整合文件編寫

文件編寫培訓聯(lián)合眾智企業(yè)管理咨詢有限公司

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歡迎參加我們的培訓希望積極參與討論可以隨時提問請勿吸煙請保持安靜請將手機、呼機置于震動狀態(tài)文件編制培訓提綱一、文件編制要求說明；二、管理手冊編寫簡介；三、程序文件編寫簡介；四、作業(yè)文件編寫簡介。一、整合體系文件編制要求說明（一）文件的作用；（二）管理體系標準對文件的要求；（三）文件編寫原則；（四）文件的組成與結構；（五）文件的編寫步驟。（一）體系文件的作用1、企業(yè)質量及食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動的法規(guī)，全體員工質量及食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全行為的規(guī)范；2、企業(yè)控制產(chǎn)品質量、食品安全、環(huán)境、職業(yè)健康安全的鑰匙；3、提供體系建立、運行和保持的客觀證據(jù)；4、評價企業(yè)體系符合性、有效性和持續(xù)適宜性的依據(jù)；5、改進管理體系、提高產(chǎn)品質量、食品安全、職業(yè)健康安全、減少環(huán)境污染的保障；6、制訂員工培訓工作的依據(jù)。（二）體系標準對文件的要求1、“組織應按本標準的要求建立管理體系，形成文件，并加以實施和保持，.......”2、“管理體系文件應包括：

a)形成文件的方針和目標；

b)管理手冊；

c)本標準所要求的形成文件的程序；

d)組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件；

e)本標準所要求的記錄。（三）整合體系文件編制原則1、系統(tǒng)性體系文件反映一個企業(yè)管理體系運行的全過程，應具有：（1）層次分明；（2）結構清楚；（3）要素裁剪合理（ISO9001）；（4）職責規(guī)定分明；

（5）接口明確；（6）協(xié)調有序。……（三）整合體系文件編制原則2、法規(guī)性體系文件是一個企業(yè)必須執(zhí)行的法規(guī)性文件，應保證：（1）確定性；（2）穩(wěn)定性；（3）連續(xù)性；（4）嚴肅性；（5）強制性?！ㄈ?/p>

體系文件編制原則3、協(xié)調性整合的各管理體系的體系文件應互相兼容，并和企業(yè)自身的管理文件相一致，應保證：（1）相容性；（2）一致性；（3）協(xié)調性?！ㄈ┱象w系文件編制原則4、增值性

體系文件不是企業(yè)體系現(xiàn)狀的簡單堆積和寫實，而是一項增值活動，應保證：（1）不斷改進；（2）不斷完善；（3）提高效率；（4）

增加效益。……（三）整合體系文件編制原則5、繼承性策劃和編制體系文件時，企業(yè)應肯定和繼承：（1）現(xiàn)行管理體系中成熟的管理經(jīng)驗；（2）現(xiàn)行管理體系中有效的操作方法；（3）現(xiàn)行管理體系中經(jīng)過驗證有效的規(guī)范和標準。……

（三）整合體系文件編制原則6、可操作性體系文件既要求涵蓋認證標準，又要注意與企業(yè)現(xiàn)行管理實際和工作特點相結合，確保體系文件的可操作性，應做到：（1）全員參與；（2）集思廣益；（3）調查研究；（4）力誡抄襲；（5）注重可操作性；（6）避免“兩層皮”?！ㄈ┱象w系文件編制原則7、唯一性對于一個企業(yè)來說，管理體系只有一個，

整合后文件應做到：（1）避免不同版本并存；（2）加強修改或修訂控制；（3）力戒標識混亂；（4）加強作廢文件管理?！ㄈ┱象w系文件編制原則8、見證性體系文件是企業(yè)管理體系的建立，運行和保持的客觀見證，應向以下有關方面提供證據(jù)：（1）企業(yè)內部員工；（2）潛在市場和客戶；（3）第三方認證機構；（4）政府當局和相關方?！ㄈ┱象w系文件編制原則9、適宜性企業(yè)體系文件的多少和詳略程度應注意以下方面：（1）企業(yè)的規(guī)模；（2）產(chǎn)品和服務特點；（3）生產(chǎn)、服務活動情況；（4）管理經(jīng)驗狀況；（5）過程的復雜程度；（6）人員素質、技能和培訓情況?！ㄋ模┱象w系文件的組成與結構

