綜合辦公標準化管理手冊（模板）

綜合辦公管理標準化手冊66-13-目錄 第一章職責、定位及理念 -1-1.1工作職責 -1-1.2工作定位 -1-1.3工作理念 -1-第二章印章管理標準 -2-2.1管理責任人的確定 -2-2.2管理責任人職責 -2-2.3印章管理流程 -3-2.4XXXX工程有限公司印章刻制申請表 -4-2.5XX工程有限公司印章使用申請單 -5-2.6XXXX工程有限公司印章使用登記臺賬 -6-_Toc3257043842.7XXXX工程有限印章借用登記臺賬 -7-第三章資信資料管理標準 -8-3.1資信資料范圍 -8-3.2管理責任人 -8-3.3管理責任人職責 -8-3.4資信資料使用借用流程 -9-3.5XX工程有限公司資信使用審批表 -10-3.6XXXX工程有限公司資信借用登記臺賬 -11-3.7XXXX工程有限公司資信使用登記臺賬 -12-第四章公文管理標準 -13-4.1公文管理人員職責 -13-4.2公文的種類 -13-4.3公文格式定義 -13-4.4公文組成部分 -14-4.5行文規(guī)則 -16-4.6發(fā)文 -16-4.7收文 -17-4.8電子公文 -17-4.9公文歸檔 -17-4.10公文格式 -18-第五章法律糾紛管理標準 -34-5.1法務聯(lián)絡員制度 -34-5.2法務聯(lián)絡員工作職責 -34-5.3訴訟糾紛上報制度 -34-5.4法務工作原則及管轄分工 -34-5.5規(guī)章制度、經(jīng)濟合同、授權委托書、重要決策法律審核............-35-第六章檔案管理標準 6.1檔案工作機構與人員配置 -41-6.2檔案工作職責 -41-6.3檔案收集的工作流程 -42-6.4檔案的整理 -43-6.5檔案的保管 -43-6.6檔案的借閱 -43-6.7檔案歸檔要求 -44-6.8檔案歸檔時間 -45-6.9電子文件管理 -46-6.10XX工程有限公司文書檔案保管期限表 -47-6.11XX工程有限公司科技檔案保管期限表 -55-6.12XX工程有限公司會計檔案保管期限表 -65-6.13XX工程有限公司聲像檔案保管期限表 -66-6.14XX工程有限公司兼職檔案人員情況表 -67-第七章接待工作管理標準 -68-7.1分工部門 -68-7.2工作原則 -68-7.3XX工程有限公司標準化接待表 -69-7.4XX工程有限公司招待費使用申請表 -70-第八章車輛管理標準 -71-8.1車輛管理責任人工作職責 -71-8.2小車班班長職責 -71-8.3駕駛員職責 -71-8.4車輛使用管理 -72-8.5經(jīng)費管理 -72-8.6事故處理 -72-8.7XX工程有限公司車輛管理信息卡 -74-8.8車輛派用申請單 -75-8.9車輛公里數(shù)統(tǒng)計表 -76-第九章考勤管理標準 -77-9.1考勤管理人員職責 -77-9.2考勤審批程序 -77-9.3出差申請表 -79-9.4休假申請表 -80-9.5乘坐飛機申請表 -81-9.6XXXX工程有限公司考勤表 -82-第十章值班管理標準 -83-10.1值班（門衛(wèi)）人員職責 -83-10.2值班管理 -83-10.3XXXX工程有限公司值班記錄表 -84-10.4XX工程有限公司節(jié)日值班表 -85-第一章職責、定位及理念1.1工作職責1.1.1負責印章管理工作。1.1.2負責資信資料管理工作。1.1.3負責公文處理，行政文件的核稿、制作、發(fā)文等文書工作；1.1.4負責相關管理制度的編寫、修改、落實和考核工作；1.1.5負責行政會議的籌備和會務組織工作；1.1.6負責法務管理工作；1.1.7負責檔案管理工作；1.1.8負責車輛管理工作；1.1.9負責日常事務管理和后勤保障工作（包括辦公樓、網(wǎng)絡設備、視頻設備管理、食堂管理、辦公用品采購、出差人員票務預訂、綜合治安等）；1.1.10負責對內(nèi)、對外協(xié)調(diào)和接待工作；1.1.11負責逐日考勤工作；1.1.12完成領導交辦的其它工作。1.2工作定位綜合辦公室是后勤保障服務部門、對內(nèi)對外的協(xié)調(diào)部門、自身業(yè)務的牽頭部門。1.3工作理念1.3.1服務理念。1.3.2責任理念。1.3.3效率觀念。1.3.4用心、細心、耐心的工作理念。1.3.5內(nèi)方外圓的工作理念。第二章印章管理標準2.1管理責任人的確定2.1.1印章管理責任人和資信資料管理人必須分開，不能同時兼任。2.1.2公司綜合辦公室副主任負責印章管理；所屬各單位綜合辦公室主任負責印章管理，未設辦公室主任的單位由副主任負責印章管理，未設辦公室主任和副主任的單位由黨政主管共同指定印章管理責任人。2.1.3各單位印章管理責任人確定或者發(fā)生變更后，必須當天上報公司綜合辦公室；公司綜合辦公室印章管理責任人負責印章管理網(wǎng)絡的建立和維護，如有變動，隨時更改。2.2管理責任人職責2.2.1根據(jù)需要向公司申請刻制印章。2.2.2妥善保管印章，不得遺失；如發(fā)生印章遺失，需及時報案，按法定程序登報申明印章作廢，并按《XX工程有限公司印鑒管理辦法》之規(guī)定申請刻制新印章。2.2.3負責本位《印章使用登記臺賬》、《印章借用登記臺賬》的建立、登記、保存和歸檔。2.2.4負責按印章管理流程管理用印。2.2.5負責工程項目結束后將所有印章移交公司綜合辦公室，綜合辦公室根據(jù)有關撤銷項目的文件和工作需要，報領導批準后予以統(tǒng)一銷毀。須報公安機關備案的，由原單位的印章管理責任人報相關公安機關備案。2.2.6負責工程項目結束后將所有《印章使用登記臺賬》和《印章借用登記臺賬》以及有關印章管理的相關檔案移交公司檔案室。2.2.7因私自刻制、違規(guī)使用、違規(guī)出借、遺失印章等給公司造成生產(chǎn)經(jīng)營或經(jīng)濟損失的，由本單位承擔損失金額的30%，從年終各類獎金中扣除；并按《XX工程有限公司印鑒管理辦法》處理。2.3印章管理流程2.3.1印章刻制必須填報《印章刻制申請表》，依據(jù)《XX工程有限公司印鑒管理辦法》規(guī)定的流程和權限辦理。2.3.2印章管理責任人必須建立《印章使用、借用登記臺賬》。2.3.3印章使用和借用工作流程如下：（1）業(yè)務部門印章由業(yè)務部門負責人批準，經(jīng)印章管理責任人審核后即可用印。（2）使用行政章、合同專用章、執(zhí)行董事簽字章等印章，必須履行審批手續(xù)，方可用?。煌瑫r，印章原則上禁止借用，如確因特殊需要，必須經(jīng)主管領導批準，同時履行借用登記手續(xù)，方可借出；不得將印章（含業(yè)務部門印章）借于本單位之外的人（含公司其他單位員工）。審批手續(xù)按下圖執(zhí)行：登記→領導審批→用?。ń栌茫?）印章管理責任人均須嚴格按審批程序辦理，并認真做好印章使用、借用登記。同時，有權對用印資料進行審查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)、違法用印，有權拒絕。2.4XXXX工程有限公司印章刻制申請表2.52.6XXXX工程有限公司印章使用登記臺賬2.7XXXX工程有限公司印章借用登記臺賬2.8本《印章標準化管理》未涉及事宜按《XX工程有限公司印鑒管理辦法》以及相關規(guī)定執(zhí)行。2.4XXXX工程有限公司印章刻制申請表編號：申請單位印章名稱申請事由申請時間申請單位負責人經(jīng)辦人公司領導審批備注2.5XX工程有限公司印章使用申請單（蓋章）：日期：年月日2.6XXXX工程有限公司印章使用登記臺賬序號使用時間使用單位（部門）印章名稱使用事由份數(shù)批準人使用人備注66-2.7XXXX工程有限印章借用登記臺賬序號借用單位（部門）印鑒名稱借用事由公司領導審核經(jīng)辦人借用時間預計歸還時間實際歸還時間第三章資信資料管理標準3.1資信資料范圍本規(guī)定所指資信資料包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、安全生產(chǎn)許可證、統(tǒng)計登記證、資質證書、稅務登記證、法人證明書、“三標一體”證書、誠信手冊等等企業(yè)資信資料，以及劃歸綜合辦公室管理的一級建造師、二級建造師、注冊造價師、A/B/C類安全員證等等個人職業(yè)（執(zhí)業(yè)）證書。3.2管理責任人印章管理責任人和資信資料管理人必須分開，不能同時兼任。3.2.1管理責任人的確定公司的資信資料由綜合辦公室主任根據(jù)工作分工指定專人負責資信資料管理。