GTD時(shí)間管理新概念

1.找東西。據(jù)對(duì)美國(guó)200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上

面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間。對(duì)付這個(gè)“時(shí)間竊賊”，有?條最好的原則：不用的東西扔掉,

不扔掉的東西分門(mén)別類(lèi)保管好。因此，做好個(gè)人的5s和電腦5s管理很是重要。

2.懶惰。對(duì)付這個(gè)'時(shí)間竊賊”的辦法是：(1)使用日程安排薄(2)在家居之外的地方工作(3)及早開(kāi)

始

3.時(shí)斷時(shí)續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費(fèi)時(shí)間最多的是干活時(shí)斷時(shí)續(xù)的方式。因?yàn)橹匦鹿ぷ鲿r(shí)，這位職

員需要花時(shí)間調(diào)整大腦活動(dòng)及注意力，才能在停頓的地方接下去干。

4.一個(gè)人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過(guò)于其他人的協(xié)助。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ?/p>

好，這樣每個(gè)人都是贏家。授權(quán)給別人，同時(shí)也要給他們完成任務(wù)所需要的條件。

5.偶發(fā)延誤。這是最浪費(fèi)時(shí)間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，惟一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，

利用好偶發(fā)的延誤，你能把本來(lái)會(huì)失去的時(shí)間化為有用的時(shí)間。

6.惋惜不已或白日做夢(mèng)。老是想著過(guò)去犯過(guò)的錯(cuò)誤和失去的機(jī)會(huì)，唏噓不已，又或者空想未來(lái)，這兩種心

境都是極浪費(fèi)時(shí)間的。

7.拖拖拉拉。這種人花許多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動(dòng)，乂為沒(méi)有完成任務(wù)

而悔恨。在這段時(shí)間里，其實(shí)他們本來(lái)能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)工作了。

8、對(duì)問(wèn)題缺乏理解就匆忙行動(dòng)。這種人與拖拉作風(fēng)正好相反，他們?cè)谖传@得對(duì)?個(gè)問(wèn)題的充分資訊之前就

匆忙行動(dòng)，以致往往需要推倒重來(lái)。這種人就必須培養(yǎng)自己的自制力。

9.消極情緒。消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對(duì)人懷有戒心、妒忌、明爭(zhēng)暗斗、憤怒及其他消極

情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)。

10.分不清輕重緩急。即使是避免了上述大多數(shù)問(wèn)題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。

區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理中最關(guān)鍵的問(wèn)題。所以，我們下面多花?點(diǎn)時(shí)間來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。

GTD工作過(guò)程

一、收集(Collecting)隨便什么都可以作為收集箱(老板交辦事項(xiàng)，

自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox的數(shù)量。inbox

的數(shù)量越少越好：初步規(guī)劃我的inbox控制在5個(gè)：outlook里面的收件

箱，手機(jī)備忘錄/草稿本，專(zhuān)用記事本和三層文件匣，手機(jī)任務(wù)列表、紙制

todo列表

二、整理(Processing)。從以上5個(gè)inbox里面，循環(huán)反復(fù)地進(jìn)行處

理分類(lèi)。我們收集到一個(gè)程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一

次或一天數(shù)次，GTD書(shū)上說(shuō)要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行

事務(wù)的程度為整理的頻率。inbox里面的東西處理到以下7個(gè)類(lèi)別中去：

1)2分鐘內(nèi)

這雖然單獨(dú)提出了一個(gè)分類(lèi)，但是并沒(méi)有讓你建立管理并且維護(hù)這個(gè)

分類(lèi)的意思，為兩分的事情不值得呀。。。

2）等待事項(xiàng)：

無(wú)法兩分鐘內(nèi)完成的，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待

清單。（如請(qǐng)老婆去領(lǐng)錢(qián)，叫你的下屬完成某件企劃案）

3）日程

這件事情需要在特定的時(shí)間或日期去做，此時(shí)要將這件是放在

DATEBOOK或行事歷中紀(jì)錄下來(lái)。（如參加婚禮，和朋友約會(huì)，開(kāi)會(huì)時(shí)間）

4）單步事項(xiàng)

不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時(shí)間下完成，需

要盡可能快完成的，此時(shí)才是列入所謂單步事項(xiàng)。單步事項(xiàng)是你一個(gè)人，

拿過(guò)來(lái)就可以一直干完的。如果你還需要等別人的結(jié)果，那就不行；如果

你還要去別的地方再拿個(gè)東西，那也不行。當(dāng)你下一步清單超過(guò)五十個(gè)時(shí),

你就不能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì)看不出哪件事要先做，所以還要分類(lèi)。

