檔案資料介紹

歸檔文件整理

淄博市檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科王瑾機(jī)關(guān)1.國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》2.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）企業(yè)1.國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（10號(hào)令附表為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案保管期限表）2.山東省檔案局1993年的《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》3.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）1949－1988年1989－2000年大卷（硬卷皮）小卷（軟卷皮）第一節(jié)歸檔文件整理的含義含義：是將文件以“件”為單位進(jìn)行組件、分類、編頁(yè)、修整、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒、排架，使之有序化的過(guò)程。歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料。機(jī)關(guān)歸檔文件整理含義的理解:應(yīng)進(jìn)行整理文件的來(lái)源和范圍就是本單位在職能活動(dòng)中形成的文件材料:上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)整理的文件必須是辦理完畢而且有保存價(jià)值的文件歸檔文件整理指文書檔案中的紙質(zhì)文件和電子文件歸檔文件整理是以件為單位企業(yè)歸檔文件整理的含義歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)（企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理）中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(企業(yè)管理類：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理）檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。企業(yè)歸檔文件整理含義的理解:１、應(yīng)進(jìn)行整理文件的來(lái)源和范圍就是本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，一般包括:本企業(yè)形成的；有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位印發(fā)的；非隸屬關(guān)系單位（包括社會(huì)中介機(jī)構(gòu)）發(fā)來(lái)的；下級(jí)單位（所屬和控股企業(yè)）上報(bào)的；有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存及其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。２、整理的文件必須是辦理完畢而且有保存價(jià)值的文件３、歸檔文件整理指文書檔案中的紙質(zhì)文件和電子文件４、歸檔文件整理是以件為單位《歸檔文件整理規(guī)則》的適用范圍各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。企業(yè)單位有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。第二節(jié)歸檔文件整理方法

一、

收集齊全

安全保管

規(guī)范整理

有效利用

文件材料收集原則：應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸

收集方法：平時(shí)收集與集中收集結(jié)合

機(jī)關(guān)材料來(lái)源：所有收文（上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)）

發(fā)文（本機(jī)關(guān)），收文的辦理結(jié)果（本機(jī)關(guān)）形式：帶文號(hào)的、不帶文號(hào)的，文字的、圖表的等

門不缺類、類不缺項(xiàng)、項(xiàng)不缺件、件不缺頁(yè)

機(jī)關(guān)特別要加強(qiáng)以下賬外文件材料的收集：本單位會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要；機(jī)構(gòu)編制、人事任免、職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、離退休等文件材料；各類介紹信及存根、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)等，工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等；財(cái)務(wù)預(yù)、決算，資產(chǎn)管理等方面的文件材料；各業(yè)務(wù)科室形成的相關(guān)專業(yè)文件材料；會(huì)議材料（本單位主辦、協(xié)辦的會(huì)議材料，參加外單位會(huì)議時(shí)帶回的會(huì)議材料）；本單位大事記、組織沿革，本單位編輯出版的書籍、期刊、信息、簡(jiǎn)報(bào)等；機(jī)關(guān)特別要加強(qiáng)以下賬外文件材料的收集：本單位主管業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)等報(bào)表；黨建、紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料，人民來(lái)信來(lái)訪材料；領(lǐng)導(dǎo)班子及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人述職報(bào)告；舉辦的重大活動(dòng)形成的文件材料；與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定等；其他有保存價(jià)值的材料。用辦公系統(tǒng)進(jìn)行公文處理的單位，也應(yīng)將文件處理單、擬稿紙和文件打印出紙質(zhì)收集歸檔。

二、機(jī)關(guān)材料歸檔鑒定

—確定文件材料整理的歸檔范圍

（國(guó)家檔案局８號(hào)令）

（一）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

二、機(jī)關(guān)材料歸檔鑒定

—確定文件材料整理的歸檔范圍

（國(guó)家檔案局８號(hào)令）

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

（二）機(jī)關(guān)不歸檔文件材料范圍上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送機(jī)關(guān)不歸檔文件材料范圍：的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。歸檔文件整理方法

一、材料收集原則：應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸企業(yè)材料來(lái)源：

收文：1.有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位

2.非隸屬關(guān)系單位（包括社會(huì)中介機(jī)構(gòu)）；

3.下級(jí)單位：所屬和控股企業(yè)上報(bào)的材料發(fā)文：1.本企業(yè)，2.收文的辦理結(jié)果形式：帶文號(hào)的、不帶文號(hào)的，文字的、圖表的等

