CHT 1032-2013 歸檔測(cè)繪文件質(zhì)量要求（正式版）

歸檔測(cè)繪文件質(zhì)量要求2013-12-20發(fā)布國(guó)家測(cè)繪地理信息局發(fā)布I Ⅱ Ⅲ 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 14總則 25載體與字跡 2 27版式 28原件與復(fù)制件 39生效標(biāo)識(shí) 3 311電子文件 4參考文獻(xiàn) 5Ⅱ本標(biāo)準(zhǔn)的起草規(guī)則依據(jù)GB/T1.1—2009。本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家測(cè)繪地理信息局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)的起草單位：國(guó)家基礎(chǔ)地理信息中心(國(guó)家測(cè)繪檔案資料館)、國(guó)家測(cè)繪地理信息局陜西基礎(chǔ)地理信息中心、浙江省測(cè)繪資料檔案館。Ⅲ為了加強(qiáng)歸檔測(cè)繪文件的質(zhì)量管理，提高檔案的保存價(jià)值，方便檔案的提供利用，需對(duì)應(yīng)歸檔的測(cè)繪文件進(jìn)行規(guī)范，明確具體要求。對(duì)應(yīng)歸檔測(cè)繪文件的要求包括對(duì)單件應(yīng)歸檔測(cè)繪文件的質(zhì)量要求和對(duì)整批應(yīng)歸檔測(cè)繪文件的整理要求(有時(shí)也將此兩方面統(tǒng)稱(chēng)為質(zhì)量要求)。本標(biāo)準(zhǔn)只規(guī)定了對(duì)單件應(yīng)歸檔的測(cè)繪文件的質(zhì)量要求，包括載體與字跡、內(nèi)容、版式、原件與復(fù)制件、生效標(biāo)識(shí)、裝訂、電子文件等方面，不包括對(duì)整批應(yīng)歸檔測(cè)繪文件的整理要求。歸檔測(cè)繪文件質(zhì)量要求件等方面的質(zhì)量要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于測(cè)繪文件的形成，也可為各級(jí)測(cè)繪檔案資料館(室)的歸檔技術(shù)指導(dǎo)和檔案檢查驗(yàn)收工作提供參考。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9704黨政機(jī)關(guān)公文格式CH/T1001測(cè)繪技術(shù)總結(jié)編寫(xiě)規(guī)定CH/T1004測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)規(guī)定下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。測(cè)繪文件surveyingandmappingrecords在測(cè)繪活動(dòng)全過(guò)程中形成的各種載體類(lèi)型的公文、項(xiàng)目文檔、測(cè)繪成果與資料等的統(tǒng)稱(chēng)。歸檔測(cè)繪文件filingrecordsofsurveyingandmapping具有保存價(jià)值且應(yīng)作為檔案保存的測(cè)繪文件，簡(jiǎn)稱(chēng)文件。題名title責(zé)任者responsibleorganizationorperson形成文件內(nèi)容并對(duì)其負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人。歸檔文件的單位。一般以每份公文為一件，單張獨(dú)立使用的測(cè)繪成果(如地形圖、航攝相片等)為一件，獨(dú)立編制頁(yè)碼的文件、書(shū)刊、圖集等各為一件，每幅數(shù)字線劃圖(DLG)、數(shù)字高程模型(DEM)、數(shù)字正射影像圖(DOM)、數(shù)字柵格地圖(DRG)等各為一件，每個(gè)DLG、DEM、DOM、DRG等的圖歷簿各為一件，每個(gè)數(shù)字文檔為一件，每個(gè)軟件為一件，驗(yàn)收(或評(píng)審、鑒定等)意見(jiàn)與專(zhuān)家簽到表為一件，原件與復(fù)印件為一件。24總則4.1文件形成單位應(yīng)在文件的形成過(guò)程中貫徹本標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求，以提高文件的質(zhì)量。4.2文件在歸檔前，文件移交單位應(yīng)對(duì)其進(jìn)行檢查，對(duì)不符合本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件進(jìn)行改正。4.3文件接收單位應(yīng)對(duì)文件質(zhì)量工作進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)。5載體與字跡5.1紙質(zhì)項(xiàng)目文檔正文應(yīng)采用70g/m2的普通中性紙，封面、封底應(yīng)采用不高于120g/m2的普通中性紙。5.2紙質(zhì)文件不應(yīng)以傳真紙、熱敏紙等為載體。如有以傳真紙、熱敏紙等為載體的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印。