公司所屬各單位由綜合辦公室主任根據(jù)工作分工指定專人管理。3.2.2管理責任人上報制度各單位資信資料管理責任人確定或者發(fā)生變更后，必須在當天上報公司綜合辦公室；公司綜合辦公室資信資料管理責任人負責資信資料管理網(wǎng)絡的建立和維護，如有變動，隨時更改。3.3管理責任人職責3.3.1負責資信資料的辦理或協(xié)助相關部門辦理相管資信資料；安全生產(chǎn)許可證、三標一體證書等由相關單位辦理的資信資料，在證件辦理完畢后，必須第一時間移交綜合辦公室統(tǒng)一管理，并填寫證件移交清單。3.3.2熟悉和掌握所管理資信資料，建立資信資料信息登記臺賬。3.3.3熟悉和掌握相關資信資料辦理注冊、備案以及職業(yè)學習等要求，根據(jù)國家有關規(guī)定和相關管理部門的要求，辦理注冊、備案事宜，提醒相關人員參加職業(yè)學習；保證資信資料不過期、不作廢。3.3.4公司綜合辦公室資信資料管理責任人負責辦理員工職業(yè)證的注冊事宜；各單位綜合辦公室資信資料管理負責人收集上報本單位員工通過職業(yè)考試情況，并及時督促其在我單位注冊。3.3.5負責網(wǎng)絡資信資料的建立、維護，做到發(fā)生變更立刻備案、更改，保證網(wǎng)絡資信資料的真實、有效。3.3.6建立《資信資料使用登記臺賬》、《資信資料借用登記臺賬》，做好登記、保存和歸檔。3.3.7資信資料不得借給本單位之外的人（含公司其他單位人員）。3.3.8負責工程項目結束后將所有資信資料移交公司檔案室，須備案注銷的，由原單位的資信資料管理責任人報相關機關備案、注銷。3.3.9負責工程項目結束后將所有《資信資料使用登記臺賬》、《資信資料借用登記臺賬》以及相關檔案移交公司檔案室。3.3.10負責按管理流程管理和使用資信資料；因使用資信資料不予登記、違規(guī)使用、違規(guī)出借、遺失等等給公司造成生產(chǎn)經(jīng)營或經(jīng)濟損失的，由本單位承擔損失金額的30%，從年終各類獎金中扣除；對資信資料管理責任人視情節(jié)和主觀情況給予50元以上2000元以下罰款，對單位主管給予500元以上5000元以下罰款，并依據(jù)《員工獎懲辦法》給予行政處罰，觸犯《中華人民共和國刑法》的移交司法機關予以處理。3.4資信資料使用借用流程3.4.1公司資信資料使用和借用，并經(jīng)公司相關領導審批；所屬各單位資信資料使用、借用必須登記，并經(jīng)黨/政主管審批。流程如下：登記部門負責人審核管理人審核領導審批使用/借用3.4.2管理責任人均須嚴格按審批程序辦理，并認真做好印章使用、借用登記。同時，有權對用印資料進行審查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)、違法使用、借用，有權拒絕。3.5XX工程有限公司資信使用審批表3.6XXXX工程有限公司資信借用登記臺賬。3.7XXXX工程有限公司資信使用登記臺賬。3.8本《資信資料管理標準》未涉及事宜按公司相關規(guī)定和國家有關法律法規(guī)執(zhí)行。3.5證照名稱借用單位使用時間借用事由借用單位（部門）負責人意見單位負責人（簽字）：單位（蓋章）：時間：年月日相關部門意見公司分管領導意見公司主管領導意見經(jīng)辦人歸還時間3.6XXXX工程有限公司資信借用登記臺賬序號資質名稱資質號碼借用事由借用部門借用時間預計歸還時間領導審批借用人實際歸還時間3.7XXXX工程有限公司資信使用登記臺賬序號資信名稱資信號碼使用事由使用部門使用時間份數(shù)領導審批使用人66-第四章公文管理標準4.1公文管理人員職責4.1.1負責上級、外來文件、傳真、資料等的簽收、登記、發(fā)放、管理、歸檔；4.1.2負責文件的復核、校對、印刷、用印、登記、分發(fā)。4.2公文的種類4.2.1決定：用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項；4.2.2決議：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項；4.2.3通知：用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員;4.2.4通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況;4.2.5報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問;4.2.6請示：用于向上級機關請求指示、批準。請示一文一事，只寫一個主送機關，若需要同時送其他機關，用抄送形式；4.2.7批復：用于答復下級機關的請示事項;4.2.8意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法;4.2.9函：用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項;4.2.10會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。4.3公文格式定義4.3.1字：標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。以3號字為基準字；4.3.2行：標識公文中縱向距離的長度單位。以3號字為基準字，每行約占10mm；4.3.3字體、字號：標題使用2號小標宋體字，公文正文和不注明字體、字號的均使用3號仿宋字，公文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字；4.3.4顏色：不注明顏色的均使用黑色。4.3.5頁、面：頁，指公文的紙頁；面，指公文紙頁的某一面。4.3.6公文用紙：采用國際標準A4型紙，成品幅面尺寸為：210mm×297mm。紙張定量為60g/㎡-80g/㎡的膠紙印刷紙，紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。4.3.7公文頁邊與版心尺寸（1）公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm（2）公文用紙地腳（下白邊）為：35mm±1mm（3）公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm（4）公文用紙切口（右白邊）為：26mm±1mm（5）版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）4.3.8排版規(guī)格：每面排22行，每行排28個字。4.4公文組成部分公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。4.4.1眉首：眉首由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。（1）發(fā)文機關標識：發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱,行政機關之間聯(lián)合行文，主辦機關排列在前；黨政機關之間聯(lián)合行文，可以用主辦機關名稱或并用聯(lián)署機關名稱；（2）發(fā)文字號：機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標明主辦機關發(fā)文字號；（3）簽發(fā)人：上行文應當注明簽發(fā)人姓名；請示性公文在附注處注明聯(lián)系人及電話。4.4.2主體：由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件組成。（1）標題：準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類、發(fā)文機關，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號小標宋體字，在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱美觀；（2）主送機關：主要受理機關，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；主送機關在標題下空1行，左側頂格字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號；（3）正文：正文在主送機關名稱下每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行；（4）公文中人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文要注明中文含義。