目前分類(lèi)的方式主要是采用地點(diǎn)為主，Home/Office/outdoor/Anywhere

等。如此你的工作效率會(huì)大大提升。

5）多步事項(xiàng)

對(duì)于那些在Inbox里面的任務(wù)不是可以一步做完的，特點(diǎn)就是不能由

你一個(gè)人決定，要分解成多步在不同的時(shí)間和地點(diǎn)完成項(xiàng)目（projects）o

6）未來(lái)/某一天事項(xiàng)

你想到的點(diǎn)子，未來(lái)才要實(shí)現(xiàn)的計(jì)劃等。

7）參考資料

Inbox里的信息和資源等。

三、組織（Organizing）.其實(shí)要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩

種概念，整理完inbox里面的東西后就是管理和組織幾大類(lèi)中的東西：

1）2分鐘內(nèi)

馬上處理，不要放著了。如轉(zhuǎn)發(fā)郵件給同事。

2）等待事項(xiàng)：

要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度，用。utlook的任務(wù)清單

自定義屬性管理，自定義“進(jìn)展?fàn)顟B(tài)”“事項(xiàng)類(lèi)型”“責(zé)任人”。

對(duì)于郵件的處理，在收件箱里建立“等待事項(xiàng)”文件夾，如果需要對(duì)

方回復(fù)采取下一步行動(dòng)的郵件，同時(shí)抄送給自己，設(shè)置自動(dòng)過(guò)慮歸入等待

事項(xiàng)文件夾，以便提醒自己日后等待對(duì)方答復(fù)。

3）日程

用手機(jī)、電腦的日歷或臺(tái)歷管理。（如參加婚禮，和朋友約會(huì)，開(kāi)會(huì)時(shí)

間）

4）單步事項(xiàng)

用。utlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義“事項(xiàng)類(lèi)

型”，“任務(wù)環(huán)境”表示所需地點(diǎn)。當(dāng)你下一步清單超過(guò)五十個(gè)時(shí)，你就不

能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì)看不出哪件事要先做，所以還要分類(lèi)。目前

分類(lèi)的方式主要是采用地點(diǎn)為主，Home/Office/outdoor等。如此你的工

作效率會(huì)大大提升。

對(duì)于郵件工作，在收件箱里則設(shè)置“待讀待復(fù)”，存放需要處理但不

緊急的工作。設(shè)置“今日事項(xiàng)”存放緊急需要處理的工作。

5）多步事項(xiàng)

用outlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義“事項(xiàng)類(lèi)

型”，“任務(wù)環(huán)境”，列出多步事項(xiàng)的清單。另外用項(xiàng)目管理軟件或者xls

列出多步事項(xiàng)的計(jì)劃單步事項(xiàng)和對(duì)應(yīng)的時(shí)間點(diǎn)，分解后的事項(xiàng)又再進(jìn)入單

步事項(xiàng)中進(jìn)行管理。

6）未來(lái)/某一天事項(xiàng)

用。utlook的任務(wù)功能，添加自定義屬性來(lái)管理，自定義“事項(xiàng)類(lèi)

型”“任務(wù)環(huán)境”。

對(duì)于郵件工作，在收件箱里設(shè)置“未來(lái)事項(xiàng)”文件夾，存放日后某個(gè)

時(shí)刻可能需要處理的工作。

7）參考資料

需要建立一個(gè)可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個(gè)一每

日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個(gè)依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng)，電腦

資料系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找

到。

在outlook收件箱里建立一個(gè)“GTD存檔”文件夾，并在其中根據(jù)不

同項(xiàng)目或郵件內(nèi)容分別設(shè)置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵

件內(nèi)容分別歸類(lèi)存入歸檔文件夾。需要?dú)w檔的郵件是指郵件本身需要存檔，

如果只是附件需要存檔的話，還是將其另存到硬盤(pán)上，以免郵件客戶(hù)端越

來(lái)越龐大，降低運(yùn)行效率；

面對(duì)紛繁復(fù)雜的任務(wù)，如何才能迅速準(zhǔn)確地判斷它們對(duì)你有多重要，

從而對(duì)它們進(jìn)行選擇和排序呢？任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù)，在此

基礎(chǔ)上，你就能快速而準(zhǔn)確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任

務(wù)了。

緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對(duì)你或別人的價(jià)值會(huì)減少甚至消