5.3紙質(zhì)文件應(yīng)采用印刷、激光打印或復(fù)印制作，或使用碳素、藍(lán)黑墨水等耐久材料書(shū)寫(xiě)，不應(yīng)使用鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的字跡材料書(shū)寫(xiě)或制作，否則應(yīng)進(jìn)行復(fù)制(有特殊規(guī)定的除外)。5.4紙質(zhì)文件應(yīng)書(shū)寫(xiě)工整，字跡清楚，圖形5.5紙質(zhì)文件不應(yīng)進(jìn)行塑封處理。5.6應(yīng)選擇可靠性高、有效期較長(zhǎng)的介質(zhì)存儲(chǔ)電子文件，以保證電子文件的安全。6.2文檔類(lèi)文件應(yīng)有題名，具體要求如下：a)文件題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，特別是項(xiàng)目文檔的題名的內(nèi)涵不能超過(guò)項(xiàng)目的任務(wù)范圍；b)文檔類(lèi)文件如有正、副封面，正、副封面的題名應(yīng)一致；c)文件沒(méi)有題名的，由形成單位或移交單位補(bǔ)擬題名。6.3文件應(yīng)有責(zé)任者。文檔類(lèi)文件的責(zé)任者一般應(yīng)出現(xiàn)在封面上。6.4文件應(yīng)有形成時(shí)間。文檔類(lèi)文件的形成時(shí)間一般應(yīng)出現(xiàn)在封面上。6.5涉及國(guó)家秘密的文件應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)”進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)。6.6當(dāng)同一文件需要保存多份時(shí)，每份文件在內(nèi)容方面應(yīng)完全一致。7版式7.1文件版式應(yīng)符合國(guó)家或行業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)范，具體要求如下：a)公文應(yīng)符合GB/T9704的規(guī)定。b)測(cè)繪產(chǎn)品應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范或規(guī)定的版式要求。c)測(cè)繪項(xiàng)目總結(jié)或?qū)I(yè)技術(shù)總結(jié)的正、副封面的格式應(yīng)符合CH/T1001的規(guī)定。測(cè)繪項(xiàng)目設(shè)計(jì)或?qū)I(yè)設(shè)計(jì)的正、副封面的格式應(yīng)符合CH/T1004的規(guī)定。37.2文檔類(lèi)紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4(210mm×297mm)大小，或?yàn)锳4型紙的整倍數(shù)大小。7.3文字、數(shù)字字號(hào)一般不應(yīng)小于小5號(hào)。7.4多頁(yè)文件應(yīng)編制頁(yè)碼，具體要求如下：a)有內(nèi)容的頁(yè)面(正、副封面除外)都為有效頁(yè)，應(yīng)有頁(yè)碼。b)頁(yè)碼采用數(shù)字編制，正文部分(含附件)的頁(yè)碼應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字編制。c)頁(yè)碼位置為正面頁(yè)的右下角和背面頁(yè)的左下角，或統(tǒng)一位于頁(yè)面底部的中間。d)頁(yè)碼應(yīng)自1起連續(xù)編號(hào)?？稍谌秶鷥?nèi)(正、副封面除外)連續(xù)編號(hào)，也可在目錄和正文部分(含附件)分別自1起連續(xù)編號(hào)。e)多頁(yè)文件沒(méi)有編頁(yè)碼的，應(yīng)用鉛筆按上述要求手工編寫(xiě)頁(yè)碼。7.5文檔類(lèi)文件一般應(yīng)有目錄。7.6文檔類(lèi)文件一般應(yīng)雙面打印。7.7當(dāng)同一文件需要保存多份時(shí)，每份文件在版式方面應(yīng)完全一致。8原件與復(fù)制件8.1文件一般應(yīng)為原件，原件無(wú)法獲取時(shí)可為復(fù)制件(有特殊規(guī)定的除外)。8.2下列文件應(yīng)為原件：a)合同、協(xié)議等；b)評(píng)測(cè)意見(jiàn)、評(píng)審意見(jiàn)、鑒定意見(jiàn)、驗(yàn)收意見(jiàn)、專(zhuān)家簽到表等；c)測(cè)繪成果質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；d)測(cè)繪項(xiàng)目的申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)書(shū)、總結(jié)報(bào)告等；e)項(xiàng)目單位形成的其他文件。8.3因傳統(tǒng)載體或字跡不耐久而需復(fù)制時(shí)(見(jiàn)5.2和5.3),復(fù)制件與原件一起保存(見(jiàn)10.4)。8.4復(fù)制件應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清楚、圖形清晰。8.5如相關(guān)規(guī)定或規(guī)范對(duì)某類(lèi)復(fù)制件有其特定要求，應(yīng)遵從其要求。