日期要寫明具體的年、月、日；（5）公文結構層次：第一層“一”、第二層“（一）”、第三層為“1、”，第四層為“（1）”；（6）公文使用國家法定計量單位；（7）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱，使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名；（8）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字；（9）附件：公文如有2個以上附件，應在正文下空l行左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件序號使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號；（10）成文日期：以領導人簽發(fā)的日期為準；成文日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”；（11）印章：印章是公文生效的標志，使用紅色鮮章。=1\*GB3①單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱只標識成文日期。成文日期右空4字；當印章下弧無文字時，以下套式加蓋印章；印章下弧有文字時，采用中套式加蓋印章；=2\*GB3②聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；兩個印章均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；=3\*GB3③當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，印章壓在單位名稱之上。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；最后一排印章之下右空2字標識成文時間。4.4.3版記：由抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期組成。（1）抄送機關：主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，使用全稱或者規(guī)范化簡稱。統(tǒng)稱在主題詞下l行；左右各空1字標識“抄送”2字，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后一個抄送機關后標句號；（2）印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；印發(fā)機關左空l字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識。4.4.4頁碼：用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。4.4.5公文中表格=1\*GB3①公文如有附表，橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊；=2\*GB3②公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封四)上。4.5行文規(guī)則4.5.1不得越級請示和報告，遇特殊緊急情況在越級請示、報告時要抄送被越過的直接上級或下級；4.5.2上報公文不得直接報送至領導個人和業(yè)務部門，應由公司辦公室按公文辦理流程處理；4.5.3請示性公文報2份，綜合性報告報3份。有上報要求的，按要求報送。4.6發(fā)文4.6.1發(fā)文流程：擬稿→審核→復核→校對→簽發(fā)→印刷→用印→登記→分發(fā)；4.6.2擬稿：各職能部門負責擬稿；4.6.3審核：各職能部門負責審核；4.6.4復核、校對：辦公室負責復核、校對；4.6.5各職能部門對公文進行擬稿、審稿后，行政文件交辦公室進行公文復核；黨、工、團文件交黨群部復核。復核完畢送回各職能部門，職能部門送領導簽發(fā)后，送辦公室（黨群部）對公文進行編號、制作、分發(fā)；4.6.6簽發(fā)：以本機關名義制發(fā)的上行文，由主管領導簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主管或分管領導簽發(fā)；經(jīng)領導人簽發(fā)的公文，不得擅自改動；4.6.7印制：審批、核稿、簽發(fā)手續(xù)完備、附件材料齊全、格式統(tǒng)一后可印制文件；4.6.8用印：主辦機關加蓋印章；4.6.9登記、分發(fā)：主辦部門進行登記、分發(fā)。4.7收文4.7.1收文程序：簽收→登記→審核→擬辦→承辦→督辦；4.7.2收到上級、外來公文后，公文管理人員應及時登記并附呈批件或呈閱件送有關部門辦理，重要公文由辦公室提出意見后，再送相關部門和領導批示；4.7.3收到下級機關上報公文后，由公文管理人員進行審核，審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；確定由哪個業(yè)務部門辦理；涉及兩個以上部門辦理的明確主辦部門；4.7.4對不符合規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室領導批準后，退回呈報單位并說明理由；4.7.5承辦部門收到公文后應當及時辦理，緊急公文應當按時限要求辦理，對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應及時退回辦公室并說明理由；4.7.6文件管理部門有負責督辦的責任，緊急公文跟蹤督辦，重要公文重點督辦，一般公文定期督辦。4.8電子公文4.8.1辦公系統(tǒng)作為正式辦文工具，其發(fā)布的各類電子公文與紙質文件效力相同，公司機關對非涉密公文實行網(wǎng)上流轉，涉密公文仍按傳統(tǒng)方式進行流轉。4.8.2各單位專（兼）職公文管理人員每天應及時登錄辦公系統(tǒng)閱知、辦理相關事宜。4.9公文歸檔4.9.1公文辦理完畢后，各單位、部門根據(jù)檔案管理的有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔；要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用;4.9.2根據(jù)公文的特征和保存價值等對公文進行整理（立卷）；4.9.3任何個人不得保存應當歸檔的公文；4.9.4聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本；4.9.5每年的第一季度將上年應歸檔的公文收集齊全，按有關規(guī)定向檔案室移交；4.9.6擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4.10公文格式（1）呈批件（2）呈閱件（3）XX工程有限公司（）發(fā)文稿紙（4）下行文版式（5）上行文版式（6）傳真版式（7）函件版式（8）請示版式（9）報告版式（10）收（）文登記簿（11）會議記錄（12）會議記錄附頁（13）會議簽到表呈批件CR235-CX01-10XX工程有限公司二○○年月日收文日期年月日份數(shù)領導閱批：來文機關文件標題呈報意見：辦理結果：呈閱件CR235-CX01-11XX工程有限公司二○○年月日來文機關領導閱批：文件標題呈批意見：傳閱XX工程有限公司（）發(fā)文稿紙CR235-CX01-01XX公司〔〕號（日期）緩急密級簽發(fā)會簽主送抄送擬稿部門擬稿電話裝訂裝訂線審稿核稿校對打字印刷份數(shù)（由核稿人填寫）附件標題66-中鐵二十三局集團XX交通工程有限公司文件XX公司×〔20××〕×號關于××××××××的通知（標題2號小標宋體）公司所屬各子（分）公司、項目部（正文仿宋GB2312三號）:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××2.