《工作分析與職位評價(jià)》課件L9工作說明書的編寫

第七章

工作說明書的編寫

第一節(jié)工作說明書概述

一、工作說明書的概念

工作說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作程序和方法、工作環(huán)境，以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息進(jìn)行描述，并規(guī)定工作對任職者的知識(shí)、技能、品質(zhì)、工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。二、工作說明書的內(nèi)容（一）工作標(biāo)識(shí)

工作標(biāo)識(shí)部分的作用是便于對各種工作進(jìn)行識(shí)別、登記、分類。它包括：工作基本信息和工作分析基本信息。1、工作名稱

2、工作編碼

3、職位級別和薪資范圍

—

職位級別是該職位在組織結(jié)構(gòu)中的層級，如處級、科級等；

—

薪資范圍提供了關(guān)于工作的工資水平方面的信息。

4、工作分析日期5、撰寫人、審核人（二）工作概要

一般是動(dòng)詞開頭，描述最主要、最關(guān)鍵的工作任務(wù)。

規(guī)范格式為：“工作行動(dòng)+工作對象+工作目的”或“工作依據(jù)+工作行動(dòng)+工作對象+工作目的”。

例如：“人力資源部經(jīng)理”的工作概要為“根據(jù)公司的戰(zhàn)略，制定、實(shí)施公司的人力資源戰(zhàn)略和年度計(jì)劃，主持制定完善的人力資源管理制度以及相關(guān)政策，指導(dǎo)解決公司人力資源管理中存在的問題，努力提高員工的績效水平和工作滿意度，塑造一支敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的員工隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略意圖提供人力資源支持?！?/p>

（三）工作職責(zé)

1、含義：指任職者所從事的工作在組織中承擔(dān)的責(zé)任，所需要完成的工作內(nèi)容及要求。

2、特點(diǎn)：（1）成果導(dǎo)向性；（2）完備性；詳細(xì)描述該職位的每一項(xiàng)職責(zé)和任務(wù)，幾乎涵蓋該職位的所有工作內(nèi)容。（3）穩(wěn)定性；

（4）獨(dú)立性；每一項(xiàng)工作職責(zé)直接指向一個(gè)（惟一的）工作結(jié)果，各項(xiàng)任務(wù)之間相互獨(dú)立，不可替代。（5）系統(tǒng)性。各項(xiàng)任務(wù)職責(zé)之間存在邏輯聯(lián)系，它們之間相互支持、相互作用，共同構(gòu)成一項(xiàng)完整的工作。

3、分析和判定工作職責(zé)的兩種主要方法（1）基于戰(zhàn)略的職責(zé)分解。

①確定職位的目的；②分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域；指一個(gè)職位需要在哪幾個(gè)方面取得成果來實(shí)現(xiàn)職位的目的。職責(zé)條目的具體數(shù)量要與關(guān)鍵成果領(lǐng)域的數(shù)量相一致。③確定職責(zé)目標(biāo)；即確定該職位在某一關(guān)鍵成果領(lǐng)域必須達(dá)成的目標(biāo)。④選擇表達(dá)職責(zé)目標(biāo)的用詞；（2）基于流程的職責(zé)分析。①理順職位內(nèi)部各項(xiàng)職責(zé)之間的邏輯關(guān)系。同一職位各項(xiàng)職責(zé)的內(nèi)在邏輯關(guān)系大致可以分為四種類型：第一種是并列型，職責(zé)與職責(zé)之間的關(guān)系是相互并列的；第二種是流程型，職責(zé)與職責(zé)之間的關(guān)系是承接的，上一職責(zé)的工作成果構(gòu)成下一職責(zé)的工作輸入；第三種是網(wǎng)絡(luò)型，職責(zé)與職責(zé)之間的關(guān)系是中心與外圍的關(guān)系。這些職責(zé)中存在某一核心職責(zé)，其他職責(zé)彼此并列，其成果成為該核心職責(zé)的工作輸入。第四種是混合型，這種類型是上述幾種類型的混合體。②尋找職位流程的入口與出口。目的是排列職責(zé)的表達(dá)順序。在并列型的職責(zé)中，每一項(xiàng)職責(zé)相互獨(dú)立，它們單獨(dú)構(gòu)成一個(gè)流程的入口與出口；在流程型的職責(zé)中，所有職責(zé)共同形成一個(gè)職位的內(nèi)部流程；在網(wǎng)絡(luò)型的職責(zé)中，核心職責(zé)是流程的出口，其余職責(zé)是流程的入口；在混合型的職責(zé)中，有幾組內(nèi)部流程，每一條內(nèi)部流程都存在一個(gè)入口和出口。③去除重疊職責(zé)，填補(bǔ)真空職責(zé)，理順錯(cuò)位職責(zé)。④明確職位角色，進(jìn)行規(guī)范描述。

