā)存的記錄及領(lǐng)用人簽字，以便于查考印刷品的耗用情況和付印計劃的安排。印刷品申印審批表印刷品名稱申印部門印制數(shù)量/規(guī)格尚存數(shù)量(附設(shè)計小樣)(14)電腦管理一、各部門的每臺電腦都必須指定專門的電腦操作員負責(zé)使用和保管。其他無關(guān)人員一律不得隨意操作電腦。二、嚴禁任何人利用公司電腦玩電腦游戲。1.正確使用和操作電腦。未經(jīng)許可，不得安裝、修改和刪除電腦內(nèi)任何軟件。2.每天下班前必須關(guān)閉電腦及外部設(shè)備的電源。3.本臺電腦使用的盤片，原則上只能在本臺電腦上使用，不得隨意與其它電腦交經(jīng)常用電腦殺毒軟件檢查電腦情況，嚴防電腦病毒通過E-mail互相擴散。五、E-mail是公司對外和公司內(nèi)部的重要通信工具，絕對禁止公司員工利用七、凡是用電腦處理的文件、資料等，除了公司領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件外，盡可能使用3.工程管理制度文號01-3-15號(15)維修單操作程序一立即派人到現(xiàn)場觀察情況(如有需要應(yīng)通知工程主管到現(xiàn)場)。一如屬保修項目、收樓整改項目，參閱01-3-24號文操作。一如屬有償服務(wù)項目，參閱01-3-44號文操作。一如項目需要工程部協(xié)助，由物業(yè)經(jīng)理上報公司管理部及工程部。一申請單上必須注明有償或無償服務(wù)，有償服務(wù)須按標(biāo)準收費，無償服務(wù)則須注明原因及附上收樓記錄。2.施工完畢維修單由管理處存檔(有償服務(wù)需有出納簽字)。3.有償服務(wù)必須按規(guī)定價格收費，如服務(wù)項目未有包括價格必須由工程主管及物業(yè)經(jīng)理會同認可簽名，方為有效。4.有償服務(wù)完畢后，必須有業(yè)戶簽收，維修單交回工程主管。5.費用由經(jīng)辦人員向客戶收費。出納/文員應(yīng)校對收費標(biāo)準是否文號01-3-16號(16)高壓電工安全操作規(guī)程1.樓盤高壓電工應(yīng)知管轄電是由哪一個供電局，哪一個變電所及輸電電纜供電，并熟悉供電的操作正確程序及應(yīng)供負載的2.高壓運行電工的一切操作，必須由二名值班人員進行，其中3.建立高壓運行電工操作票制度和停電檢修制度。(1)倒閘操作人員填寫操作票。(2)停電拉閘操作必須按照由低壓到高壓，由分開關(guān)到總開(3)送電臺閘的順序是按照由高壓到低壓，由總開關(guān)到分開關(guān)的步驟進行，嚴禁帶負載合閘。應(yīng)拉合的開關(guān)、刀閘；檢查開關(guān)、刀閘的位置；檢查接地是否拆除；檢查負載分配；裝拆接地，安裝或拆除控制回路電壓互感器，回路的保險絲；切換保護回路和檢驗是否確無電6.操作人員和監(jiān)護人員應(yīng)根據(jù)模擬圖板中結(jié)線圖核對所填寫操作票項目，并經(jīng)值班負責(zé)人審核簽名。7.每步操作后，應(yīng)目測機構(gòu)或儀表、信號指示，檢查操作質(zhì)量，二、高壓運行電工檢修安全規(guī)程：1.高壓設(shè)備檢修，維護必須由兩個人進行，停電檢修應(yīng)提前一天通知所在樓盤物業(yè)管理處，事先作好安排，并掛標(biāo)志牌，2.搖測或檢修電容、變壓器、電纜前應(yīng)充分放電。3.變壓器預(yù)告信號動作時，應(yīng)及時查明原因，并馬上口頭報告(1)要把高壓開關(guān)車拉出或開關(guān)分離，在開關(guān)上掛上“禁止合(2)在變壓器高低壓測三相短路。1.高壓運行電工，要做到設(shè)備勤檢，并做好記錄。(1)變壓器聲音是否正常，一般是均勻嗡嗡聲，如有其它異常聲則屬不正常，需查明原因。(2)冷卻系統(tǒng)是否正常，溫升是否正常。(3)一、二次母線的接頭是否接觸良好。(4)外殼的接地是否良好。(5)做好溫度記錄。(1)注意高壓設(shè)備各機構(gòu)或儀表，信號等指示是否正常。(2)作好各種儀表數(shù)據(jù)記錄。(3)做好電柜的除塵工作。文號01-3-17號(17)水泵房管理制度一、水泵房應(yīng)保持燈光明亮，道路暢通，嚴禁堆放雜物。二、水泵房設(shè)備關(guān)系大廈住戶日常生活和消防安全，必須由專人管理，嚴禁閑人入內(nèi)，違者重罰。三、對消防、噴淋水泵應(yīng)每隔1～2周進行一次運行試驗(水泵運轉(zhuǎn)時間不少于5分鐘),對濕式報警閥每隔一周檢查一次，以確保設(shè)一聽：電機、水泵運行是否正常。二看：水泵出水壓力是否正常，填料室是否有滲漏。三樓：電機溫升是否正常，水泵軸座是否發(fā)燙，基座是否震動。五、1#、2#生活水泵每周切換一次使用，嚴禁單一水泵長期運行，六、水泵控制箱開關(guān)工作是否正常，認真做好記錄。七、一旦發(fā)現(xiàn)水泵及電氣控制箱出現(xiàn)異常，及時采取相應(yīng)措施，及時向樓盤工程主管匯報，樓盤工程主管應(yīng)立即組織工程部人員搶修。重大事故應(yīng)及時通報管理部。八、進出水泵房應(yīng)做好登記手續(xù)，外來人員進入水泵房必須由工程部經(jīng)理同意，并由專管人員陪同才能進出，同時做好登記手續(xù)。文號01-3-18號(18)關(guān)于客戶投修項目質(zhì)量把關(guān)的規(guī)定為了進一步提高物業(yè)管理水平、提高工程報修的合格率，增加維修人員和管理人員的工作責(zé)任性，特作如下規(guī)定：對于客戶報修室內(nèi)管道漏水、堵塞、風(fēng)扇故障、門窗鎖故障。電話故障、衛(wèi)生間漏水、熱水器煤氣外逸、電路故障等，維修完畢后原則上須有物業(yè)助理或工程主管上門驗收，經(jīng)業(yè)主/住客簽字認可后，驗收人員在保修單上簽署驗收意見。二、涉及系統(tǒng)報修內(nèi)容對于電梯、高壓房、煤氣管路、消防系統(tǒng)、水箱等較大報修項目，須由工程主管負責(zé)故障排除，并負責(zé)維修后質(zhì)量驗收并簽署意三、土木方面的報修對于客戶報修地板返修、墻面漏水、分戶門開裂等，由工程主管負責(zé)制定報修方案，建立驗收環(huán)節(jié)。1.各有關(guān)人員要本著對客戶負責(zé)的精神，認真落實有關(guān)工作；2.維修人員必須進一步提高業(yè)務(wù)水平，提高工作責(zé)任性；3.物業(yè)助理對保修要有督辦跟辦意識，對影響客戶生活、危及安全，必須馬上修理，若遇困難及時與物業(yè)經(jīng)理、工程主管4.以上未盡事宜，務(wù)必請物業(yè)管理人員和維修人員多溝通聯(lián)系。