××××××××××XX公司（印章）抄送:XX20××年×月×日印發(fā)中鐵二十三局集團XX交通工程有限公司文件XX公司×〔20××〕×號簽發(fā)人：×××（楷體）關于××××××的請示（或報告）集團公司:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢??！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢镣追?，請批示。附件：1.×××××××××2.×××××××××XX公司（印章）年月日（聯(lián)系人：×××聯(lián)系電話：×××××××）抄送:XX20××年×月×日印發(fā)簽發(fā)：核稿：擬稿：主送(TO):抄送(Cc):傳真(Fax)：xxx-xxxxxxxx主題（）(共頁)關于××××××的通知（2號小標宋體）公司所屬各子（分）公司、項目部:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。XX公司（印章）年月日如果傳真不完整,請聯(lián)絡 （Iftransmissionisnotfullyreceivedpleasecontactus）XX工程有限公司公司×函〔20××〕×號關于××××××的函（2號小標宋體）××公司（仿宋三號）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項）XX工程有限公司（印章）年月日抄送:關于××××××的請示（2號小標宋體）XX公司（仿宋三號）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，請批示。（印章）年月日（公司所屬各子（分）公司、項目部向XX公司請求指示、批準）關于××××××的報告（2號小標宋體）XX公司（仿宋三號）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此報告。（印章）年月日（公司所屬各子（分）公司、項目部用于向XX公司匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問）49-XX××工程有限公司（）文登記簿編號秘密等級來（發(fā)）文機關內(nèi)容摘要份數(shù)張數(shù)份數(shù)號次送往單位承辦人簽名注銷案卷號附注日月收號發(fā)號存檔銷毀會議記錄會議第次會議記錄日期：年月日開始結束地點：主持人：記錄人：會議主要內(nèi)容出席列席缺席1、原始記錄頁；2、整理記錄頁；3、會議記錄件。會議記錄附頁CR235-CX07-04……………………………………………………………………………………………………………………第頁共頁XX工程有限公司會議簽到表CR235-CX03-01日期時間地點主持人主題：序號姓名單位職務到會時間聯(lián)系電話123456789101112131415161718192021222324XX工程有限公司會議簽到表CR235-CX03-01年月日姓名部門到會時間姓名部門到會時間第五章法律糾紛管理標準5.1法務聯(lián)絡員制度5.1.1法律事務室在所屬各單位建立法務聯(lián)絡員網(wǎng)絡。法律事務室主任指定一名干事負責法務聯(lián)絡員網(wǎng)絡的維護，如有變更，及時更改。5.1.2公司所屬各單位確定一名具有一定法律專業(yè)基礎、工作經(jīng)驗豐富、責任心強的骨干員工擔任法律聯(lián)絡員，法務聯(lián)絡員不限于綜合辦公室人員。如法務聯(lián)絡員有變，及時上報公司法律事務室。5.2法務聯(lián)絡員工作職責5.2.1負責本單位法律工作文件、通知等的收發(fā)、呈閱、呈批、落實、匯報、歸檔。5.2.2負責本單位普法教育的組織工作，每年度必須組織兩次以上全員法律學習，并將影像、學習資料上報公司法律事務室。5.2.3發(fā)生仲裁、訴訟糾紛及時上報公司法律事務室；根據(jù)單位領導安排在法律事務室的指導下處理訴訟糾紛或者配合法律事務室處理訴訟糾紛。5.2.4參與本單位合同文本的審核，未經(jīng)法務聯(lián)絡員審核的合同，不得上報公司審核。5.2.5積極參加有關法律和業(yè)務知識的學習、培訓和交流，不斷增強自己的法律意識和法律業(yè)務水平，做好法律風險防范控制工作。5.3訴訟糾紛上報制度發(fā)生仲裁、訴訟糾紛必須及時上報公司法律事務室，由法律事務室完成登記。5.4法務工作原則及管轄分工5.4.1遵循事前風險防范、事中風險控制為主，事后風險救濟為輔的原則。5.4.2根據(jù)集團公司企發(fā)〔2009〕33號、67號文件要求，股份公司系統(tǒng)內(nèi)部經(jīng)濟糾紛處理先申請集團公司和股份公司法律事務部協(xié)調(diào)解決，協(xié)調(diào)不成可仲裁或訴訟；集團公司法律事務部管轄案件范圍：集團公司本級及分公司、工程指揮部發(fā)生的案件；訴訟標的在500萬以上的案件；各省、自治區(qū)、直轄市高級人民法院受理的一審案件；在最高人民法院訴訟的案件；在各地鐵路運輸中級法院訴訟的案件；在四川省各地中級人民法院訴訟的案件；涉及股份公司及其控股、參股公司的案件；涉及地方縣級以上政府部門的案件；涉外訴訟、仲裁案件；集團公司法律事務部認為可能給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失或嚴重社會影響的案件；集團公司領導指定管轄的案件。5.4.3除股份公司、集團公司協(xié)調(diào)處理的系統(tǒng)內(nèi)部經(jīng)濟糾紛和集團公司管轄的案件以外的訴訟糾紛，原則上執(zhí)行：公司法律事務部指導，所屬各單位自行處理原則。但以下仲裁、訴訟糾紛歸法律事務室管轄：訴訟、仲裁標的在50萬元以上的糾紛；公司領導指定的糾紛；法律事務室認為可能給公司造成重大損失的糾紛。5.4.4公司法律事務室及所屬各單位處理訴訟糾紛原則不委托中介機構或法律事務所，但案情較為復雜，標的額較大的糾紛、司法資源相對薄弱的單位報法律事務室批準后，可委托中介機構或法律事務所。5.4.5授權代理人中必須有一人為公司員工，且公司員工為特別授權，外聘律師為一般代理人，不做全權代理。5.4.6本標準化管理未規(guī)定事宜，參照股份公司《法律糾紛案件管理暫行辦法》和集團公司《法律風險防控管理辦法》執(zhí)行。5.5規(guī)章制度、經(jīng)濟合同、授權委托書、重要決策法律審核5.5.1根據(jù)中國鐵建法［2009］25號文件要求，公司總法律顧問全面負責規(guī)章制度、經(jīng)濟合同、授權委托書、重要決策法律審核工作。公司法律事務室在總法律顧問領導下，承擔規(guī)章制度、經(jīng)濟合同、授權委托書、重要決策法律審核工作，并向總法律顧問負責。5.5.2規(guī)章制度、經(jīng)濟合同、授權委托書、重要決策的法律審核工作遵循統(tǒng)一管理、服務業(yè)務、分工協(xié)作、嚴密審慎、合法合規(guī)、盡職盡責的原則。5.5.3公司法律事務室、法律事務工作人員應當依據(jù)法律、法規(guī)、政策和規(guī)章制度履行職責，保證公司經(jīng)營管理活動合法合規(guī)，避免或者減少公司資產(chǎn)損失。公司應當重視法律事務室、法律事務工作人員提出的防范法律風險的意見，及時采取措施防范和消除法律風險。5.5.4規(guī)章制度是指由公司各職能部門制訂，以書面形式表達的，經(jīng)審核批準后公布執(zhí)行的，約束投資、經(jīng)營、管理、運行的規(guī)范性文件。公司各職能部門根據(jù)工作職責的要求，研究制訂相關規(guī)章制度并擬定草案后，應當由公司法律事務室進行法律審核。法律事務室對職能部門送審的規(guī)章制度草案，應當從法律專業(yè)角度，審核其是否符合相關法律、法規(guī)、規(guī)章、政策及其他制度，條款是否齊備、完整，設定的權利和義務是否明確，表述是否準確。規(guī)章制度草案的法律審核期限為送審之日起2至5個工作日。遇有重大、復雜等特殊情況的可以適當延長。法律事務室審核后，應當向送審部門出具規(guī)章制度審核法律意見書。遇有重大、復雜等特殊情況時，該法律意見書應當同時上報總法律顧問。各單位職能部門應當充分考慮法律意見書提出的建議并修改完善后，報請公司領導審核批準。當有不同意見或特殊問題時，應當及時溝通、協(xié)商，達成一致意見。若不能協(xié)商一致，法律事務室有權保留意見，同時上報總法律顧問。