新公文處理講解

新《公文處理辦法》講解2013年2月12一、新辦法的主要變化

1、新辦法適用范圍擴(kuò)大到了稅務(wù)系統(tǒng)各級(jí)黨的組織，也就是新的公文處理辦法包含和適用于各類黨的發(fā)文，包括黨組發(fā)文、紀(jì)委發(fā)文和黨委發(fā)文。

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2、新辦法增加了公文種類。根據(jù)工作條例規(guī)定和稅務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際情況，新辦法在公文種類中增加了“決議”，將老辦法12個(gè)文種增加到新辦法的13個(gè)。

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3、新辦法的語(yǔ)言表述更加簡(jiǎn)潔精煉。例如，老辦法第十三條關(guān)于命令的規(guī)定有232字，而新辦法只有91個(gè)字5

4、新辦法增加了公文擬制章節(jié)。老辦法只在發(fā)文處理一章中提到公文擬制，而新辦法則專門(mén)拿出一章對(duì)公文擬制進(jìn)行說(shuō)明。

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5、新辦法調(diào)整了公文格式要素。老辦法規(guī)定公文格式要素包括密級(jí)和保密期限等一共是16項(xiàng)，新辦法規(guī)定公文格式要素共18項(xiàng)，主要是主題詞改成信息公開(kāi)選項(xiàng)，增加了份號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名并調(diào)整了頁(yè)碼位置。7

6、統(tǒng)一了發(fā)文字號(hào)和公文式樣。老辦法只對(duì)省局機(jī)關(guān)行政發(fā)文的字號(hào)作出規(guī)定，新辦法在此基礎(chǔ)上增加了黨的發(fā)文字號(hào)和相應(yīng)的公文式樣。

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7、進(jìn)一步明確了“便函”使用的相關(guān)要求。新辦法第六十一條，除了再次強(qiáng)調(diào)便函“非正式公文”的特性外，又從正反兩個(gè)方面對(duì)便函的定義和適用范圍進(jìn)行了設(shè)定。9

8、細(xì)化了公文辦理的內(nèi)容和程序。新辦法前5章按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的結(jié)構(gòu)進(jìn)行編排，第6章至第8章則結(jié)合稅務(wù)工作的實(shí)際情況，將公文辦理包括的發(fā)文辦理、收文辦理、整理歸檔環(huán)節(jié)各自單設(shè)一個(gè)章節(jié)，并將公文格式的內(nèi)容充實(shí)其中，便于稅務(wù)人員了解和掌握。10二、公文格式各要素變化情況

1、新辦法增加了份號(hào)，就是機(jī)密以上級(jí)別的文件印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。份號(hào)一般用6位3號(hào)黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

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2、密級(jí)和保密期限，老辦法標(biāo)注于公文版心的右上角，新辦法頂格編排在版心左上角第二行。12

3、緊急程度：老辦法規(guī)定緊急公文分別標(biāo)注“特急”“急件”，標(biāo)注于版心右上角。新辦法規(guī)定緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，標(biāo)注于版心左上角。13

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字，新辦法規(guī)定聯(lián)合行文可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)要與署名一致。14

5、發(fā)文字號(hào)：新辦法要求與老辦法基本一致。增加了黨的組織的發(fā)文字號(hào)，總局機(jī)關(guān)代字用“稅總”代替“國(guó)稅”。15

6、簽發(fā)人：新辦法規(guī)定只有上行文才標(biāo)注簽發(fā)人。標(biāo)注簽發(fā)人應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；二是聯(lián)合行文，須標(biāo)明所有聯(lián)署機(jī)關(guān)簽發(fā)人即會(huì)簽人姓名。16

7、標(biāo)題：老辦法規(guī)定上行文和聯(lián)合發(fā)文一般不加發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，新辦法規(guī)定上行文加發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，6個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可簡(jiǎn)略。

