Office辦公軟件應(yīng)用

Office辦公軟件應(yīng)用綜合管理部2011.4

辦公軟件是應(yīng)用軟件中按功能劃分出的一個分支，主要是為了幫助人們在平時的工作中快速方便地制作和處理文字、文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、幻燈片等。現(xiàn)在我們常用辦公軟件有微軟Office、金山WPSOffice，永中Office等。

前言

第一局部辦公軟件之WORD篇第二局部辦公軟件之EXCEL篇第三局部辦公軟件之POWERPOINT篇目錄1、新建文檔①

通過“開始”菜單的“新建Office文檔”命令來建立。②使用快捷鍵來建立：在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。③在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立。④在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立。⑤使用右鍵菜單來建立：在桌面上空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項(xiàng)，從彈出的子菜單中選擇“MicrosoftWord文檔”，給這個文檔起好名字，這個文檔就建立好了。2、翻開文檔①通過“開始”菜單的“翻開Office文檔”命令來翻開。

②在Word里按“Ctrl+O”鍵。③使用“文件”菜單中的歷史記錄來翻開文檔：翻開“文件”菜單，在下面有一欄顯示了我們最近翻開過的文檔，單擊其中的一條，就可以翻開相應(yīng)的文檔了。Word篇3、自動保存和恢復(fù)翻開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，翻開“選項(xiàng)”對話框，單擊“保存”選項(xiàng)卡，這里有一個“自動保存時間間隔”項(xiàng)，默認(rèn)的時間是10分鐘。5、插入符號翻開“插入”菜單，單擊“特殊字符”命令，翻開“插入特殊符號”對話框，在這個對話框中有六個選項(xiàng)卡，分別列出了六類不同的特殊符號；從列表中選擇要插入的特殊字符，單擊“確定”按鈕，選中的字符就插入到了文檔中。6、插入日期翻開“插入”菜單，選擇“日期和時間”命令，翻開“日期和時間”對話框，使用默認(rèn)的格式，在“語言”下拉列表框中選擇“中文”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就出現(xiàn)了Windows系統(tǒng)的中文日期。7、插入數(shù)字一般的數(shù)字當(dāng)然不需要插入，但使用插入可以插入一些比較特殊的數(shù)字：翻開“插入”菜單，單擊“數(shù)字”命令，翻開“數(shù)字”對話框，從“數(shù)字類型”列表中選擇“甲，已，丙...”項(xiàng)，然后在“數(shù)字”輸入框中輸入“10”，單擊“確定”按鈕。8、查找和替換翻開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，就出現(xiàn)這樣一個“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要替換的內(nèi)容。如果確定了文檔中這個詞肯定都要被替換掉，那就直接單擊“全部替換”按鈕，完成后Word會告訴替換的結(jié)果。如果不是想替換什么，而只是想查找的話，可以使用“查找”項(xiàng)。單擊“查找”選項(xiàng)卡，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入要查找的內(nèi)容，單擊“查找下一處”按鈕，就可以找到文檔中下一處使用這個字的位置了。在Word中對應(yīng)著三個功能都有其各自的快捷鍵：查找是Ctrl+F；替換是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。

9、段落間距把光標(biāo)定位在要設(shè)置的段落中，翻開“格式”菜單，選擇“段落”命令，翻開“段落”對話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段后”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。10、對齊方式

在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標(biāo)所在段落的對齊方式是兩端對齊；我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。

11、段落行距行距就是行和行之間的距離，選中全文，翻開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。12、段落的縮進(jìn)段落的縮進(jìn)有首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)四種形式，標(biāo)尺上有這幾種縮進(jìn)所對應(yīng)的標(biāo)記。這幾個標(biāo)記分別代表了段落不同局部的位置：首行縮進(jìn)就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進(jìn)標(biāo)記控制的是段落的第一行開始的位置；標(biāo)尺中左縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)兩個標(biāo)記是不能分開的，但是拖動不同的標(biāo)記會有不同的效果；拖動左縮進(jìn)標(biāo)記，可以看到首行縮進(jìn)標(biāo)記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進(jìn)標(biāo)記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進(jìn)標(biāo)記那么是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進(jìn)標(biāo)記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)的量不變。右縮進(jìn)標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵后再拖動標(biāo)記，這樣就可以平滑地拖動了。自動識別輸入：當(dāng)輸入1，頓號，然后輸入工程，回車，下一行就出現(xiàn)了一個“2、”，如果認(rèn)為輸入的是編號，就會調(diào)用編號功能，設(shè)置起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。13、自動編號14、工程符號選中段落，單擊“格式”工具欄上的“工程符號”按鈕，就給它們加上了工程符號。改變工程符號的樣子：翻開“格式”菜單，單擊“工程符號和編號”命令，翻開“工程符號和編號”對話框，現(xiàn)在是“工程符號”選項(xiàng)卡，選擇一個喜歡的工程符號，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個自選的工程符號了。15、編號設(shè)置翻開“格式”菜單，單擊“工程符號和編號”命令，翻開“工程符號和編號”對話框，現(xiàn)在這里默認(rèn)的就是“編號”選項(xiàng)卡了，有很多的編號可以選擇。16、使用格式刷