各單位職能部門應當在規(guī)章制度經(jīng)審核批準印發(fā)后三日內(nèi)，送法律事務室備案。各單位法律事務室有權監(jiān)督規(guī)章制度的實施，并對實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見。5.5.5經(jīng)濟合同是指以公司作為合同一方主體與其他具有平等民事主體的法人、組織等簽訂的有關設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議，包括但不限于買賣合同、建筑工程合同、資本運營合同、投融資合同、涉外合同、招投標合同、借款合同、租賃合同、技術合同、擔保合同、保險合同、委托合同、房地產(chǎn)開發(fā)合同等。公司法律事務室應當參與公司經(jīng)濟合同的談判、審核、修改、會簽等工作。公司應建立由承辦部門和承辦人牽頭、其他業(yè)務部門分工評審、法律事務室審核、領導審批的合同簽訂制度。業(yè)務部門在業(yè)務范圍內(nèi)對合同的可行性、經(jīng)濟性負責，法律事務室通過簽署審核意見或出具法律意見書等形式對合同的完整性、合法性、有效性進行審查。合同送法律事務室審核之前，合同承辦部門應提前對合同另一方當事人的主體資格、資信和項目社會經(jīng)濟環(huán)境進行充分了解和調(diào)查，并提供書面資料。法律事務室要認真全面審核有關資料，評估法律風險并提出相應的防范措施，最大限度降低風險。經(jīng)濟合同草稿的法律審核期限為送審之日起2至7個工作日。遇有重大、復雜等特殊情況可以適當延長。法律事務室審核后，應當出具經(jīng)濟合同審核法律意見書。遇有重大、復雜等特殊情況時，該法律意見書應當同時上報總法律顧問。公司職能部門應當充分考慮法律意見書提出的建議并修改完善后，報請公司領導審核批準。當有不同意見或特殊問題時，應當及時溝通、協(xié)商，達成一致意見。若不能協(xié)商一致，法律事務室有權保留意見，同時上報總法律顧問。公司職能部門應當在經(jīng)濟合同正式簽訂后三日內(nèi)，將經(jīng)濟合同復印件送法律事務室備案、存檔。公司法律事務室應當根據(jù)公司業(yè)務的發(fā)展需要，對公司普遍使用的，具有重大影響，需要統(tǒng)一規(guī)范的經(jīng)濟合同，制定合同范本、示范條款和守則，在項目和子公司內(nèi)部推廣使用。公司職能部門應當將使用過程中遇到的問題、建議，及時反饋給法律事務室，法律事務室適當修改、完善。公司法律事務室有權監(jiān)督經(jīng)濟合同的簽訂、履行，參與經(jīng)濟合同的變更、解除和爭議的解決。公司勞動合同的法律審核適用本辦法。5.5.6授權委托書是指公司董事長、總經(jīng)理將其依據(jù)公司有關規(guī)定享有的，代表公司或其法定代表人辦理公司事務的權利，委托他人在委托范圍和時限內(nèi)代為行使權利的書面證明文件。依據(jù)公司有關規(guī)定享有代表公司或其法定代表人辦理公司事務權利的董事長、總經(jīng)理為授權委托人，簡稱“授權人”；公司為授權委托單位，簡稱“授權單位”；接受委托的人為被授權委托人，簡稱“被授權人”。公司授權委托書的法律審核工作應遵循歸口分類管理、程序規(guī)范、權責明確、依法合規(guī)的原則。授權委托書根據(jù)是否涉及訴訟程序分為訴訟授權委托書和非訴訟授權委托書。訴訟授權委托書為公司應對訴訟、仲裁等司法活動所需的授權委托書；除此之外的授權委托書，稱為非訴訟授權委托書。根據(jù)授權委托書所委托處理的事項不同，分為以下幾類：（一）涉及公司設立、變更、分立、合并、撤銷、破產(chǎn)、清算以及駐外分支機構、辦事處、項目部等公司主體事務類的授權委托書。（二）涉及公司投資者關系事務等授權委托書。（三）涉及公司各類生產(chǎn)經(jīng)營活動的前期跟蹤、報名、資審、投標、洽談等生產(chǎn)經(jīng)營前期工作的授權委托書。（四）涉及公司各類生產(chǎn)經(jīng)營合同簽訂類的授權委托書。（五）涉及公司融資、擔保、保函、稅務等財務管理類的授權委托書。（六）涉及公司房產(chǎn)產(chǎn)權、土地使用權、著作權、商標專用權、專利權的申報、登記以及轉讓、許可使用等財產(chǎn)權屬、使用類的授權委托書。（七）涉及公司處理訴訟、仲裁以及公證等法律事務的訴訟授權委托書。（八）其他經(jīng)營管理事項所需的授權委托書。公司有關職能部門根據(jù)職責分工，是授權委托書的歸口業(yè)務承辦部門；公司法律事務室是授權委托書的法律審核部門。公司歸口業(yè)務承辦部門對受理的授權委托書申請簽署初審意見，轉公司法律事務室進行法律審核后，由歸口承辦業(yè)務部門呈有關分管領導審批。公司有關領導審批同意后，由歸口業(yè)務部門呈有關授權人簽字或蓋章。授權委托書應嚴格按程序辦理，不得越級或私自辦理。公司法律事務室應當以防范法律風險為原則，依據(jù)有關法律法規(guī)、公司規(guī)章制度對送審的《授權委托書》及相關資料進行法律審核。法律審核時限為：自法律事務室接收到完整的授權委托書申辦材料后1至2個工作日審結，特殊情況可適當延長。對授權委托書及相關材料進行法律審核的要點如下：（一）授權人是否適格：有關委托人是否具備相應的授權資格，是否存在無權或越權行為。（二）被授權人是否適當：被授權主體是否響應了擬交易對方的要求，對方要求是否符合有關規(guī)定或約定，是否存在其他法律風險。（三）委托事項是否明確合法：委托事項范圍描述是否準確完整，內(nèi)容是否依法合規(guī)。（四）委托權限是否清晰適當：委托權限是否界定清晰準確，是否充分或過度。（五）禁止轉委托：禁止被授權人將被授權的委托事項及權限向他人轉委托。（六）授權有效期限是否明確合理：授權有效期限是否標注，是否明確具體，期限是否過長等。（七）其他細節(jié)問題：授權委托書的雙語文本是否準確對應，出現(xiàn)不一致時如何處理，以及是否需要辦理公證等。公司法律事務室審核后，應出具《授權委托書法律審核意見書》。其他相關部門或單位對法律審核意見有異議時，應當與法律事務室及時溝通、協(xié)商，達成一致意見。若不能協(xié)商一致，公司法律事務室有權保留意見。遇有重大、疑難問題等特殊情況時，法律事務室應將法律意見書上報總法律顧問審核后再報授權人審批。授權委托書申辦使用單位以及公司歸口業(yè)務承辦部門應對所經(jīng)辦的授權委托書的申辦、使用全程監(jiān)控、管理，其他部門應給予積極配合。被授權人必須為公司及所屬單位的內(nèi)部工作人員。授權委托書申辦單位及歸口業(yè)務承辦部門應全面持續(xù)地了解擬被授權人的自然情況，關注其工作狀態(tài)，授權之后，如發(fā)生被授權人調(diào)出本單位或解除、終止勞動合同或達到法定退休年齡或其他離職、解職等情況,應及時向被授權人發(fā)出撤回授權委托通知。被授權人應妥善保管好授權委托書，不得出借、毀損、遺失等；如有發(fā)生，應立即書面報告公司歸口業(yè)務部門。歸口業(yè)務承辦部門應及時會同法律事務室等相關部門研究補救措施。授權委托書不得有任何修改、涂抹的痕跡。被授權人應當在授權委托書載明的權限范圍內(nèi)忠誠、勤勉、盡責地處理所委托事務。在授權委托書出具之后，對交易雙方產(chǎn)生法律約束力之前，如發(fā)生需要撤回授權委托的情況，經(jīng)原授權人批準后，應及時向被授權人發(fā)出撤回授權委托通知。授權委托撤回的，被授權人應及時將授權委托書交至公司歸口業(yè)務承辦部門。在授權委托書對交易雙方產(chǎn)生法律約束力之后，一般不得輕易撤銷。如確需撤銷授權委托，歸口業(yè)務承辦部門應及時會同法律事務室等相關部門研究補救措施，并形成報告，經(jīng)原授權人批準后，可向交易對方發(fā)出撤銷通知。出現(xiàn)下列情況之一，授權委托書終止或失效：（一）授權委托期限屆滿的；（二）長期授權委托書雖在授權期限內(nèi)，但被授權人工作崗位發(fā)生變動的；（三）長期授權委托書雖在授權期限內(nèi)，但業(yè)務范圍發(fā)生變動的；（四）授權人撤回或撤銷授權委托的；（五）其他應當視為終止或失效的情況。授權委托書終止或失效的，被授權人應將現(xiàn)由我方持有的授權委托書交回公司歸口業(yè)務承辦部門。被授權人未將授權委托書交回的，歸口業(yè)務承辦部門應當及時將授權委托書收回。授權委托書終止或失效后，如有需要，應依據(jù)本辦法重新申辦授權委托書。公司對被授權人實行嚴格的管理制度。