醫(yī)院辦室工作管理制度(完美版)

醫(yī)院辦室工作管理制度一、辦文規(guī)程1.

本規(guī)程所指的“辦文”包括：以醫(yī)院名義制發(fā)的各種文件、各種材料、各種通知通報、各種請示匯報等；以職能科室名義制發(fā)的各種通知、通報等；《院報》；其它公文；2.

擬稿和審稿流程。以醫(yī)院名義印發(fā)的文件、各種材料、各種通知通報等，原則上按其內(nèi)容由各職能科室擬稿，涉及多部門的由xx辦指定主要部門擬稿，其它部門協(xié)助，各職能科室完成擬稿后送交分管院長審核或會審，審核或會審后的文件，統(tǒng)一交至xx辦，由xx辦送至院長(黨委書記)審定；以職能科室名義制發(fā)的各種通知通報等，原則上由各職能科室自已擬稿、審稿、科長簽發(fā)，原則上在“OA”公布，科室自留底稿并保存；3.

文件的編發(fā)。院長(黨委書記)審定后的各種文件、材料等，由文印員在規(guī)定時限內(nèi)打印，擬稿人校對無誤以后，將擬印發(fā)的清樣送院長(黨委書記)簽字“同意印發(fā)”。凡未經(jīng)院長(黨委書記)簽發(fā)的文件、材料等，文印員不得印刷、xx辦不得加蓋單位公章、不得在“OA”上公布；校對原則上以領(lǐng)導(dǎo)審改后的清樣為準，必須做到100%準確；為遵守有關(guān)保密規(guī)定和減少單位支出，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，單位所有文件、材料等均不得外出打印，否則責任自負；4.

院報的編發(fā)。組稿由當期責任編輯負責，其他同志應(yīng)主動協(xié)助；責任編輯將當期擬用稿件全部選齊并修改定稿后連同“目錄”一齊送院長審定后簽字“同意發(fā)排”；由當期責任編輯負責組織人員三校定稿后送院長(黨委書記)簽字“同意印發(fā)”，再由xx辦加蓋公章；校對差錯率必須控制在0.3‰以內(nèi)，重要文稿的校對要求必須100%準確；為市委、市政府及領(lǐng)導(dǎo)代擬文稿，本院調(diào)研課題報告，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后撰寫的各類文章，只要以任何形式采用，均分別予以適量的稿費，對產(chǎn)生良好效果的代擬搞，再酌情予以獎勵。凡從報刊、互聯(lián)網(wǎng)采擷資料并為醫(yī)院或院報采用的，亦酌情予以獎勵。聯(lián)系圖片宣傳及其他宣傳文稿，必須事先報經(jīng)院長(黨委書記)同意，否則責任自負；5.

xx辦指定專人負責醫(yī)院紙質(zhì)文件和電子文件等登記、發(fā)送、存檔等工作，并負責保管有領(lǐng)導(dǎo)簽批字樣的底稿。二、車輛管理制度1.

各種車輛由院辦公室統(tǒng)一管理和調(diào)度。院辦公室定期要向院領(lǐng)導(dǎo)匯報車輛的管理情況（包括發(fā)車次數(shù)、行駛公里、用油數(shù)量、保修情況、車輛性能狀況等）；2.

司機要認真做好行車的登記手續(xù)。出車前，乘車人要到院辦公室領(lǐng)取和填好行車登記表，方能出車。各科室公務(wù)用車要提前一天與院辦公室聯(lián)系，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后安排；3.

未經(jīng)批準司機不得私自出車。私自出車，作違規(guī)處理。發(fā)生交通事故，由肇事者本人承擔全部責任并賠償損失；4.

本院職工私人用車原則上不予安排。如有特殊情況需用車者，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準并按規(guī)定交納車費；5.

司機要認真做好車輛日常保管和維護，及時擦拭、檢修、保養(yǎng)、消毒等，以保證隨時使用。救護車內(nèi)的搶救裝備必須保持完好，不得隨意挪用；6.

注意節(jié)約用油。領(lǐng)油料必須以派車單里程進行計算，嚴防浪費；7.

車輛行駛中應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，嚴禁違章開車；8.

原則上不借車給外單位或個人使用，特殊情況需要外借車時，須經(jīng)院長批準，由本院司機駕駛。三、印章管理制度1.