選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。另外還可使用組合鍵：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V。

17、豎排文字單擊“常用”工具欄上這個“更改文字方向”按鈕，整篇文檔的文字就變成了豎排的了。在文檔的任意位置單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“文字方向”命令，可以翻開“文字方向”對話框，選擇任一中格式。翻開“格式”菜單，單擊“文字方向”命令，翻開的對話框同使用右鍵快捷菜單翻開的是相同的。18、帶圈字符翻開“格式”菜單，單擊“中文版式”項(xiàng)，單擊“帶圈字符”命令，或者單擊“特殊格式”工具欄上的“帶圈字符”按鈕，翻開“帶圈字符”對話框，在“字符”輸入框中輸入“注”，然后單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個帶圈的“注”字；如果要去掉這個圈可以選中這個“注”字，然后翻開“帶圈字符”對話框，在“樣式”中選擇“無”，單擊“確定”按鈕，圈就沒有了。19、插入表格翻開“表格”菜單，單擊“插入”選項(xiàng)，單擊“表格”命令，翻開“插入表格”對話框，設(shè)置要插入表格的列、行,單擊“確定”按鈕。插入表格還可以使用“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕，單擊這個“插入表格”按鈕拖動光標(biāo)就可以插入表格了。20、繪制表格插入一個3×5的表格，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，鼠標(biāo)的形狀好似是一支筆，在這個單元格的左上角按下左鍵，拖動鼠標(biāo)到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上了一條斜線。還用這支筆可以在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格。繪制斜線表頭：翻開“表格”菜單，單擊“繪制斜線表頭”命令，翻開“繪制斜線表頭”對話框，在左邊的“表頭樣式”列表框中選擇“樣式二”，右邊“字體大小”使用五號，在這里的行標(biāo)題輸入“科目”，數(shù)據(jù)標(biāo)題輸入“成績”，列標(biāo)題輸入“姓名”，單擊“確定”按鈕，就可以在表格中插入一個適宜的表頭了。21、排序和數(shù)字計(jì)算表格的排序：選中需要排序的一列，單擊“表格和邊框”工具欄山的“降序”或者“升序”按鈕即可。表格的求和：把光標(biāo)定位到需要求和的“列”的下面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕。假設(shè)要求“行”的和，先把光標(biāo)定位到需要求和的“行”的右面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕，然后選中這個數(shù)字，把它復(fù)制到下面的單元格中，選中這一列，按一下F9鍵，其余行的和就都出來了。剛剛單擊“自動求和”按鈕是在單元格中插入了一個求和公式，然后把求和公式復(fù)制到其它的單元格中。按F9那么是更新域，因?yàn)檫@些是公式域，我們把域更新一下就可以看到正確的結(jié)果了。22、表格的圖文繞排我們經(jīng)常會希望文字能環(huán)繞在表格的周圍，在表格中單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，翻開“表格屬性”對話框，在當(dāng)前的“表格”選項(xiàng)卡中有一個“文字環(huán)繞”選擇區(qū)，選擇“環(huán)繞”，單擊“確定”按鈕，回到編輯狀態(tài)，拖動表格到文字的中間，文字就在表格的周圍形成了環(huán)繞。23、標(biāo)題行重復(fù)選中第一行表格，翻開“表格”菜單，單擊“標(biāo)題行重復(fù)”命令。24、表格和文字的互相轉(zhuǎn)換使用Word可以把文字轉(zhuǎn)換成表格：選中這些文字，翻開“表格”菜單，單擊“轉(zhuǎn)換”項(xiàng)，單擊“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令(如圖16)，在這里的“文字分隔”位置選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，文字就轉(zhuǎn)換成了表格(如圖17)。同樣可以把表格轉(zhuǎn)換成文字：把光標(biāo)定位在表格中，翻開“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”子菜單，單擊“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令，翻開“表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框，在這里的“文字分隔符”欄選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，就把這個表格轉(zhuǎn)換成了文字。25、插入圖片翻開“插入”菜單，單擊“圖片”選項(xiàng)，單擊“來自文件”命令，選擇要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，圖片就插入到文檔中了。選中這個圖片，界面中還會出現(xiàn)一個“圖片工具欄”。插入圖片單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以翻開“插入圖片”對話框。單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以翻開“插入圖片”對話框。單擊“繪圖”工具欄上的“插入剪貼畫”按鈕，可以翻開“插入剪貼畫”對話框。26、圖片的大小和位置插入的圖片周圍有一些黑色的小正方形，這些是尺寸句柄，把鼠標(biāo)放到上面，鼠標(biāo)就變成了雙箭頭的形狀，按下左鍵拖動鼠標(biāo)，就可以改變圖片的大小。裁剪：單擊“圖片”工具欄上的“裁剪”按鈕，在圖片的尺寸句柄上按下左鍵，等鼠標(biāo)變成了移動光標(biāo)的形狀拖動鼠標(biāo)，虛線框所到的地方就是圖片的裁剪位置了，不過這樣拖動虛線一次移動的距離大了一些，按住Alt鍵再拖，就可以平滑地改變虛線的位置了，松開左鍵，就把虛線框以外的局部“裁”掉了。27、圖片的版式