有下列情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予責任人行政處分、經(jīng)濟處罰或解除勞動合同；構成犯罪的，交由司法機關依法追究刑事責任。（一）超越授權范圍開展業(yè)務活動的；（二）授權委托書終止或失效后仍進行該授權委托事項的；（三）違反前述第1、2項規(guī)定，給單位造成經(jīng)濟損失或其他損失的；（四）其他違反法律法規(guī)或公司有關規(guī)定，給單位造成經(jīng)濟損失或其他損失的情形。5.5.7重要決策的法律審核重要決策是指涉及公司分立、并購、破產(chǎn)、解散、增減資本以及重組改制、重大投融資、制訂和修改公司章程、產(chǎn)權（股權）變動、對外擔保、知識產(chǎn)權等對公司生存發(fā)展有重大影響的經(jīng)營決策。法律事務室應當全面參與本單位重要決策，正確執(zhí)行國家法律、法規(guī)、規(guī)章、政策，提供相關法律服務，就重要決策中存在的法律風險發(fā)表意見，提出防范法律風險的措施。為保證重要決策的合法合規(guī)，公司法律事務室應當在重要決策前提前介入。公司需要上報集團公司審批的，由集團公司法律事務部負責進行法律審核。公司根據(jù)股份公司授權，以股份公司名義進行的重大經(jīng)營活動，應當由股份公司法律合規(guī)部進行法律審核。法律事務室審核后，應當出具重要決策審核法律意見書。遇有重大、復雜等特殊情況時，該法律意見書應當同時上報總法律顧問。公司需要上報集團公司審批的，應當事先由公司法律事務室審核，所上報的有關資料必須附公司法律事務室出具的審核法律意見書。公司職能部門應當充分考慮重要決策審核法律意見書提出的建議并修改完善后，報請各單位審核批準。當有不同意見或特殊問題時，應當及時溝通、協(xié)商，達成一致意見。若不能協(xié)商一致，法律事務室有權保留意見，同時上報總法律顧問。法律事務室有權監(jiān)督重要決策的實施，并對實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出法律風險防范意見或改正措施。第六章檔案管理標準6.1檔案工作機構與人員配置6.1.1檔案工作涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，要求公司所屬單位均應設置檔案管理機構，建立檔案工作組織領導體系，成立檔案工作領導小組，配備專兼職檔案管理人員，建立包括機關各部門及所屬單位在內(nèi)的縱向到底、橫向到邊的由專兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系。6.1.2檔案工作領導小組，是本單位檔案工作領導機構，負責統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀協(xié)調(diào)、組織、領導本單位的檔案工作。公司行政領導擔任檔案工作領導小組組長，由總工程師、總會計師、辦公室主任、宣傳部門領導擔任副組長，分別分管科技檔案、會計檔案、文書檔案、聲像檔案。公司所屬單位檔案工作領導小組由項目經(jīng)理、書記擔任小組組長，綜合辦公室主任任副組長，沒有設置主任的，由副主任任副組長，沒有副主任的，由單位負責人指定人員擔任。各業(yè)務部門設置兼職檔案員為成員。檔案工作由綜合辦牽頭組織，各部門兼職檔案員負責科技、文書、會計、聲像檔案的收集、整理和歸檔。綜合辦協(xié)助公司檔案室進行本單位檔案移交工作。6.2檔案工作職責6.2.1公司檔案室是本企業(yè)檔案管理的職能部門，主要履行下列職責：6.2.2負責國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策的貫徹實施，結合實際制定本企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃、計劃，管理辦法及規(guī)章制度；6.2.3負責監(jiān)督、指導公司所屬單位、機構的檔案工作；6.2.4負責指導公司機關各部門，以及所屬各單位各類檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作，負責本級電子文件歸檔與管理工作；6.2.5協(xié)助有關部門參與基建工程竣工驗收，重要設備開箱，重大科研成果鑒定和重要產(chǎn)品定型等生產(chǎn)技術活動；6.2.6負責機關檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、移交和開發(fā)利用工作。6.2.7公司所屬各單位檔案工作領導小組，是本單位的檔案工作管理、執(zhí)行小組，履行以下職責：6.2.8貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度；6.2.9負責本單位檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等工作；6.2.10按時向公司移交進館檔案；6.2.11參與基建工程竣工驗收、科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、設備開箱等活動，確保檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)；6.2.12負責本單位電子文件的歸檔、管理與開發(fā)利用工作。6.2.13公司所屬各單位兼職檔案員，履行以下職責：6.2.14貫徹執(zhí)行上級有關檔案工作政策、法規(guī)，認真學習檔案業(yè)務知識，參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作業(yè)務水平。6.2.15根據(jù)檔案歸檔要求及范圍，遵循檔案自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，對本單位形成的科技、文書、會計、聲像檔案進行收集、整理、歸檔。6.2.16負責本單位的電子文檔歸檔，做到紙質檔案與電子檔案同步歸檔。6.2.17自覺遵守國家保密法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案保密制度，做到不失密、不泄密，保證檔案文件材料的安全。6.3檔案收集的工作流程6.3.1文書檔案收集范圍各單位由所屬單位綜合辦公室負責文書檔案的收集、整理及歸檔。其歸檔范圍請參見附表一《XX工程有限公司文書檔案保管期限表》。6.3.2科技檔案的歸檔工作由各單位相關業(yè)務部門兼職檔案員，根據(jù)工程竣工編制辦法及附表二《XX工程有限公司科技檔案保管期限表》中內(nèi)容進行收集歸檔。其歸檔范圍的劃分原則是：（1）基本建設檔案：公司承攬、承建的工程項目，由公司所屬項目部參照科技檔案歸檔范圍及保管期限表中“施工單位”的收集范圍，收集整理并向公司檔案室歸檔。以集團公司名義承攬、由公司組織施工的工程項目，由施工單位負責整理，分別向集團公司和本公司檔案部門歸檔，集團公司保存反映工程建設全貌的綜合性、總結性材料及竣工圖紙的原件，公司檔案室保存工程竣工資料及竣工圖紙。（2）科學研究檔案：由公司組織或上級機關鑒定評審的科研成果、論文、工法、技術總結(包括技術革新和合理化建議)以及引進技術、學習形成的科學研究檔案由公司檔案室歸檔保管。（3）設備儀器檔案：公司所屬各單位購置的設備儀器，由承辦人員整理，交本部門兼職檔案員負責保管，本單位綜合辦公室做好設備檔案登記臺賬，待機構撤銷時，由綜合辦按登記臺賬一次移交公司檔案部門。（4）生產(chǎn)技術檔案：各單位制造的產(chǎn)品形成的檔案，由形成單位自行保管，待工程完工之后移交公司檔案部門歸檔保管。（5）房地產(chǎn)檔案：公司購置的房產(chǎn)、土地所形成的檔案，由承辦人員負責收集、整理，移交至公司檔案部門歸檔保管。6.3.3各單位每年形成的會計檔案，由財務部門指定專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、并編制會計檔案保管清冊?？蓵河韶攧詹块T保管一年，期滿后由財務部門經(jīng)辦人員編造清冊移交至本單位綜合辦公室集中保管，待機構撤銷時，其形成的會計檔案由綜合辦編制移交清冊一次移交公司檔案部門。其歸檔范圍請參見附表三《XX工程有限公司會計檔案保管期限表》。6.3.4聲像檔案由各單位綜合辦公室按歸檔要求負責收集，其歸檔范圍請參見附表四《XX工程有限公司聲像檔案收集范圍和保管期限表》。