行政人事部門ISO9001：2015方面要求

第6頁共6頁符合ISO9001：2015的行政、人事部門作業(yè)要求（一）文件控制1）ISO要求：對與公司品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)的文件與資料的編寫、審批、更改、發(fā)放、作廢過程進行管制，以確保本部門使用現(xiàn)行有效的文件版本。2）實際作業(yè)：本公司的文件共分為四層:①一層文件質(zhì)量手冊②二層文件程序文件(本公司現(xiàn)有13份程序文件)③三層文件各車間的管理制度類、作業(yè)指導(dǎo)性類、工作指示類文件。（如行政性的獎罰制度文件、組織架構(gòu)圖、機械設(shè)備的安全操作與維護保養(yǎng)規(guī)程文件、生產(chǎn)產(chǎn)品工序的作業(yè)指導(dǎo)書、各職位的崗位職責說明文件、測量儀器的使用調(diào)校方法的文件、工程技術(shù)圖紙等。）④四層文件各部門所使用的質(zhì)量記錄、表單。一層文件質(zhì)量手冊二層文件程序文件三層文件管理制度、作業(yè)指導(dǎo)、工作指示等（內(nèi)部、外來）四層文件質(zhì)量記錄、表單3）文件、資料按受控程度分為一級受控文件和二級受控文件，質(zhì)量手冊/程序文件/工作指示為一級受控文件，質(zhì)量記錄/通知類文件/計劃類文件為二級受控文件;一級受控文件正本不蓋章，副本需加蓋紅色“受控文件”印章;二級受控文件正本和副本均不蓋章（正本即有原始簽名的文件，只用于復(fù)制副本，由發(fā)文部門存檔）。4）質(zhì)量記錄表格由管理者代表組織相關(guān)人員統(tǒng)一制定，規(guī)范化、標準化，未經(jīng)同意不得隨意更改。對于使用ERP系統(tǒng)的按ERP系統(tǒng)規(guī)定的另類表格格式，同時為適應(yīng)特殊情況，經(jīng)管理者代表審批可自行編制一些表格，但表格編碼有所不同。5）文件的編寫《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由管理者代表組織熟悉各項質(zhì)量活動和有一定寫作能力的人員進行編寫。6）三層文件由各職能部門（包括各車間分部）主管負責編寫。7）文件的審批《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由管理者代表審核、總經(jīng)理批準；記錄表格由管理者代表審核、批準；8）三層文件由各職能部門（包括各車間分部）主管擬定審核后報上一級（廠長）批準。9）文件的收發(fā)控制審批發(fā)放的文件由發(fā)放申請人填寫《文件發(fā)放回收登記表》交于指定專員，專員接到文件后，記錄于“文件目錄表”，根據(jù)發(fā)放范圍復(fù)印相應(yīng)份數(shù)的副本并在文件復(fù)印副本上蓋紅色“受控文件”章發(fā)放(表格是一種特殊的受控文件，其副本上不蓋任何印章，僅以編碼中的版本號顯示最新的受控狀態(tài))，并要求收文部門相關(guān)人員簽名，原稿連同發(fā)放記錄由發(fā)文部門歸檔備查。10）所有蓋有“受控文件”章的文件不得隨意復(fù)印，所有受控文件副本上的“受控文件”印章不能是黑色；當文件使用部門的文件破損嚴重，影響使用時，應(yīng)到原發(fā)放文件部門辦理更換手續(xù)，如屬受控文件需交回破損文件，補換新文件，新文件的分發(fā)副本號仍用原文件分發(fā)副本號，指定專員將破損文件銷毀。如使用部門丟失受控文件時,應(yīng)以書面形式向發(fā)文部門申請，由發(fā)文部門負責人批準后再發(fā)一份不同副本號的文件給申請部門。11）二級受控正本和副本文件，可不蓋受控章，不編分發(fā)號，到期自動失效，由發(fā)文部門歸檔，以便于追溯；收文部門到期根據(jù)情況進行處理。