物業(yè)管理公司財務管理制度樣本樣本

物業(yè)管理企業(yè)財務管理制度目錄

頁數

1.

基礎任務—

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2.

企業(yè)內部財務管理基礎工作—

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2.1

財務匯報步驟

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3

2.2預算及審批預算步驟

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3-4

2.3審批管理

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5

2.4

管理費用支付步驟—

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3.

貨幣資金及往來帳項管理

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3.1

現金管理

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6

3.2

按金管理—

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6

3.3

支出報銷步驟

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7

3.4

帳戶管理

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8-9

4．

固定資產管理

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4.1

計價方法

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4.2

折舊方法

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5.

費用管理

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5.1

報銷手續(xù)—

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5.2

工資發(fā)放—

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5.3

應酬費用—

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6.

營業(yè)收入管理

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6.1

管理費收取指導—

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7.

財務工作人員管理

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8.

財務表格

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9.

政府法規(guī)

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9.1

物業(yè)管理企業(yè)財務管理要求

附件一

例行程序時間表

1.

基礎任務

管理處財務管理基礎任務是:

物業(yè)管理處財務管理為獨立運作及核實，和物業(yè)管理

企業(yè)分開?；I集和管理物業(yè)管理處資金和資產，組織

日常財產運作和會計核實，協(xié)調財務開支，真實地、系

統(tǒng)地、全方面地反應企業(yè)經營情況，監(jiān)督各項財務計劃

實施情況。

1．

會計制度

1.1管理處業(yè)務范圍，所屬中國行業(yè)，實施其所屬行業(yè)之會計制度。

1.2實施企業(yè)統(tǒng)一要求會計制度。

2．

會計年度

2.1為了符合中國《會計法》要求，管理處需按中國要求會計年度，即自公歷1

月1日起至12月31日止，編制一套符合中國要求會計匯報。

3．

記帳本位幣

管理處記帳以人民幣為單位。

4．

收入和費用確實定

管理處正確劃分資本性支出和權益性支出，對各項收入和費用確實定采取權責發(fā)生制標準。

2.

企業(yè)內部財務管理基礎工作

2.1財務匯報步驟

1.

財務匯報步驟

1.1

管理處財務每個月定時向項目中心物管部匯報。

1.2

物管部財務每個月定時向項目中心財務部匯報。

2.

財務匯報格式

2.1

為統(tǒng)一口徑、便于匯總，管理處統(tǒng)一使用企業(yè)總部要求財務匯報格式。

3.

財務匯報分類

3.1月報、季報和年報

4.

財務匯報組成及內容

4.1

財務匯報組成按企業(yè)總部統(tǒng)一要求編報，其關鍵匯報有：

4.1.1

資產負債表；

4.1.2

損益表；

4.1.3

現金流量表;

4.1.4

其它報表（包含但不限于固定資產，應收賬，應付賬，收入明細賬等）。

4.2財務匯報中管理處核實或反應內容按企業(yè)總部統(tǒng)一要求實施。

5.

財務匯報提交和審批時間

5.1季報應于每個月5日以前、年報應于年度終了10日內，報企業(yè)總部物業(yè)經理審批。

5.2企業(yè)總部物業(yè)經理應在收到管理處財務匯報次日起3日內審完，并將財務匯報

返還各管理處。

6.

對外公布資料：按廣州市物業(yè)管理措施每季公布收支表給業(yè)戶查看。

2.2預算及審批預算步驟

1.預算制度

1.1管理處一切財務收支活動全部要按財務預算實施，受財務預算制約；

1.2管理處財務預算由年度財務預算、季度財務預算組成；

1.3管理處財務預算要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，做到統(tǒng)籌兼顧；

1.4財務預算需經地域總監(jiān)審批后才能實施；

1.5預算編制嚴禁巧立名目，弄虛作假。

2.預算編制依據

2.1

管理處業(yè)務范圍及工作方法；

2.2

管理處所在地域生活及工資水平；

2.3由管理處付薪職員人數；

2.4

管理處擁有或控制固定資產組成及數量、價值等；

2.5租賃房屋、設施等數量及價格；

2.6

其它

3.預算編制、審批及撥款步驟

3.1前季度第二個月月末各管理處部門向財務提供預算所需數據，然后財務部按總

部統(tǒng)一要求之預算格式編制。

3.2

管理處于前季度第三個月第一個星期，將預算報物業(yè)經理審批。

3.3物業(yè)經理收到各管理處預算，在10日內審批完成。

3.4

審批完成后，交地域總監(jiān)最終審批，審批于5日內完成。

3.5

審批后財務預算，立即回復各管理處并通知企業(yè)總部（項目中心）財務部。

3.6企業(yè)總部財務部依據審批后管理處預算撥款金額、撥款時間等，立即為各

管理處撥款。

4.預算和實際對比

4.1

各管理處財務匯報，要有反應預算數和實際完成數對比資料；

4.2

實際完成數大于預算5%以上時，要有文字說明；

4.3

實際完成數小于預算10%以上時，要有文字說明；

2.3審批管理

1.