失。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來(lái)

的收益越高，這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同

組合：

1.緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級(jí)，應(yīng)該從現(xiàn)在就

開(kāi)始做。

2.緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時(shí)間，但優(yōu)先級(jí)比緊急且重

要的任務(wù)要低。

3.重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級(jí)不是最高的，但應(yīng)該在你的時(shí)間

表中占重要位置。

4.既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎？

按順序做事對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)

排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要20%的努力。而

20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價(jià)值

的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。做好的事情要比把事情做好更重

要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，

然后才考慮效率。

但是如何排列這些任務(wù)的優(yōu)先級(jí)呢？答案是價(jià)值觀！

價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。

我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)人特性的基礎(chǔ)，也是我們進(jìn)行時(shí)

間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時(shí)候，我們根據(jù)自己的價(jià)值觀采取行動(dòng)，雖然往往

沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)。

什么對(duì)你而言是最重要的？家庭？工作？金錢(qián)？你首先要明確自己需

要的是什么，然后才能朝那個(gè)方向走。如果你不知道自己的目的地，你很

可能會(huì)到達(dá)別的地方。

上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為兒個(gè)類(lèi)別：

健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等

家庭——給家里打電話，等等

友誼一一買(mǎi)禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等

愛(ài)情一一準(zhǔn)備燭光晚餐，等等

工作一一簡(jiǎn)報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試，等等

金錢(qián)——夜間兼職的面試，等等

興趣——看演唱會(huì)，等等

重看一遍你對(duì)這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項(xiàng)放在首位,

把哪些放在無(wú)關(guān)緊要的地方。這就是你的價(jià)值觀。

目標(biāo)是我們的需求和愿望一一我們想得到什么。它們應(yīng)該直接源于我

們的價(jià)值觀。否則，我們所做的事將無(wú)法滿足自己的需要。目標(biāo)往往不能

由單個(gè)行動(dòng)達(dá)到，需要花費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，并需要采取若干步驟。

例如，周末有一對(duì)矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準(zhǔn)備星期天的報(bào)

告。如果你決定去外地訪問(wèn)朋友，而不為報(bào)告做準(zhǔn)備，你的目標(biāo)很可能是:

保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問(wèn)朋友，而是準(zhǔn)備報(bào)告，

你的目標(biāo)很可能是：盡最大努力完成工作。當(dāng)然，保持友誼和完成工作都

是你的目標(biāo)。但你對(duì)它們的重視程度取決于你的價(jià)值觀。把友誼放在前一

位的價(jià)值觀可能是：你對(duì)生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。把工作放

在前一位的價(jià)值觀可能是：你對(duì)生活的真正滿足來(lái)自于追求卓越。

再如，任務(wù)表中還有一對(duì)矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開(kāi)會(huì)、

兼職面試、看演唱會(huì)三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的

是工作、金錢(qián)和興趣，對(duì)它們?nèi)绾闻判?，也完全取決于你的價(jià)值觀和目標(biāo)。

一旦明確了自己的價(jià)值觀和目標(biāo)，接下來(lái)制訂日程表的過(guò)程就很簡(jiǎn)單了。

首先安排固定項(xiàng)目首先從工作或上課時(shí)間開(kāi)始。這些時(shí)間段通常是事

先就固定的。其他的活動(dòng)必須圍繞它們進(jìn)行。然后安排每天的日?；顒?dòng)，

如睡覺(jué)和吃飯。把固定的項(xiàng)目安排完以后，你可以看到還剩哪些時(shí)間供你

支配。注意在項(xiàng)目之間安排休息間隔，例如每工作50分鐘休息10分鐘。

（二）根據(jù)你的生物鐘安排時(shí)間

把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時(shí)間段。把你的空余時(shí)間按

你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值

較高的時(shí)間段。例如，用大塊的時(shí)間學(xué)習(xí)新知識(shí)。

三）3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊.當(dāng)你面對(duì)一個(gè)巨大的任

務(wù)，被它壓得喘不過(guò)氣來(lái)的時(shí)候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然

后相應(yīng)地安排你的時(shí)間。這樣做有幾個(gè)好處，首先，你明確了完成整個(gè)任

務(wù)的各個(gè)步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會(huì)減輕；其次，

把一個(gè)任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進(jìn)度顯得更顯著，并能多次體會(huì)達(dá)