二、企業(yè)歸檔鑒定—確定文件材料整理的歸檔范圍

國(guó)家檔案局10號(hào)令規(guī)定：（一）企業(yè)文件材料的歸檔范圍反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；

二、企業(yè)歸檔鑒定—確定文件材料整理的歸檔范圍有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料；企業(yè)應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件材料中，企業(yè)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見(jiàn)和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔；多個(gè)企業(yè)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔（分清一個(gè)歸檔的主次，原件是主辦企業(yè)歸，其他形式的由協(xié)辦企業(yè)歸）。

（二）企業(yè)不歸檔文件材料范圍有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理企業(yè)不歸檔文件材料范圍：的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；其他不需歸檔的文件材料。三、確定歸檔文件的整理單位：件一般以每份文件為一件；正文與附件為一件；正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)與正文為一件）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文擬稿紙的，文件處理單或發(fā)文擬稿紙與相關(guān)文件為一件。文件處理單擬稿紙

四、歸檔文件材料的分類

機(jī)關(guān)：“年度、保管期限、機(jī)構(gòu)”

企業(yè)：“年度、保管期限、問(wèn)題”（一）機(jī)關(guān)、企業(yè)年度的劃分：將文件按其形成年度分類跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。四、機(jī)關(guān)、企業(yè)歸檔文件材料的分類跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。機(jī)關(guān)、企業(yè)

幾份文件為一件時(shí)，件的日期：幾份文件為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排列在前面的文件日期為準(zhǔn)：正文與定稿為一件，以正文為準(zhǔn)。正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)。四、機(jī)關(guān)歸檔文件材料的分類（二）機(jī)關(guān)歸檔文件材料保管期限的劃分文件保管期限是指文件歸檔后保管的年限。2006年國(guó)家檔案局8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案劃分保管期限作出規(guī)定，分為永久、定期兩種，定期又分為30年、10年。國(guó)家檔案局8號(hào)令關(guān)于期限劃分的規(guī)定永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；永久保管的文書檔案主要包括：（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；定期保管的文書檔案主要包括：（6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限:永久：本單位的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，年度以上的工作要點(diǎn)、工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)班子述職、本機(jī)關(guān)單獨(dú)召開(kāi)重要會(huì)議、專題會(huì)等形成的主要文件材料；財(cái)務(wù)決算、干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等、機(jī)構(gòu)、編制，本單位工作人員的職務(wù)任免、待遇、工資、職稱、錄用等涉及到個(gè)人利益的文件材料，本單位或本單位工作人員受縣級(jí)以上表彰的、受到黨紀(jì)、政紀(jì)警告以上處分的文件，單位普遍存在的文件類型保管期限：永久：本機(jī)關(guān)作為業(yè)務(wù)主管部門表彰其他單位的文件，本機(jī)關(guān)編寫的大事記，本機(jī)關(guān)制定方針政策性、法規(guī)性、制度性業(yè)務(wù)文件、中長(zhǎng)期規(guī)劃等；本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限：30年：本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性業(yè)務(wù)文件，如機(jī)關(guān)管理制度、崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，一般性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檢查，一般的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算，非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，一般性的業(yè)務(wù)情況通報(bào)、宣傳工作等，本機(jī)關(guān)工作人員受縣級(jí)以下表彰的、受到警告處分的；創(chuàng)建文明單位、先進(jìn)性教育、科學(xué)發(fā)展觀等重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限：10年：本單位的信息、簡(jiǎn)報(bào)，政治學(xué)習(xí)、精神文明建設(shè)等一般性專項(xiàng)活動(dòng)文件材料，本機(jī)關(guān)年度以下的工作要點(diǎn)、總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)班子個(gè)人述職，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料，同級(jí)機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)重要程度一般的需要貫徹執(zhí)行的材料，本機(jī)關(guān)不重要的請(qǐng)示不予批復(fù)的。自2016年對(duì)市直單位保管期限的劃分要求1.、進(jìn)館單位：（1）由“永久、30年、10年”三個(gè)期限改為：“永久”和“10年”兩個(gè)保管期限?！坝谰谩边M(jìn)館，“10年”不進(jìn)館。國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定的永久、30年期限的文件均劃為“永久”，本單位制發(fā)的帶正式文號(hào)的文件，全部劃為“永久”；文號(hào)為函、辦的，內(nèi)容不重要的為10年，但內(nèi)容重要的應(yīng)劃為永久，如：政協(xié)議案提案的答復(fù)，信訪事項(xiàng)處理結(jié)果等為永久。垂管單位及上級(jí)部門有明確要求必須劃分為三個(gè)保管期限的，不硬性要求簡(jiǎn)化為兩個(gè)期限。2.非進(jìn)館單位：可按國(guó)家檔案局8號(hào)令執(zhí)行，也可參照進(jìn)館單位做法（不能與上級(jí)單位或系統(tǒng)的要求相違背）。歸檔范圍和劃分保管期限的原則：以我為主四、機(jī)關(guān)歸檔文件的分類1、“年度－保管期限”分類法：先將文件按年度分開(kāi)，再將同一年度的文件劃分為不同保管期限，永久、30年、10年。兩種排序：一種是不同科室混排，一種是排完一個(gè)科再排一個(gè)科。