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8、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明新老辦法要求一致。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格。同級(jí)同類機(jī)關(guān)之間使用頓號(hào)，同級(jí)不同類機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)。在文頭紙的主送和抄送中都要使用全稱。18正文中小標(biāo)題層次序號(hào)依次可用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”標(biāo)注；第一層一般用黑體字、第二層一般用楷體字、第三層和第四層一般用仿宋字標(biāo)注。19附件在正文下空一行左空二字位置編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件如有順序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“附件：1.×××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)與上行附件名稱的首字對(duì)齊。20

9、發(fā)文機(jī)關(guān)署名：老辦法只要求最后標(biāo)注文件的簽發(fā)日期和單位印章，新辦法要求發(fā)文機(jī)關(guān)要署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按順序整齊排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。

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10、成文日期：老辦法規(guī)定用漢字標(biāo)注，新辦法要求用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

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11、印章：新辦法規(guī)定，稅務(wù)公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。命令、紀(jì)要不加蓋印章。聯(lián)合上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名只有主辦機(jī)關(guān)時(shí)，可以只加蓋主辦機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合下行文時(shí)，所有聯(lián)署行文機(jī)關(guān)均須加蓋印章。23

12、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)這幾項(xiàng)沒(méi)有改變。24

“附件”二字及附件序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第1行。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行。附件序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件與正文不能一起裝訂的，附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。附件說(shuō)明和附注的關(guān)系，正文下空一行是附件說(shuō)明，然后空三行是發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，然后在成文日期下一行是附注。25抄送機(jī)關(guān)是在公文最后一頁(yè)的版記中，“抄送”二字后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)名稱，各抄送機(jī)關(guān)之間用豆號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)名稱首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。26

13、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，新辦法調(diào)整為承辦部門(mén)名稱、印發(fā)部門(mén)名稱和印發(fā)日期。將老辦法版記中校對(duì)人調(diào)整為新辦法中的承辦部門(mén)，取消打字，印發(fā)部門(mén)一般是機(jī)關(guān)辦公室。公文的印發(fā)日期區(qū)別于公文的成文日期。27

14、頁(yè)碼，新辦法要求標(biāo)注頁(yè)碼。

15、主題詞，新辦法徹底取消了主題詞

28三、相近文種的異同

（一）公告與通告這兩個(gè)文種均屬告知性的公文，它們均可以通過(guò)新聞媒體或在社會(huì)上張貼等方式公開(kāi)發(fā)布。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：一是從使用者看，公告的制發(fā)者是國(guó)家行政機(jī)關(guān)以及被授權(quán)的機(jī)關(guān)；通告則是各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。二是從發(fā)布內(nèi)容看，公告內(nèi)容的重要性大于通告，是鄭重宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)；通告則主要是用于發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)。三是從公布范圍看，公告是面向國(guó)內(nèi)外的，范圍廣；通告則是針對(duì)社會(huì)某一方面，用于局部范圍。29三、相近文種的異同

（二）通知與通告這兩個(gè)文種都是告知性公文。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：通告是普遍告知意思，是把某一機(jī)關(guān)、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守；通知有可能告知全部，也可能告知部分下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)、單位，要求它們知曉或辦理，這就是兩個(gè)文種的主要區(qū)別點(diǎn)。在具體使用上，凡是向社會(huì)上公開(kāi)告知人們遵守某一事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)使用通告；內(nèi)部行文告知下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)辦理某一事項(xiàng)，應(yīng)使用通知。30三、相近文種的異同

（三）通知與通報(bào)這兩個(gè)文種均屬告知性公文。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：通知的內(nèi)容側(cè)重于直接提要求、明確界限；通報(bào)的內(nèi)容側(cè)重于說(shuō)明、介紹某一事物或問(wèn)題的情況。通報(bào)既可以提出下一步工作要求（如指導(dǎo)性通報(bào)），也可以不提任何要求（如情況性通報(bào)），而通知（指示性）有工作的意見(jiàn)與要求。通知可用來(lái)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文，通報(bào)則無(wú)此功用。31三、相近文種的異同