9生效標(biāo)識(shí)9.1公文的生效標(biāo)識(shí)應(yīng)符合GB/T9704的規(guī)定。9.2項(xiàng)目文檔的生效標(biāo)識(shí)應(yīng)符合以下要求：a)由專(zhuān)家組形成的文件應(yīng)有專(zhuān)家組代表簽名和日期，并附有專(zhuān)家組成員簽名表。b)項(xiàng)目設(shè)計(jì)書(shū)或?qū)I(yè)設(shè)計(jì)書(shū)應(yīng)有設(shè)計(jì)人、審核人簽字，并有審核意見(jiàn)。如按照項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)定須報(bào)項(xiàng)目委托單位審批的，還應(yīng)有審批意見(jiàn)(或另附批文)。如按照相關(guān)項(xiàng)目管理規(guī)定須經(jīng)專(zhuān)家組評(píng)審的，還應(yīng)另附評(píng)審意見(jiàn)。c)項(xiàng)目總結(jié)或?qū)I(yè)技術(shù)總結(jié)應(yīng)有編寫(xiě)人、審核人簽字，并有審核意見(jiàn)。如按照相關(guān)項(xiàng)目管理規(guī)定須經(jīng)專(zhuān)家組鑒定或驗(yàn)收的，還應(yīng)另附鑒定或驗(yàn)收意見(jiàn)。9.3須簽字生效的文件應(yīng)手工簽字，簽字不應(yīng)打印。9.4須加蓋公章生效的文件，公章所示名稱(chēng)應(yīng)與文件上責(zé)任者名稱(chēng)一致。9.5文件如有其特定生效要求，應(yīng)遵從其要求。10.1多頁(yè)紙質(zhì)文件在歸檔前應(yīng)裝訂。410.2紙質(zhì)文件應(yīng)單件裝訂，不應(yīng)將多件文件裝訂在一起。10.3當(dāng)正文與附件統(tǒng)一編制頁(yè)碼時(shí)，應(yīng)作為一件，一起裝訂，且正文在前，附件在后；當(dāng)正文與附件分別編制頁(yè)碼時(shí)，應(yīng)各為一件，分別裝訂。10.4以下紙質(zhì)材料應(yīng)按相應(yīng)要求裝訂在一起，作為一件：a)評(píng)測(cè)、評(píng)審、鑒定、驗(yàn)收意見(jiàn)與專(zhuān)家簽到表。評(píng)測(cè)、鑒定、驗(yàn)收意見(jiàn)在前，專(zhuān)家簽到表在后。b)因載體或字跡不耐久而須復(fù)制時(shí)(見(jiàn)8.3)的原件與復(fù)制件。原件在前，復(fù)制件在后。c)多次觀測(cè)、維修、維護(hù)記錄。對(duì)每一觀測(cè)、維修、維護(hù)對(duì)象，按日期順序排列。記錄較多時(shí)，可按觀測(cè)、維修、維護(hù)對(duì)象分別裝訂，否則可將所有記錄一起裝訂。10.5裝訂前應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：a)對(duì)破損(如有空洞、殘缺、折疊處已磨損等)的頁(yè)面進(jìn)行修復(fù)；b)對(duì)字跡模糊的頁(yè)面進(jìn)行復(fù)印或更換；c)大型紙張應(yīng)折疊成被裝訂紙張的大??；d)一般應(yīng)編制封面和目錄。10.6紙質(zhì)文件一般采用如下方式裝訂：a)無(wú)線膠裝：一般采用無(wú)線膠裝機(jī)左側(cè)裝訂。b)不銹鋼訂書(shū)釘裝訂：一般訂在紙質(zhì)文件的左上角，且僅在頁(yè)數(shù)較少時(shí)采用。c)膠水粘貼：在左上角進(jìn)行粘貼，且僅在頁(yè)數(shù)較少時(shí)采用。d)線繩裝訂：一般采用三孔一線法左側(cè)裝訂，頁(yè)數(shù)較少時(shí)也可采用檔案縫紉機(jī)裝訂。10.7本標(biāo)準(zhǔn)推薦裝訂方式：一般應(yīng)采用無(wú)線膠裝方式進(jìn)行裝訂，頁(yè)數(shù)較少時(shí)采用膠水粘貼或不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。10.8裝訂應(yīng)符合以下技術(shù)要求：a)裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊、不丟頁(yè)、無(wú)空白頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀，不妨礙復(fù)制；b)不應(yīng)用塑料做封面、封底。文檔類(lèi)文件的封面、封底材料應(yīng)符合5.1的要求。11電子文件11.1電子文件應(yīng)符合5.6和第6章、第7章的要求。11.2電子文件如果存在與之相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，兩者在內(nèi)容、版式等方面應(yīng)完全一致。11.3文檔類(lèi)電子文件的文件名應(yīng)與其題名一致。11.4電子文件應(yīng)能在相應(yīng)軟件中打開(kāi)，且按照默認(rèn)方式打開(kāi)時(shí)，字體、字號(hào)、圖形符號(hào)、顏色等應(yīng)配置清晰、合理，顯示正確，無(wú)出錯(cuò)或警告信息。11.5打開(kāi)同一批、同類(lèi)的數(shù)字測(cè)繪成果所需的軟件環(huán)境(如軟件及其版本、字庫(kù)等)應(yīng)相同。11.6電