電子檔案與信息管理制度

電子檔案與信息管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的訂立旨在規(guī)范電子檔案與信息管理的相關(guān)工作，確保企業(yè)信息資產(chǎn)的安全、完整和可信度，保障企業(yè)信息化建設的順利進行。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)的實際情況訂立，適用于企業(yè)內(nèi)全部相關(guān)部門和員工。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部電子檔案與信息的收集、存儲、傳輸、使用、保護和處理等環(huán)節(jié)，包含但不限于電子文檔、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡文件等各類電子信息資產(chǎn)。第二章電子檔案管理第三條檔案分級管理依照檔案的密級、緊要程度和風險等級，對電子檔案進行分級管理，設定相應的權(quán)限和操作規(guī)范。不同級別的電子檔案應采取不同的存儲介質(zhì)和技術(shù)手段進行保管，確保信息的安全性和完整性。對于涉及國家秘密和商業(yè)機密的電子檔案，應依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，采取更加嚴格的管理措施。第四條檔案的收集與整理企業(yè)內(nèi)各部門應建立檔案管理責任制，明確檔案的歸口管理部門和責任人。檔案管理部門負責組織收集、整理和索引各類電子檔案，確保檔案的準確性和完整性。收集和整理的電子檔案應依照肯定的分類系統(tǒng)加以歸檔，并設置相應的訪問權(quán)限。第五條檔案的存儲與備份電子檔案應存儲在特地的服務器、網(wǎng)絡存儲設備或云存儲平臺中，確保信息的安全和可靠性。電子檔案存儲設備應進行定期維護和更新，確保設備的穩(wěn)定性和性能。電子檔案應進行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地方，防止數(shù)據(jù)丟失和禍害損壞。第六條檔案的檢索與利用電子檔案的檢索應采用合理的搜尋和索引技術(shù)，確?？焖贉蚀_地獲得所需信息。電子檔案的利用應符合相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。對于需要共享或傳遞的電子檔案，應通過安全的傳輸渠道進行，確保信息的機密性和完整性。第七條檔案的保護與處理電子檔案應采取有效的技術(shù)和管理措施進行保護，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、修改和泄露。對于不再需要保存的電子檔案，應及時進行安全銷毀或歸檔，確保信息的安全和隱私。第三章信息管理第八條信息收集與手記各部門應依照規(guī)定的程序和標準，收集和手記企業(yè)所需的各類信息。信息收集和手記應遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定，確保信息的真實、準確和完整。第九條信息分類與歸類收集和手記的信息應依照肯定的分類系統(tǒng)進行歸類，并標注相應的元數(shù)據(jù)，以便后續(xù)的管理和利用。不同級別和類型的信息應分別進行存儲和管理，設置相應的訪問權(quán)限和保密措施。第十條信息安全與保護信息管理部門應采取一系列的技術(shù)和管理措施，確保信息的安全性和可靠性。對于涉及商業(yè)機密和個人隱私的信息，應依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，采取額外的保護措施。第十一條信息使用與共享信息的使用和共享應遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定，確保合法、合理地利用信息資產(chǎn)。對于需要共享或傳遞的信息，應通過安全的傳輸渠道進行，確保信息的機密性和完整性。第十二條信息備份與恢復緊要的信息應進行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地方，防止數(shù)據(jù)丟失和禍害損壞。對于顯現(xiàn)意外情況導致信息丟失或破壞的，應及時進行數(shù)據(jù)恢復和修復。第四章監(jiān)督與責任第十三條監(jiān)督機制企業(yè)內(nèi)應設立特地的監(jiān)督機構(gòu)，負責對電子檔案與信息管理工作進行監(jiān)督和評估。監(jiān)督機構(gòu)應定期進行內(nèi)部審查和外部評估，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改和改進。第十四條責任落實各部門和崗位應明確電子檔案與信息管理的責任和義務，確保管理工作的落實和有效性。企業(yè)領(lǐng)導應加強對電子檔案與信息管理工作的重視，供應必需的資源和支持。第十五條違規(guī)懲罰對于違反本制度或其他相關(guān)規(guī)定的行為，將依法依規(guī)予以紀律處分，并承當相應的法律責任。違規(guī)行為包含但不限于竄改、刪除、泄露、竊取、濫用和非法取得電子檔案與信息的行為。第五章附則第十六條培訓企業(yè)應定期組織電子檔案和信息管理的培訓，提高員工的業(yè)務水平和管理本領(lǐng)。對于涉及電子檔案與信息管理的新員工，應進行特地的培訓和考核。第十七條制度更新本制度的內(nèi)容和要求應與企業(yè)的技術(shù)發(fā)展和法律法規(guī)的變動保持全都，定期進行修訂和更新。第十八條解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部，并經(jīng)