展會管理制度

展會管理制度1.前言本制度是為了規(guī)范和管理企業(yè)參加各類展覽會及展覽活動而訂立的，旨在確保展會的成功舉辦以及有效利用資源，提升企業(yè)形象和市場競爭力。本制度適用于全部參加展會管理的部門和員工。2.申請與篩選2.1展會篩選展會篩選由市場營銷部門負責，依據企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和市場需求，訂立展會參展計劃。具體篩選標準包含參展主題與企業(yè)業(yè)務相關性、展會聲譽與影響力、估計參展費用等因素。2.2展會申請部門經理依據篩選結果，提出展會申請并提交給上級部門負責人審批。申請料子應包含展會基本信息、估計參展本錢、展位需求、展品及展臺布置方案等內容。2.3展會參展計劃展會申請通過后，市場營銷部門會訂立展會參展計劃，包含展會目標、展臺設計、展品準備、人員配備等內容，并進行相關預算布置。3.費用管理3.1參展費用預算展會參展計劃確定后，市場營銷部門負責編制參展費用預算，并上報財務部門審核。參展費用包含展位費、展品制作費、搬運費用、人員差旅費等。3.2費用審批財務部門依據參展費用預算進行審核，并提交給企業(yè)負責人進行最終審批。全部參展費用必需經過審批并在預算范圍內執(zhí)行。3.3費用結算展會結束后，市場營銷部門應及時完善費用結算單，包含實際參展費用、差旅費用、展品費用等，并自動與財務部門對賬。4.展位布置與展品管理4.1展位規(guī)劃與設計市場營銷部門負責展位規(guī)劃和設計，確保充分利用展位空間，體現(xiàn)企業(yè)形象和產品亮點。展位設計應提前與相關部門、供應商協(xié)商并確定。4.2展品準備參展前，市場營銷部門應提前訂立展品清單，并與對應部門合作，確保展品的制作、搬運和安裝等工作順利進行，同時確保展品的數(shù)量、質量和呈現(xiàn)效果。4.3展位布置展位布置由相關部門負責，依據展位設計方案進行展品擺放、背景裝飾等工作。展位布置應注意整齊、美觀、符合企業(yè)形象要求。4.4展品安全與保護展品安全與保護是緊要環(huán)節(jié)，參展期間，相關人員需注意展品的安全防護，并加強巡查。禁止未經允許的人員接觸展品，減少損壞和丟失的風險。5.人員管理5.1參展人員確定市場營銷部門負責確定參展人員名單和配備需求，并提前通知相關部門和人員。參展人員需具備相關產品知識和呈現(xiàn)技巧，具備良好的溝通本領和形象。5.2差旅布置負責參展的部門應及時布置參展人員的差旅事宜，包含機票、酒店、交通等，并供應必需的費用報銷標準和相關規(guī)定。5.3展會培訓參展前，市場營銷部門或相關部門應組織培訓，提高參展人員的產品知識和銷售技巧，使其更好地呈現(xiàn)企業(yè)形象和產品特點。6.展會后續(xù)管理6.1展會總結展會結束后，參展的部門應及時總結展會情況，包含展會成效、客戶反饋、問題與改進看法等，并提交給企業(yè)負責人和市場營銷部門。6.2潛在客戶跟進市場營銷部門負責對潛在客戶進行跟進，及時聯(lián)系并了解客戶需求，推動進一步合作。6.3展品清理與歸檔展會結束后，相關部門應及時對展品進行清理、檢查和維護，并進行歸檔管理，確保下次展會的準備工作更加高效。7.附則7.1本制度的修訂與解釋權歸企業(yè)負責人7.2本制度自頒布之日起執(zhí)行7.3未盡事宜依照相關規(guī)章制度及企業(yè)要求執(zhí)行以上規(guī)章制度是為確保企業(yè)參