會(huì)議管理和郵件管理

會(huì)議管理和郵件溝通

MeetingManagementandEmailCommunication

1第二單元會(huì)議前的準(zhǔn)備

--會(huì)議目的

--會(huì)議日程表

--會(huì)議日程表練習(xí)課程內(nèi)容第三單元會(huì)議的召開

--什么是會(huì)議主持人

--會(huì)議主持人的職責(zé)

--會(huì)議主持人的相關(guān)技能

--會(huì)議主持練習(xí)課程介紹第一單元會(huì)議管理的再認(rèn)識(shí)

--會(huì)議現(xiàn)狀評(píng)價(jià)

--會(huì)議的重要性

--哪些會(huì)議可以取消

--會(huì)議模擬:大客戶會(huì)議第四單元會(huì)議后的管理

-會(huì)議紀(jì)要

-項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告2第一單元：會(huì)議管理的再認(rèn)識(shí)會(huì)議管理

MeetingManagement1、評(píng)價(jià)目前的會(huì)議狀態(tài)2、會(huì)議的重要性3、哪些會(huì)議可以取消4、會(huì)議模擬：大客戶會(huì)議3Yourtopfivepainsinmeeting？4會(huì)議的重要性據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，1996年美國(guó)企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美圓。另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識(shí)。5為何開會(huì)傳達(dá)信息解決問題進(jìn)行決策團(tuán)隊(duì)建設(shè)/營(yíng)造氛圍6這樣的會(huì)議可以不開沒有明確主題沒有充分準(zhǔn)備重要人士未出席可以有替代方案會(huì)而不議議而不決7如果想開好會(huì)議KISSKeepitsimpleandshort!8練習(xí)#1：大客戶聯(lián)誼會(huì)背景時(shí)間安排每人5分鐘每組15分鐘請(qǐng)找出一位主席主持會(huì)議請(qǐng)共同找出團(tuán)隊(duì)答案9會(huì)議管理價(jià)值觀/文化團(tuán)隊(duì)合作原則會(huì)議程序PDCA管理循環(huán)/會(huì)議實(shí)施管理硬環(huán)境會(huì)議管理規(guī)定/表格/信息管理會(huì)議目的軟環(huán)境人際溝通，沖突管理，領(lǐng)導(dǎo)模式10會(huì)議管理前的再認(rèn)識(shí)

請(qǐng)想一想關(guān)于這一部分您的三點(diǎn)收獲是什么?11第二單元：會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議管理

MeetingManagement1、會(huì)議目的2、會(huì)議日程3、練習(xí)：會(huì)議準(zhǔn)備練習(xí)12WhatWhyWho WhenWhere How5W1H13如何開會(huì)會(huì)議之前這次會(huì)議打算實(shí)現(xiàn)什么目的？為什么要開會(huì)?邀請(qǐng)誰參加?何時(shí)?在哪里召開最好?應(yīng)該先準(zhǔn)備哪些資料給參加開會(huì)的人參考?是否要求開會(huì)者事先準(zhǔn)備某些特定資料?14安排會(huì)議日程確定會(huì)議的目的，方式，時(shí)間，場(chǎng)地確定需要參加會(huì)議的合適人選制定議程表避免使會(huì)議日程表過于簡(jiǎn)單或是模棱兩可確定議題是“用來傳遞信息”、“用來討論”，還是“用來決策”的就有關(guān)信息和議事日程提請(qǐng)參與會(huì)議者注意議題的順序/時(shí)間安排如果可能的話，盡量將會(huì)議控制在兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)會(huì)議日程表上標(biāo)上開始和結(jié)束時(shí)間為了避免會(huì)議超時(shí)，可以將其結(jié)束時(shí)間安排在午餐前或是一天的工作結(jié)束之前將所有的議題都事先考慮一遍15會(huì)議日程表應(yīng)該包括用一句話來闡述會(huì)議的主題的標(biāo)題對(duì)會(huì)議要達(dá)到的目的進(jìn)行闡述的一句標(biāo)題對(duì)會(huì)議所需時(shí)間的估計(jì)參加會(huì)議的合適人選會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)16會(huì)議日程表簡(jiǎn)單范例目的：針對(duì)銷售人員配備汽車的問題進(jìn)行討論。目標(biāo)：決定是讓銷售人員租用、購買公司的還是他們按行駛里程付費(fèi)。所需時(shí)間：60分鐘到會(huì)人員：財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷售經(jīng)理、行政經(jīng)理、銷售副總裁時(shí)間/地點(diǎn)：上午9:00-10:00；董事會(huì)辦公室日程安排：1718練習(xí)#2公司擬發(fā)展XYZ公司做為明年的戰(zhàn)略性客戶，并爭(zhēng)取到了邀請(qǐng)他們要來工廠參觀，他們此行的目的是來做第一次的供應(yīng)商評(píng)估，以篩選出可以考慮的生產(chǎn)工廠，你們是負(fù)責(zé)此次工作的人，你們會(huì)如何召開準(zhǔn)備會(huì)議？請(qǐng)發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)通知請(qǐng)做出會(huì)議前準(zhǔn)備工作清單時(shí)間：20分鐘19GuidelineforMeetingManagementBeforeMeeting1. Usecalendartoschedulemeeting2. UseMeetingRequesttosendmeetinginvitation3. Chooserightpersonandconfirmattendanceformeeting4. Goodpreparationofmeetingorganizerandparticipants,anddetailagendawithclearroleandresponsibility.5. Makecleararrangementoflogisticssupportsinmeetingnotice.20會(huì)議前的準(zhǔn)備

