文書處理程序及行文制度（文書檔案管理課件）

行文制度海天集團(tuán)公司專營(yíng)電子信息產(chǎn)品，從創(chuàng)業(yè)之初的2002年起，經(jīng)過公司全體員工的努力，至2018年獲得了較大的發(fā)展。為促進(jìn)業(yè)內(nèi)信息交流，進(jìn)一步推進(jìn)本公司的新產(chǎn)品開發(fā)，海天集團(tuán)公司銷售部決定于2018年2月17日-19日舉行一次為期四天的電子產(chǎn)品交流會(huì)，邀請(qǐng)相關(guān)公司的負(fù)責(zé)人及業(yè)內(nèi)專家、學(xué)者參加。此次會(huì)議由立遠(yuǎn)公司銷售部承辦，具體的文書工作則由海天集團(tuán)公司辦公室張珊負(fù)責(zé)。接受任務(wù)以后，張珊第一步考慮把會(huì)議信息發(fā)送出去，要擬寫一份會(huì)議通知給辦公室主任審核，主任看后說你的公文不符合行文規(guī)則。案例導(dǎo)入1.分組討論，依據(jù)情景資料，張珊擬寫的會(huì)議通知為什么不符合行文規(guī)則？

2.搜集行文規(guī)則資料，整理歸納形成意見。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1行文關(guān)系2行文方式3行文規(guī)則CONTENTSCONTENTS4任務(wù)實(shí)訓(xùn)同一組織系統(tǒng)的上級(jí)單位和下級(jí)單位之間的關(guān)系屬于領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，即隸屬關(guān)系。（1）隸屬關(guān)系

行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間文件的往來關(guān)系。具體說由產(chǎn)生工作聯(lián)系的組織之間的關(guān)系所決定的，它取決于各自組織的法定權(quán)限和職責(zé)范圍。一般包括兩種關(guān)系：隸屬關(guān)系與非隸屬關(guān)系。1行文關(guān)系非隸屬關(guān)系包括：◆同一系統(tǒng)的上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門和下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系；◆非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級(jí)別高低，是不相隸屬的關(guān)系；◆非同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間和同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系屬于平行關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系1行文關(guān)系◆逐級(jí)下行文。采用逐級(jí)下達(dá)或只是對(duì)直屬下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式?！舳嗉?jí)下行文。黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文方式?！糁边_(dá)基層組織和群眾的行文。（1）下行方向2行文方式◆逐級(jí)上行文。指采用逐級(jí)上達(dá)或者只對(duì)直屬機(jī)關(guān)報(bào)送的一種行文方式。除特殊情況外，下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)直接向自己的所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告工作，保持正常的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系。◆多級(jí)上行文。指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)上報(bào)幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。這種行文方式實(shí)際工作中一般較少使用，往往由于問題比較重大，需要同時(shí)報(bào)請(qǐng)直屬上級(jí)和更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解或批示時(shí)才使用。◆越級(jí)上行文。不能濫用。（2）上行方向2行文方式◆平行關(guān)系的組織和不相隸屬的組織之間的行文方向，稱為平行方向，其文書稱之為平行文，一般使用函這個(gè)文種?！舸送?，有的文種可以在實(shí)際工作的使用中比較靈活，比如意見，可以用作上行文、下行文也可以用作平行文，行文方向不能僅憑文種來確定，還要看文書的內(nèi)容。（3）平行方向2行文方式（3）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)則（4）向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)則（5）同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合

行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合

行文。（6）黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文（7）部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文（8）協(xié)調(diào)一致行文（9））“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”行文的注意事項(xiàng)（1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。（2）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，