12）文件的更改受控文件需要更改時，應(yīng)由文件更改提出部門負責人提出，用《文件制訂/更改申請單》形式說明更改原因。如對受控文件有重大更改，還應(yīng)附有充分的證據(jù)。文件的更改實施由原編制部門進行。需更改內(nèi)容的段落和序號前應(yīng)加上識別標記（如“＊”）以示識別。更改后文件的審批流程同上述文件審批流程。13）受控文件應(yīng)有版次和改次，版次以英文字母A、B、C…表示（A代表首版，B代表第一次換版）；改次以阿拉伯數(shù)字0、1、2…表示（0代表當前版次沒有修改過，1代表當前版次第一次修改）；如A/0代表第一版沒有修改;文件全面修訂重新發(fā)放時，要更換版本。文件只是修改時，不需要更換版本，只更換改次。但同一版次的改次不可超過5次。注：A/1、A/5分別為A版的第一次修改和第五次修改。需作較大幅度修訂時，應(yīng)予以換版。14）文件經(jīng)過若干年的使用，根據(jù)實際情況，對需要修改的地方，給予及時修改.15）文件的換版和作廢發(fā)放新版文件的同時收回舊版文件，各車間應(yīng)指定專員對舊版正本文件蓋“作廢”印章，作為歷史文件保存?zhèn)洳?；過期的受控副本文件回收銷毀。16）文件的管理文件經(jīng)審核，批準后，發(fā)文部門應(yīng)對文件正本及發(fā)放記錄進行歸檔，建立文件夾并填寫《文件目錄表》，記錄本部門文件發(fā)放和更新情況。17）文件的使用人及文件主管部門應(yīng)妥善保管好文件，防止發(fā)霉、蟲蛀、殘缺少頁，保持文件的清潔完整，對電腦硬盤要注意備份、防潮、防磁、防震、防毒。18）文件的評審必要時，由管理者代表組織對現(xiàn)有體系文件進行定期評審。由使用部門對文件的適用性和充分性進行評價，必要時進行修訂，修訂后須再次得到批準后再下發(fā)。19）文件和資料的借閱需要臨時借閱文件的人員，應(yīng)征得文件管理部門管理人員同意并作相應(yīng)的登記記錄，借閱者應(yīng)指定日期歸還文件，到期不歸還者由文件相關(guān)管理部門收回，原稿文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。20）外來文件的控制外來文件編號按原各自的編號。各車間/部門負責對口收集相關(guān)國家和地方政府頒布的有關(guān)法律、法規(guī)、主管部門下發(fā)的有關(guān)文件、顧客提供的文件、圖樣以及國際、國家和行業(yè)標準的最新版本等資料，并經(jīng)車間廠長/部門負責人審閱確認有效后，指定專人進行整理識別編號，填寫于《文件目錄表》中，在備注欄中注明是外來文件，并將其有效版本傳遞給相關(guān)部門。同時收回已失效版本的文件。21）對于顧客提供的技術(shù)文件及樣板的發(fā)放回收由業(yè)務(wù)員執(zhí)行，顧客需回收或?qū)儆陬櫩蜋C密技術(shù)文件/樣板要明確使用范圍，發(fā)現(xiàn)有丟失、泄密等異常情況時及時反饋給業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員在了解實情后反饋給顧客協(xié)商處理方法，按協(xié)商的方法進行跟進處理。22）文件對外發(fā)放的控制公司內(nèi)部文件一般不對外，確屬工作必需或顧客有要求時，應(yīng)由相關(guān)授權(quán)人批準后，方可對外發(fā)放，發(fā)放的文件副本上同時加蓋“僅供參考”印章，并要求指定專員于《文件目錄表》上登記分發(fā)編號；《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代表批準后對外發(fā)放；三層文件等由各職能部門主管/車間廠長或以上職位人員批準后對外發(fā)放。23）文件編號要求質(zhì)量手冊編號：QM程序文件編號：COP-□□□-□□程序指引標準章節(jié)號流水號（從01開始編排）管理制度、作業(yè)指導(dǎo)、工作指示編號：□□-□□-□□-□□□/□□部門/車間代碼子部門英文代碼表框英文序號流水號年號注：1.