整合體系文件應包括:（1）方針和目標;（2）綜合管理手冊;（3）標準要求及切實需要形成文件的程序;（4）運行和控制所需的其他文件;（5）質量記錄.程序文件其它體系文件報告、記錄、表格方針、目標聲明質量手冊要素描述必要程序作業(yè)文件記錄整合體系文件的一般結構圖（五）整合體系文件編制步驟1、文件編制的準備：（1）明確管理職責；（2）收集企業(yè)原有管理文件；（3）收集整理原有的作業(yè)文件、表格、報告和記錄；（4）體系文件編寫人員專題培訓；（5）處理好各體系文件的兼容關系?！謨杂涗?、表格、報告整合體系文件之間的關系示意圖（五）文件編制步驟2、文件編制策劃（1）確定整合文件層次與結構；（2）提出文件目錄（手冊、程序和作業(yè)文件等）；（3）確定文件編寫小組和主筆人；（4）安排編寫進度表?！?/p>

（五）文件編制步驟3、文件編制組織實施（1）組織協(xié)調（分工、接口、原則）；（2）檢查督促；（3）評審適宜性；（4）審核批準。

（五）文件編制步驟4、文件編寫注意事項（1）注意覆蓋標準（手冊、程序文件）；（2）處理好與現(xiàn)行管理體系文件的關系；（3）界定組織機構的職責和權限；（4）注意系統(tǒng)性和邏輯性；（5）嚴格界定術語和定義（標準術語和企業(yè)術語）；（6）統(tǒng)一文件陳述的格式；（7）文字表達準確、統(tǒng)一、流暢、簡練；（8）文件應活頁化（便于更改和修訂管理）?！?/p>

二質量手冊的編制簡介質量手冊《根據(jù)ISO9001：2000標準編制》文件編號：

版本號：受控狀態(tài)：________分發(fā)號：_____持有者：______發(fā)布日期：_____實施日期：____

*********食品有限公司批準審核編制目錄章節(jié)號內容0.1發(fā)布令0.2目錄0.3手冊說明0.4術語1.0企業(yè)概況2.0組織機構與職責3.0手冊章節(jié)與標準章節(jié)對照表4.0質量管理體系4.1總要求4.2文件要求5.0管理職責5.1管理承諾5.2以顧客為中心5.3質量方針5.4策劃5.5職責、權限和溝通5.6管理評審章節(jié)號內容6.0資源管理6.1資源提供6.2人力資源6.3基礎設施6.4工作環(huán)境7.0產(chǎn)品實現(xiàn)7.1產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃7.2與顧客有關的過程7.3設計和開發(fā)7.4采購7.5生產(chǎn)和服務提供7.6監(jiān)視和測量裝置的控制8.0測量、分析和改進8.1總則8.2監(jiān)視和測量8.3不合格品控制8.4數(shù)據(jù)分析8.5改進9.0附錄0.1手冊發(fā)布令

本手冊根據(jù)ISO9001：2000《質量管理體系—要求》標準，結合公司管理實際編制的，質量手冊闡明了公司的質量方針、質量目標、質量體系覆蓋的范圍并對質量管理體系過程及其相互作用進行描述。本手冊是公司質量管理體系運行的基本準則，是公司質量管理的綱領性文件，全體員工必須嚴格遵照執(zhí)行。

特此發(fā)布總經(jīng)理：XXX2003年XX月XX日0.3手冊的管理說明1.總則2.質量手冊的編制及審批3.質量手冊的管理4.質量手冊的評審與修改7.2與顧客有關的過程7.2.1產(chǎn)品要求的確定1.營銷部負責按<<產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評審控制程序>>的要求組織確定產(chǎn)品要求。2.本公司通過市場調查、查閱法律法規(guī)文件、合同評審、與客戶的交流以及對自身能力的評估等方式，確定產(chǎn)品要求，并將這些要求形成相關文件，如產(chǎn)品標準、銷售文件等。3.產(chǎn)品要求包括：

a、顧客明確規(guī)定的要求。既有產(chǎn)品本身的質量要求，也包括文件、交付后活動的要求，如交貨期、包裝、運輸、售后服務等。

b、顧客沒有明確規(guī)定，但預期或規(guī)定用途所必要的要求。

c、與產(chǎn)品有關的法律法規(guī)的要求。

d、本公司附加的對顧客的責任。4.相關文件<<產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評審控制程序>>7.2與顧客有關的過程7.2.2產(chǎn)品要求的評審1.總則公司在作出提供產(chǎn)品的承諾前，對產(chǎn)品要求進行評審。2.職責2.1營銷部負責組織對產(chǎn)品要求的評審。2.2生產(chǎn)部、采購部、品管部、產(chǎn)品研發(fā)部、生產(chǎn)技術部等協(xié)助營銷部進行產(chǎn)品要求的評審。3.控制要求：3.1在正式接收合同/訂單前，營銷部組織有關部門按《產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評審控制程序》的規(guī)定對產(chǎn)品要求進行評審，保證：