4、對工作職責(zé)的描述（1）書寫規(guī)則避免采用模糊性的動(dòng)詞，如負(fù)責(zé)、管理、領(lǐng)導(dǎo)等；避免采用模糊性的數(shù)量詞，如許多、一些等；避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業(yè)化術(shù)語，尤其要避免采用管理學(xué)專業(yè)的冷僻術(shù)語。若確實(shí)有采用術(shù)語的必要，須在工作說明書的附件中予以解釋。

（2）書寫格式格式：行動(dòng)（動(dòng)詞）＋具體對象（賓語）＋目標(biāo)、成果（目的狀語）例如，“監(jiān)督和控制部門年度預(yù)算，以保證符合業(yè)務(wù)計(jì)劃要求”。

（3）常用的動(dòng)詞

見“動(dòng)詞歸納表”（表1）。

表1動(dòng)詞歸納表

對象和主體動(dòng)詞針對計(jì)劃、制度、方案、文件等編制、制定、擬訂、起草、審定、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報(bào)、存檔、提出意見針對信息、資料調(diào)查、收集、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報(bào)、通知、發(fā)布、維護(hù)、管理思考行為研究、分析、評估、發(fā)展、建議、參與、推薦、計(jì)劃直接行動(dòng)組織、實(shí)行、執(zhí)行、指導(dǎo)、控制、采用、生產(chǎn)、參與、提供、協(xié)助上級行為主持、組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、控制、牽頭、審批、審定、批準(zhǔn)、評估下級行為核對、收集、獲得、提交、制作管理行為達(dá)到、評估、控制、協(xié)調(diào)、鑒定、監(jiān)督專家行為分析、協(xié)助、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、評價(jià)其他維持、保持、建立、開發(fā)、準(zhǔn)備、處理、翻譯、操作、保證、預(yù)防、解決（4）書寫次序并列型邏輯關(guān)系：根據(jù)職責(zé)的重要性排序和時(shí)間花費(fèi)的百分比排序來進(jìn)行書寫安排。排列時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮職責(zé)的重要性順序，再考慮時(shí)間順序。流程型邏輯關(guān)系：根據(jù)職責(zé)內(nèi)在流程的邏輯關(guān)系進(jìn)行安排。網(wǎng)絡(luò)型邏輯關(guān)系：先按重要性的順序?qū)ν鈬氊?zé)進(jìn)行書寫，然后對核心職責(zé)進(jìn)行書寫?；旌闲瓦壿嬯P(guān)系：存在著若干組職責(zé)流程，在組與組之間按照各職責(zé)的重要性來安排，在同一組內(nèi)部按照職責(zé)的內(nèi)在流程來安排。（四）工作關(guān)系

定義：也稱工作聯(lián)系，指任職者與組織內(nèi)外其他人之間的關(guān)系。偶爾與之發(fā)生聯(lián)系的職位不列入工作關(guān)系的范圍內(nèi)。它包括：此工作受誰監(jiān)督？此工作監(jiān)督誰？此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可晉升至此的職位有哪些？與哪些部門的職位發(fā)生聯(lián)系？等等。表2財(cái)務(wù)經(jīng)理的工作關(guān)系示例所施監(jiān)督對所屬的比價(jià)員、出納、信用管理員、統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行管理所受監(jiān)督財(cái)務(wù)總監(jiān)職位關(guān)系可直接升遷的職位