四、機(jī)關(guān)歸檔文件的分類2、“年度－保管期限－機(jī)構(gòu)”分類法：先將文件按年度分開(kāi)，再將同一年度的文件劃分為不同科室（發(fā)文按擬稿科室分，收文按承辦科室分），再將各科室的文件分別劃分為永久、30年、10年。

四、企業(yè)歸檔文件材料的分類（二）保管期限的劃分2012年國(guó)家檔案局10號(hào)令公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》對(duì)企業(yè)管理類檔案保管期限劃分作出規(guī)定，分為永久、定期兩種，定期又分為30年、10年。本規(guī)定的管理類檔案保管期限為最低期限，各企業(yè)在具體劃分時(shí)可選擇高于本規(guī)定的期限。國(guó)家檔案局10號(hào)令關(guān)于期限劃分的規(guī)定永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（1）本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開(kāi)會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；（2）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（3）本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料；（4）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（5）本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；（6）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料；（7）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；（8）本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料；（9）本企業(yè)黨群工作的重要文件材料；（10）新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（11）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料；（12）本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問(wèn)題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（1）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；（2）本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃，半年、季度、月份計(jì)劃與總結(jié)等文件材料；（3）本企業(yè)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告；（4）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料；（5）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料；（6）本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料；定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（7）本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料；（8）本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（9）直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、來(lái)函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；（10）本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)活動(dòng)的一般性文件材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的一般性文件材料；本企業(yè)接待重要來(lái)賓的工作計(jì)劃、方案等一般性文件材料。（三）企業(yè)歸檔材料的問(wèn)題分類（管理類）一級(jí)類目名稱及代號(hào)二級(jí)類目名稱及代號(hào)Ａ黨群工作類（亦可用0-9或01-99）01黨務(wù)工作02組織工作03宣傳工作04統(tǒng)戰(zhàn)工作05紀(jì)檢與監(jiān)察工作06工會(huì)工作07共青團(tuán)工作08協(xié)會(huì)工作（亦可用1-9或01-99）Ｂ行政管理類01行政事務(wù)02公安保衛(wèi)03審計(jì)工作04人事管理05教育工作06醫(yī)療衛(wèi)生07后勤福利08外事工作Ｃ經(jīng)營(yíng)管理類01經(jīng)營(yíng)決策02計(jì)劃管理03統(tǒng)計(jì)工作04財(cái)務(wù)管理05物資管理06產(chǎn)品銷售07企業(yè)管理Ｄ生產(chǎn)技術(shù)管理類01生產(chǎn)調(diào)度02質(zhì)量管理03勞動(dòng)管理04能源管理05安全生產(chǎn)06設(shè)備管理07基建管理08科技管理09環(huán)境保護(hù)10計(jì)量工作11標(biāo)準(zhǔn)化工作12檔案和信息工作工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則（DB37/T180-93）A01·01或01·01·01表示一級(jí)類目和二級(jí)類目三級(jí)類目五、機(jī)關(guān)、企業(yè)歸檔文件的修整與裝訂（一）文件修整修裱破損文件；復(fù)制字跡模糊和易褪變的文件；超大紙張折疊；示例去除易銹蝕的金屬物（保管期限為10年的不需去除金屬物）（二）文件裝訂正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；（二）文件裝訂：有文件處理單的：文件處理單在前，收文在后；有收文辦理結(jié)果的，辦理結(jié)果在前，收文在后；有擬稿紙的：正本在前，后面依次為擬稿紙和底稿。（二）文件裝訂永久、30年期限的須去除金屬物。結(jié)扣線頭均留3CM左右。5頁(yè)以上三孔一線（細(xì)棉線）裝訂左側(cè)，左齊下齊。豎版三孔間距8-10CM，橫版三孔間距6-8CM。三孔與左側(cè)距離不低于1.5CM。5頁(yè)（含5頁(yè)）以下左上角直角裝訂,左齊上齊。裝訂孔距上側(cè)邊、左側(cè)邊2CM，正方形。10年期限的不需去除金屬物，確保件內(nèi)排列次序無(wú)誤，用釘書釘裝釘即可。不得用大頭針、曲別針、燕尾夾等代替訂書釘。