營運開支審批

1.1

范圍:非業(yè)主,住客按金/基金等物業(yè)管理處營運開支,通常多于RMB500。

1.2

申請程序

1.3

未經同意和有效報銷前支出當個人借款處理

1.4

審批權

1.4.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB500。

1.4.2物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)經理可簽批支付每單RMB3000或以下。

1.4.3物業(yè)管理企業(yè)財務總監(jiān)（即項目中心財務總監(jiān)）加簽每單RMB3,000至

RMB30,000。

1.4.4物業(yè)管理企業(yè)總經理（即項目中心地域總監(jiān)）加簽每單RMB[

]以上。

1.4.5有效協(xié)議或預算。

1.5

復核

2.

備用現金開支審批

2.1最高存放金額:RMB5,000；申請現金補充備用現金金額:RMB500；存款應付約一

星期需要。

2.2備用現金適用范圍：難以用支票形式支付小額支出，通常不多于RMB200。

2.3申請程序。

2.4未經同意和有效報銷前支出當個人借款處理。

2.5審批權

2.5.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB300

2.5.2物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)經理可簽批支付每單RMB300以上

3.

協(xié)議方面

3.1

如已經有協(xié)議之約束，及既定協(xié)議之金額，則由物業(yè)經理簽批后便完成審批。

3.2

未有協(xié)議,則按以下情況

3.2.1

對外簽約(備預算)

3.2.1.1

預算金額

30,000元或以上

審批:

總經理

3.2.1.2

預算金額

3,000-30,000元或以下

審批:

財務總監(jiān)

3.2.1.3

預算金額

3,000元以下

審批:

物業(yè)經理

3.

貨幣資金及往來帳項管理

3.1現金管理

1.現金處理

1.1管理處現金管理由現金出納和會計負責，現金出納，應天天登記當日現金

收支統(tǒng)計及整理相關憑證資料，管理處責任人能夠隨時監(jiān)督檢驗。

1.2管理處辦公室應儲存適量現金，現暫定500元，足夠3-5天內日常零星開支。

現金存量在要求限額內。當現金余額抵達現金存量下限時,由出納通知會計，

并準備支票由物業(yè)經理簽署后提取現金。

1.3現金出納依據管理處開支情況，提出現金存量上下限報總部物業(yè)經理同意。

1.4辦公室應把現金儲存于保險箱內。

1.5保險箱密碼和保險箱鎖匙由二人分別持有管理，未得物業(yè)經理同意不得移交第

三者。

1.6出納和會計每七天末及月末下班前進行現金盤點；由出納填寫現金盤點記錄表兩

人共同簽字。月末盤點，會計查對現金帳無誤后，再由會計及出納共同簽署確

認帳物相符。管理處責任人能夠隨時進行監(jiān)督盤點。出納每日必需登記現金日

記帳，

確保賬目和現金數額相符，并每個月和會計對帳。

2.

現金提款

2.1

管理處每個月用款由項目標專用帳戶開支。

2.2

管理處現金儲存量在要求限額內（現暫定在不超出5，000元。每當現金余額

抵達現金存量下限（500元）時，出納要通知會計，并準備轉帳支票預約簽署。

財務部要每個月咨詢管理處主管，提議財務部主管修訂現金存量上下限。

2.3

每次提款由出納負責安排，管理處派員和出納一同提款。

3.2按金管理

1.退還裝修押金及裝修工作證押金程序

1.1

裝修后3個月內，管理處對已裝修單位驗收合格后，填寫《裝修按金發(fā)還申請表》，并附上文件憑證.

1.2

管理處經理署名同意后可給予退還裝修押金及工作證押金。

1.3

財務核實發(fā)還申請表后才發(fā)放款項。

3.3支出報銷步驟

1.