請(qǐng)想一想關(guān)于這一部分您的三點(diǎn)收獲是什么?21第三單元：會(huì)議的召開會(huì)議管理

MeetingManagement1、什么是會(huì)議主持人2、會(huì)議主持人的職責(zé)3、會(huì)議主持人的相關(guān)技能4、會(huì)議主持練習(xí)22Engagement

RelevancyPrepareSafety會(huì)議主持人的角色23EngagementRelevancyPrepareSafety需要被積極地參與到會(huì)議中NeedtobeactivelyinvolvedinthemeetingSowhatcanwedo?會(huì)議主持人的角色24EngagementRelevancyPrepareSafety不喜歡浪費(fèi)時(shí)間希望知道隨后會(huì)發(fā)生什么希望知道每一個(gè)步驟的目的Sowhatcanwedo?會(huì)議主持人的角色25考慮一種最有效的會(huì)議形式以盡可能最少的資源達(dá)到最大的產(chǎn)出；所有可在會(huì)前進(jìn)行的工作應(yīng)在會(huì)議之前準(zhǔn)備好Sowhatcanwedo?EngagementRelevancyPrepareSafety26需要感覺受歡迎并在過程中感覺到舒適需要有信任不想被判斷需要被認(rèn)可和被肯定Sowhatcanwedo?EngagementRelevancyPrepareSafety27如何開會(huì)（續(xù)）會(huì)議進(jìn)行時(shí)確保所有的人員能夠理解這個(gè)議題，以及他們?yōu)楹我獙?duì)此進(jìn)行討論控制討論標(biāo)題與進(jìn)度針對(duì)要點(diǎn)做階段性總結(jié)在協(xié)議已經(jīng)達(dá)成一致時(shí)應(yīng)該及時(shí)結(jié)束討論在結(jié)束每個(gè)議程項(xiàng)目的討論時(shí)，主席應(yīng)對(duì)已達(dá)成的一致意見做出簡(jiǎn)潔明了的總結(jié)28會(huì)議主席的八大職責(zé)營(yíng)造和諧氣氛照議程主持會(huì)議正確總結(jié)會(huì)議討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免發(fā)生一面倒情形減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論保持中立態(tài)度29會(huì)議主持人的相關(guān)技能PresentationGroupMind-mapActiveListeningConflictResolution30如何做好會(huì)議上的發(fā)言做好發(fā)言前準(zhǔn)備果斷陳述主要問題有效控制發(fā)言時(shí)間抓住溝通重點(diǎn)333原則（30秒，3分鐘，3小時(shí)）