文號01-3-19號(19)維修工工具領(lǐng)用/借用制度一、工具的領(lǐng)用1.各維修工，根據(jù)本工種的施工要求，對經(jīng)常使用的工具提出申請(向各樓蓋工程主管申請),工程主管要認真核實該申請，報管理部審批并安排采購。2.工具到庫后，維修工必須持工具保管手冊及填寫工具領(lǐng)料單方可領(lǐng)用工具。領(lǐng)用時，領(lǐng)料人對工具領(lǐng)料單所列各欄必須認真填寫，并由所屬主管及物業(yè)經(jīng)理簽字才能領(lǐng)用，倉庫應(yīng)對工具保管手冊送行登記，并建立工具領(lǐng)用檔案。3.工具使用人對所領(lǐng)用的工具要保管好，使用好，如有損壞，及時報修；如需更新，必須以舊換新：如有遺失，照價賠償。對每種情況倉庫保管員應(yīng)于工具保管手冊上及工具檔案中做好記錄。4.維修了的工具保管手冊，每人一本，各人自行保管，不得遺要求記錄精確，不得漏登、錯登。6.維修工離職時，對所領(lǐng)用工具應(yīng)全部退還倉庫，離職流轉(zhuǎn)單要有倉庫保管員的簽字，方可辦理離職手續(xù)。如有遺失，照二、工具的借用1.專用工具或價值較高的工具，由倉庫統(tǒng)一保管，各樓盤需用時，應(yīng)由專人負責(zé)借用。借用時，要填寫工具借用單。工具借用單需所屬主管簽字方可借用，主管不在時，由物業(yè)經(jīng)理代簽。用人在退還時作銷帳憑證，信用人在退還工具時，倉庫應(yīng)當(dāng)3.工具借用單應(yīng)注明借用日期、工具名稱、規(guī)格、歸還日期。工具完好程度等，在銷帳憑證上還應(yīng)注明歸還時工具完好程4.借用人借用工具應(yīng)盡快使用，盡早歸還，提高工具周轉(zhuǎn)使用率。如遇借用后工具損壞的，要負責(zé)修復(fù)，并必須報告樓盤工程主管及倉庫保管員。5.倉庫保管員應(yīng)對各項借出或歸還業(yè)務(wù)逐筆登記，不能漏登。錯登，對借出工具逾期不歸還時，保管員應(yīng)及時催還，對工6.倉庫保管員應(yīng)保管好庫存工具，不準有短缺、破損現(xiàn)象，要經(jīng)常盤點。發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。7.工具損壞，如是人為損壞，對借用人要視情況作適當(dāng)賠償。8.不定期地對庫存工具作報廢處理，工具設(shè)備的報廢，必須經(jīng)過五人以上認可方可作報廢處理(五人為：總經(jīng)理、財務(wù)、物業(yè)經(jīng)理、工程主管、倉庫保管員)。事發(fā)后，財務(wù)將根據(jù)工文號01-3-20號(20)工程主管每日工作指引1.檢查前日維修工作記錄及夜間值班記錄，詢問物業(yè)經(jīng)理2.結(jié)合當(dāng)日需完成的工作，聯(lián)系周工作計劃落實情況，安排當(dāng)天的3.巡視大廈外圍及內(nèi)部各設(shè)備運行情況或巡視檢查正在施工的較大工程的質(zhì)量及抽查部分單位維修質(zhì)量。2.檢查維修工作完成情況及工時定額完成情況；3.檢查設(shè)備保養(yǎng)制度執(zhí)行情況：10:30～17:004.檢查勞動紀律及員工崗位責(zé)任制落實情況；5.配合系統(tǒng)及管理處搞好工程管理：6.根據(jù)崗位職責(zé)做好工程主管工作，行使工程主管權(quán)力；7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。1.檢查樓盤小倉庫庫存情況：17:00～17:302.安排第二天的工作。交本周工作小結(jié)及下周工作計劃。每周五上午檢查本周工作計劃完成情況。下午13:00交“金馬物業(yè)”稿件(題材自選)。交下月維修費用預(yù)算。注：上列各項工作為工程主管必須完成，其他事項由工程主管自行安排。文號01-3-21號(21)關(guān)于“來訪卡”的使用業(yè)戶向管理處報修或預(yù)約修理后，偶爾因有事外出或遺忘而離開單元，維修人員雖按約定時間上門服務(wù)，但往往不能如約完成任務(wù)，造成業(yè)戶對管理處的誤解。為避免這種現(xiàn)象，加強相互溝通，提高服務(wù)水平，決定使用“來訪卡”,規(guī)定1.管理處將“來訪卡”發(fā)給本處工程維修人員，各維修人員要妥善保管和愛護卡片，注意保持卡片平整清潔，不得在卡片上亂寫亂畫，不得隨意送給其他無關(guān)人2.維修人員接到上門維修通知后，要隨身攜帶卡片(維修人員應(yīng)隨身攜帶少量“來訪卡”),如遇有業(yè)戶不能如約在家等候維修時，即可使用本卡。3.填寫本卡時，要按卡片的空白項目—一填入，編號填維修單號碼，聯(lián)系電話填管理處報修電話號碼。卡片填好后，投入到業(yè)戶門縫內(nèi)。4.未完成維修單應(yīng)返回管理處，以便客戶復(fù)電時重新作出安排。文號01-3-22號(22)大廈電梯報修及人員進出電梯機房規(guī)定一、報修1.凡遇電梯故障，由發(fā)現(xiàn)者報大廈物業(yè)管理處，再報管理部及工程部電梯維修組。2.各大廈工程主管應(yīng)登記電梯故障的日期及內(nèi)容(晚間應(yīng)由物業(yè)助理或保安領(lǐng)班負責(zé)登記),修理人員到達的時間及修復(fù)的時間。3.大廈工程主管應(yīng)對電梯檢修結(jié)果予以簽字認可，必要時應(yīng)檢查檢修質(zhì)量。維修人員應(yīng)在得到工程主管認可維修結(jié)果后方可離開。(當(dāng)日不能認可，二、進出機房手續(xù)1.所有人員因工作需要進入電梯機房時，必須向該大廈管理處登記，填寫“電梯機房鑰匙使用登記表”,方可取得電梯機房門鑰匙。進入機房后，還應(yīng)填寫進出登記簿。(進入機房需有二人以上)2.所有大廈的電梯機房門鑰匙由該大廈管理處統(tǒng)一保管，任何人未經(jīng)許可，不得私自進入電梯機房。3.各大廈管理處應(yīng)對節(jié)假日、晚間等時期的鑰匙管理提出具體方案，做到電梯發(fā)生故障時能隨時取用。附：電梯機房鑰匙使用登記表電梯機房鑰匙借用登記表進入日期時間進入者姓名出機房時間樓盤負責(zé)人簽字文號01-3-23號(23)公用部位空調(diào)的管理辦法一)各樓盤內(nèi)的公用部位空調(diào)，包括大堂空調(diào)、管理處空調(diào)、各設(shè)備房空調(diào)及監(jiān)控室的空調(diào)。其設(shè)備管理責(zé)任人為樓盤工程主管，由工程主管指派一名電工做日1.每周巡視大樓公用部位空調(diào)一次，檢查室內(nèi)機出風(fēng)溫度、電源、電流、電2.每月清洗濾塵網(wǎng)一次。3.每月檢查室內(nèi)機(或室外機)凝結(jié)水(化霜水)下水情況，確保暢通。