六、機(jī)關(guān)、企業(yè)歸檔文件的頁(yè)碼編制用鉛筆在有文字張頁(yè)的正面的右上角和反面的左上角編制頁(yè)碼，一件一個(gè)頁(yè)碼流水號(hào)，每件都從“1”開(kāi)始編；文件處理單和擬稿紙都應(yīng)編制頁(yè)碼?？瞻醉?yè)不編；名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、一本為一件的，原頁(yè)碼是一個(gè)流水號(hào)的，不需重新編制頁(yè)碼。七、2001－2014年歸檔章格式

（長(zhǎng)60mm寬16mm）黑色印臺(tái)蓋制

全宗號(hào)(蓋章)年度（

蓋章)室編件號(hào)(鉛筆寫)頁(yè)數(shù)（蓋章）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限

(蓋章)館編件號(hào)空

620141510

永久七、機(jī)關(guān)2015年至今歸檔章格式

（長(zhǎng)45mm寬16mm）黑色印臺(tái)蓋制

全宗號(hào)(蓋章)年度（

蓋章)件號(hào)(鉛筆寫)機(jī)構(gòu)

保管期限

(蓋章)頁(yè)數(shù)(蓋章)

6201515永久8

620151辦公室30年15山東金城醫(yī)藥集團(tuán)檔案分類大綱ＤＱ――黨群管理ＸＺ－行政管理類01行政事務(wù)02品牌文化

03企業(yè)管理04審計(jì)工作

05信息系統(tǒng)06人事管理

07法律事務(wù)ＺＹ－經(jīng)營(yíng)管理01三會(huì)材料

02營(yíng)銷管理

03物資供應(yīng)ＳＣ－生產(chǎn)技術(shù)管理01生產(chǎn)技術(shù)材料七、企業(yè)2015年至今歸檔章格式

（長(zhǎng)45mm寬16mm）黑色印臺(tái)蓋制

全宗號(hào)(蓋章)年度（

蓋章)件號(hào)(鉛筆寫)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限

(蓋章)頁(yè)數(shù)(蓋章)

JCYY201915DQ永久8

JCYY20191XZ0130年15歸檔章的蓋制位置：每件材料的首頁(yè)上方中央空白處八、機(jī)關(guān)歸檔文件的排列：

（一）“年度—保管期限”分類法的排列：排序方法一：同一年度同一保管期限一個(gè)大流水號(hào)。相同文號(hào)的按照文號(hào)由小到大排列；同一事由的按照時(shí)間先后順序排列；不同事由、不同文號(hào)的按責(zé)任者排列。機(jī)關(guān)“年度—保管期限”分類排序方法一圖示同一年度同一保管期限一個(gè)大流水號(hào)，如2016年永久1—Ｎ

或

永久1—Ｎ

30年1—Ｎ

10年1—Ｎ10年1—Ｎ

八、機(jī)關(guān)歸檔文件的排列：

“年度－保管期限”分類法的排列：同一年度同一保管期限一個(gè)大流水號(hào)。排序方法二：先將同一年度內(nèi)同一機(jī)構(gòu)同一保管期限的文件分別排好順序，再將同一保管期限、不同機(jī)構(gòu)的文件按照機(jī)構(gòu)三定方案中機(jī)構(gòu)排名的順序進(jìn)行排列。機(jī)關(guān)

“年度-保管期限”排序方法二圖示：2016年永久辦公室1－5，業(yè)務(wù)一科6－10，業(yè)務(wù)二科11－1630年辦公室1－8，業(yè)務(wù)一科9－12，業(yè)務(wù)二科13－1810年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科10－15，業(yè)務(wù)二科16－20或：永久辦公室1－13，業(yè)務(wù)一科14－22，業(yè)務(wù)二科23－3410年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科10－15，業(yè)務(wù)二科16－20機(jī)關(guān)