a、產(chǎn)品的各項要求（包括規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點、價格緒方式等）得到規(guī)定并形成文件。

b、與以前表述不一致的合同或訂單要求得到解決。

c、本公司有能力滿足規(guī)定的要求。7.2與顧客有關的過程7.2.2產(chǎn)品要求的評審3.2評審工作由有一定資格的人員進行，這種資格是有相當?shù)募夹g業(yè)務知識和工作經(jīng)驗。3.3對合同/訂單中不清楚的方面以及評審中認為需要調整的方面由營銷部出面與客戶協(xié)商。3.4產(chǎn)品要求發(fā)生變更時，應按原評審程序的規(guī)定，由營銷部對變更組織評審，并確保文件得到更改，相關人員獲悉已變更的要求。3.5評審后，要記錄評審的結果及評審中提出的跟蹤措施。4.相關文件《產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評審控制程序》7.2與顧客有關的過程7.2.3與顧客的溝通1.在《與顧客的溝通及服務控制程序》中就溝通的內容和溝通的辦法作出了規(guī)定。1.1溝通的內容有：a、產(chǎn)品信息；

b、問詢、合同或訂單的處理，包括其修改；

c、顧客反饋的信息，包括投訴或抱怨。1.2溝通的辦法有：a、利用訂貨會、展覽會、派發(fā)各種宣傳資料、拜訪顧客等形式及時地向客戶提供本公司的產(chǎn)品信息；

b、認真答復客戶的有關咨詢與投訴；

c、就合同/訂單的處理（包括修訂）與客戶建立有效的聯(lián)絡，等等。2.相關文件<<與顧客的溝通及服務控制程序>>三、程序文件編寫簡介（一）程序文件的概念：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑所形成的文件，稱之為程序文件。（二）程序文件的結構與內容三、程序文件編寫簡介序號結構內容1封面（1）組織的名稱、標志。（2）文件編號、文件名。（3）編號、審核、批準人及日期。（4）發(fā)布、實施日期。（5）版號/修改狀態(tài)。（6）受控制狀態(tài)。（7）分發(fā)編號等。2標題欄（1）組織的標志、名稱。（2）文件編號、名稱。（3）版號/修改狀態(tài)。（4）受控狀態(tài)。（5）頁碼等。3目的說明該程序控制的活動、控制目的。（二）程序文件的結構與內容三、程序文件編寫簡介序號結構內容4范圍（1）程序所涉及的有關部門和活動。（2）程序所涉及的有關人員和產(chǎn)品。5術語有關的術語、縮寫符號的定義或含義。6職責（1）實施該程序的主管部門/人員的職責。（2）實施該程序的相關部門/人員的職責。7工作程序（1）按活動的邏輯順序寫出開展該項活動的各個細節(jié)。（2）規(guī)定應做的事情（What）。（3）規(guī)定每一活動的實施者（Who）。（4）規(guī)定活動的時間（Time）。（5）說明在何處實施（Where）。（6）規(guī)定具體實施方法（How）。（7）所采用的材料、設備、引用文件等。（二）程序文件的結構與內容三、程序文件編寫簡介序號結構內容7工作程序（8）如何進行控制。（9）應保留的記錄。（10）例外特殊情況的處理方法等。8相關/支持性文件列出與本程序有關的相關文件/支持性文件，這些文件可以是程序文件、作業(yè)指導書、管理規(guī)定等。9質量記錄給出有關質量記錄名稱并附上相應的空白表格。不合格品流程表產(chǎn)品召回流程表（三）程序文件編寫舉例

“產(chǎn)品要求的確定及合同/訂單評審控制程序”1、目的2、適用范圍3、職責3.1營銷部負責確定產(chǎn)品要求，負責組織對合同/訂單進行評審，對合同/訂單的規(guī)范、準確負責。3.2生產(chǎn)部負責評審滿足合同/訂單要求的生產(chǎn)能力。3.3采購部負責評審滿足合同/訂單要求的物資采購能力。3.4品管理體制部負責評審滿足合同/訂單要求的產(chǎn)品檢測能力。3.5產(chǎn)品研發(fā)部負責評審滿足合同/訂單要求的新產(chǎn)品設計開發(fā)能力。3.6技術部負責評審滿足合同/訂單要求的新產(chǎn)品生產(chǎn)的工藝能力。3.7總經(jīng)理批準長期供貨協(xié)議及特殊合同/訂單的“合同/訂單評審表”。三、程序文件編寫簡介4、工作程序4.1長期供貨協(xié)議；4.2合同/訂單分類；4.3產(chǎn)品要求的確定；4.4合同/訂單的評審內容；4.5評審方式；4.6合同/訂單的執(zhí)行；4.7合同/訂單的修改；4.8合同/訂單的保存。5、支持性文件5.1<<質量計劃控制程序>>6、記錄6.1長期供貨協(xié)議6.2客戶訂單(或合同)6.3客戶口頭訂單記錄表6.4合同/訂單評審表6.5合同/訂單更改通知單四、作業(yè)指導書編制簡介（一）作業(yè)指導書概念：1、概念：“有關如何實施和記錄的詳細描述的文件?！?、作業(yè)指導書是程序文件的補充和支持。（二）作業(yè)指導書的分類：