醫(yī)院公章由院辦公室作為機密件專人管理，并掌握使用。使用公章(文件除外)一律登記，同時，用印人員應(yīng)簽字備查；2.

以醫(yī)院名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，憑院長(黨委書記)簽原件，加蓋公章；3.

以本室名義發(fā)文用印，印章管理人員必須根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見，在檢查文件無誤和文印質(zhì)量合格后方可用?。?.

工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)（稱）聘書等，由主管部門統(tǒng)一辦理；5.

以醫(yī)院名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，憑院長或分管院長批準簽字后方可蓋章；6.

因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)等必須憑證明時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準方可開具；院領(lǐng)導(dǎo)工作用章(私章)須經(jīng)本人同意方可使用；7.

私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由院辦主任批準嚴格登記手續(xù)；8.

科室部門公章應(yīng)安排專人保管，并制定使用辦法，嚴格審批和登記制度；9.

禁止擅自將公章交給他人代管或?qū)⒐陆杞o他人，私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴厲懲處；10.

刻制科室(組織)印章，科室(組織)應(yīng)提出書面申請并說明理由、印章名稱、式樣和規(guī)格，經(jīng)院長(黨委書記)批準后，方可刻制。11.

違反印章管理制度造成的不良后果，一律由印章管理人員負相應(yīng)法律責任，并按醫(yī)院獎懲條例處理。四、文印管理制度1.

文印人員應(yīng)妥善保管文印設(shè)備，做到專人使用，其他人員不得擅自使用，禁止在文印室內(nèi)會客、抽煙，下班前要及時關(guān)機、切斷電源、搞好衛(wèi)生，做好安全防火措施；2.

文印室內(nèi)的器件、磁盤、紙張、文稿等物品，未經(jīng)管理人員允許，任何人不得擅自拿出，注意節(jié)約紙張油墨，做到雙面文印；3.

接收的文印材料，文印人員必須做好簽字登記；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，文印人員不得從事個人（私人）文印活動。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)相應(yīng)扣發(fā)文印人員的工資；4.

文印人員，應(yīng)熟悉設(shè)備性能、正確掌握文印操作技術(shù)，及時、準確地完成各種文印任務(wù)，及時校對、整理、裝訂、存檔，打印件底稿與校對件要同時交給發(fā)文部門，丟失底稿按事故處理；5.

行政科室的文印，由院辦公室主任審批，其費用計入行政費用；科研資料、論文等文印，由科教科審核簽字，報院辦公室主任審批，其費用計入其課題經(jīng)費；各業(yè)務(wù)科室的文印，由科主任審核簽字，報院辦公室主任審批，其費用計入科室成本；6.

嚴格遵保密制度，做到不該說的話不說，不該問的事不問，機要文件打印完畢后，版面及時進行保密處理，防止泄密。五、網(wǎng)站、虛擬網(wǎng)管理制度1．

院內(nèi)局域網(wǎng)（OA）①

局域網(wǎng)維護：由電腦房指定專人負責，定期（至少每月一次）下科室征求客戶（即使用科室和人員）使用意見，承擔對上述系統(tǒng)出現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)后臺處理，分析出現(xiàn)異常原因，反饋開發(fā)工程師進行程序改進。建立維護、維修、客戶意見登記本。負責上網(wǎng)信息（即通知、公告、公示、文件、通報、藥信、學術(shù)信息、值班等）上網(wǎng)傳輸確認前的信息排版、編輯、校對、效果、內(nèi)容等符合行文規(guī)則后，確認上網(wǎng)傳輸，一般上網(wǎng)信息要求做到接到后30分鐘內(nèi)上網(wǎng)傳輸，對不符合行文規(guī)則或內(nèi)容有明顯錯誤或末經(jīng)審核的信息以及個人交給的信息即私人信息不得上網(wǎng)。建立上網(wǎng)信息登記備份制度。②

局域網(wǎng)信息把關(guān)：

全院性或系統(tǒng)性的通知、公告、公示、文件、通報、學術(shù)、藥信、值班等信息，其內(nèi)容由各職能科室起草、校對，院辦指定專人審核后交給電腦房上網(wǎng)傳輸，對內(nèi)容和文字有錯誤、行文不符合行文規(guī)則等信息不得上網(wǎng)傳輸，同時院辦公室指定專人每天下班前對院內(nèi)局域網(wǎng)信息內(nèi)容以及接受信息效果進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤信息，及時評估傳輸、接受信息的效果并建立上網(wǎng)信息登記備份制度；