財(cái)務(wù)總監(jiān)可相互轉(zhuǎn)換的職位

一線經(jīng)理可升遷至此的職位比價(jià)員、信用管理員、統(tǒng)計(jì)員、出納（五）工作權(quán)限

定義：指組織賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。該項(xiàng)目主要應(yīng)用于管理類人員的工作描述與職位評價(jià)，以確定職位“對組織的影響大小”和“過失損害程度”。

通常包括以下三個(gè)部分：

1、人事權(quán)限：批準(zhǔn)……類（或級）以下員工的錄用、考核、升遷、出差、請假等；

2、財(cái)務(wù)權(quán)限：批準(zhǔn)……元以內(nèi)的……費(fèi)用；

3、業(yè)務(wù)權(quán)限：批準(zhǔn)……事項(xiàng)。（六）績效標(biāo)準(zhǔn)

定義：也稱業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)，是在明確界定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對如何衡量每項(xiàng)職責(zé)完成情況的規(guī)定。

內(nèi)容包括：每項(xiàng)職責(zé)的工作業(yè)績衡量要素和衡量標(biāo)準(zhǔn)。衡量要素是指對于每項(xiàng)職責(zé)，應(yīng)該從哪些方面來衡量它是完成的好還是不好；衡量標(biāo)準(zhǔn)則是這些要素必須達(dá)到的最低要求，這一標(biāo)準(zhǔn)可以是具體的數(shù)字，也可以是百分比。

并不是所有的績效標(biāo)準(zhǔn)都必須從要素和標(biāo)準(zhǔn)兩個(gè)方面來描述。比如，人力資源經(jīng)理的一項(xiàng)任務(wù)是“員工流動(dòng)管理”，其績效標(biāo)準(zhǔn)可以描述為：

1）在員工提出辭職報(bào)告后的3天內(nèi)與其進(jìn)行面談，以確定員

工辭職的真正原因；

2）在員工離職后的3天內(nèi)，就員工辭職的原因填寫員工辭職

說明；

3）定期（每月1次）就降低員工流動(dòng)率和缺勤率撰寫報(bào)告、

提出建議。

績效標(biāo)準(zhǔn)篩選的原則有：

（1）關(guān)鍵性；指把握對工作完成效果的影響程度大的要素。（2）可操作性；指績效標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際能夠衡量的指標(biāo)的程度。包括量化程度和細(xì)化程度。（3）可控性；指績效變量受到任職者的工作行為的影響程度，是更多受到任職者的影響，還是受到外部環(huán)境的影響。一般認(rèn)為，如果任職者對該績效變量的控制程度小于70%，該變量必須舍棄。（4）上級職位的認(rèn)可；績效變量的選取還必須得到該職位上級的認(rèn)可。

（七）工作條件工作條件包括工作場所以及工作的物理環(huán)境、安全環(huán)境和社會(huì)環(huán)境。物理環(huán)境包括溫度、濕度、照明度、噪音、震動(dòng)、粉塵等以及工作人員與這些因素的接觸時(shí)間。安全環(huán)境包括工作的危險(xiǎn)程度及可能造成的傷害、可能發(fā)生的職業(yè)病、精神緊張程度、體力消耗大小等。社會(huì)環(huán)境包括工作所在地的生活便利程度、工作環(huán)境的孤獨(dú)程度、各部門之間以及同事之間的關(guān)系。

操作工的工作條件辨識(shí)見表3：

表3機(jī)械操作工的工作環(huán)境評定量表

下列各指標(biāo)按照工作環(huán)境條件的惡劣程度，從低到高分為五個(gè)等級。等級越低，工作條件越好；等級越高，工作條件越惡劣。1.空氣：指工作時(shí)間內(nèi)，崗位周邊環(huán)境的空氣質(zhì)量。

