檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式

檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)和開展的需要，建立統(tǒng)一的檔案檢索和管理體系，更好地開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

1．范圍

1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建國(guó)后檔案電子目錄數(shù)據(jù)交換的格式與要求。

1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于紹興市市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室建國(guó)后檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與其目錄數(shù)據(jù)的交換，檔案管理軟件中數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)交換。

2．定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用以下定義：

2.1檔案目錄

由揭示檔案特征的條目聚集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

2.2電子目錄

將檔案目錄依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。

2.3案卷級(jí)目錄

登錄案卷的題名及其他特征并按一定次序編排而成的檔案目錄。

2.4文件級(jí)目錄

登錄文件題名及其他特征并按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

2.5數(shù)據(jù)

對(duì)事物的概念和屬性進(jìn)行描述的標(biāo)準(zhǔn)化表示。

2.6記錄

完整描述一件事物的相關(guān)數(shù)據(jù)處理單元。

2.7字段

記錄中可標(biāo)識(shí)的特定范圍數(shù)據(jù)。

2.8必須著錄工程

指市直單位范圍的或由市檔案館組織的數(shù)據(jù)庫(kù)，在館室間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，必須有的工程。

2.9選擇著錄工程

指各單位檔案室可根據(jù)本檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)的情況和目標(biāo)，選擇所需的著錄工程。選定的著錄工程仍應(yīng)執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的字段名、字段類型和長(zhǎng)度。

3．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

本標(biāo)準(zhǔn)包括如下八種數(shù)據(jù)交換格式：

1、《文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

2、《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

3、《文書檔案一文一件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

4、《科技檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

5、《科技檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

6、《會(huì)計(jì)檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

7、《照片檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

8、《照片檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式》

3.1文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)81·2001案卷號(hào)3003案卷題名250紹興市××局關(guān)于××工作的通知、意見責(zé)任者100紹興市××局起始時(shí)間6200102終止時(shí)間6200112保管期限4永久總頁(yè)數(shù)375卷內(nèi)文件份數(shù)218備注40文書檔案案卷級(jí)目錄著錄格式.1全宗號(hào)：是檔案館給定每一進(jìn)館單位的全宗代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，建國(guó)后檔案用“J”；后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)全宗的順序號(hào)。如“J002”表示建國(guó)后2號(hào)全宗檔案。

.2目錄號(hào)：是全宗內(nèi)案卷目錄的順序號(hào)。目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“003”表示目錄號(hào)。各單位根據(jù)不同情況可以以分類號(hào)代替目錄號(hào)，如“1·2001”。或以年度代替目錄號(hào)，如“1999”。

3.1.2.3案卷號(hào)：案卷排列順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。按目錄內(nèi)的案卷排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。如“123”表示案卷號(hào)。

3.1.2.4案卷題名：是表達(dá)案卷內(nèi)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過(guò)于冗長(zhǎng)，一般應(yīng)重新擬寫，將原題名修改好再著錄，并加“[]”。

3.1.2.5責(zé)任者：責(zé)任者著錄產(chǎn)生檔案的單位。如“紹興市檔案局”。責(zé)任者必須著錄全稱或通用的簡(jiǎn)稱。

3.1.2.6時(shí)間項(xiàng)：指卷內(nèi)文件起止日期，分為起始時(shí)間和終止時(shí)間。時(shí)間項(xiàng)著錄到月為止。時(shí)間項(xiàng)一律用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。

文件時(shí)間不完整或局部時(shí)間字跡不清時(shí)，起碼應(yīng)考證出年份，其次考證出月。月考證不出，以“0”補(bǔ)之?？甲C不出準(zhǔn)確年份，可著錄大致年份。如50年代的，起始時(shí)間著錄為“字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)81.2001案卷號(hào)3003頁(yè)號(hào)3078卷內(nèi)順序號(hào)206文件題名200關(guān)于加強(qiáng)××工作的通知責(zé)任者100紹興市××局成文日期820010509文號(hào)25紹市×[2001]3號(hào)保管期限4永久附件120××登記表備注100選錄密級(jí)4秘密分類號(hào)80A112主題詞80××；通知3.2.2文書檔案文件級(jí)目錄著錄格式

3.2.2.1卷內(nèi)順序號(hào)：案卷內(nèi)文件排列的順序號(hào)，以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“06”表示該卷的第6只文件。打印輸出必錄項(xiàng)，不打印可將該字段做選錄。

3.2.2.2頁(yè)號(hào)：是案卷內(nèi)每只文件的起始頁(yè)號(hào)。以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“043”表示該卷的第43頁(yè)。

3.2.2.2文件題名：文件文首的題名。沒有題名或題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”，如“緊急通知[關(guān)于加強(qiáng)公共場(chǎng)所消毒預(yù)防非典的緊急通知]”。

3.2.2.3責(zé)任者：責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，責(zé)任者之間以“；”相隔。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加“()”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。

3.2.2.4成文日期：一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間。條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間。時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。文件時(shí)間不完整或局部時(shí)間字跡不清的著錄、月日缺少或不清局部以“0”補(bǔ)之。

3.2.2.5文號(hào)：文件編號(hào)為文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)一般照原文著錄。有多個(gè)文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。文件編號(hào)的括號(hào)原文可能采用各種符號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一律用“[]”著錄，“[]”內(nèi)一律用四位阿拉伯?dāng)?shù)表示年份，如紹政辦發(fā)[2004]58號(hào)。