部門/車間代碼詳見公司人力資源部“部門稱謂及代碼一覽表”；2.表格英文序號即表格右下角的英文代碼(如下記錄表格編碼中的說明：針對管理制度表格英文序號為AP/作業(yè)指導(dǎo)書為AM)；例：①公司技術(shù)監(jiān)督中心于2009年發(fā)出第一份“驗貨作業(yè)指引”那么編號應(yīng)寫成HO-AM-001/09；②一車間品管部于2008發(fā)出第一份檢驗作業(yè)指導(dǎo)書，那么編號應(yīng)寫成EA-QC-AM-001/09(針對特定產(chǎn)品/型號的需在文件中注明)；記錄表格編碼：HY-F-□□版本號從數(shù)字0開始，(…)，依此類推；表格英文序號從字母A開始,A為第1份,Z為第26份,如超出26份,則用AA表示為第27份,依此類推AZ為第52份。注：①對于采用ERP系統(tǒng)生成的表格，編碼由公司財務(wù)部規(guī)定。②為適應(yīng)特殊需求(如電工車間、鎮(zhèn)流器車間等)及部門/車間內(nèi)部使用的一些表單，為適應(yīng)其特殊性，可自行編制一些表格，經(jīng)管理者代表審批確認后，表格的編碼規(guī)則將HY改為部門/車間代碼，如FC-F-A0表示電工車間英文序號為A，版本號為0的記錄表格，便于識別及可追溯性。記錄的編號：□□-□□-□□□□□/□□部門/車間代碼表格英文序號流水號拉別年號注：1.部門/車間代碼詳見公司人力資源部“部門稱謂及代碼一覽表”；2.表格英文序號即表格右下角的英文代碼(如上記錄表格編碼中的說明)；3.拉別只針對生產(chǎn)部和品管部有要求，其他則不用寫；4.各職能部門(包括各車間分部)必須列出本部門使用的“質(zhì)量記錄清單”。5.對于使用ERP系統(tǒng)生成的表格,由于特殊情況，編號規(guī)則由公司財務(wù)部規(guī)定。例：①七車間開發(fā)部于2009年記錄第一份設(shè)計任務(wù)書，記錄編號應(yīng)寫為EF-V-0001/09；②三C車間品管部A拉于2009年記錄第一份首件檢驗報告，記錄編號應(yīng)寫為EC3-D-0001A/08。6.對于(如電工車間、鎮(zhèn)流器車間等)及部門/車間內(nèi)部使用的一些表單，為區(qū)分其特殊性，表格的記錄編號加上I代表INTERNAL，是內(nèi)部的意思。如電工車間的第一份自做表格編碼是FC-F-A0,那么此份表格09年的記錄編號從FC-I-A-001/09開始，第二份為FC-I-A-002/09，以此類推.子部門英文代碼開發(fā)部PDProduct&DevelopmentDepartment物控部MCPlanning&MaterialControlDepartment采購部PUPurchasingDepartment貨倉部WHWarehouseDepartment品管部QCQualityControlDepartment生產(chǎn)部MAManufacturingDepartment五金部MEMetalDepartment工模部MOMouldingDepartment噴涂部PAPaintingdepartment木工部WMWoodproductiondept發(fā)貨部DEDeliveryDept（二）質(zhì)量記錄的管制1）ISO要求：建立和保護質(zhì)量記錄，對其進行記錄標識、收集、編制索引、歸檔、保管和處理，確保質(zhì)量記錄易查閱和檢索。2）實際作業(yè)：a）新的質(zhì)量記錄格式在使用前必須到ISO組備案；b）定期收集整理本部門所用的質(zhì)量記錄格式，并編制《質(zhì)量記錄清單》交本部門最高主管審批確認（使用其他部門發(fā)出的表單格式或公用表單格式也應(yīng)編入《質(zhì)量記錄清單》中。）c）質(zhì)量記錄填寫字跡需清晰，不得隨意涂改，確需更改時，更改人須在更改的地方簽全名或蓋章確認，并簽上更日期。