31做好發(fā)言前準(zhǔn)備與人交談知道他們對(duì)具體問題的態(tài)度爭(zhēng)得他們的支持分配使用人力資源進(jìn)行集中匯總，并確保這些事實(shí)不能相互矛盾或?qū)δ愕恼擖c(diǎn)不利使同事保持對(duì)你的忠誠(chéng)32果斷陳述主要問題不要人云亦云用事實(shí)和數(shù)據(jù)來支持你的觀點(diǎn)把你的觀點(diǎn)清楚地傳達(dá)給大家表明看法闡明問題分析可能性提出建議33抓住溝通重點(diǎn)知道對(duì)方的溝通需求不要情緒化贊揚(yáng)別人的發(fā)言先處理情緒，再談事情異中求同，尋求雙贏注意對(duì)方的肢體語言34會(huì)議主持人的相關(guān)技能PresentationGroupMind-mapActiveListeningConflictResolution35身體參與(AttendingPhysically)言語參與(AttendingVerbally)心理參與(AttendingPsychologically)積極傾聽的技巧36補(bǔ)充那么，當(dāng)時(shí)他有什么反應(yīng)？……你能給我舉個(gè)例子嗎？鼓勵(lì)真有趣，后來怎么樣了？……確認(rèn)你的意思是……？總結(jié)所以如果用一句話來總結(jié)您的觀點(diǎn)…一般言語參與有以下三種情況：積極傾聽的技巧—言語參與37了解全意問問題

重復(fù)/解釋 “你的意思是……” 反饋意思 “聽起來你做了大量工作， 而且一直忙到現(xiàn)在?！辈灰u(píng)

沉默 認(rèn)同 點(diǎn)頭、附和聲反應(yīng)情緒

反射感覺 “那一定讓你很生氣?！薄笆堑?，真是夠煩的?！北硎娟P(guān)心問問題

綜合處理 “讓我們小結(jié)一下……” 大膽設(shè)想 “假如我處在你的位置上…...”積極傾聽的技巧38會(huì)議主持人的相關(guān)技能PresentationGroupMind-mapActiveListeningConflictResolution39常見的問題行為阻礙尋求權(quán)力尋求確認(rèn)支配行為扮小丑悶不吭聲臺(tái)下悄悄說40處理人的問題準(zhǔn)時(shí)開會(huì)可把遲到（和早退）幾分鐘的人員名單列出來巧妙的座位安排控制喋喋不休打破沉默保護(hù)弱者鼓勵(lì)思想的碰撞提防[建議—壓制]反映把資深高級(jí)成員放在最后發(fā)言記錄成果，結(jié)束會(huì)議41妥協(xié)競(jìng)爭(zhēng)遷就協(xié)作回避HLH關(guān)系事情雙贏五種處理沖突的方式42處理困難情境(7A)階段一：處理人的情緒吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething階段二：處理特定問題詢問Ask增加Add建議Advise一起的行動(dòng)計(jì)劃

Actionplantogether43業(yè)務(wù)會(huì)議參考程序主席說明會(huì)議目的，進(jìn)行方式與時(shí)間限制定義問題/困難點(diǎn)/挑戰(zhàn)/機(jī)會(huì)分析現(xiàn)狀找到問題的根本與表面原因?qū)ふ覍?duì)策，并有風(fēng)險(xiǎn)管理方案發(fā)表個(gè)人感受獲得共識(shí)總結(jié)44會(huì)議記錄會(huì)議召開的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和主持人所有到會(huì)者的名字以及未到會(huì)者的理由所有經(jīng)討論的議程表內(nèi)議題(或其它議題)以及做出的決策。如果會(huì)議決定采取某些行動(dòng)，記錄下負(fù)責(zé)人的名字會(huì)議結(jié)束的時(shí)間下一次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)45練習(xí)#3：會(huì)議主持練習(xí)經(jīng)過大家的努力之后，你們公司的產(chǎn)能已經(jīng)提高20%,但是配合客戶所調(diào)整的質(zhì)量管理系統(tǒng)卻碰到很多問題，很多生產(chǎn)工序必須改變，工人的技術(shù)也許要進(jìn)一步提升，生產(chǎn)材料的質(zhì)量也有問題，測(cè)試方法也變得更復(fù)雜，更麻煩的是很多工人還不愿意配合工作要求，他們認(rèn)為只有這家客戶的要求是如此苛刻，別的客戶都沒有這么麻煩，為什么要這樣一味的配合客戶的要求？請(qǐng)問如何在會(huì)議中處理這樣的后續(xù)追蹤問題？46GuidelineforMeetingManagementDuringMeeting1. Attendmeetingontime.2. Makesureeveryoneunderstandthegoalsofmeetingandprovidenecessaryinformationtoeveryone.3. Defineandobeydisciplineforthemeeting.4. Arrangetimekeeperandforpresetagendaandrecorder.5. Prioritizetheissuesatthebeginningofmeeting.47GuidelineforMeetingManagementDuringMeeting6. Havethechairman’sauthoritytomanagethemeetingefficientlyandhandleissueswithnoconclusionsordealwithconflictbetweenparticipants.7. Takemeetingminutesandrecordwhatareagreedandwhatarenotagreedbydifferentparticipants.Recordtheappropriaterolesandresponsibilitiesforactionplansandescalationprocesstowhatarenotagreed.8. Intheendofmeetingthechairmanmaycheckthedegreeofcompletiontothemeetinggoals.(option)48會(huì)議的召開