單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，從彈出的菜單中選擇“四周型環(huán)繞”，文字就在圖片的周圍排列了。把鼠標(biāo)移動到圖片上，鼠標(biāo)變成了一個移動光標(biāo)的形狀，按下左鍵進(jìn)行拖動，文檔中就出現(xiàn)了一個虛線框表示圖片拖動到的位置，同樣按住Alt鍵可以平滑地進(jìn)行拖動。把圖片放置在文字的上面和下面：單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊彈出的菜單中的“浮于文字上方”命令，圖片就位于文字上方了，從同樣的菜單中選擇“襯于文字下方”命令，圖片就到文字的下方了。剛剛插入的圖形都是矩形的，文字也就環(huán)繞著這個矩形排列。如果插入的圖形是其他形狀，讓文字隨圖形的輪廓來排列會有更好的效果。選中圖片，單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”命令，在圖片的周圍出現(xiàn)了紅色的虛線邊框和四個句柄，現(xiàn)在這個虛線邊框就是圖片的文字環(huán)繞的依據(jù)；把鼠標(biāo)移動到句柄上，鼠標(biāo)變成了這樣的形狀，按下左鍵拖動，可以改變句柄和框線的位置；在框線上按下左鍵并拖動，可以看到在鼠標(biāo)所在的地方會添加一個句柄，這樣調(diào)整邊框到適當(dāng)?shù)奈恢?。單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”命令，退出編輯頂點(diǎn)狀態(tài)就可以了。28、插入EXCEL表在Word中可以直接翻開Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一個新的Excel工作表。在Word中插入新的Excel工作表：單擊“常用”工具欄上的“插入MicrosoftExcel”工作表按鈕，同選擇表格一樣選擇插入工作表的數(shù)目，插入Excel工作表后界面中的菜單欄和工具欄就變成了標(biāo)準(zhǔn)的Excel菜單和工具欄，可以像在Excel中一樣進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。翻開“插入”菜單，單擊“對象”命令，選擇對象列表中的“‘MicrosoftExcel’工作表”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，也可以在Word文檔中插入一個Excel工作表。插入一個已經(jīng)存在的Excel的表格：翻開“插入”菜單，單擊“對象”命令，單擊“從文件創(chuàng)立”選項(xiàng)卡，單擊“瀏覽”按鈕，從文件列表中選擇要插入的文件，單擊“插入”按鈕，單擊“確定”按鈕，文件就作為一個對象插入到Word中來了。29、插入目錄在Word中可以對一個編輯和排版完成的稿件自動生成目錄。把光標(biāo)定位到文檔的最后，翻開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來進(jìn)行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”前的復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點(diǎn)，單擊“確定”按鈕，Word就自動生成了文檔的目錄。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置。30、頁眉和頁腳一般情況下，頁眉和頁腳分別出現(xiàn)在文檔的頂部和底部，在其中可以插入頁碼、文件名或章節(jié)名稱等內(nèi)容。當(dāng)一篇文檔創(chuàng)立了頁眉和頁腳后，就會感到版面更加新穎，版式更具風(fēng)格。頁眉和頁腳的設(shè)置：翻開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，Word自動彈出“頁眉和頁腳”工具欄，并進(jìn)入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，默認(rèn)的是編輯頁眉，輸入內(nèi)容，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳的編輯狀態(tài)，編輯完畢后，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕回到文檔的編輯狀態(tài)，設(shè)置好頁眉和頁腳后，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的頁眉和頁腳就出現(xiàn)在文檔中。32、快捷鍵的使用CtrlCtrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltA全選all大寫allcaps顯示所有標(biāo)題