（二）“年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)”

分類法的排列同一年度同一保管期限的不同科室分別排列。排序方法：將同一年度同一保管期限同一機(jī)構(gòu)的文件分別排好順序，在前述基礎(chǔ)上，可按事由、文號(hào)、責(zé)任者等原則排序。

機(jī)關(guān)

“年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)”分類排列圖示2016年永久辦公室1－5，業(yè)務(wù)一科1－10，業(yè)務(wù)二科1－1630年辦公室1－8，業(yè)務(wù)一科1－12，業(yè)務(wù)二科1－1810年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科1－15，業(yè)務(wù)二科1－20或：永久辦公室1－13，業(yè)務(wù)一科1－22，業(yè)務(wù)二科1－3410年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科1－15，業(yè)務(wù)二科1－20八、企業(yè)歸檔文件的排列《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》規(guī)定：企業(yè)檔案按大類分別排列，大類之間不得交叉混排。第一種排序方法：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案，分別按大類、年度、問(wèn)題排列，即把同一大類的檔案首先按年度分排，在各年度內(nèi)，再將同一問(wèn)題的檔案按永久、定期順序排列。

黨群工作類2020年黨務(wù)永久1-N

30年1-N

10年1-N

組織永久1-N

30年1-N

10年1-N宣傳永久1-N

30年1-N

10年1-N八、企業(yè)歸檔文件的排列《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》規(guī)定：第二種排序方法

：亦可按大類、年度、保管期限排列，即在各年度內(nèi)將同一保管期限檔案按問(wèn)題順序排列。

黨群工作類2020年永久01黨務(wù)1-10

02組織11-20

03宣傳21-30

......30年01黨務(wù)1-20

02組織21-40

03宣傳41-60......10年01黨務(wù)1-15

02組織16-56

03宣傳57-80......“年度-保管期限-問(wèn)題”

分類排列圖示：金城醫(yī)藥：同一年度同一保管期限同一問(wèn)題一個(gè)流水號(hào)，每個(gè)問(wèn)題都是從“1”開(kāi)始排。2019年永久DQ(1-20)，XZ01(1-50)，XZ02(1-30)……30年DQ(1-30)，XZ01(1-60)，XZ02(1-25)……10年DQ(1-50)，XZ01(1-40)，XZ02(1-32)……“年度-保管期限-問(wèn)題”分類排列圖示（2）：淄礦集團(tuán)：同一年度內(nèi)，同一一級(jí)類目下的不同二級(jí)類目分別按照永久、30年、10年依次排序，同一一級(jí)類目下的檔案排列一個(gè)大流水號(hào)；2019年黨群類永久DQ(1-20)，30年DQ(21-50)，10年DQ(51-100)行政管理類

行政事務(wù)永久XZ01(1-30)，30年XZ01(31-50)

,10年XZ01(51-80)品牌文化永久XZ02(81-90)，30年XZ02(91-100)

,10年XZ02(101-110)……法律事務(wù)永久XZ07(151-170)，30年XZ07(171-200)

,10年XZ07(201-220)排序原則：相同文號(hào)的按照文號(hào)由小到大排列；同一事由的按照時(shí)間先后順序排列；不同事由、不同文號(hào)的按責(zé)任者排列。九、機(jī)關(guān)歸檔文件目錄（Ａ4橫式）“年度-保管期限”目錄

“年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)”目錄用EXCEL表格規(guī)范錄入序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)和備注9項(xiàng)（除文號(hào)、密級(jí)、備注為選填項(xiàng)，其他均為必填項(xiàng)）序號(hào)：歸檔文件排序后的順序號(hào)。4位阿拉伯?dāng)?shù)字,例：0001;“年度—保管期限”分類檔號(hào)示例：全宗號(hào)－檔案門類代碼·年度－保管期限－件號(hào)永久：0006-WS·2015-Y-000130年：0006-WS·2015-D30-000110年：0006-WS·2015-D10-0001“年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)”分類檔號(hào)示例：全宗號(hào)－檔案門類代碼·年度－保管期限－機(jī)構(gòu)代碼－件號(hào)永久：0006-WS·2015-BGS-Y-000130年：0006-WS·2015-BGS-D30-000110年：0006-WS·2015-BGS-D10-0001九、機(jī)關(guān)歸檔文件目錄責(zé)任者：文件的制發(fā)單位或個(gè)人，規(guī)范全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能省略地域名稱；文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，無(wú)文號(hào)的為空;淄檔發(fā)[2018]5號(hào)；題名：文件標(biāo)題。A.一般情況下文件只有一個(gè)題名，錄入時(shí)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無(wú)需抄錄。B.如原題名不能完全表述文件內(nèi)容，則原題名照錄，在原題名后加小方括號(hào)[