清新

12345污濁2.油污：指工作崗位和工作臺(tái)面上油污的多少。

無

12345有3.粉塵：指工作崗位周圍空氣中粉塵的多少。

少

12345多4.液體：指操作時(shí)經(jīng)常接觸到的化學(xué)液體的有害程度。

無害

12345有害5.氣體：指操作時(shí)經(jīng)常接觸到的化學(xué)氣體的有害程度。

無害

12345有害6.噪音：指工作環(huán)境周圍（半徑30米內(nèi)）較大聲音的程度。

小

12345大7.溫度：指工作場所的溫度是否適宜。

適宜

12345不適宜8.通風(fēng)：指在有煙霧或其他不良?xì)馕兜墓ぷ鳝h(huán)境中空氣的流動(dòng)情況。

好12345不好表3機(jī)械操作工的工作環(huán)境評定量表（續(xù)）

9.照明：指工作場所的光照程度。

明

12345暗10.火花飛濺：指操作時(shí)是否有火花濺出。

無

12345有11.鐵屑飛濺：指操作時(shí)是否有鐵屑濺出。

無

12345有12.電弧光：指操作時(shí)是否產(chǎn)生電弧光。

無

12345有13.地面清潔：指工作崗位所在地面的清潔程度。

潔

12345臟14.設(shè)備清潔：指操作時(shí)所用的設(shè)備、模具、夾具、工具、量具、輔具的清潔度。

潔

12345臟15.警覺程度：指在操作中是否需要隨時(shí)注意周圍所發(fā)生的一切。

小

12345大16.危險(xiǎn)程度：指由于操作不慎給操作人員或他人造成的危險(xiǎn)程度。

小

12345大17.緊張程度：指時(shí)間上的連續(xù)作業(yè)和上下工序間的連續(xù)作業(yè)所形

成的壓力。

小

12345大

知識(shí)型員工的工作條件辨識(shí)：

由于工作條件對知識(shí)型員工身體和心理方面的影響主要來自于工作的壓力，所以在知識(shí)型員工的工作條件描述中，應(yīng)重視對工作壓力因素的描述。參考表4：

表4工作壓力有關(guān)因素的等級描述示例

三個(gè)維度具體界定選擇工作時(shí)間的波動(dòng)性定時(shí)制：一個(gè)工作周期內(nèi)，基本上工作量沒有太大的變化，如出納員。適度波動(dòng)：一個(gè)工作周期內(nèi)，出現(xiàn)以天計(jì)的工作忙閑不均的情況。如負(fù)責(zé)工資發(fā)放的員工，在月末會(huì)比較忙，而平時(shí)工作比較簡單。周期性：在長期的工作過程中，出現(xiàn)強(qiáng)烈的反差，如市場人員，在投標(biāo)前期工作極其緊張，但在交接工程部門以后，相對輕松。表4工作壓力有關(guān)因素的等級描述示例（續(xù)）

維

度具體界定選擇出差時(shí)間的比重經(jīng)常出差，占總時(shí)間的40%以上出差較為頻繁，占總時(shí)間的20%-40%出差時(shí)間不多，占總時(shí)間的10%-20%很少出差，占總時(shí)間的6%-10%偶爾出差，占總時(shí)間的0%-5%工作負(fù)荷輕松：工作的節(jié)奏、時(shí)限可以自己掌握，沒有緊迫感正常：大部分時(shí)間的工作節(jié)奏、時(shí)限可以自己掌握，有時(shí)比較緊張，但持續(xù)時(shí)間不長，一般沒有加班情況滿負(fù)荷：工作的節(jié)奏、時(shí)限自己無法控制，明顯感到緊張，出現(xiàn)少量加班超負(fù)荷：完成每日工作須加快工作節(jié)奏，持續(xù)保持注意力的高度集中，經(jīng)常感到疲勞，有經(jīng)常的加班現(xiàn)象

（八）任職資格

1、定義任職資格，又稱工作規(guī)范、任職規(guī)范。是一個(gè)人為了完成某種特定的工作所必須具備的知識(shí)、技術(shù)、能力以及其他特征的一份目錄清單。任職資格關(guān)注的是工作，而非工作者；任職資格水平的確定是履行工作職責(zé)的最低要求，而不是理想或期望要求。