4.每月檢查室內(nèi)外分機部分有無螺絲松動，有無噪聲，確保運行狀態(tài)良好。二)如機器出現(xiàn)故障，則由管理處向工程部上報，由工程部安排空調(diào)工修理。若樓盤有空調(diào)工，則由樓盤空調(diào)工直接修理。三)空調(diào)開停機時間(冬夏二季的使用時間適當(dāng)延長)和相對應(yīng)溫度。運行模式環(huán)境溫度10℃以下35℃以上設(shè)定溫度其中，環(huán)境溫度在18-26℃范圍內(nèi)，空調(diào)將停止運行，并進入設(shè)備維護保養(yǎng)狀態(tài)。四)所有空調(diào)遙控板放在工程主管處，由操作電工負責(zé)空調(diào)開關(guān)。五)所有無關(guān)人員不得隨意開關(guān)空調(diào)及改變空調(diào)常設(shè)溫度。六)凡有氣候突變，由物業(yè)經(jīng)理決定空調(diào)開啟、關(guān)閉或溫度設(shè)定。七)樓盤物業(yè)經(jīng)理負責(zé)該項制度執(zhí)行。文號01-3-24號(24)客戶單元維修操作程序為針對各樓盤客戶單元內(nèi)維修問題，特制定下列規(guī)定。一、有償服務(wù)費用全部由業(yè)戶自行承擔(dān)，按以往所制定程序執(zhí)行。二、施工質(zhì)量所引起維修問題一般報修處理-管理處值班人員應(yīng)了解清楚問題所在，并答應(yīng)業(yè)主會盡快安排人員到現(xiàn)場了解情況(不可承諾業(yè)主責(zé)任誰屬)。-根據(jù)公司以往發(fā)出指引，決定是否于保修范圍內(nèi)問題。-翻查收樓記錄，如該報修項目已超出保修期，管理處應(yīng)立即派人到現(xiàn)場，向業(yè)主解釋，并要求業(yè)生自費處理。-如業(yè)主答應(yīng)，應(yīng)按一般有償服務(wù)程序處理。-如業(yè)主仍要求由發(fā)展商無償修復(fù)，管理處人員應(yīng)耐心解釋，必要時可出示2.施工質(zhì)量問題或仍在保修期范圍問題-如經(jīng)了解情況后，確實因施工質(zhì)量問題所引起維修(如外墻滲水)或該問題仍在保修期內(nèi)，管理處應(yīng)按下列程序執(zhí)行1)將有關(guān)投訴內(nèi)容填于附頁(維修投訴書),作為投訴依據(jù)(如客戶以書面投訴，可不用填寫),并請有關(guān)客戶簽字。2)管理處找出問題所在，在現(xiàn)場拍照，并在報修范圍填上物業(yè)名稱及單元號碼(每個位置拍2張)沖曬后，應(yīng)與有關(guān)報告一起妥善存檔，另一張照片應(yīng)附于有關(guān)報告后，上報管理部。3)管理處應(yīng)答應(yīng)客戶會盡快跟辦此事，但不得承諾有關(guān)責(zé)任。4)管理處應(yīng)以專題報告形式，將有關(guān)情況詳列，并將業(yè)主有關(guān)要求列出并應(yīng)附上以下資料(1)施工委托書(2)客戶收樓記錄復(fù)印件(3)維修投訴書或投訴信函復(fù)印件(4)現(xiàn)場所拍照片上述資料應(yīng)于客戶投訴后48小時內(nèi)上報管理部，照片應(yīng)盡量及時沖印。5)管理處上報前應(yīng)將上述資料整套妥善存檔以便日后跟進。6)管理部于收到有關(guān)投訴及資料后，須立即轉(zhuǎn)工程部踉辦。7)工程部應(yīng)將書面結(jié)果返回管理部再轉(zhuǎn)到有關(guān)管理處。8)如鑒定結(jié)果不屬保修范圍或因業(yè)主使用不當(dāng)所引致，管理處應(yīng)立即將結(jié)果向業(yè)主反映并按本規(guī)定第一點執(zhí)行。9)如鑒定結(jié)果確實屬施工質(zhì)量或保修范圍項目，工程部須立即發(fā)有關(guān)施工單位，限期48小時內(nèi)派人修復(fù)并通知其修復(fù)所需費用。之后，應(yīng)將有關(guān)資料及給施工單位信函上報公司總經(jīng)理審批。10)總經(jīng)理審批后，由工程部請施工隊施工解決。11)如施工單位愿意承擔(dān)責(zé)任，工程部應(yīng)先于施工單位達成有效施工方1、如屬收樓整改小修小補，為保證順利收樓，500元內(nèi)費用，管理處應(yīng)立即進行修復(fù)，并按公司規(guī)定報銷。2、如超過500元維修費，應(yīng)按本規(guī)定第二點執(zhí)行。四、注意事項如業(yè)主報修屬緊急情況，如爆水管或影響業(yè)戶不能繼續(xù)使用該單元時，管理處應(yīng)盡快先行予以修復(fù)再行跟辦。第二類、物業(yè)管理處日常工作資料此類資料主要包括：管理處在日常工作中對業(yè)主/住戶有關(guān)的公眾制度。管理處工作，收費規(guī)定，收樓管理規(guī)定，電話安裝等方面的資料，具體又可細分為以1.公眾制度：主要包括以下幾個方面(1)主要是公司和管理處制定的各種制度、業(yè)戶守則等；(2)業(yè)主管委會章程；(3)大廈房屋使用、管理、維修公約；(4)電梯使用管理規(guī)定；(5)防火、防盜、防風(fēng)管理規(guī)定等對業(yè)主住戶的公開管理制度、規(guī)定和2.管理處工作。主要包括以下幾個方面(1)物業(yè)管理合同；(2)管理處所屬各部門工作人員的職責(zé)；(3)客戶資料匯總表和人員入住表；(4)人員培訓(xùn)；物業(yè)助理巡邏記錄；(5)鎖匙借用保管表；(6)長途電話、傳真登記表；(7)物業(yè)管理部各類表格目錄和使用說明等。3.收費規(guī)定主要包括以下幾個方面.(1)關(guān)于管理費、水電費、有償服務(wù)費的收繳管理暫行規(guī)定。(2)關(guān)于管理費、水電費、有償服務(wù)費收繳及統(tǒng)計臺帳的操作說明。(3)管理費、水電費應(yīng)收帳匯總表；(4)水電費、管理費的繳費通知書；(5)催款通知等有關(guān)的通知、表格。(6)有償服務(wù)收費標(biāo)準；(7)減免管理費審批表；(8)收費移交表；4.收樓管理規(guī)定；主要包括以下幾個方面(1)收樓程序及有關(guān)規(guī)定；(2)收樓的各種表格、委托書等8種樣張。5.裝修管理規(guī)定：主要包括以下幾個方面(1)有關(guān)裝修控制、須知、規(guī)定；(2)保證書、申報表、開工紙；(3)裝修押金及押金退還程序、裝璜合同；(4)裝修人員出入證資料；(5)國家和上海有關(guān)大廈裝修搭建的管理法規(guī)。6.報刊收發(fā)、征訂管理：主要包括以下幾個方面(1)國內(nèi)和境外的報刊雜志的收訂辦法，要求；(2)報刊收訂操作流程；(3)報刊收發(fā)程序；(4)為業(yè)主/住戶服務(wù)的有關(guān)郵電通信方面的資料。