1、工作指導書（工作方法和要求的說明）；2、操作指導書；3、過程（工序）指導書；4、檢驗、驗收指導書等?！?、作業(yè)指導書編制簡介（三）作業(yè)指導書的格式：1、作業(yè)指導書可以形成文件，也可以不形成文件；2、作業(yè)指導書可以是詳細的書面描述；3、作業(yè)指導書可以是流程圖、圖表、模型、樣品、樣件等；4、作業(yè)指導書可以是在圖樣中的技術注釋、規(guī)范、設備操作手冊、圖片、錄像、檢查清單或上述方式的組合；5、作業(yè)指導書可以是對使用的原輔材料、設備和文件進行描述。1目的為了規(guī)范機械擠奶操作方法，確保奶站設備正常運行，保證原料奶質量。2范圍 本操作規(guī)程適用于在集中機械擠奶站進行擠奶全過程的操作技術。3擠奶工作規(guī)范3.1擠奶前工作規(guī)范3.1.1奶牛進站前用鐵刮子和掃帚刮掃牛身，除掉牛身上的泥土、糞便和牛毛，使牛體保持干凈,將牛領入固定牛床，固定牛尾（牛尾每月修剪一次）。3.1.2清洗乳房及對乳頭消毒程序。首先奶戶用自帶的大毛巾，利用奶站提供的45℃溫水對乳房進行清洗；然后再用自帶的小毛巾（每頭牛專用一塊），沾上含有高錳酸鉀或其它消毒液的溫水，對乳頭及乳頭基部進行擠前消毒藥浴。3.1.3乳房和乳頭擦干后，必須把頭三把奶擠掉，并且在1分鐘之內完成套杯組開始擠奶。五、作業(yè)指導書編制簡介（四）作業(yè)指導書編制舉例：電流表內部校準規(guī)程1、目的對電流表進行內部校準，確保其準確度和適用性保持完好。2、范圍適用于生產(chǎn)工藝參數(shù)監(jiān)控用的電流表的內部校準。3、校準用基準設備外校合格的數(shù)字電流表（0.5級或以上）。4、環(huán)境條件4.1溫度（20±5），相對濕度（65±15）%。4.2電源電壓：220V±2%，（50±2）Hz。4.3周圍無影響正常工作的電磁場干擾和機械振動。五、作業(yè)指導書編制簡介（四）作業(yè)指導書編制舉例：電流表內部校準規(guī)程5、校準步驟5.1被校準的電流表不應有妨礙讀數(shù)和影響正常工作的機械損傷，接線柱、旋鈕等無松動，通電能正常工作。5.2按下圖所示，連接被校電流表與基準數(shù)字電流表。

其中A為被校電流表，DAM為基準數(shù)字電流表。電流源及調節(jié)器ADAM五、作業(yè)指導書編制簡介（四）作業(yè)指導書編制舉例：電流表內部校準規(guī)程5、校準步驟5.3調節(jié)電流，緩慢地增加電流值，用基準數(shù)字電流表依次設定每個被檢測點的數(shù)值，記錄被校電流表的讀數(shù)，檢測點按被校電流表滿量程值及滿量程值的1/3、2/3選取。在讀數(shù)穩(wěn)定時分別在“內校記錄表”中記錄兩表電流值。5.4根據(jù)下列計算誤差：%=（A-I）/AoX100

式中：A——被校電流表讀數(shù)；

I——基準電流表的讀數(shù)；

Ao——被校電流表滿量程值。5.5所有校準值的誤差均在±2%以內，判校準合格。6、相關記錄《內校記錄表》感謝大家參與！四、質量計劃編制簡介（一）質量計劃定義：“對特定的項目、產(chǎn)品、過程或合同，規(guī)定由誰及何時應使用哪些程序和相關的資源的文件?！保ǘ┵|量計劃的作用：1、用于特定的項目、產(chǎn)品、過程或合同，