2、任職資格如何確定

確定任職資格的方法很多，大體分為以下三類：（1）根據(jù)工作分析系統(tǒng)形成的任職資格①工作導(dǎo)向的工作分析系統(tǒng)是從工作本身的職責(zé)和任務(wù)出發(fā)，分析任職者具備什么樣的條件能完成相應(yīng)的任務(wù)。然后，將這些條件與企業(yè)事先所構(gòu)建好的素質(zhì)清單進(jìn)行對照，將素質(zhì)要求的敘述轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的任職資格，這樣就形成了該職位的任職資格。②人員導(dǎo)向的工作分析系統(tǒng)則是以任職的人員為出發(fā)點(diǎn)，通過獲得任職者的行為去分析其要從事這樣的行為，需要具備什么樣的素質(zhì)特點(diǎn)。然后再將這樣的素質(zhì)要求與事先構(gòu)造的素質(zhì)清單進(jìn)行對照，將其轉(zhuǎn)化為規(guī)范的任職資格。

（2）由定量化的工作分析方法推斷而得的任職資格

這種方法主要依賴于定量化問卷所測得的該職位的工作維度得分，根據(jù)已經(jīng)建立的各維度與素質(zhì)之間的相關(guān)性，來推斷該職位需要什么樣的素質(zhì)。如圖1所示：定量化的問卷工作維度1素質(zhì)1工作維度n素質(zhì)n…工作規(guī)范大樣本統(tǒng)計(jì)推斷獲得的回歸方程…圖1定量化職位分析方法得到任職資格的過程

（3）基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)驗(yàn)證的任職資格體系

這種確定任職資格的方法包括兩種：一種是基于組織實(shí)證數(shù)據(jù)，另一種是基于公共數(shù)據(jù)資源。①基于組織實(shí)證數(shù)據(jù)是指：通過建立企業(yè)任職資格體系中的各項(xiàng)要素與目標(biāo)工作的任職者的實(shí)際工作績效的關(guān)系，來對任職資格要素進(jìn)行篩選。這種方法保證了任職資格與工作績效的高度相關(guān)。②基于公共數(shù)據(jù)資源是指：借助于現(xiàn)有管理學(xué)、組織行為學(xué)、人力資源管理實(shí)證研究中的成熟結(jié)論，來判斷某職位的任職資格。這種方法成本低，不過僅適用于通用要素。

3、任職資格的基本內(nèi)容

（1）外顯的任職資格①身體素質(zhì)：是從事該職位的任職者所需要的身體條件，包括身高、體力、身體的健康狀況等；這些在醫(yī)療發(fā)達(dá)的今天很容易得到檢測。②受教育程度：它顯示的是一個(gè)職位對任職者的知識(shí)要求。對受教育程度的度量有以下兩種形式：教育學(xué)歷+專業(yè)采用這種方法的時(shí)候通常會(huì)給出該職位所要求的必備要求和理想要求；示例見表5。

教育水平+教育年限國外應(yīng)用最為廣泛的是美國勞工部的“普通教育程度量表（GED）”，該量表根據(jù)職位對三種能力的要求，將教育水平分別劃分為六個(gè)等級，每個(gè)等級與一定的教育年限相對應(yīng)。

表5

某鋼鐵公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理的教育程度要求項(xiàng)