特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。3行文規(guī)則

5月28日16時(shí)05分，由濟(jì)南開往佳木斯的193次旅客快車行駛至沈山線錦州鐵路局管轄內(nèi)的興隆店車站（距沈陽(yáng)43公里）時(shí)，發(fā)生顛覆重大事故，造成3名旅客和4名列車乘務(wù)人員受傷，報(bào)廢機(jī)車一臺(tái)，客車四輛，導(dǎo)車一輛，損壞機(jī)車一臺(tái)，客車五輛、貨車一輛和部分線路、路岔等設(shè)備，沈山下行正線中斷運(yùn)輸近20小時(shí)，造成直接經(jīng)濟(jì)損失達(dá)170余萬(wàn)元。事故發(fā)生后，東北鐵路辦事處和錦州、沈陽(yáng)鐵路局負(fù)責(zé)同志立即隨救援列車及救護(hù)車趕赴事故現(xiàn)場(chǎng)，組織搶救、搶修工作。當(dāng)?shù)伛v軍、地方同志及沈陽(yáng)軍區(qū)、遼寧省軍區(qū)有關(guān)負(fù)責(zé)同志先后趕到現(xiàn)場(chǎng)，組織搶救傷員，疏運(yùn)旅客。鐵道部副部長(zhǎng)率安監(jiān)室和運(yùn)輸、機(jī)務(wù)、車輛、工務(wù)、電務(wù)、公安各局負(fù)責(zé)同志也于當(dāng)日連夜趕赴現(xiàn)場(chǎng)，指揮搶修工作，調(diào)查分析事故原因，慰問傷員，并對(duì)省市領(lǐng)導(dǎo)和部隊(duì)表示感謝。經(jīng)調(diào)查分析，造成這次事故的直接原因，是錦州鐵路局大虎山工段興隆店養(yǎng)路工區(qū)工人在該處做無縫線路補(bǔ)修作業(yè)時(shí)，違反勞動(dòng)紀(jì)律和操作規(guī)程，將起道機(jī)立放在鋼軌內(nèi)側(cè)，撤離崗位，到附近的道口看守房去吃冰棍，當(dāng)193次快車通過時(shí)，撞上起道機(jī)，引起列車脫軌顛覆事故。依據(jù)專業(yè)知識(shí)，分析下面這則情景示例中的行文關(guān)系是哪一種？應(yīng)該由那個(gè)部門向那個(gè)部門匯報(bào)？任務(wù)驅(qū)動(dòng)4任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)二文書處理程序（公文擬制）張珊在忙著起草一份公文，公文起草后張珊將文稿給辦公室王主任審核。王主任看后對(duì)張珊說：“你知道一份公文文稿要符合什么要求嗎”？張珊語(yǔ)塞。案例導(dǎo)入依據(jù)情景資料，你認(rèn)為一份公文符合什么要求嗎？任務(wù)驅(qū)動(dòng)1文書處理程序概述2文書處理程序--公文擬制3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTSCONTENTS確確定性定性（1）概念文書處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)中辦、國(guó)辦2012年4月16日印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，文書的處理程序可以分為：公文擬制、公文辦理和公文管理。1文書處理程序概述（2）特點(diǎn)◆確定性◆連續(xù)性◆規(guī)范性公文擬制是公文形成的重要階段，是指各種社會(huì)組織委制發(fā)公文所進(jìn)行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。公文擬制包括：起草、審核、簽發(fā)等程序。2文書處理程序--公文擬制確確定性定性（1）起草◆文稿起草一般由秘書部門人員負(fù)責(zé)?！羝鸩萑藛T具備有：較強(qiáng)寫作能力；

了解工作實(shí)際情況；

掌握有關(guān)政策和法規(guī)?！粑母鍢?biāo)準(zhǔn)：■符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行；■內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉；文種正確，格式規(guī)范；■深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見；■文稿涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致；機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（2）審核文稿的審核是文稿在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，要求對(duì)文稿的內(nèi)容、文體、格式等進(jìn)行全面檢查審定的環(huán)節(jié)。審核關(guān)系到公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2文書處理程序--公文擬制確確定性定性◆一般是由文秘部門負(fù)責(zé)人，辦公室主任或秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核?！粑母鍖徍酥饕前选叭P(guān)”，即:行文關(guān)政策關(guān)文字格式關(guān)。（3）簽發(fā)指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿簽字發(fā)出的環(huán)節(jié)，是整個(gè)公文擬制中的一項(xiàng)嚴(yán)肅工作。一般機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿最后審定后，在發(fā)文稿紙上簽署發(fā)文意見、姓名及時(shí)間的過程。簽發(fā)環(huán)節(jié)是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的表現(xiàn)，簽發(fā)后的文稿是定稿，其他人員不能改動(dòng)。2文書處理程序--公文擬制確確定性定性◆機(jī)關(guān)名義的發(fā)文由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職或主持日常工作的副職簽發(fā)，部分公文可授權(quán)綜合辦公部門負(fù)責(zé)人代簽；◆內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義的發(fā)文由該機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中重要的公文可由機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽；◆會(huì)議通過的決議以及紀(jì)要等由會(huì)議或秘書長(zhǎng)簽發(fā)，也可以由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；◆聯(lián)合行文時(shí)，簽發(fā)人級(jí)別層次應(yīng)具備足夠的權(quán)威。原則上主辦單位由哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他單位也應(yīng)對(duì)等由同一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，凡屬于政府主管的工作事項(xiàng)，先由政府領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，再送黨委按規(guī)定審核后發(fā)文。張珊大學(xué)是漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)畢業(yè)，在海天集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)文書工作，工作已有一段時(shí)間。這天銷售部起草一份公司內(nèi)部文稿，張珊對(duì)文稿審核無誤后，交公司負(fù)責(zé)人張總簽發(fā)，張總說：“這份文件還要我簽發(fā)？”依據(jù)專業(yè)知識(shí)，分析張珊這種做法對(duì)不對(duì)？應(yīng)該怎么做？任務(wù)驅(qū)動(dòng)3任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)二文書處理程序（公文辦理、管理）張珊在忙著起草一份公文，這是外收發(fā)人員送來一份快遞，簽了字之后，便隨手把快遞與一摞收到的其他文件放在一起，想著：等公文起草定稿后再來處理這份快遞。過來幾天，公司領(lǐng)導(dǎo)過來問張珊，自己有份快遞說是張珊簽收的，快遞現(xiàn)在在哪兒呢？張珊這時(shí)才想起快遞的事，自己早已經(jīng)忘了！案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，分析張珊簽收快遞為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況？哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題？工作中如何避免這種情況的出現(xiàn)？