請(qǐng)想一想關(guān)于這一部分您的三點(diǎn)收獲是什么?49第四單元：會(huì)議后的管理會(huì)議管理

MeetingManagement1、會(huì)議紀(jì)錄2、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告50會(huì)議后的追蹤按照行動(dòng)計(jì)劃追蹤重點(diǎn)要項(xiàng)（里程碑，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)…）讓行動(dòng)責(zé)任人對(duì)你匯報(bào)以事實(shí)作為決策的依據(jù)如有未完成事項(xiàng)，責(zé)任人必須提交改善計(jì)劃協(xié)調(diào)相關(guān)事項(xiàng)的變更安排記錄必要的改變行動(dòng)51會(huì)議評(píng)估表

52GuidelineforMeetingManagementAfterMeeting1. Sendoutthemeetingminutesafter1workingday.Iftheparticipantdonotreplyhis/herdifferentopinionsafterreceivingmeetingminutes,itmeansthattheparticipantagreewhathavebeenrecordedinmeetingminutes.2. UseCI(ContinuousImprovement)trackerforkeyaction.3. Reviewopenitemsinthenextmeeting.4. Theparticipantshouldreportprogressbacktomeetingorganizerduringtheexecutionofactionplan.5. Acknowledgepersonwhohaveactionplanwelldone.53會(huì)議后的管理

請(qǐng)想一想關(guān)于這一部分您的三點(diǎn)收獲是什么?54第二單元郵件的書寫技巧

--郵件的主題

--郵件的主體

--郵件書寫練習(xí)課程內(nèi)容第三單元郵件管理相關(guān)規(guī)定

--如何減少不必要的郵件

--發(fā)送給正確的收件人

--有效的郵件書寫課程介紹第一單元郵件的再認(rèn)識(shí)

--郵件的一般使用規(guī)則

--何時(shí)不應(yīng)使用郵件第四單元復(fù)習(xí)回顧/行動(dòng)計(jì)劃

-復(fù)習(xí)回顧

-制定行動(dòng)技巧55第一單元：郵件管理郵件管理

EmailManagement1、郵件的一般使用原則2、何時(shí)不應(yīng)使用郵件56郵件的再認(rèn)識(shí)善用郵件讓你的郵件容易看見感覺作為解決問題的溝通輔助工具特別注意與顧客利益相關(guān)的郵件切忌隨意轉(zhuǎn)發(fā)郵件如有附件應(yīng)該要讓閱讀者可以容易讀取內(nèi)容57郵件的再認(rèn)識(shí)（續(xù)）郵件的一般使用原則作為人際交流的簡(jiǎn)單輔助工具，但應(yīng)該適當(dāng)表現(xiàn)個(gè)人感覺有比較多補(bǔ)充信息而無法在電話中交流避免打擾他人工作計(jì)劃作為雙方交流的證明需要符合一般書信的禮儀符合國(guó)際通用字體編碼58什么時(shí)候不用Email你的信息非常重要或機(jī)密，不應(yīng)該冒風(fēng)險(xiǎn)你要傳遞一條不愉快的消息，又不想顯得冷漠你的信息可能會(huì)被誤解你需要對(duì)方立即答復(fù)無法形成共識(shí)你已經(jīng)“感覺”有情緒問題/沖突了59第二單元：郵件的書寫技巧郵件管理