目必備要求理想要求

教育學(xué)歷本科碩士

專

業(yè)財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)學(xué)財(cái)務(wù)管理/鋼鐵行業(yè)管理；復(fù)合財(cái)務(wù)管理及金融這種方法簡潔、易于理解和衡量，應(yīng)用范圍也比較廣，但缺點(diǎn)是同一學(xué)歷（和專業(yè)）的任職者中能力的差別會(huì)很大，不夠精確。表6普通教育程度量表（GED）教育水平邏輯思維能力數(shù)學(xué)能力語言能力高6=使用抽象概念、符號(hào)（諸如用公式表示）以及科學(xué)原理6=使用高等微積分、現(xiàn)代代數(shù)或統(tǒng)計(jì)學(xué)方法6=撰寫文學(xué)或者技術(shù)性報(bào)告，或者監(jiān)督、指導(dǎo)負(fù)責(zé)撰寫的人………………低1=簡單按規(guī)則處理問題1=通過加減運(yùn)算進(jìn)行兌換或衡量1=理解2500字篇幅的文章，寫出簡單的句子，或者按照正常規(guī)范有順序地表述

該量表主要是根據(jù)實(shí)際職位與DOT手冊（美國職業(yè)名稱大辭典）中的對應(yīng)職位的相似性，來具體確定該職位在GED上的位置，即根據(jù)某一職位的工作標(biāo)識(shí)以及該職位的主要工作內(nèi)容，找到這一職位與DOT手冊中哪一職位相近，然后用DOT手冊中的相近職位的教育程度等級來表示待分析的某一職位的教育程度要求。③工作經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)分為兩種，一種是社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)，另一種是公司內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)。

表7某房地產(chǎn)開發(fā)公司市場部經(jīng)理的工作經(jīng)驗(yàn)要求示例工作經(jīng)驗(yàn)分類具體要求一般工作經(jīng)驗(yàn)10年以上的社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)6年以上房地產(chǎn)開發(fā)公司或8年以上建筑公司工作經(jīng)驗(yàn)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)4年以上房地產(chǎn)市場策劃或5年以上房地產(chǎn)銷售工作經(jīng)驗(yàn)管理工作經(jīng)驗(yàn)3年以上擔(dān)任中等規(guī)模企業(yè)部門副職④工作技能它包括通用技能和專業(yè)技能，是指對與工作相關(guān)的工具、技術(shù)和方法的運(yùn)用。在工作說明書中，通常僅關(guān)注少數(shù)幾項(xiàng)通用的技能，如計(jì)算機(jī)技能、外語技能與公文處理技能。⑤職業(yè)培訓(xùn)職業(yè)培訓(xùn)主要分為兩種：一種是以職位評價(jià)和薪酬為導(dǎo)向的培訓(xùn)，這類培訓(xùn)主要指從新手到熟練的任職者之間的崗前培訓(xùn)時(shí)間和工作熟悉期。另一種是以人力資源開發(fā)為導(dǎo)向的培訓(xùn)，主要指為滿足職位需求、提高任職者的工作效率和水平而進(jìn)行的培訓(xùn)。

（2）內(nèi)隱的任職資格獲得內(nèi)隱任職資格的操作過程如圖2所示：

圖2獲得內(nèi)隱任職資格的操作過程

企業(yè)能力模型調(diào)查問卷

整體數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

分類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)通用要素共用要素獲得職位能力要素計(jì)算職位能力權(quán)重階段Ⅱ階段Ⅰ判定職位能力等級工作職責(zé)與任務(wù)要求（職位特殊要素）①幾個(gè)相關(guān)的名詞企業(yè)能力模型指根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略和文化決定的、企業(yè)所需要的各種能力而形成一種能力要素庫。該庫將成為后面對具體職位能力要素選取的基礎(chǔ)；企業(yè)的整體能力模型的構(gòu)建，可以通過修改成熟的能力模型和自主開發(fā)自己的模型兩種方式完成；通用要素：公司所有職位的任職者都必須具備的能力要素。共用要素：公司某一職種(或職簇)的職位任職者都必須具備的能力要素，但不包括在通用要素之中。特殊要素：公司某個(gè)職位的任職者所必須具備的個(gè)性化的能力要素，且不包括在通用要素和共用要素之中。

②取得能力要素的過程描述

階段Ⅰ是以構(gòu)建的企業(yè)能力模型為基礎(chǔ)，通過調(diào)查問卷和統(tǒng)計(jì)分析，得到一個(gè)由通用要素和共用要素組成的一個(gè)要素體系。該階段的操作步驟：第一，采用“要素篩選問卷”，對公司所有職位的任職者進(jìn)行調(diào)查，請各職位的任職者對企業(yè)能力模型各要素對本職位獲取優(yōu)良績效的重要性進(jìn)行評價(jià)。

