淺述程序文件的編寫

淺述程序文件的編寫在建立HSE管理體系過程中，編寫程序文件用時較多，占有重要地位。程序文件是企業(yè)管理中科學的管理制度，必需強制執(zhí)行，為此，程序文件必需具有較強的可操作性和可執(zhí)行性。筆者參加了中國石化管道儲運公司的程序文件編寫工作。取得了肯定閱歷，現(xiàn)總結出來，供大家探討。1程序文件編寫前的預備a)收集和整理企業(yè)現(xiàn)行的管理規(guī)定。b)確定并完善各部門的職責和權限，包括現(xiàn)有部門的職責和權限調(diào)查；列出需要調(diào)整或補充的職責和權限的清單。c)落實程序文件編寫的工作組織；d)編制程序文件清單表；e)編制體系文件編寫大綱。2程序文件編寫時應遵循的原則編寫程序文件應執(zhí)行5W+1H原則，即：What(做什么工作)；Who（該項工作由誰去做，誰負責檢查評價）；Where（該項工作在哪兒做）；When(該項工作什么時候做)；Why（為什么要做該工作）；How（怎么去做，依據(jù)是什么）。3程序文件編寫后應達到的要求a)指明實施程序文件的主管部門及相關部門的職責權限、接口及相互關系。b)在每一個詳細的程序文件中，列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫挨次，明確輸入、轉換和輸出的內(nèi)容；明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項工作由誰干，什么時間干，什么場合（地點）干、干什么、為什么干、怎么干、如何掌握及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內(nèi)容；消失例外狀況的處理措施等，必要時輔以流程圖。4程序文件編寫過程中存在的問題4.1與標準要求存在差距由于對中國石化集團公司企業(yè)標準如：《油田企業(yè)平安、環(huán)境與健康（HSE）管理規(guī)范》內(nèi)容理解不深，導致編寫后的程序文件不能完全符合標準要求。4.2職責劃分不清晰由于程序文件編寫人員對機關各部門崗位職責不熟識，在編寫前也沒有嚴格根據(jù)程序文件編寫前的預備去做，導致職責劃分不清晰，平級部門職責沒有涉及到，下屬單位的職責沒有分層次描述，導致程序文件可執(zhí)行性不強。4.3職責與所干工作不符職責劃分存在分歧時，應根據(jù)職責要求劃分，將原來不正確的職責改正過來，如：教育培訓應由人教部門牽頭，專業(yè)部門協(xié)作，而不是專業(yè)部門單獨負責?！?.4沒有嚴格根據(jù)HSE管理體系十要素要求編寫體系十要素要求：任何一項工作均要求有方案、實施、檢查、改進內(nèi)容，但在編寫程序文件時，檢查、改進兩項往往簡單忽視，致使沒有形成一套完整體系。4.5相關職能部門參加熱忱不高各職能部門應樂觀參加到文件編寫工作中，充分理解體系要求，避開消失平安部門獨攬，為以后的體系運行埋下隱患。4.6程序文件羅嗦，層次不清晰在編寫程序文件時，應盡量做到文件最小化、高效化，注意可操作性。在程序文件中能說清晰的，不應再編寫運行掌握文件，相關聯(lián)的內(nèi)容或管理規(guī)定應納入到一起寫，避開消失內(nèi)容重復，更不能消失沖突的內(nèi)容。4.7不能完全達到體系編寫要求由于受到程序文件編寫學問面、專業(yè)面的影響，編寫的內(nèi)容不深、不透、不全，對關鍵問題沒有交代清晰該項工作由誰干，什么時間干，什么場合（地點）干、干什么、為什么干、怎么干及消失特別狀況如何處理等。4.8仍在沿用老規(guī)定國家發(fā)布新的法律法規(guī)后，企業(yè)應準時更新管理制度，將舊的管理制度替換。避開消失引用過時的管理制度編寫程序文件。