支出簡化步驟

1.1各部門需指定一人和財務部對口辦理相關支出報銷管理工作。（其它人員支

出報銷亦統(tǒng)一由部門和財務部對口）

1.2

部門任何支出，先向財務部索取《付款申請表》，填好后連同相關單據合格、

發(fā)票等并作背書，經部門責任人核實簽字。

1.3

管理處經理簽批后，再交財務部查對。會計查對后，將付款申請書及相關

單據交財務部出納。

1.4出納登記現金日志帳，將簽署后付款申請書和發(fā)票、原始憑證等交會計。

1.5財務部會計入帳，制作憑證。

1.6若要開支票，會計負責正確支票并安排蓋章。

1.7碰到物業(yè)經理審批權限以外，需要總部審批支出，由物業(yè)經理和相關高層

預約時間審批。

2.支出報銷時限

2.1由管理處責任人確定每七天某段時間天為報銷日期，非特殊情況，其它時間不審

批報銷。

2.2管理處人員有因工預借款項，應在完成業(yè)務返回管理處后3日內報銷結帳，對有

特殊情況其清帳日期亦不得超出30天。出差前領款亦不能夠早于出差前3天領款。

3.現金預支

3.1管理處貨物購置，盡可能地使用非現金結算方法

。

3.2預借現金必需填寫《借支單》，經管理處主管簽字后，向出納領款，副本留在出

納處，正本予會計入帳，但出納及會計要在副本上簽署確定。預借現金必需在

借出日起3日以內歸還/清帳。清賬前，借款人需個人負擔借款責任；每次借款

不得越過人民幣3000元，若部門總借款共3次而未清賬時，共3000元便不可

再預借款項。

3.3職員使用現金應取得原始憑證/合格方案并背書，填《付款申請表》，本人簽字后，

交管理處經理同意簽字，會計審核，向出納領款。有預借現金者，應同時還清所

借現金。

3.4若有特殊情況不能取得原始憑證/合格方案，用款人應以書面形式說明原因，并得

到部門主管核實同意，財務部審核，作為自制憑證入帳。

注：凡采購辦公用具及多種設備、物料，要經行政部辦理入倉出倉手續(xù)，并簽字核實。

3.4

帳戶管理

1.戶口分類

物業(yè)管理企業(yè)

物業(yè)管理處

戶口類別

責任人

用

途

戶口類別

責任人

用

途

1、基礎戶口

財務總監(jiān)

作收支費用

1、小額戶口

物業(yè)經理

支付日常支出

（貯備額不超出10,000元）

（3000元以下）

2、大額戶口

財務總監(jiān)

處理日常收款及轉帳

至小額戶

3、按金戶口

財務總監(jiān)

收取裝修按金、

管理費按金

4、基金戶口

財務總監(jiān)

收取資產貯備金

注：每個管理處均開設以上類別戶口

2.戶口運作

1.小額戶

1.1

支付RMB3,000或以下物業(yè)管理處營運開支。

1.2小額戶運作類似備用金運作模式,資金不足時以實報實銷形式大額戶轉入。

1.3小額戶不收管理費和其它物業(yè)管理處收入。

1.4戶口署名人除管理物業(yè)管理企業(yè)地域總監(jiān)和財務總監(jiān)外，物業(yè)管理企業(yè)主管

（KK

LEUNG）可單獨實施。

2.大額戶

2.1

關鍵支付RMB3,000以上物業(yè)管理處營運收入。

2.2大額戶運作類似企業(yè)基礎戶運作模式，資金不足時以實報實銷形式大額戶調

入。

2.3大額戶收管理費和其它物業(yè)管理處營運開支。

2.4資金不足由所屬物業(yè)管理企業(yè)免息借入補足，部分非通常支出經特定審批程序或

會由基金戶撥入應付。

2.5戶口署名人參考廣州項目中心下屬企業(yè)銀行戶運作模式，物業(yè)管理企業(yè)主管（KK

LEUNG）可單獨簽RMB3000能夠下支票。

3.按金戶

3.1

專門收支物業(yè)管理處用戶各類按金。

3.2

戶口署名人參考廣州項口管理中心下屬企業(yè)銀行戶運作模式,物業(yè)管理企業(yè)主管(KK

LEUNG)要單獨簽RMB3000或以下支票。

4.基金戶

4.1

專門收支物業(yè)管理處用戶各類基金。

4.2

部分非通常支出經特定審批程序或會由基金戶調撥至大額戶應付。

4.3

戶口署名人參考廣州項目中心下屬企業(yè)銀行戶運作模式,物業(yè)管理企業(yè)主管

(KK

LEUNG)可單獨簽RMB3000或以下支票。

4.

固定資產管理

4.1

計價方法

1.