3.2.2.6附件：附件指文件正文后的附加材料，文件題名已反映附件內(nèi)容時(shí)，可以“附件”代替附件題名。有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名。附件過(guò)多，自擬壓縮附件題名。

3.2.2.7密級(jí)：密級(jí)是文件保密程度的等級(jí)。按GB/T7156-1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)等級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、公開。密級(jí)一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。案卷以卷內(nèi)文件密級(jí)最高的文件作為該案卷的密級(jí)。

3.2.2.8分類號(hào)：分類號(hào)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》和《檔案分類標(biāo)引規(guī)那么》的有關(guān)規(guī)定著錄。案卷內(nèi)容有多少主題就標(biāo)引多少分類號(hào)。多個(gè)分類號(hào)之間用“；”間隔。

3.2.2.9主題詞：主題詞按照《檔案主題標(biāo)引規(guī)那么》、《中國(guó)檔案主題詞表》、中共中央辦公廳《公文主題詞表》、《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》及本專業(yè)、本單位的標(biāo)準(zhǔn)詞表進(jìn)行標(biāo)引。文件內(nèi)容有多少主題標(biāo)引多少主題詞。多個(gè)主題詞之間用字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060年度42004流水號(hào)40026保管期限4永久件號(hào)40019文件題名200關(guān)于加強(qiáng)××工作的通知責(zé)任者100紹興市××局成文日期820040509文號(hào)25紹市×[2004]3號(hào)頁(yè)數(shù)35附件120××名單備注100選錄組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題10密級(jí)4秘密分類號(hào)80B1233.3.2文書檔案一文一件目錄著錄格式

3.3.2.1年度：指文件形成年度，年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2004”。

3.3.2.2流水號(hào)：所有收發(fā)文文件的大流水號(hào)，當(dāng)年度必錄，非當(dāng)年度選錄，流水號(hào)為收發(fā)文中不歸檔的文件的唯一標(biāo)識(shí)。用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“0033”。

3.3.2.3件號(hào)：檔案室依據(jù)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)那么》整理而給予同一保管期限的文件的排列順序號(hào)。用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“0034”。

3.3.2.4頁(yè)數(shù)：指每一件歸檔紙質(zhì)文件的頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不補(bǔ)0，如字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)8案卷號(hào)3011案卷題名200××工程工程結(jié)構(gòu)竣工圖編制單位100紹興縣××建設(shè)公司起始時(shí)間6200202終止時(shí)間62000212保管期限4永久總頁(yè)數(shù)3325備注40密級(jí)4秘密縮微號(hào)203.4.2科技檔案案卷級(jí)目錄著錄格式

3.4.2.1目錄號(hào)：見3.1.2.2。各單位根據(jù)不同情況可以以分類號(hào)、工程號(hào)代替目錄號(hào)。

3.4.2.2編制單位：案卷內(nèi)材料的形成單位或主要責(zé)任者。

3.4.2.3縮微號(hào)：填寫縮微時(shí)給本案卷的編號(hào)

3.5科技檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

3.5.1科技檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)8案卷號(hào)3003頁(yè)號(hào)3102卷內(nèi)順序號(hào)206文件題名200××工程結(jié)構(gòu)竣工圖責(zé)任者100紹興市××建設(shè)公司文號(hào)25結(jié)施45成文日期820010312保管期限4永久備注1003.6會(huì)計(jì)檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

會(huì)計(jì)檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)88.2001案卷號(hào)3015案卷題名200紹興市××公司2001年一季度記帳憑證責(zé)任者100紹興市××公司起始時(shí)間6200101終止時(shí)間6200103保管期限415年總頁(yè)數(shù)375備注403.7照片檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

照片檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)8099案卷號(hào)3023案卷題名200××公司三屆一、二次職代會(huì)照片材料起始時(shí)間6200101終止時(shí)間6200110保管期限4長(zhǎng)期張數(shù)3106備注1003.7.2照片檔案案卷級(jí)目錄著錄格式

3.7.2.1張數(shù)：案卷內(nèi)照片的總張數(shù)，用三位阿拉拍數(shù)字表示。

3.8照片檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式

3.8.1照片檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表字段名稱字段長(zhǎng)度例如必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)4J060目錄號(hào)8099案卷號(hào)3023照片號(hào)3003照片題名250在××?xí)h上，張三在作工作報(bào)告拍攝者8張三拍攝時(shí)間820010206底片號(hào)500235參見號(hào)141.2001_033保管期限4長(zhǎng)期選錄備注100光盤號(hào)149.2001_018密級(jí)43.8.2照片檔案案卷級(jí)目錄著錄格式

3.8.2.1照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的排列順序號(hào)，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”。

3.8.2.2照片題名：所有照片以張為單位填寫。對(duì)有總說(shuō)明及分說(shuō)明的照片，也應(yīng)當(dāng)以張為單位概括說(shuō)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等主要內(nèi)容。

3.8.2.3拍攝者：照片的拍攝單位或拍攝人。

3.8.2.4拍攝時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“20010202”。

3.8.2.5底片號(hào)：底片的編號(hào)，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“00