B粗體bold粗體bold

C拷貝copy格式拷貝copyformat關(guān)閉預(yù)覽cancel版權(quán)copyright符號D字體格式dot分散對齊distribute插入日期date

E居中對齊Center修訂edit編輯郵件合并數(shù)據(jù)插入尾注endnoteF查找find定義字體font插入合并域插入腳注footnoteG定位goto

H替換huan應(yīng)用隱藏格式hide

I斜體italic斜體italic

預(yù)覽previewJ兩端對齊adjust

K超級鏈接link小型大寫字母預(yù)覽郵件合并自動套用格式L左對齊lef列表樣式list顯示Listnum域M左縮進(jìn)margin減少左縮進(jìn)打印已合并文檔批注動詞marginN新建new降級為正文normal合并文檔普通視圖O打開open

標(biāo)記目錄項(xiàng)大綱視圖outlineP打印print定義字符大小pound插入頁碼page頁面視圖page

CtrlCtrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltQ取消段落格式quitsymbol字體quick

R右對齊right

頁眉頁腳鏈接注冊商標(biāo)register?S保存save定義樣式style

拆分窗口SplitT首行縮進(jìn)indent減小首行縮進(jìn)時間time商標(biāo)trademarkrmU下劃線underline下劃線underline更新域update更新表格格式V粘貼格式粘貼

插入自動圖文集W寫盤關(guān)閉write只給詞加下劃線word

X剪切

標(biāo)記indexentry

Y重復(fù)

重復(fù)查找Z撤消默認(rèn)字體樣式

返回0段前6p切換

1單倍行距

顯示“標(biāo)題1”應(yīng)用“標(biāo)題1”2雙倍行距

顯示“標(biāo)題2”應(yīng)用“標(biāo)題2”3鎖定

顯示“標(biāo)題3”應(yīng)用“標(biāo)題3”51.5倍行距

應(yīng)用“標(biāo)題3”應(yīng)用“標(biāo)題5”=下標(biāo)和正常切換上標(biāo)與正常切換

1、顯示多行文本一般情況下，在單元格中輸入的文本是不換行的，這樣看起來會很別扭。如果要在同一單元格中顯示多行文本，可以這樣做：選中要換行的單元格，單擊“格式”菜單，選擇“單元格”命令，然后選擇“對齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動換行”復(fù)選框。Excel篇2、同時改變多行行高先選中要改變行高的列，按下Shift鍵再單擊行標(biāo)題頭，可以選定連續(xù)的多行〔如果要選中多個不連續(xù)行，可以按下Ctrl鍵〕。選中多列后，拖動任意一個被選中的行標(biāo)題間的分界線，到適當(dāng)高度釋放鼠標(biāo)，所有被選中的行高都改變了。單擊“格式”菜單，選擇“行”中的“行高”命令，設(shè)置行高為20，單擊“確定”，行高都被設(shè)置為20了。3、改變回車鍵的功能

一般情況下，我們在一個單元格中輸入資料后，按下回車鍵后活動單元格會轉(zhuǎn)入下一行的同列單元格中。如果要轉(zhuǎn)到右邊的單元格，翻開“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，多后從“方向”下拉列表框中選擇“向右”，單擊“確定”。按Tab鍵也可以實(shí)現(xiàn)活動單元格向右跳轉(zhuǎn)。4、給單元格加斜線

在選中的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”命令。在“單元格格式”對話框中，單擊“邊框”選項(xiàng)卡，選取所需要的斜線方式，單擊“確定”按鈕，完成表頭斜線的添加。

5、巧用轉(zhuǎn)置功能粘貼數(shù)據(jù)

先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)A1：D10，按下Ctrl+C將其復(fù)制，再將光標(biāo)定位在另一個工作表的A1單元格中，然后選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在“選擇性粘貼”對話框中，選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，單擊“確定”。6、固定標(biāo)題欄選中你要固定的標(biāo)題下面一行或任意一單元格，然后單擊菜單欄“窗口”－>“凍結(jié)窗格”即可固定。