本大廈內(nèi)各單元電話分布情況一覽表等。8.物業(yè)工程維修資料：主要包括以下幾個方面1)維修工作單；2)業(yè)戶報修日記錄表；3)各單元的維修檔案。每月必須按編號把平時大廈內(nèi)“維修工作單”,“業(yè)戶報修日記錄表”按月份裝訂成冊，對于因各種原因工程一時無法解決的維修單，等完成后再按編號插入，并備有按樓幢、單元順序排列裝訂成冊的“各單元的維修檔案”,要求把表格內(nèi)報修情況和處理意見等內(nèi)容一一填寫完整，保存在管理處，以便然后查閱。9.車庫資料：主要包括以下幾個方面1).業(yè)打住戶買斷車位的資料(車主姓名、車位號碼、車輛型號、附件等);2).業(yè)主/住戶暫時租用車位的資料(租用車主姓名、車位號碼、車輛型號、附件、租用日期期限等);3).摩托車、助動車、自行車停車資料；4).各種機動車、非機動車的停車收費標(biāo)準等。10.請示報告材料：有關(guān)管理處所處理的各種重大事件上報管理部、公司的材料、報告、傳真等重要資料。11.業(yè)主/住戶投訴資料：主要包括以下幾個方面(2)管理處回訪記錄；(3)投訴處理結(jié)果和報告。12.社區(qū)服務(wù)：由于各大廈均在各社區(qū)中，許多社區(qū)工作與大廈物業(yè)管理工作有關(guān)，為此把社區(qū)工作相關(guān)的資料單獨列為一類，以便今后開展工作第三類行政、人事管理資料這部分資料分行政管理和人事管理二部分：1.行政管理資料：主要包括以下幾個部分(1)公司內(nèi)部各種規(guī)章制度(合訂本);(2)管理處每周例會會議記錄(3)車輛、印章、電話、通合器材等使用規(guī)定；(4)員工考勤、服裝穿著、進出通道等管理制度等資料；(5)合同管理；(6)公司考核標(biāo)準表格。2.人事管理資料。主要包括以下幾個方面(1)物業(yè)主管、助理、工程主管、領(lǐng)班、維修工、保安員、清潔員等各崗(2)考評記錄，員工離職、辭職、調(diào)崗、轉(zhuǎn)正審批表，犯規(guī)通知書和處理(3)查崗記錄及處理情況；(4)公司表彰或批評通報；(5)人事調(diào)動通告等：第四類保安資料(1).有關(guān)保安主管、領(lǐng)班和保安貞的工作職責(zé)；(2).各崗位具體要求、守則；(3).大廈各崗位的分布圖；(4).緊急事件處理程序；(5).用火管理制度；(6).車輛管理制度；(7)監(jiān)控管理規(guī)定；(8)國家、上海及高層建筑防火條例和管理規(guī)則；(9)各中與保安有關(guān)的檢查表格樣張等資料；(10)大樓消防設(shè)施分布圖及清單。2.第二部份主要包括以下幾個方面：(1).保安平時每天日常巡樓的巡邏共；(2)車輛出人登記表；(3)訪客登記表；(4).快件處理登記表等已記錄的表格；(5)關(guān)于保安主管、領(lǐng)班的工作日記；(6)保安值班記錄；(7)保安會議記錄；(8)保安培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容等有關(guān)材料。以上資料根據(jù)日期先后的順序按月裝訂成冊并妥善保存好，以便工作第五類清潔與綠化資料這部分資料分清潔和綠化兩部分：1.清潔部分：主要包括以下幾個方面(1)清潔領(lǐng)班、清潔員的工作職責(zé)；(2)各物業(yè)管理處的公眾清潔衛(wèi)生管理制度；(3)大廈小業(yè)主廢棄物處理管理規(guī)定；(4)有關(guān)清潔的規(guī)章制度；(5)清潔工具管理，安全操作規(guī)定；(6)清潔各崗位職責(zé)和工作范圍；(7)管理部關(guān)于每日、每周、每月、每季清潔范圍及操作要求；(8)大廈高層水箱清洗記錄和衛(wèi)生防疫站定期水箱水質(zhì)檢驗報告；(9)清潔巡樓報告；2.綠化部分：主要包括以下幾個方面(1)園丁領(lǐng)班工作職責(zé)；(2)綠化管理規(guī)定(3)植物綠化管養(yǎng)規(guī)定和操作流程；(4)綠化管養(yǎng)考評標(biāo)準；(5)有關(guān)與外單位綠化租、售協(xié)議等資料。第六類工程準修管理資料這部分資料分工程維修管理的制度、規(guī)定、崗位職責(zé)等和設(shè)備保養(yǎng)記錄兩部(1)物業(yè)內(nèi)水、電、電梯及公共單元等各方面的管理制度；(2)工程維修、檢查、保養(yǎng)制度；(3)工程維修安全操作規(guī)程；(4)有關(guān)工程、消防、煤氣等方面的整改計劃，情況報告；(5)各維修崗位人員的職責(zé)與值班制度等。2.第二部分設(shè)備保養(yǎng)記錄：主要包括以下幾個方面(1)水泵房日常保養(yǎng)、維護記錄單；(2)高壓電房日常保養(yǎng)、維護記錄單；(3)電梯日常保養(yǎng)、維護記錄單；這些資料按月裝訂后，分貝保存在相關(guān)部門，以備查閱；(4)維修單記錄。第七類業(yè)主代表大會和業(yè)主管理委員會文件資料1.關(guān)于成立業(yè)主管理委員會和召開業(yè)主代表大會的征詢表；2.成立業(yè)主管委會的申請；3.業(yè)主代表大會的通知、簽到簿；3.業(yè)主代表大會的通知、簽到簿；5.業(yè)主代表大會會議議程、章程、委員選舉辦法、代表名單；6.管委會正副主任選舉辦法；8.業(yè)主代表大會會議記錄；10.向房地局申請報告的各種文件副本；第八類工程、設(shè)施、設(shè)備驗收報告1.大廈內(nèi)所有一切工程設(shè)施及設(shè)備的驗收報告、圖紙；2.大廈內(nèi)所有公共設(shè)施、樓宇設(shè)備、項目的驗收報告；3.水泵房、高壓電房、電梯、衛(wèi)星接受、消防(噴淋滅火、防煙排、自動報警、供給水、煙感等)、訪客對講、監(jiān)視設(shè)備、建筑工程的驗收、檢驗、移交報第九類純水供應(yīng)等有償服務(wù)資料2.各種有償服務(wù)項目的操作程序和規(guī)定；5.各種有關(guān)通告。第十類工作計劃、小結(jié)、會議記錄把物業(yè)管理部的管理處以及所屬各部門的工作計劃、小結(jié)、會議記錄等資料按部門、按時間順序分類、整改、存放。第十一類大廈通告把大廈每次所發(fā)的通告，按時間順序存放備案。第十二類政府有關(guān)文件4.物業(yè)管理制度文號01-3-25號(25)抄表程序1.管理處應(yīng)于每月末最后兩天中選一天安排一名工程人員及一名物業(yè)助理抄錄本大廈總電表的讀數(shù)，同時抄錄本大廈所有單元的電表讀數(shù)。2.抄表過程中應(yīng)隨帶上月的抄表單，以便及時核對減少差錯。3.