d）質(zhì)量記錄應(yīng)分類整理歸檔，便于查閱；e）每月初集中整理上月質(zhì)量記錄。f）查閱質(zhì)量記錄須經(jīng)部門主管同意，且陪同查閱；g）質(zhì)量記錄最低保存期限為兩年，產(chǎn)品開發(fā)類的質(zhì)量記錄應(yīng)永久保存。h）質(zhì)量記錄須按規(guī)定之保存期限進行保存且集中整理歸檔。i）超過保存期的大量質(zhì)量記錄須填寫《過期質(zhì)量記錄處理單》經(jīng)部門最高主管確認后報廢，同時保存該份《過期質(zhì)量記錄處理單》。（三）人力資源的管理：1）人力資源的需求公司人力資源部根據(jù)公司政策，生產(chǎn)流程，制定公司各崗位職級，明確各職級的崗位資格，編制《職責和權(quán)限匯編》作為公司人員任用時選擇、安排和考評的主要依據(jù)；2）公司職能部門及各車間依據(jù)審批的《組織架構(gòu)圖》及各職級人員的資格，填寫“人員需求申請表”交部門負責人或車間廠長批準后，遞交公司人力資源部，申請招聘。3）人力資源部依據(jù)各部門或車間的組織架構(gòu)圖所明確的職級及各職級人員的數(shù)量審核“人員需求申請表”的合理性。4）面試公司人力資源部先檢查應(yīng)聘者身份證是否與本人一致(/idcard)。5）信息一致后，應(yīng)聘者先填寫“求職登記表”到相應(yīng)人員需求部門面試，經(jīng)相應(yīng)部門負責人或車間廠長簽名認可后，辦理試用廠證及入職前的培訓(xùn)教育；普通人員試用期一般為一個月(特殊情況由相關(guān)部門負責人或廠長而定)。6）試用合格后，由應(yīng)聘者填寫“人事登記表”，部門負責人或車間廠長簽字，公司人力資源部將應(yīng)聘者有關(guān)信息輸入電腦系統(tǒng)并辦理相關(guān)手續(xù)。7）新員工培訓(xùn)入職前的培訓(xùn)教育：包括《員工手冊》、公司質(zhì)量管理體系、法律法規(guī)等的培訓(xùn)工作,將考核結(jié)果記錄于“培訓(xùn)考核登記表”中。8）部門崗前培訓(xùn)：學(xué)習(xí)本部門工作的規(guī)章制度、學(xué)習(xí)操作技能、安全注意事項等，由所在崗位部門主管或技術(shù)負責人組織進行，培訓(xùn)后進行考核，將考核結(jié)果記錄于“培訓(xùn)考核登記表”中，合格后方可上崗。9）特殊工作人員培訓(xùn)特殊工序、關(guān)鍵工序人員（如電工、燒焊工、電梯操作工、內(nèi)審員、司機等），必須持證,要求培訓(xùn)考核合格后方可上崗。10）培訓(xùn)需求申報公司人力資源部根據(jù)公司發(fā)展需求及對各車間的統(tǒng)籌，編制“年度培訓(xùn)計劃”，明確培訓(xùn)的內(nèi)容、日期、教師、場地、考試方式、參加人員、經(jīng)費等遞交主管副總經(jīng)理批準。各車間重要的職能部門應(yīng)編制本車間的《年度培訓(xùn)計劃》報廠長審批，行政人事部負責跟進實施。11）公司人力資源部依據(jù)培訓(xùn)計劃安排培訓(xùn)，接受培訓(xùn)人員應(yīng)按時到達。每項培訓(xùn)結(jié)束時，進行考核，并將考核結(jié)果記錄在“培訓(xùn)考核登記表”中；不合格或因故缺席者需另行安排考核，直到合格為止。如屬外派培訓(xùn)，受訓(xùn)人員應(yīng)將證書、成績記錄及培訓(xùn)資料交公司人力資源部歸檔保存。12）每年12月份對一年的培訓(xùn)效果及工作情況進行總結(jié)，向主管副總經(jīng)理進行匯報，并于全公司公報。各車間的行政人事部應(yīng)對本車間重要職能部門的年度培訓(xùn)計劃進行總結(jié)，報廠長審核。13）績效考核各職能部門/車間(包括廠長及各分部)負責人依據(jù)《組織架構(gòu)圖》中所管轄范圍的直接下級，為激勵相關(guān)人員達到預(yù)