（四）意見(jiàn)和報(bào)告它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：在行文方向上，報(bào)告僅用作上行文，意見(jiàn)則可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；意見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，報(bào)告則主要是匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)；意見(jiàn)作為上行文時(shí)，一般按辦件的程序和要求辦理，報(bào)告一般只作為閱知性公文處理。32三、相近文種的異同

（五）意見(jiàn)與請(qǐng)示它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：在行文方向上，請(qǐng)示僅用作上行文，而意見(jiàn)則可用作上行文、下行文、平行文。意見(jiàn)若為上行文，只能用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的建議，而請(qǐng)示則無(wú)此限制，對(duì)符合請(qǐng)示條件的所有請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)的事項(xiàng)均可涉及；意見(jiàn)必須對(duì)重要問(wèn)題表態(tài)并提出處理問(wèn)題的辦法，請(qǐng)示則可以直接提出問(wèn)題，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示批準(zhǔn)。33三、相近文種的異同

（六）請(qǐng)示與報(bào)告這兩個(gè)文種的共同點(diǎn)是都是上行文，行文的作用都是向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)為：一是對(duì)上級(jí)要求不同。報(bào)告不要求上級(jí)答復(fù)，而請(qǐng)示則要求上級(jí)答復(fù)。二是行文時(shí)間不同。報(bào)告是事中或事后行文，而請(qǐng)示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報(bào)告屬陳述性的上行公文，而請(qǐng)示屬請(qǐng)求性的上行公文。四是行文的目的不同。34三、相近文種的異同

（七）請(qǐng)示與函這兩個(gè)文種的共同點(diǎn)主要是它們的適用范圍中都有請(qǐng)求批準(zhǔn)的功用。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：一是在行文時(shí)間上，函是視內(nèi)容可事前、事中、事后行文，而請(qǐng)示只能事前行文；二是在行文方向上，函主要用于平行文，而請(qǐng)示只能用于上行文；三是在行文功能上，除了兩者的共同點(diǎn)外，函還可以商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)示只能請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；四是在行文結(jié)果上，因?yàn)榘l(fā)函機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)不相隸屬，所以作為收文機(jī)關(guān)收到函后，一般只能用函答復(fù)，而上級(jí)機(jī)關(guān)收到請(qǐng)示后，無(wú)論對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)是否同意，都要給予答復(fù)，有時(shí)用下行文批復(fù)，有時(shí)授權(quán)辦公廳（室）用函來(lái)答復(fù)。35三、相近文種的異同

（八）紀(jì)要與決定它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：紀(jì)要所記載的是會(huì)議的主要情況和議定事項(xiàng)，不一定必須像決定那樣針對(duì)重要或重大事項(xiàng)；紀(jì)要不僅僅反映會(huì)議議定的事項(xiàng)，還要記載會(huì)議提出的其他方面的事項(xiàng)、要求等；決定必須是完全確定的決策而不必反映其他意見(jiàn)；紀(jì)要中的議定事項(xiàng)是有關(guān)與會(huì)各方確立的意見(jiàn)，決定的內(nèi)容則可根據(jù)有關(guān)規(guī)則由與會(huì)者中的多數(shù)人確認(rèn)并通過(guò)即為有效；在表達(dá)方面，紀(jì)要需綜合反映會(huì)議的全面情況，對(duì)有關(guān)意見(jiàn)和觀點(diǎn)進(jìn)行闡述，決定則一般無(wú)這些內(nèi)容。36四、公文處理的基本原則

（一）實(shí)事求是原則一是發(fā)文要?jiǎng)?wù)實(shí)，要根據(jù)實(shí)際需要發(fā)文。二是辦文要切實(shí)，要結(jié)合本機(jī)關(guān)本單位的工作實(shí)際細(xì)化辦文規(guī)范。三是擬文要樸實(shí)，公文行文要簡(jiǎn)練精確。37四、公文處理的基本原則