各種質(zhì)控指標和量化指標等信息，其內(nèi)容由各科室把關(guān)上網(wǎng)傳輸，對不正確或不確切或末經(jīng)校對和審核的各種指標不得上網(wǎng)傳輸，并建立上網(wǎng)信息登記備份制度。2．

院外廣域網(wǎng)（xx）①

廣域網(wǎng)信息傳輸內(nèi)容：醫(yī)院對外要介紹宣傳的所有信息包括形象宣傳、業(yè)務(wù)宣傳、健教宣傳、機構(gòu)宣傳、診療信息、人事信息以及對病人和社會公告等信息。②

廣域網(wǎng)信息把關(guān)：由院辦公室指定專人負責信息把關(guān)、提交、監(jiān)督等，交主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)布。要求每天下班前對院外廣域網(wǎng)信息進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤信息，及時上網(wǎng)新信息，及時報告系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，24小時內(nèi)向系統(tǒng)維護單位反饋系統(tǒng)出現(xiàn)的異常情況，至少每月一次征求客戶（即有關(guān)科室和人員）意見和建議，匯總交院長審批后向系統(tǒng)維護單位反饋并建立上網(wǎng)信息登記備份制度。3．

職能科長網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（xx）①

傳輸內(nèi)容：職能科長向院領(lǐng)導(dǎo)要請示、匯報的信息；院領(lǐng)導(dǎo)向職能科長安排布置工作以及反饋工作的信息；院領(lǐng)導(dǎo)和職能科長范圍內(nèi)的文件閱辦；職能科長范圍內(nèi)的會議通知發(fā)布等。②

網(wǎng)上信息把關(guān)：每位使用者每天下班前對網(wǎng)上信息進行處理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤信息，及時上網(wǎng)新信息，及時報告系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，24小時內(nèi)向系統(tǒng)維護單位反饋系統(tǒng)出現(xiàn)的異常情況，負責科室至少每月一次征求客戶（即有關(guān)職能科室和人員）意見和建議，匯總交院長審批后向系統(tǒng)維護單位反饋并建立上網(wǎng)信息登記備份制度。4．

醫(yī)院手機虛擬網(wǎng)發(fā)布各類信息、通知等，發(fā)布由院辦公室指定專人負責，并建立登記備份制度。要求醫(yī)院班組長以上的管理干部手機在白天和出差時必須開通并隨身攜帶、備一塊電板，做到經(jīng)常查看手機信息，確保信息通暢。員工發(fā)現(xiàn)醫(yī)院手機虛擬網(wǎng)有故障應(yīng)及時向院辦公室報告，院辦公室應(yīng)及時向移動公司反饋，及時得到維護。5．

其它①

員工應(yīng)經(jīng)常查看醫(yī)院的各種網(wǎng)絡(luò)信息，至少在下班前、上班后查看醫(yī)院OA信息；不得在醫(yī)生工作站、護士工作站以及在設(shè)備電腦上打印私人文件、玩電腦游戲、使用有毒磁盤和光盤、發(fā)布虛假和錯誤信息、擅自修改各種數(shù)據(jù)、擅自向外泄露醫(yī)院不向外公開的信息，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)有異常情況或病毒等有責任、有義務(wù)及時向有關(guān)部報告；②

科室應(yīng)及時、準確、完整地在網(wǎng)上填報各種量化指標和質(zhì)控指標，電腦房和院辦公室應(yīng)按各自職責，定期對醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)使用狀況進行督查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向院領(lǐng)導(dǎo)匯報；③

個人、科室違反上述規(guī)定，按醫(yī)院《獎懲條例》從嚴處理。六、報告廳、多功能廳、中心會議室管理制度1.

報告廳、多功能廳和中心會議室統(tǒng)一由院辦負責管理，各職能科室和xx工團等組織，需要使用，須提前一天向院辦提出申請，經(jīng)院辦審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，才能使用；2.

室內(nèi)的音像設(shè)備（包括卡拉OK）、娛樂設(shè)施等由院辦指定專人負責管理、操作和使用；專管人員培訓合格后上崗，非專管人員擅自使用者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究專管人員及當事人的責任，如有損壞負責賠償全部損失，除按醫(yī)院獎懲條例處理外；3.