6.4檔案的整理6.4.1分類6.4.2組合6.4.3排列6.4.4填寫卷內(nèi)文件目錄6.4.5擬寫案卷標題6.4.6照片檔案需按每組檔案編寫案卷簡介，每張照片需說明事由。6.5檔案的保管所屬各單位要采取科學的方法和手段加強檔案保管工作，應設置專門的檔案庫房，購置必備的檔案裝具；應制定檔案管理制度，切實做好“八防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染)工作，嚴防檔案損毀、丟失和泄密。6.6檔案的借閱6.6.1凡借閱檔案者，必須辦理借閱登記手續(xù)。歸還時，須如實登記利用效果。6.6.2借出檔案必須在一周內(nèi)退回檔案管理部門，如繼續(xù)使用須辦理續(xù)借手續(xù)。6.6.3機關工作人員借閱自己工作職權范圍內(nèi)經(jīng)辦的檔案，可直接辦理；因工作需要查閱其他部門形成的檔案，須經(jīng)形成部門負責人批準；機關其他部門借閱會計檔案，應向財務部門提出利用需求，經(jīng)主管部門領導或總會計師同意，由財務人員負責借閱；照片檔案的底片一般不予外借。6.6.4查閱黨委或行政辦公會議等記錄，須經(jīng)主辦部門和公司分管領導批準，并明確借閱內(nèi)容和范圍，只限在檔案室內(nèi)查閱。6.6.5凡外單位借閱機關檔案，必須持有單位介紹信，按審批權限批準后，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不予外借。其中：科技檔案須經(jīng)總工程師批準，文書檔案須經(jīng)辦公室主任或公司分管領導批準，會計檔案須經(jīng)總會計師批準，聲像檔案視內(nèi)容經(jīng)有關領導批準。6.6.6所屬單位工程建設檔案原則上不得外借，如需調(diào)閱、復印，需經(jīng)項目主管領導批準。6.7檔案歸檔要求6.7.1整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準、規(guī)范要求。6.7.2歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。6.7.3歸檔文件材料應齊全完整，模糊不清或破損的文件材料應予修復,歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫，線條、字跡、圖像清晰，紙張質量、尺寸規(guī)格符合要求。文件材料和表格統(tǒng)一使用A4國際標準尺寸。6.7.4歸檔的本級文件必須是蓋有公章的正本，其定稿必須有單位領導在發(fā)文稿紙（首頁）上審批的簽字并同時加蓋公章。歸檔文件定稿必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批。6.7.5計算機生成的文件定稿必須使用噴墨或激光打印機打印，應歸檔具有修改痕跡的最后定稿。6.7.6歸檔的文件材料及各種表格，紙張大小應符合公文格式要求和檔案保管要求。6.7.7歸檔的外文材料（含少數(shù)民族文字材料）應與中文翻譯件一起歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔；6.7.8各種會議記錄必須采用統(tǒng)一的活頁會議記錄用紙記錄，一次會議記錄作為一份文件歸檔。6.7.9文件材料一般歸檔一份，重要的、利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數(shù)。6.7.10兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。6.7.11歸檔的科技文件材料或圖紙，必須做到法律手續(xù)完備，按規(guī)定蓋章簽字。圖紙的幅度應按國家標準繪制。6.7.12實際施工的現(xiàn)狀與原施工圖改動部分超過35%（國家檔案局規(guī)定），均應重新繪制新圖，重要設計部位超過10%的，也應重新繪制新圖，有的圖紙改動沒有超過35%，但修改后圖面混亂，分辨不清的個別圖紙則需要重新繪制竣工圖。重新繪制的竣工圖應繪制竣工圖標，大小尺寸應以能遮蓋原設計圖標為準，圖標位置在圖紙右下角。6.7.13竣工圖標的各項內(nèi)容均應有本人親筆簽字，做到法律手續(xù)完備。6.7.14歸檔的科技文件材料要做到書寫工整，圖像字跡清晰，反差良好。嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、彩色筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙和熱敏紙等書寫?？萍嘉募牧嫌眉垜?0克以上，低于50克的必須紙質優(yōu)良。6.7.15機關各部門及所屬單位兼職檔案人員應檢查本部門或單位歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢后，編制移交清冊，按照歸檔時間向本單位或公司檔案管理部門移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。6.7.16交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。6.8檔案歸檔時間6.8.1機關各部門形成的管理性文件材料一般應在第二年上半年歸檔。6.8.2科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。6.8.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。6.8.4企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。6.8.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。6.8.6電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。6.8.7磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。6.8.8下列文件材料應隨時歸檔：（1）變更、修改、補充的文件材料；（2）內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（3）產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；（4）其他臨時活動中形成的文件材料。6.9電子文件管理各單位應重視和加強對電子公文的歸檔管理，對具有保存價值的電子文件在辦理完畢后，必須有相應的紙質文件材料一并歸檔保存，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。6.10XX工程有限公司文書檔案保管期限表6.11XX工程有限公司科技檔案保管期限表6.12XX工程有限公司會計檔案保管期限表6.13XX工程有限公司聲像檔案保管期限表6.14XX工程有限公司兼職檔案人員情況表6.10XX工程有限公司文書檔案保管期限表順序號條款保管期限備注一會議文件1.本單位召開的黨代會、職代會、工作會及工會、共青團、紀檢檢查委員會及其它大型會議的文件材料（1）請示、批復、通知、議程、名單、報告、領導人講話、選舉結果、決議、決定、會議記錄、紀要、重要簡報等文件材料永久(2)典型材料、發(fā)言材料、交流材料，重要的賀信、賀電30年(3)會議一般簡報、快報，會議服務機構的計劃、總結等文件材料10年2．股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件材料(1)請示、批復、通知、議程、名單、簽到表、報告、議案、表決表、決議、選舉結果、會議記錄、紀要等文件材料永久(2)討論未獲通過的文件10年3．黨委會、常委會、董事會、監(jiān)事會、黨政聯(lián)席會、辦公會及紀委、工會、團委會會議記錄、紀要等文件材料永久4．職能部門召開的業(yè)務工作會議、專題會議的文件材料(1)請示、批復、通知、議程、名單、報告、講話、總結、決定、紀要及其他材料30年(2)典型材料、發(fā)言材料、交流材料、簡報10年5．現(xiàn)場會、電話會、小型專業(yè)座談(研討)會文件材料(1)重要的30年(2)一般的10年6．在上級主管機關召開的會議上本單位的發(fā)言或本單位的經(jīng)驗介紹30年7．