4.9內(nèi)容繁瑣，敘述不清程序文件要求可執(zhí)行性強，不能模糊不清，但是，在編寫過程中，由于牽涉部門多，往往說不清晰，在此狀況下，宜用表格表示一些繁瑣內(nèi)容，使表達內(nèi)容一目了然。4.10有漏項如在應急預案管理程序中缺少大的事故反應機制，只規(guī)范了傳統(tǒng)應急預案的要求。應依據(jù)時代要求，增加洪水、地震、傳染病等自然災難方面的應急預案?；鶎訂挝灰膊荒苤蛔⒁夥阑?，而忽視職業(yè)中毒、觸電、防洪等方面的要求。4.11使用非專業(yè)術語如：在設備檢修動火時，要將動火點四周15m（最小半徑）的下水井、地漏、地溝、電纜溝等內(nèi)的易燃物清除，并封閉。不應簡潔描述為“嚴禁油氣進入地溝內(nèi)”，而沒有詳細的防范措施。應描述為“為了防止油氣進入下水井、地漏、地溝、電纜溝內(nèi)，導致油氣集聚，遇明火引起爆炸，施工負責人應在開工前，組織施工人員用防爆工具將其內(nèi)的易燃物清除，并在動火點四周15m（最小半徑）處進行封堵，確保施工平安”。4.12時間沒有量化，部門、規(guī)定模糊不清在文件中不應消失可能、常常、定期及相關部門、有關規(guī)定等詞語，使執(zhí)行者無法根據(jù)詳細的內(nèi)容執(zhí)行，應根據(jù)由誰提出……管理規(guī)定，誰提出……要求，多長時間干一次等。如在公眾場合常常見到吸煙罰款50元的警示牌，而在警示牌下抽煙的人大有人在，緣由就是沒有明確隹去檢查和監(jiān)督，不履行職責如何懲罰等。4.13程序文件中沒有完全體現(xiàn)危害識別與風險評估結果在危害識別與風險評估中識別出來的問題，職工不熟識緊急狀況下的急救方法，象觸電搶救、心肺復蘇搶救等沒有制定相應的培訓措施。應緊密結合危害識別與風險評估的結果，特殊是應將識別出來的重大危害，在程序文件編寫中體現(xiàn)出來。4.14程序文件中的表格內(nèi)容不全在實際工作中，為規(guī)范填寫表格的單位和人員不負責任，每張表格均應填寫單位、制表人、審核人、日期等。4.15程序支持性文件即運行掌握文件制定不全由于受到程序文件編寫人員學問面、專業(yè)面的影響，編寫內(nèi)容不透徹，沒有將運行掌握文件寫出；程序文件中已經(jīng)牽涉到運行掌握文件，由于在統(tǒng)計時工作人員馬虎，導致沒有統(tǒng)計上來。因此，在確定運行掌握文件時，應依據(jù)實際狀況確定，應當制定的運行掌握文件不能落空。否則，在處理危害識別與風險評估中消失的重大危害時，就消失了不應當有的漏洞。4.16運行掌握文件與程序文件連接不好運行掌握文件是對程序文件中整個程序或某些條款進行的補充和細化，絕不能脫離程序另搞一套運行掌握文件，導致運行掌握文件與程序文件之間無法連接。5建議a)企業(yè)假如已經(jīng)建立了IS09000質量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應當使HSE管理體系與這兩個體系充分融合，特殊是培訓、文件掌握、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等，其管理方式非常類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序基礎上補充為好，不要單獨另搞一套，增加企業(yè)的負擔。b)企業(yè)分管負責人應有效介入到文件編寫工作中，以便解決在文件編寫過程中和審核時發(fā)覺的重大問題及跨門的問題，避開消失部門間相互推諉、扯皮的狀況。c)企業(yè)應成立一個熟識標準要求，熟識各部門實際工作，責任心強、文筆好的審核小組，避開修改后的程序文件不符合HSE管理體系要求，導致文件可執(zhí)行性差。d)程序文件編寫人員應樂觀參與編寫培訓，充分理解寫程序文件的目的、意義，嚴格根據(jù)培訓要求去做，避開消失編寫人員不培訓，培訓人員不編寫的狀況。e)程序文件最終定搞時，應有人統(tǒng)一規(guī)劃和通稿，避開消失