EmailManagement1、郵件的主題2、郵件的主體3、練習(xí)60練習(xí)周三會(huì)議上很可能討論流程更改和需要多少新員工來執(zhí)行新策略的事宜，我想就此與你商討一下。我希望你能事先收集足夠的信息。今天下午三點(diǎn)鐘之后你方便討論嗎？如果可以的話，到時(shí)我將在會(huì)議室等你。61郵件書寫技巧選擇好郵件接收對(duì)象創(chuàng)建合適的標(biāo)題好的標(biāo)題產(chǎn)生的效果比那些“加急”郵件好有助收件人決定應(yīng)該立刻查看哪些郵件提煉好主題句采用方便易讀的格式電子郵件中的常規(guī)禮儀62選擇恰當(dāng)郵件接收對(duì)象分清楚目的并決定郵件接收對(duì)象直接相關(guān),需要采取行動(dòng)者→To:抄送→CC:盲送副本→BCC:除非必要，不要越級(jí)匯報(bào)非工作需要信息，不要用公司郵箱不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)郵件，特別是在未經(jīng)原始發(fā)件者的同意下回復(fù)郵件時(shí)不要輕易選“回復(fù)所有人”63精練的主題句抓住閱讀者的注意力清晰地描述事實(shí)人物時(shí)間地點(diǎn)事件程度64示例季度銷售數(shù)據(jù)截止三月份的季度銷售數(shù)據(jù)更多信息需要有關(guān)橋梁項(xiàng)目的更多信息65郵件書寫原則4C

Correct

Clear

Concise

Complete66方便易讀的格式盡量使用短句可能的話，將所有信息集中到一頁當(dāng)中使用小標(biāo)題，并適當(dāng)留點(diǎn)空白，方便他人閱讀考慮列出多個(gè)選項(xiàng)或問題，這樣可能會(huì)得到他人更多的回復(fù)信息。67練習(xí)---之后

我們能在今天先討論一下流程更改和員工需求這兩個(gè)話題嗎？我會(huì)給你更多這方面的信息。下午三點(diǎn)以后你方面討論嗎？如果方便的話，我到時(shí)會(huì)在會(huì)議室等你。68示例

最近我正在做有關(guān)客戶要求方面的調(diào)查，并考慮將報(bào)告通過電子郵件的方式發(fā)送出去。以前我們一直使用FedEx，但我覺有點(diǎn)貴。你可能會(huì)知道目前的確切價(jià)格，麻煩告知一下。謝謝！瓊69示例

關(guān)于最近正在做的調(diào)查報(bào)告，我需要你的幫助：我們能通過電子郵件的方式發(fā)送嗎？你知道我們上次使用FedEx發(fā)送的具體價(jià)格嗎？謝謝瓊70郵件溝通原則慎重選擇發(fā)信對(duì)象注意撰寫信件內(nèi)容養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣三思回復(fù)內(nèi)容71練習(xí)經(jīng)過大家的努力之后，你們公司的產(chǎn)能已經(jīng)提高20%,但是配合客戶所調(diào)整的質(zhì)量管理系統(tǒng)卻碰到很多問題，很多生產(chǎn)工序必須改變，工人的技術(shù)也許要進(jìn)一步提升，生產(chǎn)材料的質(zhì)量也有問題，測(cè)試方法也變得更復(fù)雜，更麻煩的是很多工人還不愿意配合工作要求，他們認(rèn)為只有這家客戶的要求是如此苛刻，別的客戶都沒有這么麻煩，為什么要這樣一味的配合客戶的要求？請(qǐng)問如何發(fā)出一個(gè)會(huì)議通知來處理處理這樣問題？72郵件管理的行政規(guī)定73GuidelineforEmailCommunicationReduceunnecessaryemail:Don’tuseemailunderthefollowingsituations:1)Veryimportantorconfidentialinformation2)Badnewsbutcan’tbetransferredtoocoldly3)Issuescan’treachconsensus4)Information