本單位與其他單位聯(lián)合召開會議的文件材料(1)本單位主辦的①請示、批復、通知、名單、議程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要永久②典型材料、發(fā)言材料、交流材料、簡報30年(2)本單位協(xié)辦的①請示、批復、通知、名單、議程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本30年②典型材料、發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本10年二上級機關文件材料1．上級機關頒發(fā)的文件(1)直接針對本單位主要業(yè)務、需長期貫徹執(zhí)行的方針政策性文件永久(2)非直接針對本單位業(yè)務，但在較長時期內(nèi)需貫徹執(zhí)行的文件30年(3)一般性的，在一定時期內(nèi)要貫徹執(zhí)行的文件10年2．上級機關關于本單位機構設置、編制定員、領導人員任免等文件材料永久3．上級機關、上級領導視察、檢查本單位工作形成的文件材料(1)重要的(2)一般的永久30年(3)執(zhí)法檢查情況匯總、通報及整改情況30年(4)本單位的工作匯報材料30年三形成的決定、決議、規(guī)定、制度、指示、命令、領導批示等文件材料1.本單位制定的文件材料（1）屬于方針政策性、全局性、反映主要職能活動等有歷史查考價值的文件永久（2）屬于職能業(yè)務問題，在較長時期內(nèi)要查考利用的文件30年（3）屬于局部或具體業(yè)務問題，在一定時期內(nèi)有查考利用價值的文件10年2.以本單位為主的聯(lián)合行文（1）以本單位業(yè)務為主，需長期貫徹執(zhí)行的文件永久（2）屬一般性業(yè)務，在一定時期內(nèi)要貫徹執(zhí)行的文件30年3.本單位協(xié)辦的聯(lián)合行文（1）涉及本單位主管業(yè)務，需長期貫徹執(zhí)行的文件30年（2）屬一般性業(yè)務，在一定時期內(nèi)要貫徹執(zhí)行的文件10年四法規(guī)性文件1.本單位制定、頒發(fā)的方針政策性、法規(guī)性文件及中長期規(guī)劃、綱要等有歷史查考價值的文件永久2.本單位制定的業(yè)務性、需在較長時期內(nèi)執(zhí)行的文件30年3.本單位制定的一般性、事務性的文件10年4.同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的（1）方針政策性、需長期執(zhí)行的文件30年（2）一般性文件10年5.本單位代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后定稿30年五計劃性文件1．上級機關下達的長遠計劃、年度計劃30年2．本單位年度(含)以上及主要職能部門的年度工作計劃永久3．各業(yè)務部門的年度計劃30年4．本單位年度以下的計劃10年5．下級單位報送的年度計劃10年六總結、報告、調(diào)查研究材料1．本單位年度(含)以上及主要職能部門的年度工作總結，重要專項工作總結永久2．各業(yè)務部門的年度工作總結、專題總結報告及重要的典型調(diào)研材料30年3．一般性的總結、報告和調(diào)查材料10年4．下級單位報送的年度總結、報告和調(diào)研材料10年七本單位與有關單位的來往文件1．本單位的請示及上級機關的批復、批示(1)重要業(yè)務問題的永久(2)一般性業(yè)務問題的10年2．同級機關、下級機關的來函、請示及本機關復函、批復等文件材料(1)重要業(yè)務問題的30年(2)一般性業(yè)務問題的10年八統(tǒng)計報表1．本單位編制或匯總的年度和年度以上的以及重要職能活動的一次性調(diào)查統(tǒng)計報表永久2．本單位年度以下的10年3．下級單位報送年度以上的30年九本單位行政管理形成的審批、審查、核準文件材料1．固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批(核準)、管理、驗收(評估)等材料永久2．不動產(chǎn)及自然資源所有權、使用權的確認文件材料永久3．有效期20年以上或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證的審批、管理文件材料永久4．有效期20年以下的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證的審批、管理文件材料30年5．行政管理中形成的備案文件材料10年6．行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?1)重要的永久(2)一般的30年十本單位事務管理形成的文件材料1．涉及房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料永久2．與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料(1)重要的永久(2)有效期10年以上的30年(3)一般的10年3．接待工作的計劃、方案(1)重要的30年(2)一般的10年4．財務預算(1)本單位年度預算30年(2)本單位年度以下預算10年5．機關物資(辦公設備及用品、機動車等)采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件，機動車調(diào)撥、保險、轉讓等文件30年6．國有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等)文件材料(1)重要的永久(2)一般的30年7.職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)永久8．職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表，職工住房申請表30年十一外事活動形成的文件材料1．外國政府官員、民間社團、企業(yè)領導到本單位訪問、考察、參觀等文件材料永久2．反映重要國際活動、國際交流情況的文件材料永久3．簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書、重要會談記錄、紀要(1)本單位經(jīng)辦的永久(2)非本單位經(jīng)辦但要執(zhí)行的30年十二出國或出境執(zhí)行公務、參觀考察、出席國際會議等形成的文件材料1．出國或出境執(zhí)行公務、檢查指導工作簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、備忘錄及重要的會談記錄、紀要、講話永久2．出國或出境考察訪問、出席國際會議等考察報告、會議簡報、發(fā)表的學術報告30年3．出國或出境審批手續(xù)、執(zhí)行日程等文件材料30年十三外國專家在企業(yè)活動形成的文件材料1．被采納的重大改革舉措、有科學歷史價值的建議永久2．科學技術、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理中的建議30年十四安全、質量事故形成的文件材料1．重大、特大事故永久2．大事故30年3．一般事故10年十五紀檢監(jiān)察立案材料1．重案、要案以及涉及對領導干部違紀處理的結案材料永久2．職工一般違紀處理的結案材料30年十六審計立案材料1．涉及對領導干部處理的重大審計事項及經(jīng)濟責任審計的重要事項永久2．重要的專項審計事項和經(jīng)濟責任審計重要事項30年3．一般的審計事項10年十七在各種運動中形成的文件材料1．反映運動概況的綜合性、結論性的文件和運動總結、領導講話及會議記錄、統(tǒng)計資料等永久2．個人結論、結案材料永久3．反映運動進程的有關文件材料30年十八本單位處理群眾來信來訪的文件材料1．有領導重要批示的信訪事項及處理結果30年2．一般信訪處理結果10年十九組織機構定員材料1．本單位機構成立、合并、名稱更改、資產(chǎn)重組、企業(yè)重構、撤銷及組織機構定員表、企業(yè)章程、印信啟用與作廢等文件永久2．所屬單位機構成立、合并、名稱更改、資產(chǎn)重組、企業(yè)重構、撤銷、破產(chǎn)文件及組織機構定員表30年二十本單位管轄干部、職工的錄用、任免、調(diào)轉等文件材料1.干部錄用、任免、調(diào)資、定級、內(nèi)部退養(yǎng)、提前