第二，通過對問卷調(diào)查的所有樣本進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，選取平均得分排在前75%的要素或者選取超過一定分?jǐn)?shù)線（如4分以上）的要素，得到公司各層各類職位的通用要素，這些要素對公司的絕大部分職位都具有重要意義。第三，根據(jù)事先確定的公司職種劃分標(biāo)準(zhǔn)，對問卷調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，同樣按照得分排在前75%的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行要素篩選，得到各職種內(nèi)共用的能力要素。

表8通用要素與共用要素篩選問卷示例通用要素與共用要素篩選問卷

請根據(jù)以下能力特點(diǎn)對你所在職位的重要程度，按照5個(gè)重要程度等級進(jìn)行評價(jià)：1、不重要

2、不太重要

3、一般

4、比較重要

5、很重要要素及其界定重要性評價(jià)（1）業(yè)務(wù)能力：掌握本職位的工作所具備的專業(yè)知識(shí)和技能，能有效地發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)加以解決12345（2）學(xué)習(xí)能力：善于讀書學(xué)習(xí)，能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，吸取他人的長處，接受新知識(shí)，注重自我提升12345

……

……

階段Ⅱ是確定職位能力要素及等級的過程。在得到通用要素和共用要素的基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步對照具體某一職位的工作職責(zé)與任務(wù)要求，對這些通用要素和共用要素的適用性以及不同要素對該職位的重要程度進(jìn)行判斷。從而找出職位能力要素，并計(jì)算職位能力權(quán)重，確定職位能力等級。該階段的具體步驟如下：

一是確定評定的主體；二是進(jìn)行評定的尺度；三是計(jì)算職位能力權(quán)重：如下：要素得分＝Σ該要素在各項(xiàng)職責(zé)上的得分×該職責(zé)的重要程度要素權(quán)重＝要素得分／Σ所有要素得分總和

表9針對職位相關(guān)人員的評定問卷

職責(zé)素質(zhì)職責(zé)1（30%）職責(zé)2（15%）職責(zé)3（15%）職責(zé)4（15%）職責(zé)5（10%）職責(zé)6（10%）職責(zé)7（5%）業(yè)務(wù)能力13131學(xué)習(xí)能力3創(chuàng)新能力1222協(xié)調(diào)能力212溝通能力313分析判斷2進(jìn)取心2331注：職責(zé)下的百分比表示該職責(zé)的重要程度。得分計(jì)算：業(yè)務(wù)能力=1×30%+3×15%+1×10%+3×10%+1×5%=1.2同理，計(jì)算出其它素質(zhì)的分?jǐn)?shù)，加總和為6，所以，業(yè)務(wù)能力這一要素的權(quán)重為20%。

四是判定職位能力要素的等級。

僅僅得到各個(gè)職位的能力要素還不夠，還要得到不同職位對任職者所具備的某種能力要素的程度。

所以，本步驟的關(guān)鍵之處在于，確定某一職位的任職者對具體能力要素的要求具備的程度。常用的三種方法如下：

第一，“人群百分位”法。將被試者的得分與常模進(jìn)行比較，得到被試者在常模人群中的位置，從而判定其是否達(dá)到該職位的要求；該法能較為準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)被試者之間的等級比較；但要依賴于構(gòu)建好的大樣本常模，構(gòu)建成本高。

第二，“等級行為描述”法指依據(jù)具體的、可觀察的行為來對每項(xiàng)能力要素的各等級進(jìn)行界定；在具體使用時(shí)，將以不同等級的行為描述為標(biāo)準(zhǔn)，對被試者進(jìn)行訪談與行為觀察，并將訪談與觀察到的被試者的行為特點(diǎn)與各等級的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，找到與被試者最為接近的能力等級；該法優(yōu)點(diǎn)：具有較強(qiáng)的客觀性，并能夠引導(dǎo)任職者的行為改進(jìn)；該法缺點(diǎn)：往往難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)狀的吻合，容易出現(xiàn)等級描述的前后矛盾；構(gòu)建成本較高。第三，利克特量表法采用5級或7級量表，數(shù)字越高表示等級越高，并且等級與等級之間所表示的能力要求的程度具有等差的特征；