抄表完成后應(yīng)將抄錄的所有電表讀數(shù)匯總在同一表單中，經(jīng)工程主管審核(簽字)無誤后，送交管理處物業(yè)經(jīng)理。4.管理處在安排抄表的當(dāng)大，應(yīng)要求本大廈保安主管同步提供截止抄表日業(yè)主(或租戶)入住本大廈的入住資料，當(dāng)天完成此工作送交管理處負責(zé)人。5.管理處物業(yè)經(jīng)理核準本月電表抄錄單與業(yè)主(或租戶)入住大廈匯總表后轉(zhuǎn)交6.財務(wù)部根據(jù)相關(guān)資料做必要財務(wù)處理的同時，協(xié)同各大廈文員將上述資料全部輸入電腦，經(jīng)匯總編輯處理后按01-3-44號第二、第三點操作。7.抄水表之工作流程同上。文號01-3-26號(26)交樓程序1.通過總部銷售部及各接待中心不斷了解入伙客戶名單及日期。2.在客戶前來收樓前，管理處應(yīng)與項目組/發(fā)展商對有關(guān)單元進行驗收，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)馬上作好記錄，并發(fā)整改通知書要求整改，3.客戶來收樓的前2天，由管理處安排清潔工進行打掃，打掃完畢由物業(yè)主管檢查后，通知物業(yè)經(jīng)理作最后檢查。4.業(yè)主或被委托人前來收樓，管理處必須做好以下事項：1)核對業(yè)主或被委托人護照或身分證明文件并復(fù)印作為記錄。2)檢查業(yè)主或被委托人“收樓證明書”是否與來人身分相符。對保留證明書作為記錄。5.要求業(yè)主填寫“緊急聯(lián)絡(luò)表”與客戶資料，以便日后與業(yè)主取得聯(lián)系。6.管理處安排人員陪同業(yè)主同往有關(guān)單位驗收，填寫“樓宇接收記錄”,記下單元內(nèi)業(yè)主所提出之意見，并要求業(yè)主在接收記錄上簽署。7.驗收合格后，請業(yè)主在單位接收認可書簽署。8.如驗收未能通過，在“樓宇接收記錄”上注明項整改項目及下次收按9.如業(yè)主須將鑰匙交由管理處保管，由物業(yè)經(jīng)理/主管負責(zé)保管、管理，并請業(yè)主簽署“托管門匙聲明書”。鑰匙接收后，物業(yè)經(jīng)理/主管應(yīng)妥善保管，并有詳細進出記錄。10.向業(yè)主介紹“管理公約”及“業(yè)主守則”內(nèi)容。11.盡快通知項目組/工程部對有關(guān)單元進行整改。并將下次收樓日期注明，文號01-3-27號(27)公共地方設(shè)施、設(shè)備驗收1.對物業(yè)內(nèi)所有公共地方、設(shè)備及設(shè)施全部進行詳細檢查及驗收。2.驗收人員由發(fā)展商、項目組、施工單位及物業(yè)經(jīng)理/主管及工程主管組成，并在驗收前由管理處組織會議定出驗收日期及項目內(nèi)容。3.日期定出后，由上述人員對物業(yè)內(nèi)公共地方設(shè)施及設(shè)備進行驗收。4.如驗收未能通過，由驗收各方再次開會協(xié)商，并由項目組/工程部安排整改事宜。管理處必須作出積極配合工作。5.完成整改工作后，應(yīng)盡快安排再次驗收直到驗收合格為止。6.遇重要事項，由物業(yè)經(jīng)理馬上以書面形式向物業(yè)管理部報告。文號01-3-28號(28)住客投訴處理1.親自投訴客戶親到管理處作出投訴，管理處人員應(yīng)：1)以親切態(tài)度招待住客及奉上茶水。2)將住客投訴內(nèi)容記錄。3)如可立即解決，應(yīng)馬上派人處理，并于記錄冊內(nèi)記載有關(guān)內(nèi)容。4)如不能馬上解決，應(yīng)馬上告知住戶有關(guān)解決辦法，或馬上向物業(yè)經(jīng)理請示，5)如物業(yè)經(jīng)理不能作出處理，物業(yè)經(jīng)理應(yīng)盡快以書面形式向物業(yè)管理部報告，1)接電話人員禮貌地記錄住戶單及姓名。2)細心聽取客戶投訴內(nèi)容，作出記錄。3)如有需要，馬上派人員到有關(guān)單元進行了解及調(diào)查。4)如屬嚴重事故，應(yīng)馬上通知物業(yè)經(jīng)理作出處理。3.書面投訴1)所有住戶書面投訴，應(yīng)全部交物業(yè)經(jīng)理審閱。2)物業(yè)經(jīng)理應(yīng)馬上作出處理，并盡快以書面形式回復(fù)，書山回復(fù)必須經(jīng)物業(yè)管理部審閱。引如屬嚴重或不能處理投訴，應(yīng)連同事故報告及住戶利血投訴交物業(yè)管理部4.工程項目投訴1)管理處應(yīng)先行派人到有關(guān)單元作出調(diào)查。2)如屬有償維修項目由工程主管安排維修(詳見有關(guān)有償服務(wù)程序)。3)如屬補修項目，應(yīng)先考慮是否可直接通知有關(guān)供應(yīng)商進工維修或自行解決。否則，經(jīng)工程主管檢查后，安排維修，并注明希望修復(fù)日期。二、所有住戶投訴，應(yīng)干24小時內(nèi)給予回應(yīng)并跟進，并定刻通知住戶有關(guān)進展。文號01-3-29號(29)防汛措施為確保在雨季期間各物業(yè)防汛工作得到落實，作出以下規(guī)定及指引。但各物業(yè)經(jīng)理應(yīng)按現(xiàn)場情況，作出適當(dāng)安排及調(diào)整。1.防汛前準備1)每年雨季前，管理處安排檢查物業(yè)內(nèi)各排水道、排水泵，確保良好運行狀態(tài)。2)物業(yè)主管應(yīng)每月安排及督促屬下員工清理排水道，確保無垃圾堵塞。3)安排物業(yè)助理對天臺及未入住單位陽臺、窗戶及地漏作出檢查，防止地漏堵塞(包括避雷系統(tǒng)(如有))。4)各物業(yè)應(yīng)配套適量沙袋，并在汛期前作出檢查，以備急用。5)檢查應(yīng)急燈、手電筒等應(yīng)急設(shè)備情況。6)物業(yè)經(jīng)理應(yīng)注意及關(guān)心天氣預(yù)報，以便及早作出準備。7)對管理處提交防汛方案，報工程部審批落實。2.汛期間安排1)由物業(yè)經(jīng)理馬上組織防汛隊伍成員包括物業(yè)主管/助理、工程主管/管道工、物業(yè)主管領(lǐng)班。物業(yè)經(jīng)理負責(zé)全面指揮工作(物業(yè)經(jīng)理不在時由當(dāng)值物業(yè)助理或工程人員負責(zé)指揮)。2)遇較嚴重情況，物業(yè)經(jīng)理須于半小時內(nèi)趕回有關(guān)物業(yè)接手指揮工作，并馬上通加工程部協(xié)助(若有需要)。3)物業(yè)經(jīng)理應(yīng)安排屬下員工分頭作出以下反應(yīng)：-派員巡視各天臺、空置單位情況。-搬運沙袋保護低水位位置。