資產計價采取歷史成本標準。

2.凡單位價值2，000元以上，使用期限在十二個月以上，并在使用中保持原來物質

形態(tài)資產，列為固定資產。

3.設備或物品要作報廢,填寫《物品報廢申請表》

4.2折舊

1.折舊根據建時成本價及預期可使用年限，以直線法每個月計算，不估計殘值和清

理費用。

2.購建固定資產,從次月開始計提折舊；處理固定資產從次月開始不計折舊。

資產

估計可使用年限

汽車

電腦及其輔件

3年

家俱

5年

辦公室儀器

5年

裝修

3年

其它

報總部同意后實施

5.費用管理

5.1報銷手續(xù)

1.用款申請

1.1購置大宗物品（1,000元以上）需做三份報價分析填報《報價分析表》；在有

預算情況下1,000元以下由管理處經理審批：1,000元至3,000元由總部物業(yè)

經理審批；3000元以上由總經理或授權物業(yè)經理審批。

2.報銷手續(xù)

2.1持原始憑證（購物發(fā)票）填寫《付款申請表》，經手人按審批單要求填寫后交

管理處相關領導署名。

2.2報銷審批單由管理處經理或相關領導署名后，現金開支結清余款，有備用金

補足備用金。1000元以下之零星開支費用，由管理處經理審批給予報銷。

3.備用金

3.1各部門主管因公需零星購物可申請備用金，備用金限額管理處經理1,000元，

各部門主管300元。

3.2申請備用金需填寫《借支單》由總部物業(yè)經理署名同意，再到財務部領取，作

為本部門購物使用。

4.車費報銷手續(xù)

4.1管理處派員外出辦事，依據取回合理憑證填寫《付款申請表》（車票）貼在后

面，經手人署名、交由相關領導審批署名后結清余款。

5.2工資發(fā)放

1.工資發(fā)放

1.1財務部于每個月2日前將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經理審批。

1.2物業(yè)經理應在每個月2日前審批完成，并將工資發(fā)放資料返回管理處財務部。

1.3管理處于每個月8日依據審批后工資資料發(fā)放工資。

1.4財務部負責準備支票及匯款單。

1.5人事部負責考勤及核實出席時間

5.3應酬費用

1.應酬費用

1.1全部應酬費用（包含送禮）必需由財務部另冊詳盡列同被接待單位資料、日期、

人數、地點。

1.2和管理處相關對外單位發(fā)生應酬費用，管理處人員內部文娛活動費用，應

在預算中另列。

1.3應酬費用只為管理處部份有業(yè)務上需要職員而設。各部門職員應酬費必需事

先經企業(yè)主管經理同意。

1.4管理處每個月應酬費用不得超出預算上限，及每次應酬費用不得超出RMB500元。若管理處主管認為當月需較多應酬或某次應酬將超出標按時，應預先請示物業(yè)經理同意后,方能為之。

6.營業(yè)收入管理

6.1

管理費收取指導

包含部門：管理處管業(yè)部、財務部

1.繳交管理費方法

1.1繳交現金

1.2銀行劃帳

2.出管理費單之安排（包含日期、部門跟進）

3.追收程序

3.1正?！l(fā)通知書致業(yè)戶

3.2欠費追收—尤其函件

3.3再跟進追收—律師信

4.每段時間匯報

4.1每七天管理費收取明細

4.2每二周管理費收取明細

4.3每個月管理費收取明細

5.表格

5.1管理費事宜(表格一)

5.2再次催款通知(表格二)

5.3最終催繳通知(表格三)

5.4管理費收取明細（適用每七天，每二周，每個月）

表格一

花園

編號：

致：

居

座

單元業(yè)主

先生/女士：

相關：管理費事宜

您好！依據本處統(tǒng)計，貴單元

月份之管理費仍未付清，唯恐

閣下公務繁忙，一時遺忘，現特函通知。管理費等必需于每個月七日內繳付。懇請

閣下立即前來管理處繳交。

若

閣下已繳付上術款項，請不須理會本通知書。

如

閣下有疑問，可到管理處或致電管理處查詢，電話：

。

專此奉達，敬祝商安！

物業(yè)管理處

年

月

日

表格二

花園

編號：

致：

居

座

單元業(yè)主

先生/女士：

再次催款通知

您好！本處于上次致

閣下專函中提及

月份之管理費共人民幣

元，至今仍未付清。截至本函日期為止，貴單位之總欠款額為人民幣

元。本處唯恐

閣下公務繁忙，一時遺忘，現特函通知。懇請

閣下立即前來