7、自動重復(fù)表頭EXCEL提供了較完美的表頭重復(fù)功能，一是通過“頁眉”設(shè)置相產(chǎn)生每頁相同的標(biāo)題、頁號、日期等，這項(xiàng)功能大家比較熟悉。二是可以設(shè)置“頂端標(biāo)題行”來實(shí)現(xiàn)表頭的重復(fù)，方法非常簡單：點(diǎn)擊菜單“文件”－“頁面設(shè)置”－“工作表”，你會看到一個“頂端標(biāo)題行”的框，將光標(biāo)置于其中，然后在工作表區(qū)域的“行號”區(qū)域用鼠標(biāo)選定你所要重復(fù)的表頭行。8、Excel文件的加密

單擊“保存”命令后，調(diào)出“另存為”對話框，在該框中輸入完文件名，再單擊“選項(xiàng)”按鈕，將“保存選項(xiàng)”對話框翻開，輸入自己的密碼，再按“確定”。當(dāng)重新翻開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能翻開?！白詣雍Y選”一般用于簡單的條件篩選，篩選時將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。翻開“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”子菜單中的“自動篩選”命令。9、數(shù)據(jù)篩選功能“高級篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，不符合的條件的記錄同時保存在數(shù)據(jù)表中而不會被隱藏起來，這樣就更加便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對了。10、Excel表格與圖片的轉(zhuǎn)換

首先選中需要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵依次選擇“編輯→復(fù)制圖片”命令，接著彈出“復(fù)制圖片”窗口，選擇“圖片”單項(xiàng)選擇項(xiàng)后點(diǎn)擊“確定”按鈕，這時就將選定的表格區(qū)域復(fù)制成圖片了。最后復(fù)制到目標(biāo)只需直接選擇“粘貼”命令即可(或者按Shift鍵再選擇“編輯→粘貼圖片”命令)。我們還可以將其在Word中進(jìn)行粘貼。11、圖表的使用

翻開“插入”菜單，單擊“圖表”命令，翻開“圖表向?qū)А睂υ捒?，第一步是選擇圖表的類型，我們從左邊的“類型”列表中選擇“餅圖”，從右邊的“子圖表類型”列表中選擇默認(rèn)的第一個，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)操作即可。12、Excel中常見問題及解決方法

※在Excel中不能進(jìn)行求和運(yùn)算由于在操作中更改了字段的數(shù)值后，求和字段的所有單元格中的數(shù)值沒有隨之變化，造成不能正常運(yùn)算?？梢詥螕簟肮ぞ摺x項(xiàng)”命令，在翻開的“選項(xiàng)”對話框中單擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。在“計(jì)算”選項(xiàng)區(qū)中選中“自動重算”單項(xiàng)選擇按鈕，單擊“確定”按鈕，就可以進(jìn)行自動計(jì)算并更新單元格的值了?！贓xcel中翻開多個工作表時提示“內(nèi)存缺乏，不能執(zhí)行顯示”這時首先關(guān)閉所有的應(yīng)用程序，在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”選項(xiàng)，在翻開的“顯示屬性”對話框中單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，將“顏色”下拉列表框設(shè)置為256色，即可解決問題?！贓xcel中出現(xiàn)啟動慢且自動翻開多個文件進(jìn)入Excel中后，單擊“工具→選項(xiàng)”命令，在翻開的“選項(xiàng)”對話框中單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，刪除“替補(bǔ)啟動目錄”文本框中的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕即可?！贓xcel中出現(xiàn)“＃NUM！”錯誤信息當(dāng)函數(shù)或公式中使用了不正確的數(shù)字時將出現(xiàn)錯誤信息“#NUM!”。這時應(yīng)確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型的正確性，然后修改公式，使其結(jié)果在-10307到+10307范圍內(nèi)即可。

※在Excel中出現(xiàn)“＃DIV/0！”錯誤信息假設(shè)輸入的公式中的除數(shù)為0，或在公式中除數(shù)使用了空白單元格〔當(dāng)運(yùn)算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值〕，或包含零值單元格的單無格引用，就會出現(xiàn)錯誤信息“#DIV/0！”。只要修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值即可解決問題。

※在Excel中出現(xiàn)“＃VALUE！”錯誤信息此情況可能有以下四個方面的原因之一造成：一是參數(shù)使用不正確；二是運(yùn)算符使用不正確；三是執(zhí)行“自動更正”命令時不能更正錯誤；四是當(dāng)在需要輸入數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，由于Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，也會出現(xiàn)該提示。這時應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)是否正確，并且在公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。※在Excel中出現(xiàn)“＃NAME？”錯誤信息出現(xiàn)此情況一般是在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比方：使用了不存在的名稱。解決的方法是：單擊“插入→名稱→定義”命令，翻開“定義名稱”對話框。如果所需名稱沒有被列出，在“在當(dāng)前工作薄的名稱”文本框中輸入相應(yīng)的名稱，單擊“添加”按鈕將其添加，再單擊“確定”按鈕即可。1、如何對齊多個對象