（二）準(zhǔn)確規(guī)范原則一是要認(rèn)真把好公文的質(zhì)量關(guān)。二是要認(rèn)真把好公文的程序關(guān)。三是要認(rèn)真把好公文的出入關(guān)。38四、公文處理的基本原則

（三）精簡(jiǎn)高效原則一是要堅(jiān)持少而精的標(biāo)準(zhǔn)。精簡(jiǎn)公文包含2個(gè)方面：發(fā)文數(shù)量要少，公文篇幅要短。二是要堅(jiān)持快而好的標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)轉(zhuǎn)高效也包含了2個(gè)方面：公文處理要迅速及時(shí)，公文內(nèi)容要效能突出。39四、公文處理的基本原則

（四）安全保密原則一是要確保公文使用和傳遞安全。二是要確保公文保管安全。三是要確保公文銷毀安全。40五、公文處理的基本程序（一）收文收文辦理主要程序包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。收文可分為閱知性公文和批辦性公文兩大類。文件辦公室簽收、登記，提出擬辦意見(jiàn)一般性公文重要性公文承辦部門(mén)辦理局領(lǐng)導(dǎo)批辦41（二）擬制公文擬制包括公文的起草、審核和簽發(fā)等程序。

科室人員擬稿科室負(fù)責(zé)人復(fù)審辦公室領(lǐng)導(dǎo)信箱辦公室主任復(fù)核分配文號(hào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)42（三）發(fā)文發(fā)文辦理主要程序包括復(fù)核、編號(hào)、校對(duì)、印制、用印、登記、封發(fā)等程序。分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室文檔室編號(hào)打字室排版發(fā)文處室校對(duì)文檔室封發(fā)電子文稿、打字室打印紙質(zhì)文件文檔室蓋章存檔43六、起草文件的基本格式

頁(yè)邊距上是2，下是2.2，左是2.8，右是2.6，頁(yè)眉是1，頁(yè)腳是2.5，題目是宋體2號(hào)，加粗，上下各空一行，如果是領(lǐng)導(dǎo)講話，下面的名字和時(shí)間都是楷體3號(hào)，正文是3號(hào)仿宋，行間距是1.25倍。

領(lǐng)導(dǎo)講話的正文，一級(jí)標(biāo)題是3號(hào)黑體，就是用一、二、三表示的，二級(jí)標(biāo)題是3號(hào)楷體，就是用（一）、（二）、（三）表示的，其他無(wú)論幾級(jí)都是仿宋。

44七、工作中需注意的幾個(gè)問(wèn)題一是正確使用文種需要上級(jí)批復(fù)的事項(xiàng)必須使用請(qǐng)示，而不能使用報(bào)告，使用報(bào)告上級(jí)就無(wú)法批復(fù)；同級(jí)機(jī)關(guān)行文不能使用報(bào)告，也不能使用請(qǐng)示，而是要使用函，主辦人大議案和政協(xié)提案應(yīng)當(dāng)使用“魯國(guó)稅函”答復(fù)代表和委員，如果是會(huì)同其他部門(mén)辦理，應(yīng)使用“魯國(guó)稅辦函”答復(fù)主辦單位。45七、工作中需注意的幾個(gè)問(wèn)題二是注意行文規(guī)則文件只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，而不能多頭主送；請(qǐng)示必須在事前，應(yīng)當(dāng)一文一事，不能在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，也不能越級(jí)請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示正文末應(yīng)當(dāng)有請(qǐng)示語(yǔ)，在公文附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

46七、工作中需注意的幾個(gè)問(wèn)題三是遵守公文格式上行文一定要標(biāo)注簽發(fā)人；引用文件標(biāo)題要引全，不能只引標(biāo)題或只引文號(hào)；要正確使用序號(hào)，不能層次過(guò)多過(guò)細(xì)，“一