采購訂單編制確認及異常處理全套

采購訂單編制確認及異常處理1采購訂單編制與確認采購計劃確定后，采購人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際的生產(chǎn)、經(jīng)營需要及采購計劃要求，編制采購訂單，明確采購訂單的內(nèi)容，為企業(yè)采購工作提供資料支持。（1）采購訂單編制①采購訂單編制內(nèi)容采購訂單一般會有定期采購訂單和臨時采購訂單，其內(nèi)容說明如表5-3所示。表5-3采購訂單的內(nèi)容類型具體內(nèi)容定期采購訂單的內(nèi)容◆采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號、規(guī)格◆訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號◆包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法◆訂單生效的條件和到倉爭端的處理等臨時采購訂單的內(nèi)容◆采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號和規(guī)格◆采購數(shù)量和要求、到倉時間等②采購訂單編制步驟a．采購人員根據(jù)企業(yè)采購計劃、當(dāng)月生產(chǎn)計劃、上報的采購申請等，編制采購訂單草案。若是臨時采購，那么訂單制定的基本依據(jù)則為倉庫庫存報表。b．采購訂單草案制定完成，采購人員仔細檢查無誤后上報主管人員審核、批準(zhǔn)。c．采購主管人員接收采購訂單草案后，根據(jù)采購訂單內(nèi)容，查閱是否有供應(yīng)商合同，如果有，則安排采購人員編制正式的采購訂單，實施采購；如果沒有，則安排采購人員進行市場詢價談判，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成談判事宜，編制正式采購訂單發(fā)送相應(yīng)供應(yīng)商。（2）采購訂單確認采購訂單編制完成后，采購人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)采購量和供應(yīng)商等級，優(yōu)先向最優(yōu)的供應(yīng)商下達訂單，并向供應(yīng)商確認采購訂單。具體可按以下步驟實施。①發(fā)出采購訂單正式的采購訂單按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定編號后，由采購人員以適當(dāng)?shù)男问?，如紙質(zhì)文件郵寄、電子郵箱、電子文件等將采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商，實施采購工作。②確認采購訂單采購人員應(yīng)通過電話、郵件、回執(zhí)函等形式及時向供應(yīng)商確認其是否收到采購訂單。因為如果對方?jīng)]有表示接受，則發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項合同，采購事項無效。只有當(dāng)采購訂單被確認接受之后，采購方才能確信供應(yīng)商可以按期交付。③編制采購記錄采購訂單確認接受后，采購人員應(yīng)就同期所采購的物資、物料編制采購記錄，填寫采購記錄表，以便供應(yīng)商交貨時對照采購記錄進行接貨檢驗。2采購訂單跟蹤與異常處理采購人員在下達采購訂單后應(yīng)及時確認供應(yīng)商的接單情況，對于供應(yīng)商拒單的情況應(yīng)選擇其他供應(yīng)商下單，或與供應(yīng)商就采購價格相應(yīng)條款內(nèi)容進行協(xié)商，供需雙方達成一致后，采購業(yè)務(wù)進入訂單管理環(huán)節(jié)。（1）訂單跟蹤管理采購人員在采購訂單下達并確認供應(yīng)商接單后，進入訂單跟蹤環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要分為執(zhí)行過程跟蹤和訂單執(zhí)行后監(jiān)管兩個階段。①訂單執(zhí)行過程跟蹤訂單執(zhí)行過程的跟蹤內(nèi)容主要是跟蹤供應(yīng)商的備貨情況，確保采購物資的能夠按時交清，訂單執(zhí)行過程的跟蹤內(nèi)容具體如下所示。a．嚴密跟蹤供應(yīng)商備貨的詳細過程，保證訂單能夠正常執(zhí)行。b．在訂單執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)緊密配合企業(yè)的生產(chǎn)需求，進行訂單變更或追加。c．跟蹤企業(yè)實際物資庫存水平，通過控制交貨時間保證物資庫存在合理范圍內(nèi)。d．監(jiān)督訂單物資運輸及中間運輸環(huán)節(jié)的交付情況，確保企業(yè)實時掌握物資的在途情況。②訂單執(zhí)行后監(jiān)管a．結(jié)算情況跟蹤采購人員應(yīng)按照訂單交付情況，即按照規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進行付款，并配合財務(wù)辦理結(jié)算事宜。b．物資質(zhì)量跟蹤采購人員應(yīng)要求請購部門及質(zhì)檢部門對采購物資進行相應(yīng)標(biāo)識，并對物資流向進行跟蹤和記錄，如在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部應(yīng)及時根據(jù)可追溯性標(biāo)識查找物資來源，并及時聯(lián)系供應(yīng)商進行處理。（2）訂單異常處理①確認異常狀態(tài)采購訂單管理人員在發(fā)現(xiàn)訂單異常情況后，應(yīng)在及時進行異常記錄并確認訂單異常狀態(tài)后，將訂單異常情況上報采購經(jīng)理。訂單異常狀態(tài)如表5-4所示。表5-4訂單異常原因異常狀態(tài)具體內(nèi)容交期異常指物資交期延后或交貨數(shù)量變更，無法滿足生產(chǎn)需要品質(zhì)異常指供應(yīng)商在生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常以及驗收人員發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常下單異常是指由于采購專員的主觀因素導(dǎo)致的訂單下單異常突發(fā)異常指發(fā)生不可抗拒的外力因素（如地震、火災(zāi)等）或市場原材料嚴重緊缺等突發(fā)情況②訂單異常情況處理a．交期異常處理措施采購人員應(yīng)積極采取采購跟催方法進行物資催交，或可根據(jù)具體情況變更采購訂單、尋找替代供應(yīng)商及物資替代品等。b．品質(zhì)異常處理措施采購部及請購部門應(yīng)根據(jù)物資需求時間、換貨周期以及再次采購訂單周期等情況，判斷是否進行特采。如因品質(zhì)問題造成企業(yè)無法正常生產(chǎn)的，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門評估損失費用，并向供應(yīng)商進行相應(yīng)金額的索賠。c．下單異常處理措施采購部下錯訂單造成訂單異常，采購員應(yīng)及時與供應(yīng)商進行協(xié)商是否撤單或進行信息更正。如供應(yīng)商不同意變更及撤銷訂單，則由采購部著手看能否進行企業(yè)內(nèi)部消化。如上述方法均不可行則由責(zé)任部門承擔(dān)，并按照企業(yè)相關(guān)制度對其進行懲罰。d．突發(fā)異常處理措施出現(xiàn)突發(fā)