到目標(biāo)的喜悅；再次，較小的任務(wù)段易于估計(jì)時(shí)間，從而加強(qiáng)對(duì)完成時(shí)間

的控制。

（四）4.充分利用零碎時(shí)間

從時(shí)間表中''剪裁"大塊大塊的時(shí)間后，剩下的邊角余料可不能浪費(fèi)。

可以用它復(fù)習(xí)學(xué)過(guò)的知識(shí)、做一兩節(jié)操。一個(gè)利用小塊時(shí)間的技巧是：把

你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不

知不覺(jué)做完討厭的事情。

（五）5.為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間，這樣可以防止項(xiàng)目之間互相

干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。

（六）6.留出充分的休息和娛樂(lè)時(shí)間

在制訂時(shí)間表時(shí)，千萬(wàn)不要“虐待”自己。要制訂一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)

劃，就應(yīng)該為生活中真實(shí)的你“度身訂做”，預(yù)留出你需要的休息和娛樂(lè)

時(shí)間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時(shí)候會(huì)不斷打亂

計(jì)劃，不但沒(méi)有節(jié)省時(shí)間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道。

（七）7.留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，不要把所有的時(shí)間都填滿.為突發(fā)事件預(yù)留時(shí)

間。一個(gè)填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠?jì)劃表是沒(méi)有“防震”性能的，稍有意外，整個(gè)

計(jì)劃都會(huì)“破碎”，無(wú)法執(zhí)行。訂完計(jì)劃后，按下面的標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，修

改計(jì)劃：

i.事情是按重要程度和緊急程度依次進(jìn)行的嗎？先處理重要的和緊

急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入

了時(shí)間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

ii.每天應(yīng)有用于自省和修訂計(jì)劃的固定時(shí)間。如果遺漏了這一部分,

請(qǐng)?jiān)跁r(shí)間表中補(bǔ)上。

iii.對(duì)于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時(shí)間在時(shí)限內(nèi)完成？沒(méi)有處

理過(guò)的事情往往比你想像中要花費(fèi)更多時(shí)間，為它們留下充裕的時(shí)間。

iv.把用于生活不同方面的時(shí)間分別加總，各部分之間應(yīng)保持平衡。

很多時(shí)候，在時(shí)間表的各個(gè)單項(xiàng)中看不出來(lái)的問(wèn)題，會(huì)在合計(jì)數(shù)字中顯示

出來(lái)。如果某部分明顯超過(guò)或低于合理的比例，請(qǐng)進(jìn)行調(diào)整。

下面總結(jié)了二十個(gè)節(jié)省時(shí)間的方法，請(qǐng)根據(jù)你的需要選用它們：

1）對(duì)目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。

2）從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手。

3）和拖延做斗爭(zhēng)，如果事情重要，從現(xiàn)在開(kāi)始做。

4）把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。

5）為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧?kù)o，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不

起作用。

6）找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書(shū)館或空閑的辦公室。

7）當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說(shuō)“不”。

8）學(xué)會(huì)委派別人做事。

9）歸納相似的事情，把它們放在一起處理。

10）減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過(guò)多時(shí)間。縮短低價(jià)值的事件。

拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書(shū)工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低

的任務(wù)。

11）避免完美主義。記住80/20定律。

12）避免作出過(guò)多許諾。對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度。

13）不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事

件。

14）設(shè)置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過(guò)3分鐘。

15）聚精會(huì)神地做手頭的事情。

16）處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間。

17）迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀住?/p>

18）文書(shū)工作爭(zhēng)取只處理一次。

19）在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作。

20）第一次就做好。

進(jìn)行時(shí)間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另

一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動(dòng)作，需要耐

心、毅力、練習(xí)和計(jì)劃。進(jìn)行良好的時(shí)間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當(dāng)雞

蛋越來(lái)越多，情況越來(lái)越糟的時(shí)候，你要有能力控制局面，把握好間隔和

規(guī)律——這正是時(shí)間管理的內(nèi)容。

工作時(shí)，要持之以恒地進(jìn)行時(shí)間管理。你要參加業(yè)務(wù)會(huì)談，要趕在截

止期前完成工作。時(shí)間管理的意義不僅在于幫助你達(dá)到工作上的目標(biāo)，它

能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個(gè)人生活之間保持平衡。

四、回顧(review)與檢討(checking)

organize完畢后，就是review以上6個(gè)大類(lèi)里面的東西。最好是每

天17:30check一遍，每周review-一次。

五、執(zhí)行(D0)