-啟用抽水泵保護重點設(shè)施，如變電房、停車場等。-安排定期巡視物業(yè)內(nèi)各處情況，如有特別情況馬上向管理處報告。-管理處須安排人員接聽電話，記錄客戶投訴或要求防川，并作出適當(dāng)安4)遇嚴重情況，由物業(yè)經(jīng)理通知管理部、工程部及總經(jīng)理到現(xiàn)場處理。3.汛后處理1)汛后如物業(yè)內(nèi)有任何損壞，管理處日志內(nèi)必須詳細作出記錄。2)完成事故報告，在現(xiàn)場拍照作為記錄，準備日后與保險公司索賠憑證，并將3)盡快清理現(xiàn)場。4)盡快處理有關(guān)客戶投訴。文號01-3-30號(30)送貨人控制2.用訪客對講系統(tǒng)通知住戶。3.等待送貨人員交收后，大堂保安或其它保安人員應(yīng)確保送貨人員及時離開大樓。4.如遇多物品搬運，第一次由保安員陪同與業(yè)戶接觸后，由送貨人員自行搬運。文號01-3-31號(31)裝修控制為加強各管理處對物業(yè)內(nèi)裝修情況控制，特制定有關(guān)物業(yè)內(nèi)裝修控制程序。一、裝修施工前1.裝修施工前，有關(guān)業(yè)主或裝潢公司必須將有關(guān)設(shè)計圖紙交管理處審批，否則管理處有權(quán)拒絕施工單位進場。2.管理處應(yīng)向業(yè)戶或其代理人詳細解釋有關(guān)裝修須知內(nèi)容。3.施工圖紙須由工程主管及物業(yè)經(jīng)理確認加簽蓋章方為有效。4.施工隊進場前，管理處應(yīng)按照規(guī)定收文明施工制約金，管理費、垃圾費等費用。5.發(fā)出開工紙，并著令施工單位必須將開工紙貼于門外，否則按照規(guī)定罰款。二、施工過程中1.物業(yè)經(jīng)理須安排專人負責(zé)每大最少2次巡查裝修單位，物業(yè)經(jīng)理亦須抽樣巡查。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有違章情況，馬上與有關(guān)業(yè)戶或施工單位聯(lián)絡(luò)，要求修復(fù)。2.以書面向管理部報告，并發(fā)出正式信件要求有關(guān)業(yè)戶于24小時內(nèi)將違章情況3.如24小時仍無任何答復(fù)，管理處應(yīng)制止施工單位進場施工，并采取停水停電措施，直至業(yè)戶或施工單位同意修復(fù)為止。4整改期間，管理處應(yīng)每日對有關(guān)違章單位作出檢查，如發(fā)現(xiàn)該單位未有修復(fù)或故意拖延，管理處可采取上列同樣措施。三、施工結(jié)束后1.竣工驗收申請由業(yè)主(住戶)所在單元施工完畢后，業(yè)主即可向管理處提出竣工驗收申請。2.管理處驗收管理處接到業(yè)主申請驗收后，即組織工程、保支、物業(yè)主管及相關(guān)物業(yè)助理到現(xiàn)場實施驗收，填寫驗收記錄，并提出扣款及有關(guān)處理意見。1)工程驗收重點：是否按圖施工，是否正確安裝水、電、煤氣、電話、衛(wèi)星(有線)電視等設(shè)施。2)保安驗收重點：裝修期間施工人員是否有違紀行為，是否有不安全違規(guī)的記載(包括未辦理居住證而住宿的，末配備滅火器材)。3)物業(yè)驗收重點：安裝修規(guī)定應(yīng)收款項是否全部到位，在公共部位(包括外墻)是否做出有損于樓宇整體格局的行為。3.辦理退款手續(xù)驗收完畢，當(dāng)需要整改部分完成后，即可辦理退款手續(xù)。申請退款上報時須1)文明施工制約金流轉(zhuǎn)單；2)交付管理處文明施工制約金的付款憑證。完成上述各項程序，公司有關(guān)部門接到報銷憑證后，應(yīng)在一周南通知管理處附：退還文明施工制約金流轉(zhuǎn)單 茲有單元，現(xiàn)已全部施工完畢，申請竣工驗收。退還文明施工制約金流轉(zhuǎn)單請下列部門審核相關(guān)事宜并記錄驗收日期 管理處 (32)公共部位清潔工作要求清潔范圍清潔要求每日大理石地面無污跡，無雜物，無積水，無垃圾及表面光潔消防通道，廣場車道，人行及車道無積水，無雜物，無垃圾，無灰塵花壇，花槽，排水溝無雜物，無垃圾，無蛛網(wǎng)面磚，百葉窗，廣場立柱無水跡，無積灰，無蛛網(wǎng)每燈飾，雕塑無污跡，表面光潔廣場車道及人行道每周清洗車道二次(周一和周五晚上)周噴水池每周徹底清洗一遍水池(時間自定)要求：無污跡，黃斑，垃圾，雜物綠化定期灑水，灑藥，修剪每月玻璃銅塑像，大面積較高玻璃每周清洗二遍，要求表面無污跡，無水銹，無黃斑，無蛛網(wǎng)(時間自定)清潔范圍清潔要求大理石地面及四周云石無積灰，無污跡，地面光亮(大堂大理石最少每日用DUST推10次)客梯地面無雜物，無垃圾，四周不銹鋼無手印及積灰，保持潔凈(每日須用不銹鋼水檫一遍電梯內(nèi)的不銹鋼制品無水跡，無灰，無污跡，光潔美觀不銹鋼立式煙筒有垃圾即倒掉，保持干凈臺階、地面、踢交線無積灰，無垃圾雜物空調(diào)機及其他無積灰，無污跡，光潔美觀每周大堂大理石、雕塑1.每周打蠟一次(時間自定),光亮潔凈2.每周擦一遍(時間自定)3.要求無積灰，無水跡，無蛛網(wǎng)每月大堂天花燈座每月擦一遍(時間自定)要求無積灰，無水跡，無蛛網(wǎng)每季大堂內(nèi)的大掛燈每季度清洗一次(時間自定)要求無積灰，無蛛網(wǎng)，無黃斑，潔凈明亮清潔范圍清潔要求每日消防管道及其他管道每月清除積灰一次(時間自定)車道、墻面、門、排溝、車位每周沖車道一次，周六晚上每周指示牌、燈飾、消防管道每周清潔二次要求無灰，無污跡，無蛛網(wǎng)，表面光潔噴灑藥水，滅蟲(每周噴灑一次，時間自定)每月消防管道及其他管道每周清除積灰一次(時間自定)清潔范圍清潔要求每墻面、走廊、窗、踢腳線、欄桿、消防箱、戶外門、燈飾、指示牌、安全梯、扶手、花盆無灰塵，無污跡，表面潔凈日電梯門無手印，無灰塵，無污跡垃圾桶外表無污跡，無水跡，換垃圾袋，定期噴清香劑每日晚上清洗一遍(專人)每周安全梯每周一、五各拖洗地面一次，時間自定天花、天臺每周清掃一次，時間自定，要求無積灰，無蛛網(wǎng)每月走廊每周打蠟一次(時間自定)走廊天花燈座及消防通道天花燈座每月除積灰一次要求無積灰，無蛛網(wǎng)，無黃斑(時間自定)文號01-3-33號(33)大廈小業(yè)主廢棄物處理1.各大廈小業(yè)主所廢棄的物品，必需由清潔人員處理。其他人員一律不得在上班時或下班后以任何理由收集處理廢棄物品。2.清潔人員在清理、處理廢棄物品時，不得做出有損公司形象之事。3.各大廈小業(yè)主的廢棄物一律由清潔班清潔工收集，集中后由物業(yè)經(jīng)理或主管指定2名清潔工負責(zé)出售。4出售時，由2名承辦人簽名，證明所得金額。簽字后交管理處出納員記帳。5.