該法優(yōu)點(diǎn)：簡單易行、成本較低；該法缺點(diǎn)：等級評定的主觀性太強(qiáng)，難以把握標(biāo)準(zhǔn)；不具有行為引導(dǎo)性。

三、工作說明書編寫中應(yīng)注意的問題1、根據(jù)使用目的，在反映基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，突出重點(diǎn)；2、工作職責(zé)的描述要包羅無遺，避免職責(zé)重復(fù)和遺漏；3、工作說明書應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式，一般采用表格形式而很少采用敘述形式，因?yàn)楸砀裥问奖容^規(guī)范，易于管理和使用；4、文字?jǐn)⑹鰬?yīng)簡潔、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”這一類籠統(tǒng)的描述；5、所涉及到的等級（如職等、薪等）應(yīng)依實(shí)際情況確定，并能夠反映工作的技術(shù)水平和職責(zé)高低等方面的差異；6、工作說明書應(yīng)及時(shí)修改，與企業(yè)的發(fā)展保持同步；7、當(dāng)工作說明書中的工作描述包含有評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，它就可以起到績效標(biāo)準(zhǔn)的作用。8、績效標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的編寫，應(yīng)認(rèn)真聽取其直接上級和（或）客戶的意見。9、初步編寫完成的工作說明書應(yīng)當(dāng)在與相關(guān)員工及其直接上級討論修改后實(shí)施。第二節(jié)工作說明書的編寫工作說明書的編寫并沒有統(tǒng)一的規(guī)范和格式，可以根據(jù)情況或繁或簡。常用的格式有一欄式和兩欄式兩種。前者把工作描述和工作規(guī)范放在一個(gè)統(tǒng)一的文件里，而后者把工作描述和工作規(guī)范作為兩個(gè)獨(dú)立的文件，通常把工作描述放在正面而把工作規(guī)范放在背面。一、一欄式工作說明書以某公司“人力資源管理經(jīng)理”為例進(jìn)行說明，見表10。

表10人力資源管理經(jīng)理工作說明書崗位名稱人力資源管理經(jīng)理所屬部門人力資源管理部崗位編號(hào)020201直接上級行政副總經(jīng)理工資等級

十級工作概要：全面負(fù)責(zé)公司的人力資源管理工作工作職責(zé)：1、編寫、執(zhí)行公司的人力資源管理規(guī)劃；2、招聘：負(fù)責(zé)制訂招聘程序、組織社會(huì)和學(xué)校招聘、安排面試和綜合素質(zhì)測試；3、績效考評：負(fù)責(zé)制訂考評政策、考評文件、考評溝通，并負(fù)責(zé)不合格員工的辭退；4、激勵(lì)與報(bào)酬：負(fù)責(zé)制訂薪酬、晉升政策，組織提薪、晉升評審；5、福利：負(fù)責(zé)制訂福利政策、辦理社會(huì)保障與福利；6、人事關(guān)系：辦理員工各種人事關(guān)系轉(zhuǎn)移、辦理職稱評定手續(xù)；7、培訓(xùn)：組織員工崗前培訓(xùn)、協(xié)助辦理培訓(xùn)進(jìn)修手續(xù)；8、與員工進(jìn)行積極溝通，了解員工工作、生活情況；表10人力資源管理經(jīng)理工作說明書（續(xù)）衡量標(biāo)準(zhǔn)：1、工作報(bào)告的完整性；2、公司其他員工對人力資源部工作的反饋意見。職業(yè)發(fā)展道路：1、可轉(zhuǎn)換的職位：行政部經(jīng)理

；

2、可升遷