在PPT中，先執(zhí)行“視圖→工具欄→繪圖”命令，展開“繪圖”工具欄，然后同時選中多個需要對齊的對象，按“繪圖”工具欄上“繪圖〔R〕”按鈕，在隨后彈出一快捷菜單中，展開“對齊或分布”級聯(lián)菜單，選中其中一種對齊方式〔如“右對齊”〕即可。小技巧：①用此種方法設(shè)置的對齊方式，其實(shí)是多個對象向其中一個對象“看齊”，如上例中，我們選定了“右對齊”選項(xiàng)后，其余三個對象即刻向“最右邊”一個對象〔“文本框”〕“看齊”了。②按住鼠標(biāo)左鍵，在幻燈片中多個對象外圍拖拉出一個虛線框，即可同時選中虛線框所包圍的對象。

③按住Shift鍵，然后用鼠標(biāo)分別點(diǎn)擊對象，也可以同時選中被點(diǎn)擊的多個對象〔這些對象可以不是連續(xù)的〕。PowerPoint篇2、如何復(fù)制幻燈片

翻開已經(jīng)制作好的演示文稿，在左邊的大綱區(qū)中，選中需要借用的幻燈片，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后切換到當(dāng)前演示文稿中，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“粘貼”選項(xiàng)〔或直接按“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕〕即可。小技巧：①在復(fù)制幻燈片時，原演示文稿所使用的“母板”不被復(fù)制過來，而是使用了當(dāng)前演示的“母板”。②按住Shift鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上拖拉，即可同時選中多張連續(xù)的幻燈片；按住Ctrl鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上分別點(diǎn)擊，即可同時選中多張不連續(xù)的幻燈片。翻開相應(yīng)的演示文稿，執(zhí)行“文件另存為”命令，翻開“另存為”對話框，按“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選定一種圖形類型,再取名保存。此時，系統(tǒng)會彈出一個,對話框，根據(jù)需要，單擊其中后個按鈕即可。小技巧：①同一演示文稿保存為不同格式的圖形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量最大。②在進(jìn)行保存時所取的名稱，其實(shí)不是圖形文件名稱，而是用來保存圖形文件的文件夾名稱，圖形文件是“幻燈片1.GIF、幻燈片2.GIF……”。3、如何將演示文稿保存為圖片

4、如何將表格插入到幻燈片中

將表格編輯成適合在幻燈片中播放的大小，并去掉相應(yīng)的網(wǎng)格線。

再啟動PPT，選定一張幻燈片，執(zhí)行“插入→對象”命令，翻開“插入對象”對話框，選中其中的“根據(jù)文件創(chuàng)立”選項(xiàng)，然后通過“瀏覽”按鈕選中需要插入的表格文件。按下“確定”按鈕，表格即刻被插入到幻燈片中，調(diào)整一下大小就行了。5、如何處理超級鏈接

①動作設(shè)置選中一行標(biāo)題文本，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“動作設(shè)置”命令，彈出“動作設(shè)置”對話框。在“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡中，我們選擇“超級鏈接到”項(xiàng)，下面的列表框就變實(shí)了，列表框中所給的缺省選項(xiàng)是“下一張幻燈片”，拉開列表框，選取“幻燈片…”項(xiàng)。翻開“超級鏈接到幻燈片”對話框，對照右面的幻燈片預(yù)覽圖，選取想要跳轉(zhuǎn)到的幻燈片。如果要添加聲音，可以單擊“播放聲音”復(fù)選框，在下拉列表框中選擇一種聲音；如果對給定的聲音不滿意，就單擊”其他聲音“選項(xiàng)，翻開”添加聲音“對話框，選擇一種聲音。再調(diào)出”動作設(shè)置“對話框，選擇”其它文件“，然后選擇一個Word文檔，完成設(shè)置。這時在幻燈片放映時，單擊就會啟動Word程序，翻開這篇文檔。