款項支出，每半年結(jié)算一次，并可從費用中取出30%獎勵予有關(guān)清潔員工，70%留作管理處作零星開支。支出手續(xù)由經(jīng)辦人寫支出事由，物業(yè)經(jīng)理簽字審批，出納付現(xiàn)金，并記流水帳以備查。(34)空置房屋管理一、空置單元的清潔工作2)衛(wèi)生間：浴室門鏡子天花板座廁洗手盆及浴缸云石臺地面3)廚房：廚房門脫排洗手蓋地面云石臺組合廚具在清潔空置房間時如發(fā)現(xiàn)維修問題應(yīng)盡快向主管提出，并開出維修單，定期再作檢查，作好記錄，如門、窗、鎮(zhèn)開啟時轉(zhuǎn)動是否靈活，開門是否有聲音，防盜鏈是否完好無損，天花板有否裂縫、漏水或霉點現(xiàn)，墻壁是否有開裂，鏡子是否破裂或脫水銀現(xiàn)象，廚具、潔具是否有損壞等。2.空置單元清潔衛(wèi)生標(biāo)準(基本要求)1)門、門框無灰塵(包括壁柜),地面干凈，無灰，無污債(包括廚房、陽臺、2)天花墻角無蛛網(wǎng)。3)風(fēng)口無灰塵。4)玻璃光潔明亮，無污債。(開窗開門通風(fēng))5)陽臺欄桿、地板清潔。6)地漏無雜物堵塞。7)衛(wèi)生間門、門框、玻璃無積塵無污漬。8)洗手盆及浴缸鋼器光潔干凈，無水漬。(包括廚房內(nèi)的鋼器)9)座廁蓋板清潔無污漬。10)座廁內(nèi)外壁清潔無污漬。11)云石臺面無灰塵，清潔明亮。12)廚房家具內(nèi)外表面無積塵。3.空置單元清潔次數(shù)1)各樓盤按照各樓高的情況自行制定一個空置單元的清潔時間表(原則上最少每月清潔所有空置單元一次)。2)每周必須巡視一遍所有空置單元，開窗通風(fēng)，防止霉變發(fā)生(按實際情況定出開關(guān)窗制度),并做好登記，做到心中有數(shù)。特別是雨大必須巡視一遍所有空置單元，觀察是否有滲水漏水等現(xiàn)象發(fā)生，保證4.收樓清潔及其他1)如碰到有業(yè)主來收樓或租房，管理處接到通知后要即時安排人員進行全面清潔，清潔完畢后負責(zé)清潔工作的物業(yè)助理應(yīng)進行檢查，檢查結(jié)束后報物業(yè)經(jīng)2)每次清潔結(jié)束后應(yīng)關(guān)掉水源、電源、空氣調(diào)節(jié)開關(guān)，養(yǎng)成節(jié)水節(jié)電的習(xí)慣。5.每次空置單元清潔結(jié)束，負責(zé)清潔的物業(yè)助理應(yīng)抽查清潔情況，即時掌握第一二、空置單元租賃管理1.空置房鑰匙由各樓盤物業(yè)管理處保管，客戶看房可向保管部門借用。2.維修和賠償租客在承租期內(nèi)如因正常使用而使房屋內(nèi)廚房設(shè)備、衛(wèi)浴設(shè)施、空調(diào)、墻面、地面等發(fā)生正常損耗時，開發(fā)商須在租賃期結(jié)束后進行必要的保養(yǎng)和維修，使該單元保持完好狀態(tài)以便再次出租。保養(yǎng)和維修的費用由開發(fā)商計入出租費用。若承租人屬人為損壞或丟失家具、家電等，應(yīng)予賠償。賠償金可從租房押金中扣除，不足部分仍應(yīng)追究承租方的賠償責(zé)任。三、空置單元日常管理1.當(dāng)住戶退租恢復(fù)原樣后，文還鑰匙給物業(yè)管理處時，管理處應(yīng)對單元內(nèi)進行驗收，損壞部分應(yīng)有詳細記錄，相關(guān)驗收人員應(yīng)共同簽字認可。2.各空置房應(yīng)按單元設(shè)表，詳細記載空房日常管理情況，物業(yè)管理部應(yīng)不定期檢查各物業(yè)對空房管理的現(xiàn)狀，加強對空置房屋管理的指導(dǎo)?？辗繂卧芾肀黹_窗通風(fēng)日期/時間經(jīng)辦人時間經(jīng)辦人時間經(jīng)辦人時間經(jīng)辦人通風(fēng)記錄維修記錄日期/時間內(nèi)容經(jīng)辦人出租記錄日期/時間退租驗收記錄驗收人備注：(35)住戶突發(fā)急病事件處理對住戶，包括來我公司各樓盤的人員發(fā)急病，保安人員必須立即采取相應(yīng)措施，搶時間，爭速度。對發(fā)急病者盡量在最短時間內(nèi)，先由保安叫來出租車由家屬陪同前往醫(yī)院(領(lǐng)班應(yīng)按照現(xiàn)場具體情況考慮是否派員一同前往，特別注意外籍人士)。如無家屬親友，由保安告知主管/領(lǐng)班確定誰陪同去醫(yī)院就診再護送回家。事件處理過程，應(yīng)在保安值班記錄上清楚記錄，并交物業(yè)經(jīng)理閱處。物業(yè)經(jīng)理應(yīng)跟進善后工作，例如對病人或受害人慰問等。(36)盜竊事件處理程序1.凡屬外表已顯示盜竊分子通過撬門窗，破鎖，爬墻，挖洞等方法入室作案的現(xiàn)場，應(yīng)立即報告當(dāng)值保安主管，物業(yè)經(jīng)理及管理部，聯(lián)絡(luò)被竊業(yè)主決定是否報警2.凡從外表尚難判斷是否失竊現(xiàn)場，但有重大可疑是被盜現(xiàn)場，應(yīng)用對講機呼保安主管、物業(yè)經(jīng)理到現(xiàn)場，同時報告行政部、管理處和聯(lián)絡(luò)有關(guān)業(yè)戶進入現(xiàn)場，一經(jīng)確定，馬上通知管理部。3.保安員應(yīng)維護盜竊現(xiàn)場的原狀，保持現(xiàn)場腳印、指紋、痕跡和作案工具。4.控制所有通道出入口，對陌生人嚴加盤查，如發(fā)現(xiàn)可疑根據(jù)情況分別采取監(jiān)視或截留的辦法，防止逃跑，待保安、管理處人員到場后處理，同時通知監(jiān)控協(xié)助控制嫌疑人，為破案盡量提供線索。5對盜竊現(xiàn)場的情況應(yīng)作出詳細記錄，包括報告人的姓名、時間、地點、現(xiàn)場目擊情況。業(yè)戶(或其他人員)反映可疑人員的情況等寫出書面材料一式兩份，一6.需要時在現(xiàn)場拍照以作記錄。7.對所發(fā)生事故在保安值班日志內(nèi)作詳細記錄。8.管理處事后應(yīng)定期與公安局跟進有關(guān)調(diào)查進展并通知有關(guān)業(yè)戶。(37)電梯故障緊急處理電梯發(fā)生緊急故障時，常有異常的聲響和震動，或外來電源發(fā)生故障，轎廂內(nèi)失去照明，或電梯控制部分發(fā)生故障等造成電梯急停，乘客被困，這時極易造成乘客的心理恐慌和混亂，因此管理處在發(fā)生以上各類情況時應(yīng)派保安人員及時趕到現(xiàn)場，并立即通知工程部電梯維修組。1.如發(fā)生電梯轎廂內(nèi)乘客被困，應(yīng)先通過對講系統(tǒng)或派一名保安在被困電梯旁安定乘客情緒，提醒乘客不允許有打開轎廂門、安全窗而跳出轎廂的任何企圖，等待救援。