2.搜集文書處理的相關(guān)資料，整理歸納形成個(gè)人意見。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1文書處理程序--公文辦理2文書處理程序--公文管理3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTSCONTENTS確確定性定性公文辦理是文書處理的核心環(huán)節(jié)，任何機(jī)關(guān)、單位在撰寫對(duì)外發(fā)文、對(duì)內(nèi)文件或處理收來文件時(shí)，都必須經(jīng)歷一系列的辦理環(huán)節(jié)，具體包括：收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔1文書處理程序—公文辦理（1）收文辦理：簽收、登記、初審、承辦（擬辦、批辦、承辦）、

傳閱、催辦、答復(fù)◆簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。一般由外收發(fā)人員負(fù)責(zé)?！舻怯洠簩?duì)收“件”進(jìn)行拆封，將收受的公文主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。登記環(huán)節(jié)由內(nèi)收發(fā)人員負(fù)責(zé)，拆封要注意拆封方式的運(yùn)用，不能損壞封套內(nèi)的公文。對(duì)于規(guī)模較小的單位，公文的“簽收”、“登記”環(huán)節(jié)可以由一個(gè)人負(fù)責(zé)。◆初審：一般針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來文，對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確確定性定性1文書處理程序—公文辦理（1）收文辦理：簽收、登記、初審、承辦（擬辦、批辦、承辦）、

傳閱、催辦、答復(fù)◆承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。分為：擬辦、批辦、承辦三個(gè)環(huán)節(jié)。擬辦■擬辦。一般由文秘部門負(fù)責(zé)人（秘書長(zhǎng)或辦公室主任）對(duì)需要辦理的收文提出初步辦理意見。擬辦意見要考慮來文的差異性，不同的來文，提出不同的擬辦意見?！雠k。是機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人（黨委、行政負(fù)責(zé)人）依據(jù)擬辦意見的批示?！龀修k。遵照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容要求，確定具體的辦理部門或人員來貫徹落實(shí)的工作程序。承辦環(huán)節(jié)具體分為，“辦事”與“辦文”兩個(gè)環(huán)節(jié)?！稗k事”是對(duì)由對(duì)應(yīng)承辦部門及具體承辦人員；“辦文”是文秘部門發(fā)文的開始。確確定性定性1文書處理程序—公文辦理（1）收文辦理：簽收、登記、初審、承辦（擬辦、批辦、承辦）、

傳閱、催辦、答復(fù)◆傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示的環(huán)節(jié)。公文傳閱由秘書部門人員負(fù)責(zé)。一般采用紙質(zhì)文件傳閱或電子文件傳閱方式（OA系統(tǒng)）進(jìn)行?！舸咿k：依據(jù)公文的辦理時(shí)限，由秘書部門人員對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查和督促，防止公文處理漏辦或延誤。利于及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦?！舸饛?fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位的過程。確確定性定性1文書處理程序—公文辦理（3）整理歸檔◆需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。◆兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔2文書處理程序--公文管理確確定性定性◆各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。◆黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理?！艄拇_定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序?！?/p>

公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定?！艚?jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。◆復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。◆