②超級鏈接

選中要鏈接的對象，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“超級鏈接”命令，翻開“插入超級鏈接”對話框。在這里提供了很豐富的選項(xiàng)，你可以鏈接幻燈片、自定義放映等，還可以鏈接到最近翻開過的文件、網(wǎng)頁、電子郵件地址。在對話框的左部有一個“鏈接到”區(qū)域，里面提供了四個帶圖標(biāo)的選項(xiàng)。如果選中第一項(xiàng)“所有文件或網(wǎng)頁”，對話框中間局部列出三個選項(xiàng)：近期文件、已瀏覽過的網(wǎng)頁和插入鏈接，選取其中一項(xiàng)后，就會在列表框中列出符合條件的文件名或網(wǎng)址，十分方便。如果里面沒有所需的工程，還可以按對話框右部的按鈕進(jìn)行查找。如果選中第二項(xiàng)“本文檔中的位置”，你就可以在中間的列表中選擇要鏈接的幻燈片或自定義放映了，還可以預(yù)覽幻燈片。如果選中第三項(xiàng)“新建文檔”，可以鏈接到一個新建的文檔中，文檔可以有空兒再進(jìn)行編輯。如果選中第四項(xiàng)“電子郵件地址”，就可以從列表框中選取最近用過的郵件地址，或是輸入新地址。③動作按鈕超級鏈接的對象很多，包括文本、自選圖形、表格、圖表和圖畫等，此外，還可以利用動作按鈕來創(chuàng)立超級鏈接。PowerPoint帶有一些制作好的動作按鈕，可以將動作按鈕插入到演示文稿并為之定義超級鏈接。單擊“幻燈片放映”菜單上的“動作按鈕”命令，有很多動作按鈕。我們插入一個動作按鈕，選擇“上一張”按鈕，將光標(biāo)移動到幻燈片窗口中，光標(biāo)會變成十字形狀，按下鼠標(biāo)并在窗口中拖動，畫出所選的動作按鈕。釋放鼠標(biāo)，這時“動作設(shè)置”對話框自動翻開。在“鏈接到”列表中給出了建議的超級鏈接，也可以自己定義鏈接，最后單擊“確定”，完成了動作按鈕的設(shè)置。選中被鏈接的對象，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“超級鏈接”命令，從中選擇“刪除超級鏈接”就可以了。如果用“動作設(shè)置”做的鏈接怎么刪除呢？選中被鏈接的對象，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“動作設(shè)置”命令，然后再選擇“無動作”單項(xiàng)選擇鈕就可以了。

④刪除超級鏈接6、插入其他對象

①插入藝術(shù)字單擊“插入”菜單中的“圖片”項(xiàng)，從子菜單中選取“藝術(shù)字”命令，翻開“‘藝術(shù)字’庫”對話框。里面列出了30種藝術(shù)字格式，有橫著排的，也有豎著排的，對話框的最后一列就是豎排藝術(shù)字格式，雙擊其中的一種，翻開“編輯‘藝術(shù)字’文字”對話框，在對話框中可以輸入要做成藝術(shù)字的文字，并設(shè)置文字的字體、字號等格式。這時自動彈出了“藝術(shù)字”工具欄，可以利用它來設(shè)置藝術(shù)字格式。如果我們對剛剛的藝術(shù)字不滿意，可以利用它來進(jìn)行修改。例如想要重新選擇藝術(shù)字的樣式，就單擊“藝術(shù)字庫”按鈕。②插入組織結(jié)構(gòu)圖單擊“插入”菜單中的“圖片”，選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”命令,這時出現(xiàn)的窗口就是專門來畫組織結(jié)構(gòu)圖的。替換預(yù)設(shè)文字來完成組織結(jié)構(gòu)圖：選擇標(biāo)題文字，輸入我們想要的標(biāo)題；選擇預(yù)設(shè)框，輸入想要的內(nèi)容，一個框里，可以輸入四行文字，分別是“姓名”、“職稱”和兩個附注，如果沒那么麻煩，只輸入姓名就行了。增加結(jié)構(gòu)圖，例如給經(jīng)理再添一名部下，單擊“部下”按鈕，再單擊“經(jīng)理”圖框，輸入文字，就完成了。還可以利用另一個方法來實(shí)現(xiàn)，單擊“同事”按鈕，然后將光標(biāo)移到一名下屬所在圖框上，單擊鼠標(biāo)左鍵，就給他增加了一名同事。和其他對象一樣，可以更改結(jié)構(gòu)圖的格式，分別設(shè)置圖框、線條的顏色、樣式、寬度等。畫完結(jié)構(gòu)圖，在“文件”菜單中選擇“退出并返回”，就回到當(dāng)前編輯的演示文稿中。③插入幻燈片把光標(biāo)置于要插入幻燈片的地方，單擊“插入”菜單，選擇“幻燈片〔從文件〕”命令，彈出“幻燈片搜索器”對話框。單擊“瀏覽”按鈕，找到要插入的幻燈片。這時，下部“選定幻燈片”區(qū)域列出了幻燈片的預(yù)覽圖，我們可以按名字選擇要插入的幻燈片，單擊要插入的幻燈片，將其選中，再單擊另一張，就選中了兩張幻燈片。然后單擊一下“插入”按鈕，幻燈片就被插入了?！h(huán)播放聲音直至幻燈片結(jié)束