]，在[

]內(nèi)自擬一個(gè)能夠體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名。

例：通知[關(guān)于召開(kāi)全市檔案工作會(huì)議的通知]。關(guān)于第*****號(hào)領(lǐng)導(dǎo)批辦件的報(bào)告[**********]關(guān)于第56號(hào)政協(xié)議案提案的答復(fù)[************]關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省辦發(fā)[2015]3號(hào)文的通知[************]關(guān)于第78號(hào)督辦件的報(bào)告[*********]關(guān)于對(duì)第89號(hào)請(qǐng)示的批復(fù)[***********]關(guān)于第20號(hào)信訪事項(xiàng)辦理情況的報(bào)告[***********]C.沒(méi)有文件題名的，須自擬一個(gè)體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名，并在題名外加[

]。D.職務(wù)任免、表彰通報(bào)的文件題名中不能體現(xiàn)本單位和人員姓名的，要在題名后加[]，并將人員姓名錄入在內(nèi)，二人以上的用逗號(hào)隔開(kāi)。E.正文與附件為一件的，先錄入正文的題名，在后面加[附：*******]。F.如果批復(fù)與請(qǐng)示為一件的，批復(fù)題名后加[],[]內(nèi)錄入請(qǐng)示的題名與文號(hào)。例：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的批復(fù)[附：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示，淄檔館發(fā)[2021]5號(hào)]九、機(jī)關(guān)歸檔文件目錄日期：文件形成時(shí)間,例:20151112日期未詳細(xì)到月和日的,用0補(bǔ)齊,例:20150000密級(jí)：秘密、機(jī)密、絕密，無(wú)密級(jí)的為空，有保密期限的錄入保密期限，如秘密1年;頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。例：003信息公開(kāi)選項(xiàng)：主動(dòng)公開(kāi)、依申請(qǐng)公開(kāi)、不公開(kāi)?？刂茦?biāo)識(shí)：開(kāi)放、延期開(kāi)放、不開(kāi)放。備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。九、企業(yè)歸檔文件目錄（Ａ4橫式）用EXCEL表格規(guī)范錄入序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)和備注9項(xiàng)；序號(hào)：同一年度同一保管期限(或一級(jí)類目）內(nèi)的文件序號(hào)。4位阿拉伯?dāng)?shù)字,例：0001;檔號(hào)示例：全宗號(hào)－檔案門類代碼·年度－保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼－件號(hào)永久：JCYY-WS·2019-Y-A01-000130年：JCYY-WS·2019-D30-A01-000110年：JCYY-WS·2019-D10-A01-0001九、企業(yè)歸檔文件目錄責(zé)任者：文件的制發(fā)單位或個(gè)人，規(guī)范全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能省略地域名稱；文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，無(wú)文號(hào)的為空;淄檔發(fā)[2018]5號(hào)；題名：文件標(biāo)題。A.一般情況下文件只有一個(gè)題名，錄入時(shí)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無(wú)需抄錄。B.如原題名不能完全表述文件內(nèi)容，則原題名照錄，在原題名后加小方括號(hào)[

]，在[

]內(nèi)自擬一個(gè)能夠體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名。例：通知[關(guān)于召開(kāi)全市檔案工作會(huì)議的通知]。關(guān)于第*****號(hào)領(lǐng)導(dǎo)批辦件的報(bào)告[**********]關(guān)于第56號(hào)政協(xié)議案提案的答復(fù)[************]關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省辦發(fā)[2015]3號(hào)文的通知[************]關(guān)于第78號(hào)督辦件的報(bào)告[*********]關(guān)于對(duì)第89號(hào)請(qǐng)示的批復(fù)[***********]關(guān)于第20號(hào)信訪事項(xiàng)辦理情況的報(bào)告[***********]C.沒(méi)有文件題名的，須自擬一個(gè)體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名，并在題名外加[