管理處人員應(yīng)及時了解被困人員身體健康狀況，如有緊急情況應(yīng)馬上聯(lián)系救護車等候，或有任何緊急事件，可代為通知處理。被困人員的解救由工程部電梯組修理工或指定的合格人員擔(dān)任。2.守候之保安員必須每隔2-3分鐘安慰被困者及查閱電梯內(nèi)情況，作好記錄直至恢復(fù)正常為止，保安員不得擅自離開。3派一名保安員守候救護車(或消防車)到場，并帶領(lǐng)救護/消防人員到現(xiàn)場。4.如果遇到電梯電氣設(shè)施發(fā)生燃燒，除立即報告電梯組前來搶救外，同時應(yīng)盡可能切斷有關(guān)電源，在未切斷有關(guān)的電源之前，應(yīng)用1211、干粉、二氧化碳滅火機滅火，切忌用一般泡沫滅火機滅火。5.如果大廈發(fā)生火災(zāi)時，應(yīng)用該大廈的消防專用電梯盡快將乘客送達安全層站，對不是消防守用的電梯應(yīng)立即駛?cè)氚踩珜诱?，關(guān)閉并切斷電源。6.發(fā)生地震時，電梯應(yīng)立即停止使用，如在運行中的電梯應(yīng)立即就近停站，盡快7電梯一旦發(fā)生意外事故，應(yīng)立即停止運行電梯，切斷電源，保護現(xiàn)場，并及時報告管理部等有關(guān)部門等候處理。8.有關(guān)電梯故障，保安值班記錄應(yīng)詳細記錄，并交物業(yè)經(jīng)理閱處。9.一切恢復(fù)正常后，管理處用事故報告表格詳細向管理部和公司報告。(38)火警處理程序1.當(dāng)煙感報警或接報有火警時，當(dāng)值保安人員應(yīng)馬上趕到現(xiàn)場查看，如屬誤鳴，應(yīng)在值班日志內(nèi)記錄。但發(fā)生火警，燃燒焦味，冒濃煙時，報管理處。義務(wù)消防隊要發(fā)揮應(yīng)有作用，組織搶救滅火，了解火種性質(zhì)，視如是電源起火，應(yīng)首先關(guān)閉電源開關(guān)，同時發(fā)出警報，運用附近適用的滅火設(shè)1)火源位置，燃燒物的性質(zhì)，燃燒的范圍和火勢蔓延的主要方向；2)是否有人受到火勢的威脅，其所在地點和搶救通道；3)有無爆炸，觸電，有毒物品和建筑物倒塌的危險；4)有無需要疏散和保護的重要物資，資料等；5)起火處的毗鄰是否安全，是否要拆除等2.對泄漏煤氣，除打開窗戶，禁止動用一切明火(包括電源開關(guān)),同時疏散人員，當(dāng)班保安立即報煤氣搶修處要求前來搶修，另一方面告知管理處。3.保安員應(yīng)主動在滅火地點接應(yīng)消防人員，配合、帶領(lǐng)消防人員從最佳路線進入滅火場地，并指示能直接提供水源的地點。4.管理處在組織力量撲滅火災(zāi)的同時，對住戶和重要物品、物資、易燃煤物應(yīng)迅速組織力量轉(zhuǎn)移到安全地帶，同時關(guān)閉門窗，防止火勢蔓延。5.救護中派出一定的保安人員維持火場秩序，阻止圍觀人員靠近火民并嚴格注意治安情況，防止有人趁火打劫。6.有必要時，救火中組織一部分保安人員疏散住戶，帶領(lǐng)人群往消防樓梯和安全門走避，不準任何人搭乘電梯。一面作出記錄，同時要立即向上級報告。8.事后，有關(guān)管理處須于事發(fā)后24小時內(nèi)向管理部提交事故報告及損失估計。9.由管理部報總經(jīng)理室及財務(wù)部與保險公司商談賠償問題。文號01-3-39號(39)損毀事件處理程序1.如有各種損壞事件發(fā)生，保安員應(yīng)立即報告當(dāng)值保安領(lǐng)班或保安主管及物業(yè)經(jīng)理到現(xiàn)場。2.保安員截留損壞事件的當(dāng)事人，待保安領(lǐng)班(主管)或物業(yè)經(jīng)理到現(xiàn)場后，簡要匯報損壞事件經(jīng)過和認定損壞事件當(dāng)事人，并安排在現(xiàn)場拍照作為記錄。3.保安領(lǐng)班(主管)對現(xiàn)場的情況和有關(guān)人員情況，應(yīng)寫出事故報告并在值班日4.如屬一般損壞或損壞一般物品，則應(yīng)與當(dāng)事人商討賠償并記錄當(dāng)事人一切有關(guān)5.如屬較大損壞或價值較高應(yīng)報告管理部處理。6.如損壞事件不能找到當(dāng)事人，請按上述第1,3,5點程序執(zhí)行，管理部收到有關(guān)報告后，通知有關(guān)保險公司，商討賠償問題。(40)報刊、信件收發(fā)程序1.各管理處要和所在郵局商定，報刊信件由投遞員送到指定的大堂值班保安處，2.值班保安簽收后，立即通知管理處，由管理處當(dāng)值物業(yè)助理取回分發(fā)。3.物業(yè)助理將分發(fā)好的報刊、信件送給每個大堂保安員，再由保安員投放到大堂住戶信箱中。如系掛號、快遞、匯款單等，大堂保安員要通知住戶簽名領(lǐng)取，并作登記，以備查。4.地址不清或難以投遞的信函，由物業(yè)助理查核住戶資料，確認無此收信人的，再返回郵局。5.凡由管理處或公司有關(guān)部門發(fā)給住戶的信函、通知、通告等，均由物業(yè)助理或其他主管發(fā)送或張貼在大堂公告欄內(nèi)。6管理處為住戶代收的傳真件，由管理處出納/文員送給收件人，并按規(guī)定收取服務(wù)費。(41)代業(yè)主訂閱報刊操作流程報刊訂閱流程圖各物業(yè)管理處各物業(yè)管理處理處出納處辦理訂閱手續(xù)文號01-3-41號出納開具收據(jù)每月20日前辦理訂閱手續(xù)，管理每月20日前辦理訂閱手續(xù)，管理處在原定價的費用上再加收10%的服務(wù)費。如過此日則不能于次月收到報刊(詳見合同內(nèi)說明)出納每月底把發(fā)票交于公司財務(wù)部每月20日后中圖公司會有專人上門來收錢款并開具發(fā)票財務(wù)部統(tǒng)一與中圖公司結(jié)算注：(1)業(yè)主如需開具發(fā)票，可在20日中圖公司來人收款時，讓其單獨開具發(fā)票給業(yè)主(其中10%服務(wù)費由出納開具發(fā)票)。(2)出納每月把訂報刊的業(yè)上名單、所訂份數(shù)交予物業(yè)助理(各管理處自行指定一名專管此事的物業(yè)助理)。(3)物業(yè)助理再把此名單整理寫上房號后復(fù)印一份交于發(fā)放人員(詳見報刊信件收發(fā)程序)。(1)所收報刊如有不對，請物業(yè)助理在24小時內(nèi)聯(lián)系中圖公司，電話：62554199,聯(lián)系人：劉海花(一般在7天內(nèi)調(diào)換)。(5)負責(zé)計報的物業(yè)助理每月20日把本月訂報單交公司，由公司匯總各樓盤訂報單后統(tǒng)一交中圖公司。(42)照相機使用規(guī)定及管理現(xiàn)時，各物業(yè)均已配備照相機，為有效管理及使用，特制定以下1.照相機將妥善存放于管理處指定地方并必須