這項(xiàng)操作適用于圖片欣賞等，不需要教師的講解，往往是伴隨著聲音出現(xiàn)一幅幅圖片。聲音的操作步驟〔假設(shè)共有5張幻燈片〕：

〔1〕在要出現(xiàn)聲音的第一張幻燈片中單擊主菜單“插入/影片中的聲音/文件中的聲音〔或剪輯庫中的聲音等〕”，選擇一聲音文件，在彈出的對話框“是否需要在幻燈片放映時自動播放聲音”中選擇“是”，在幻燈片上顯示一喇叭圖標(biāo)。

〔2〕右擊該喇叭圖標(biāo)，選擇“自定義動畫”中的“多媒體設(shè)置”項(xiàng)，選擇“按動畫順序播放”，播放時“繼續(xù)幻燈片放映”，停止播放在“5張幻燈片后”。

〔3〕單擊“其他選項(xiàng)”，選擇“循環(huán)播放，直到停止”。

以上操作無論是有鏈接還是無鏈接的情況，只要是點(diǎn)擊了5張幻燈片就停止播放聲音〔不是序號的第5張〕。

※聲音只出現(xiàn)在當(dāng)前一張幻燈片，切換至任一張那么停止

這項(xiàng)操作適用于出現(xiàn)在當(dāng)前頁的聲音，無論聲音播放完與否，都可進(jìn)入下一個單元。聲音的操作步驟同1中的步驟〔1〕。

④插入聲音※播放聲音的指定局部這項(xiàng)操作適用于只需要播放聲音文件的某一局部，而不是全部。例如，重復(fù)播放課文朗讀里最精彩的幾個段落。聲音的操作步驟：

〔1〕選擇菜單“插入/對象”，選擇“新建”，在對象類型中選擇“媒體剪輯”，確定后進(jìn)入媒體編輯窗口。

〔2〕單擊菜單“插入剪輯”，在它的子菜單里有3種聲音類型可供選擇：cd音頻、midi音序器、聲音〔wav〕，根據(jù)聲音文件類型選擇相應(yīng)菜單。

〔3〕選擇聲音文件后，主菜單下的聲音控制器為可用，將指針移至要截取聲音的起點(diǎn)，單擊控制器上的“開始選擇”，然后將指針移至聲音的結(jié)束處，單擊控制器上的“結(jié)束選擇”。完成后，單擊該聲音圖標(biāo)以外的任意地方，便返回到幻燈片編輯狀態(tài)。

〔4〕單擊“幻燈片放映”，當(dāng)單擊聲音圖標(biāo)時便播放需要的那段聲音?！S動畫效果出現(xiàn)的聲音

這項(xiàng)操作適用于增強(qiáng)動畫的效果，以營造生動的場景。聲音的操作步驟：對該對象右擊，選擇“自定義動畫”，在“效果”一項(xiàng)的“動畫和聲音”中選擇相應(yīng)的效果〔或其他效果〕，單擊“聲音”下拉菜單，選擇一已有聲音或其他聲音〔來自文件〕。7、幻燈片自動播放

在普通視圖的“幻燈片”選項(xiàng)卡上，選擇需要設(shè)置排練時間的幻燈片。在“幻燈片放映”菜單上，單擊“幻燈片切換”。

在“換片方式”之下，選擇“每隔”復(fù)選框，再輸入要幻燈片在屏幕上顯示的秒數(shù)。

8、幻燈片的動畫效果

①添加動畫樣式※使用動畫方案〔計(jì)算機(jī)預(yù)設(shè)的動畫方案〕ⅰ選定幻燈片中要設(shè)置動畫的工程〔或幻燈片母版中的某些工程〕；ⅱ在“任務(wù)窗格”中單擊[動畫方案]項(xiàng)；ⅲ在“應(yīng)用于所選幻燈片”列表欄中單擊所要選用的動畫方案；ⅳ單擊“任務(wù)窗格”下面的[播放]按鈕即可預(yù)覽動畫放映效果，單擊[幻燈放映]按鈕為實(shí)際放映時的動畫效果。※自