專管人員必須嚴格按其操作規(guī)程要求操作、使用，如發(fā)現(xiàn)故障，要及時向設(shè)備維修部門報告，設(shè)備維修部門應(yīng)安排專人及時落實維修，如沒有及時報告或維修或違規(guī)操作等，造成后果，按醫(yī)院獎懲條例處理；4.

專管人員必須服從院辦室的工作安排，在開會前半小時協(xié)助主持會議的科室部門做好有關(guān)調(diào)試工作，會前15分鐘到崗，會議或活動期間不得缺崗或離崗；每次會議或活動結(jié)束后，專管人員必須認真做好關(guān)機、斷電、衛(wèi)生善后、關(guān)門上鎖等工作；5.

院辦應(yīng)建立會議室財產(chǎn)登記本和會議室使用、維修、交班登記本。每一次使用的專管人員，使用前必須檢查設(shè)備完好，認真做好書面交班工作并簽名，確保室內(nèi)設(shè)備完好無缺；6.

報告廳和多功能廳原則上不安排60人以下的會議、活動，也不向外單位借用和開放，其室內(nèi)所有音像設(shè)備嚴禁拸用、外借，如遇特殊情況，須經(jīng)院長同意；7.

謝絕與本院無關(guān)人員參加醫(yī)院組織的有關(guān)會議、活動，管理人員有責任進行勸阻，對不服從管理或勸阻無效者，應(yīng)及時向保衛(wèi)科報告；8.

院辦應(yīng)加強對報告廳、多功能廳和中心會議室的日常管理，每次會議或活動前應(yīng)安排好設(shè)備專管人員、做好會場布置工作、會后落實好衛(wèi)生清掃與安全工作。9.

室內(nèi)嚴禁吸煙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按醫(yī)院獎懲條例處理。七、大事記記載規(guī)定1.

為便于系統(tǒng)地查考醫(yī)院在各個歷史階段的發(fā)展情況，結(jié)合日常工作，記載和保存醫(yī)院各方面重大活動和重要事項的資料，搞好大事記；2.

記載的內(nèi)容：①

黨委和醫(yī)院行政命令、指示、計劃、決議、措施、會議及科以上干部的任免和調(diào)動；②

醫(yī)療工作方面的重大改革和重要醫(yī)療措施制訂，重要會議活動，重大差錯事故以及其他重要事項；③

醫(yī)學研究工作和醫(yī)學技術(shù)的重大進展、發(fā)明、創(chuàng)造及重大技術(shù)革新成果；④

醫(yī)院基本建設(shè)較大工程施工、竣工日期及其建筑面積和經(jīng)費使用情況；⑤

購置重要儀器設(shè)備和物資器材及總務(wù)工作方面的重大事項；⑥

領(lǐng)導(dǎo)體制與組織機構(gòu)的變動及重要管理制度的改革；⑦

外賓或其他院外單位來院參觀和本院外出參觀的有關(guān)事項；⑧

黨、團、工會的重要活動；⑨

其他重要事項。3．

大事記由院辦公室負責主持，各職能部門每月將本部門工作范圍內(nèi)的大事記報院辦公室匯總，集中整理后立卷歸檔。八、醫(yī)院會務(wù)管理規(guī)定1.

院辦公室負責承辦院長辦公會、院務(wù)會、院周會、全院職工大會以及院領(lǐng)導(dǎo)委托承辦的其他各類會議；2.

黨委會由黨委辦公室負責承辦；3.

其他業(yè)務(wù)性會議，分別由醫(yī)教科、科教科、護理部等有關(guān)部門負責承辦；4.

院辦公室負責草擬下周會議活動安排表，報院長審定，于本周末發(fā)至各有關(guān)科室。各有關(guān)科室據(jù)此按時參加或組織會議，承辦會議者負責會務(wù)；5.

院長召集的各種專題會議，由院辦公室秘書跟蹤記錄。6.

會務(wù)組織程序：①

按每周會議安排表準備好會議室；②

擬好重要會議議程，開會前一天呈送會議主持人；③

通知到會領(lǐng)導(dǎo)，會前半小時加催；④

會議承辦者提前半