]。D.職務(wù)任免、表彰通報(bào)的文件題名中不能體現(xiàn)本單位和人員姓名的，要在題名后加[]，并將人員姓名錄入在內(nèi)，二人以上的用逗號(hào)隔開(kāi)。E.正文與附件為一件的，先錄入正文的題名，在后面加[附：*******]。F.如果批復(fù)與請(qǐng)示為一件的，批復(fù)題名后加[],[]內(nèi)錄入請(qǐng)示的題名與文號(hào)。例：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的批復(fù)[附：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示，淄檔館發(fā)[2021]5號(hào)]九、編制歸檔文件目錄日期：文件形成時(shí)間,例:20151112日期未詳細(xì)到月和日的,用0補(bǔ)齊,例:20150000密級(jí)：秘密、機(jī)密、絕密，無(wú)密級(jí)的為空。有保密期限的錄入保密期限，如秘密1年;頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。

例：003備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。十、歸檔文件封套1、裝封套的注意事項(xiàng)：一個(gè)封套只裝一“件”材料；期限為永久、30年、10年的文件均裝封套。2、封套的作用：保護(hù)文件；便于區(qū)分件與件之間的界限，利于查找。封套式樣：十一、機(jī)關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

1

25盒號(hào)1全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

26

50盒號(hào)2全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

51

80盒號(hào)3十一、機(jī)關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號(hào)6年度2015保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

1

20盒號(hào)1全宗號(hào)6年度2015保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

21

50盒號(hào)2全宗號(hào)6年度2015保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

51

70盒號(hào)3十一、機(jī)關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號(hào)6年度2015保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

1

30盒號(hào)1全宗號(hào)6年度2015保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

31

56盒號(hào)2全宗號(hào)6年度2015保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)

57

82盒號(hào)3機(jī)關(guān)“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)”分類法裝盒盒脊范例全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

辦公室起止件號(hào)

1

25盒號(hào)1全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

業(yè)務(wù)一科起止件號(hào)

1

32盒號(hào)1全宗號(hào)6年度2015保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

業(yè)務(wù)二科起止件號(hào)

1

75盒號(hào)1十一、機(jī)關(guān)歸檔文件的裝盒（一）“年度-保管期限”分類法裝盒要求：同一年度同一保管期限內(nèi)，以“件”為單位，按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，裝滿一盒后再裝下一盒。歸檔文件目錄的順序和歸檔文件的件號(hào)順序相一致，確保檢索到文件條目能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體，檔案利用完畢后能準(zhǔn)確放回檔案盒。機(jī)關(guān)檔案裝盒需注意的問(wèn)題：1.不同年度的不應(yīng)放入同一檔案盒；2.同一年度，不同保管期限的不應(yīng)放入同一檔案盒；3.“年度-保管期限”分類法：同一年度同一保管期限，不同機(jī)構(gòu)的可以放入同一盒。4.“年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)”分類法：同一年度同一保管期限，不同機(jī)構(gòu)的不能放入同一盒。十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例1（永久）全宗號(hào)****年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A01起止件號(hào)

1

25盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A02起止件號(hào)

1

50盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A03起止件號(hào)

1

80盒號(hào)1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例2（30年）全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A01起止件號(hào)

1

35盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A02起止件號(hào)

1

55盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A03起止件號(hào)1

38盒號(hào)1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例3（10年）全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A01起止件號(hào)

1

28盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A02起止件號(hào)

1

35盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A03起止件號(hào)

148盒號(hào)1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例4（永久）全宗號(hào)****年度2019保管期限永久

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A01、A02（混排時(shí)此處可不填）起止件號(hào)

1

15盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限永久

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A02、A03起止件號(hào)

16

22盒號(hào)2全宗號(hào)****年度2019保管期限永久

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A03、A04起止件號(hào)

23

38盒號(hào)3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例5（30年）全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A01、A02起止件號(hào)

1

35盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A02、A03起止件號(hào)

36

55盒號(hào)2全宗號(hào)****年度2019保管期限30年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A03、A04起止件號(hào)56

78盒號(hào)3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例6（10年）全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）A01、A02起止件號(hào)

1

28盒號(hào)1全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A02、A03起止件號(hào)

29

35盒號(hào)2全宗號(hào)****年度2019保管期限10年機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

A03、A05起止件號(hào)

3648盒號(hào)3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例7（永久）全宗號(hào)JCYY年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）

DQ起止件號(hào)

1

25盒號(hào)1全宗號(hào)JCYY年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）DQ起止件號(hào)

26

50盒號(hào)2全宗號(hào)JC